Cómo cobrar el dinero que te deben por un trabajo

Coescrito por Clinton M. Sandvick, JD, PhD

Cada vez que termines un trabajo pagado, siempre habrá la posibilidad de que la otra parte no pague cuando deba hacerlo. Tanto si eres el propietario de una pequeña empresa que debe lidiar con los clientes morosos como si eres un empleado que espera un abono que nunca se produce, hay algunas acciones que podrías tomar para hacerte escuchar y exigir que te paguen. Y, si el problema persiste, tienes la opción de tomar medidas legales contra los deudores para asegurarte de recibir el dinero.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Evitar las disputas de pago con los clientes

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Investiga el historial crediticio de los clientes antes de hacer negocios con ellos. Cuando vayas a hacer un trabajo grande para alguien, evalúa la posibilidad de investigar su historial crediticio primero. Conseguir este tipo de informes no es tan difícil.Podrías descubrir que el cliente tiene la costumbre de no pagar sus deudas, así que valdría la pena que te cerciores antes de llegar a un trato con él.^{[1]
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- Además, puedes utilizar el riesgo de que no te pague como una justificación para incrementar la tarifa. Cuanto más alto sea el riesgo de que no te paguen, más deberías cobrar.^{[2]
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Ten una política bien definida sobre los pagos atrasados. Establece una política para lidiar con los pagos atrasados, así tus acciones serán coherentes en cada caso. Además, a los clientes les es útil que seas claro, en un contrato o en un acuerdo verbal, acerca de cuándo esperas exactamente que te paguen y que acciones tomarías si no lo hacen.
- Por ejemplo, si los pagos de las factura son a los treinta días, podrías enviar un recordatorio una vez se venza ese periodo; cuando pasen sesenta días, podrías llamar al cliente, y, tras noventa días, podrías llevar el asunto a los tribunales o a una agencia de cobranza.^{[3]
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Firma un contrato escrito con el cliente. Antes de realizar cualquier trabajo, siempre firma un contrato con el cliente. Un buen contrato protegerá a ambas partes en caso surja alguna controversia más adelante. En algunos casos, quizá puedas hacer cumplir un acuerdo verbal, pero esto siempre es más difícil que exigir que se cumpla con contrato escrito. Cuando se trate de los siguientes tipos de deuda, necesitarás un contrato escrito para judicializar la cobranza:
- Contratos cuya duración sea mayor a un año.
- Contratos cuya vigencia sea posterior a la vida de una de las partes.
- Contratos de mayor cuantía que superen cierto monto (la cantidad exacta varía según el estado).^{[4]
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Documenta bien tu trabajo. Llevar un registro físico de la interacción con el cliente, así como también de los cargos, avances y gastos, te permitirá sustentar mejor el caso para una cobranza posterior. Es mejor conservar cualquier documento que tenga relación con el contrato. Asegúrate de:
- conservar los contratos de trabajo firmados;
- tomar fotografías del trabajo completado (es mejor tomar fotografías del antes y el después);
- organizar los recibos de los pagos que hagas por los materiales;
- pedir al cliente que firme la conformidad del trabajo cuando esté completo, así como los recibos por los suministros o bienes que compres en su nombre.
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Emite una factura para el cliente. Crea un formato de factura que luzca profesional o utiliza alguno de los que incluya tu sistema de control financiero. También puedes descargar plantillas utilizables de facturas en Microsoft Office. En la factura, asegúrate de:
- Detallar el trabajo. Enumera las partes y el trabajo o lista los trabajos de forma separada, si los cobras de manera independiente. Por todo aquello que cobres, asegúrate de escribir una descripción clara.
- Indicar los términos y la fecha de pago. Concede una cantidad razonable de tiempo para que el cliente procese el pago y la documentación por su lado.
- Indicar claramente a dónde se enviará el pago y a nombre de quién se girará el cheque. Si aceptas tarjetas de crédito u otras formas de pago, enuméralas.
- Indicar cualquier cargo por demora o interés que vayas a aumentar sobre los pagos atrasados y anota la fecha límite en la que estos venzan.^{[5]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Recordar los pagos

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Define cuándo actuar. Cuándo tomes acciones para cobrarle a alguien, es probable que pierdas una amistad o una oportunidad futura de negocios. ^{[6]
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Fuente de investigación} Si la persona es tu empleador, quizá incluso te arriesgues a perder el trabajo. Sin embargo, cobrar el dinero que te deben es algo que debes hacer. Sigue la política para pagos atrasados, si cuentas con una, y procede de acuerdo a ella. Asegúrate de apegarte al cronograma de la política de pagos atrasados y completa cada paso, tan pronto sea posible, en las fechas dadas.
- En cambio, si tratas que un empleador te pague los sueldos impagos, evalúa la posibilidad de establecer un cronograma con base en plazos razonables. Por ejemplo, podrías enviarle un recordatorio de pago inmediatamente y luego esperar dos o tres semanas para que lo reciba y responda. Si no lo hace, podrías dar el siguiente paso y enviarle otra carta, llamarlo o redactar una carta de requerimiento.
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Envía una carta recordatoria. Si la factura no da como resultado un pago puntual, envía un recordatorio. Esto le hace saber a la persona que sabes que no ha pagado y que no te vas a olvidar de la deuda.^{[7]
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Fuente de investigación} Sé claro y firme, no confrontacional. Cabe señalar que se trata de un recordatorio más, en caso la factura original se le haya traspapelado a alguien.
- En cualquier comunicación con el deudor, incluida la carta recordatoria, asegúrate de repetir el monto de la deuda, cuándo se termino el trabajo o el servicio y cuál será tu siguiente paso en caso ignoren tus demandas. Adicionalmente, sería mejor que le dejes saber cuáles son las formas de pago aceptables y que establezcas una fecha límite fija para recibir su respuesta.
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Llama a la persona. Si ignora la carta, llámala antes de tomar cualquier otra acción. Es mejor que lo hagas una o dos semanas después de la fecha en que creas que recibió la carta recordatoria. Ignorar una llamada telefónica es más difícil, así que en realidad podría sentirse forzado a pagarte.^{[8]
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Redacta una carta de requerimiento. Una carta formal de requerimiento comunica con mayor claridad el monto de la deuda y los pasos que se tomarán si esta sigue impaga. Además, incluye fechas límite, tanto para la respuesta a la carta como para el pago, y una lista de las formas aceptables de pago. Recuerda, esta carta es un documento profesional y debe redactarse de la misma manera y con coherencia. En la carta, asegúrate de ser absolutamente claro y específico sobre cada requerimiento.^{[9]
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- Quizá quieras ocuparte de contratar a un abogado para que redacte la carta. Esto puede agregar un sentido de importancia a la carta y hacer más probable que el cliente responda. Llama a los abogados locales y pídeles que te coticen cuánto costaría enviar una carta de requerimiento. Solo asegúrate que el monto sea menos de la mitad de lo que esperas cobrar al cliente.^{[10]
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Envía la carta de requerimiento. Primero haz una copia de la carta y guárdala para tus archivos. Luego, envía la carta por correo certificado. Guarda una copia del comprobante, así podrás probar en el tribunal (si fuera necesario) que la carta se envió.^{[11]
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Envía otra carta de requerimiento, si fuera necesario. Si no recibes el pago en la fecha especificada en la carta, envía otra copia. Es mejor que esta segunda carta de requerimiento se ajuste a las fechas actualizadas y que también se envíe por correo certificado.^{[12]
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Contrata una agencia de cobranza. Si no recibes ni el pago ni noticias de la persona que te debe, tienes que contratar ayuda externa para recuperar el dinero. Ello significa bien ir a los tribunales o contratar una agencia de cobranza. Una de estas agencias significará una molestia menos para ti, ya que no tendrás que judicializar la cobranza, pero ten en cuenta que podrían tomar una parte considerable del dinero recuperado.^{[13]
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Judicializar el reclamo

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Asegúrate de presentar la demanda con tiempo suficiente. En caso haya pasado mucho tiempo desde que se prestó el servicio, quizá no puedas demandar legalmente. Los plazos de prescripción para la cobranza de deudas varía según el estado, así que consulta con un abogado o investiga en Internet las leyes aplicables, para definir si el plazo ya venció.^{[14]
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- Lo mismo se aplica a los sueldos impagos. Asegúrate de consultar con la Comisión Estatal de Salarios, o con la institución encargada en tu país, para verificar cuánto tiempo tienes para presentar un reclamo.
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Consulta con un abogado para estar seguro de si vale la pena judicializar el caso. Un abogado podría asesorarse respecto a cuánto podría costar, en términos de tasas y honorarios, llevar un reclamo menor a los tribunales. Es mejor que compares esta cifra con el monto que quieras cobrar y que te asegures de que vale la pena llevarlo a los tribunales. No querrás que el costo de la cobranza sea mayor que la deuda misma.
- Si, por lo contrario, presentas una queja ante la Comisión Estatal de Salarios o la institución idónea en tu país, es poco probable que necesites la ayuda de un abogado.
- Ten en cuenta que, en algunos lugares, presentar una queja ante la institución local encargada de estos asuntos podría impedir que luego se judicialice el caso.^{[15]
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Prepárate para asistir al tribunal de instancia o al juzgado de paz. Si eres un contratista o si tienes una empresa, la mejor manera de cobrar una deuda es a través del tribunal de instancia o el juzgado de paz de tu localidad. Sin embargo, si la deuda del cliente supera el límite del tribunal (el cual varía según la jurisdicción), tendrás que presentar el caso en el tribunal del condado, en la corte distrital o en la instancia que corresponda según las leyes de tu país.^{[16]
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Fuente de investigación} Por lo general, la tasa de presentación no cuesta mucho y la solicitud es muy sencilla. Ve al juzgado correspondiente para obtener los documentos que debas presentar.
- En los Estados Unidos, el monto máximo de los reclamos que pueden presentarse ante un tribunal de instancias fluctúa entre los tres mil y los diez mil dólares, pero esto podría ser distinto en tu país.^{[17]
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- Si llevas el caso ante el tribunal de instancia o el juzgado de paz, estate preparado para que el cliente te contrademande alegando que el trabajo fue deficiente. Pide que la audiencia de ese caso se lleve a cabo junto con la de tu reclamo. Ten los documentos en orden y presenta el caso con honestidad.
- El tiempo de espera para la realización de una audiencia en el tribunal de instancia o en el juzgado de paz podría tomar hasta nueve meses, pero una vez que el tribunal ordene que el cliente pague, tendrás a la ley de tu lado.
- Quizá puedas recuperar los costos y las costas judiciales. Pregunta al secretario del juzgado si esto es posible.^{[18]
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Presenta una queja ante la Dirección Estatal de Trabajo o la institución correspondiente en tu país. Si tu reclamo por los sueldos impagos supera el límite del tribunal de instancias o del juzgado de paz, tendrás que presentar la queja ante la Dirección Estatal de Trabajo. Puedes presentar esta especie de demanda por cualquier monto que te adeuden, pero ten en mente que las quejas ante la instancia estatal de trabajo toman más tiempo en resolverse que lo que demoran en el tribunal de instancia o en el juzgado de paz.^{[19]
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Fuente de investigación} Para empezar, reúne la información y los registros sobre los pagos que creas que te deben y presenta la queja, ya sea en la oficina de la Dirección de Trabajo de tu localidad o a través de su sitio web (este trámite podría ser distinto en tu país).
- Los siguientes tipos de demandas por deudas laborales tienen fundamentos:
  - deduccciones ilegales
  - sobretiempo impago
  - pagos menores al sueldo mínimo
  - rembolsos impagos
  - ofertas verbales de pago
  - incumplimiento de contrato
- Revisa la página web de la Dirección Estatal de Trabajo para ver cómo debe presentarse la queja. La resolución de la misma podría tardar entre dos y cuatro años.
- Si aceptan la queja, recibirás una notificación para asistir a una reunión de conciliación con el empleador. Esta reunión ayudará a que ambas partes lleguen a un acuerdo; si ello no se produce, se programará una audiencia para el caso.
- En caso haya una audiencia, tendrás que volver a presentar la documentación que respalde la deuda laboral impaga, así que tenla preparada. Poco tiempo después de la audiencia, se te remitirá por correo la sentencia en la cual se señalará cuánto te debe el empleador, en caso se confirme la deuda. Este tendrá la obligación de pagarte o de llevar el caso a una instancia superior.^{[20]
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  Fuente de investigación}
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En caso el contrato lo permita, averigua si calificas para solicitar un embargo sobre la vivienda del deudor (llamado embargo mecánico). En muchos estados, cuando existen deudas por proyectos de construcción, los contratistas y los proveedores tienen el derecho de cobrar así las deudas impagas, por lo general originadas por los costos de remodelación o de construcción.^{[21]
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Fuente de investigación}
- Esto es un poco más complejo y será mejor que lo consultes con la institución estatal encargada de supervisar las obras de construcción civil, como la Dirección de Trabajo e Industria.
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