Cómo abrir o registrar una nueva empresa

Redacta tu plan de negocios. Un plan de negocios es una herramienta esencial para crear un negocio exitoso. Por lo general, es un mapa de ruta de tres a cinco años de las proyecciones de tu negocio. Todo plan de negocios debe tener los siguientes elementos:

• un resumen ejecutivo, el cual es una imagen de tu negocio en conjunto;
• una descripción de la empresa, la cual proporciona información sobre lo que haces y cómo te diferencias de las demás empresas;
• un análisis del mercado, el cual incluye una discusión de tu industria, el mercado objetivo y los competidores;
• una descripción de tu organización y gerencia, la cual presenta cómo has estructurado tu negocio (por ejemplo, como una corporación, una organización sin ánimo de lucro, una sociedad, etc.);
• un plan de marketing y ventas, el cual le dirá a la gente cómo planeas comercializar y vender tu producto;
• proyecciones financieras, las cuales les indicarán a los demás qué tipo de financiamiento necesitas y por qué;
• solicitudes de financiamiento, las cuales son ofertas formales para que ciertas personas financien tu negocio.^[3]

Elige un nombre. Se requiere que tengas un nombre para tu negocio al momento de registrarlo en la entidad relevante. Es posible que también se te requiera incluir cierta información en el nombre comercial si eres una corporación o una SRL. Al crear un nombre, piensa en cómo se verá en Internet, en vallas publicitarias y en los periódicos. También debes pensar en cómo el nombre hará que las personas se sientan y si las atraerá a hacer negocios contigo.^[4]

• Si vas a crear una corporación, se requerirá que incluyas palabras como “corporación”, “compañía” o “limitada”.^[5]
• Debes registrar tu nombre lo más pronto posible en la entidad local relevante. Este proceso a menudo se conoce como registrar tu nombre comercial (en inglés, “Doing Business As” o DBA). Por ejemplo, en California, debes registrar un DBA si eres una corporación, sociedad o el propietario único que haga negocios bajo un nombre que no sea el tuyo. Registrarás tu nombre en la oficina del secretario de la ciudad o el condado. Una vez que registres el nombre, se requerirá que lo publiques en un periódico durante un periodo de tiempo específico.

Solicita marcas registradas. Las marcas registradas protegen nombres, símbolos y logotipos que distinguen los bienes y servicios. Debido a que tu nombre es una de las piezas más importantes y valiosas de tu negocio, deberás protegerlo siempre que sea posible. Para solicitar una marca registrada, puedes usar un servicio en línea proporcionado por la entidad local a cargo de marcas registradas y propiedad intelectual.^[6]

Consigue un domicilio profesional. Al registrarte, es probable que se te requiera incluir un domicilio profesional en tu acta constitutiva. Este domicilio no necesariamente tiene que ser tu principal lugar de actividad, pero sí tiene que ser un domicilio en la ciudad, municipio o estado en donde te vayas a registrar. Este domicilio es importante porque es a donde se enviará toda tu correspondencia oficial.^[7]

• Por ejemplo, en Oregón, EE.UU., debes proporcionar una dirección postal de Oregón que sea idéntica a la oficina de negocios del representante autorizado.^[8]

Designa a un representante autorizado. Un representante autorizado es una persona natural o jurídica designada para recibir cualquier proceso judicial, notificación o demanda que se presente a tu empresa.^[9] El representante autorizado debe ser designado antes de registrar a la empresa. Se requerirá que lo nombres en tu acta constitutiva.

• Comunícate con candidatos potenciales y elige a una persona natural o jurídica que cumpla con todos los requisitos del lugar en donde vayas a registrar a tu empresa.

Designa a los directores. En muchos lugares, si vas a crear una corporación con ánimo de lucro, se requerirá que nombres por lo menos a un director en tu acta constitutiva. Un director debe ser una persona individual y no tiene que ser residente del lugar en el que te vayas a registrar.^[10]

• Comunícate con candidatos potenciales y elige a uno o más que creas que serán adecuados.

Redacta estatutos o acuerdos de operaciones. Los estatutos son reglas escritas que dictan cómo se llevarán a cabo los asuntos internos de tu empresa. Por lo general, definirán el propósito de tu empresa, los requisitos para ser miembro, los cargos y las responsabilidades de los funcionarios, y cómo se llevarán a cabo las reuniones y la votación en ellas.^[11] Es posible que se requiera que crees estatutos dependiendo del lugar en donde te vayas a registrar y el tipo de entidad que vayas a crear. Incluso si no se te requiere tener estatutos, son un documento increíblemente importante que de cualquier forma debes crear y tener a la mano.

• Para crear estatutos, consulta las leyes del lugar en donde vivas en cuanto a los requisitos que pueda haber. En segundo lugar, encuentra ejemplos de estatutos en línea y úsalos como una plantilla.

Prepara tu acta constitutiva. Crear y registrar tu empresa es relativamente fácil y directo, siempre y cuando hayas hecho todo el trabajo preliminar hasta ese punto. Para registrar a tu empresa en el lugar en donde vaya a operar, visita el sitio web de las corporaciones locales. Por ejemplo, en los EE.UU., el sitio web de las corporaciones del estado por lo general se encuentra dentro de la página de la oficina del secretario de estado. Una vez que hayas encontrado el sitio web correcto, tendrás que encontrar el formulario correcto. Por ejemplo, en Oregón y Texas hay diferentes formularios para las empresas que se registran como organizaciones con ánimo de lucro y sin ánimo de lucro.^{[12] [13]} Por lo general, el acta constitutiva requerirá la siguiente información:

• el nombre de la entidad;
• tu representante autorizado y oficina registrada;
• los nombres de tus directores (si eres una empresa con ánimo de lucro) o gerentes (si eres una empresa sin ánimo de lucro);
• información sobre las participaciones (si eres una empresa con ánimo de lucro);
• el propósito de la empresa;
• el nombre del organizador (la persona que haya creado la empresa).^[14]

Presenta tu acta constitutiva. La mayoría de los lugares te permitirá presentarla en línea. Por ejemplo, en Texas, puedes presentar tu papeleo usando SOSDirect, el cual es el servicio de presentación de documentos en línea del secretario del estado.^[15] En Oregón, puedes usar el Registro Comercial de Oregón.^[16]

• Si no presentas tus documentos en línea, tendrás que llevar tu acta constitutiva a la oficina del secretario del estado o la entidad equivalente en el lugar en donde vivas, o enviarlos por fax a un número designado.

Paga la tarifa requerida. Habrá una tarifa asociada a la presentación de los documentos requeridos. Si no puedes pagarla, es posible que califiques para una exención en algunos lugares. Por ejemplo, en Texas, la tarifa para registrar una empresa con ánimo de lucro es de $300, mientras que la tarifa para registrar una empresa sin ánimo de lucro es de $25.^{[17] [18]} En Oregón, la tarifa de procesamiento para una empresa con ánimo de lucro es de $100 y de $50 para una sin ánimo de lucro.^{[19] [20]}

Si vives en los EE.UU., solicita un número de identificación del empleado (EIN, por sus siglas en inglés). Un EIN se usa para identificar a tu empresa para fines tributarios. Para solicitar un EIN, debes visitar el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) y llenar una solicitud en línea.^[21] Necesitas un EIN si respondes afirmativamente a cualquiera de las siguientes preguntas:

• ¿Tienes empleados?
• ¿Tu empresa es una corporación o una sociedad?
• ¿Presentas declaraciones de impuestos sobre el empleo, los bienes específicos o el alcohol, el tabaco y las armas de fuego?
• ¿Retienes impuestos sobre los ingresos que se le pagan a un extranjero no residente?
• ¿Tienes un plan de jubilación para pequeñas empresas?
• ¿Estás involucrado con organizaciones sin ánimo de lucro, empresas fiduciarias o patrimonios?^[22]

Regístrate para los impuestos estatales. Al ser una empresa, lo más probable es que se te requiera pagar determinados impuestos dependiendo del tipo de negocio que vayas a dirigir. Consulta la entidad tributaria local para asegurarte de registrarte para los impuestos estatales apropiados. Es posible que se te requiera presentar anualmente declaraciones de algunos de los siguientes tipos de impuestos (o todos):

• impuestos corporativos
• impuestos sobre el empleo
• impuestos personales sobre la renta
• impuestos sobre las ventas, sobre bienes inmuebles y de uso

Regístrate para la exención fiscal. Si eres una organización sin ánimo de lucro, podrías recibir una exención federal del impuesto sobre la renta. A fin de solicitar esta exención, debes llenar un formulario (si vives en los EE.UU., este será el formulario 1023 del IRS). Para hacerlo, necesitarás tus documentos constitutivos, los cuales incluirán el acta constitutiva y los estatutos, tendrás que determinar los requisitos del estado que pueda haber y necesitarás tu EIN (si vives en los EE.UU.).^[23]

• Puedes encontrar el formulario 1023 del IRS en Internet y puedes presentarlo electrónicamente.

Obtén licencias y autorizaciones. La mayoría de las ciudades requerirán que tengas una licencia o autorización para hacer negocios. Consulta con la ciudad en la que vayas a operar para obtener más información. Además, habrá tarifas asociadas con la obtención de licencias y autorizaciones y estas pueden ser planas o pueden calcularse según tus ventas brutas.

Registra tu marca comercial. Si has presentado una solicitud y recibido una marca registrada para tu nombre comercial o logotipo, podrías tener que registrar esa marca si puedes. Por ejemplo, en California, puedes registrar tu marca ante el secretario del estado llenando y presentando el formulario LP/TM 100. La tarifa para presentar este formulario es de $100.