Cómo comprar un vehículo para una empresa

Independientemente de si necesitas un solo vehículo para viajar y reunirte con los clientes, un bus de trabajo para trasladar al equipo a los lugares de trabajo o una flota de vehículos para hacer entregas, la compra de un vehículo para la empresa es ligeramente diferente a la de un auto para uso personal. Establece tu empresa como una entidad legal separada y crea un crédito para esa entidad si piensas arrendar o financiar vehículos. Una vez que realices la compra, registra y asegura el vehículo a nombre de tu empresa y utiliza los fondos de la empresa para cubrir todos los gastos del vehículo.^{[1]
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Parte 1

Parte 1 de 3:
Crear un crédito comercial

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Registra tu empresa como una S.R.L. (sociedad de responsabilidad limitada) u otra entidad comercial. Antes de poder comprar un vehículo a nombre de tu empresa, debes registrarla en tu país como una entidad comercial separada de ti. Si operas como propietario único, puedes comprar un vehículo y utilizarlo para la empresa; sin embargo, serás responsable a título personal del vehículo.^{[2]
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- Incluso si piensas comprar el vehículo con dinero en efectivo, necesitarás una estructura comercial formal a fin de poner el vehículo a nombre de la empresa.
- Una empresa unipersonal que tiene un nombre comercial registrado en el país como “que hace negocios como” puede comprar y registrar un vehículo a ese nombre. Sin embargo, dado que seguirás operando como empresa unipersonal, seguirás siendo responsable a título personal de ese vehículo.
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Obtén un número de identificación de empleador (EIN) del IRS. Incluso si no tienes empleados, el EIN identificará legalmente a tu empresa para efectos fiscales y financieros. Necesitarás un EIN a fin de abrir una cuenta bancaria a nombre de tu empresa y establecer un crédito.^{[3]
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- Establece un EIN directamente con el IRS de forma gratuita desde el sitio web del IRS. Ingresa a https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp para empezar.
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Abre cuentas bancarias de empresa. Una vez que tengas el EIN, puedes abrir cuentas bancarias de tu empresa. Busca el banco que consideres que se adapta mejor a las necesidades de tu empresa, tanto en la actualidad como cuando crezcas.^{[4]
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- Dependiendo del tipo de empresa que tengas, es posible que necesites varias cuentas bancarias distintas. Necesitarás al menos una cuenta operativa. Si tienes empleados, es probable que también necesites una cuenta de nóminas separada. Para las ventas al por menor, también necesitarás una cuenta separada para el impuesto sobre las ventas.
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Establece tu archivo de crédito. Utiliza el nombre de tu empresa y tu EIN para registrarte en una oficina de crédito comercial como Dun & Bradstreet. Así obtendrás un número de registro que podrás utilizar cuando pidas un crédito comercial.
- Puedes empezar con una tarjeta de crédito comercial básica. Si eres contratista o constructor, también puedes obtener crédito de los proveedores. Los minoristas pueden obtener crédito para las compras de inventario.
- Una vez que tengas un crédito, haz todos los pagos a tiempo y en su totalidad si es posible. Esto servirá para reforzar tu puntuación y te dará acceso a más créditos.
- Ten en cuenta que puede tomarte 2 o 3 años crear el crédito de tu empresa hasta el punto de poder comprar un vehículo a nombre de tu empresa en condiciones favorables.^{[5]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Hacer la compra

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Busca un concesionario local que tenga experiencia en vehículos para empresas. Una buena forma de encontrar un concesionario local de confianza es hablar con otros empresarios y preguntarles a quién recomendarían. También puedes encontrar referencias en asociaciones comerciales locales u organizaciones de pequeñas empresas.^{[6]
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- Compra de forma inteligente. Visita el concesionario un día de la semana, cuando sea menos probable que los vendedores tengan muchos compradores. Hacia el final del mes o del trimestre, es posible que consigas una mejor oferta de un vendedor desesperado que trata de alcanzar su cuota.^{[7]
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Visita directamente al fabricante para comprar flotas. Si necesitas varios vehículos para tu empresa, por lo general podrás conseguir la mejor oferta con vehículos de flota comprados directamente al fabricante. Sin embargo, cada fabricante tendrá sus propias restricciones para la compra de flotas.^{[8]
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- Por ejemplo, Ford exige que ya tengas 15 vehículos en tu flota o que hayas comprado 5 Ford en el último año. Si no necesitas muchos vehículos, la compra de flotas no te será útil.
- Busca en Internet el sitio web de compra de flotas del fabricante que te interesa para obtener más información si deseas optar por esta opción.
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Explora las opciones de financiamiento. Si no piensas pagar el auto al contado, busca la mejor oferta de financiamiento posible para tu empresa. En el mejor de los casos, podrías calificar para una oferta de financiamiento al 0 % si tu empresa tiene un historial crediticio sólido.^{[9]
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- Los concesionarios suelen ofrecer mejores opciones de financiamiento y rebajar los precios al final del año del modelo. La parte difícil es que no todos los fabricantes estrenan sus nuevos modelos en la misma época del año, por lo que tendrás que investigar un poco a fin de saber cuándo se lanzan los nuevos modelos para poder planificar con anticipación.
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Utiliza un leasing financiero si no encuentras una buena oferta de financiamiento. Si no puedes permitirte comprar un vehículo con dinero en efectivo, un leasing financiero podría conseguirte un pago inicial más bajo y cuotas mensuales más pequeñas que las que obtendrías si financiaras la compra del vehículo.^{[10]
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- Antes de optar por el leasing financiero, considera con detenimiento cuántos kilómetros al año piensas conducir con el vehículo y cuánto tiempo piensas tenerlo. Por ejemplo, si vas a utilizar el vehículo para hacer entregas y lo vas a tener en la carretera durante varios miles de kilómetros a la semana en promedio, un leasing podría no ser la mejor opción para ti, independientemente del precio.
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Contrata un seguro para el vehículo. Si el vehículo lo vas a utilizar exclusivamente para los negocios, es probable que tengas que contratar un seguro de automóvil comercial. Por lo general deberás presentar una prueba de seguro antes de hacer los trámites finales de compra.^{[11]
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- Si ofreces servicios de recojo o entrega al público en general durante el transcurso de tus negocios, tu país podría exigir una mayor cobertura de seguro de responsabilidad civil.^{[12]
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Haz que los documentos se redacten a nombre de tu empresa. Incluso si el acuerdo de financiamiento o leasing financiero lo firmas a título personal, tal acuerdo debes hacerlo usando tu empresa con su nombre y su EIN.^{[13]
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- Cuando firmes los documentos, incluye el título de tu empresa e indica en todos los documentos que estás firmando en nombre de la empresa.
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Registrar el vehículo de tu empresa

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Completa la solicitud de placa y título. Cada país tiene una solicitud de placa y título que debes completar para registrar tu vehículo ahí. Completa esta solicitud con el nombre y el EIN de tu empresa para registrar el vehículo a nombre de tu empresa.^{[14]
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- Puedes conseguir la solicitud en tu oficina local encargada de trámites de vehículos (en los EE. UU. es el DMV). En algunos países también puedes descargar la solicitud por Internet.
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Junta los documentos de compra y la prueba de identidad. Cuando presentes tu solicitud de placa y título en el DMV local, necesitarás documentos que demuestren que la empresa es la propietaria del vehículo, por ejemplo, una factura de venta, un acuerdo de financiamiento o un título de propiedad (si compraste el vehículo directamente con dinero en efectivo). También necesitarás una licencia de conducir emitida por el país para ti.^{[15]
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- Algunos países exigen la información de la licencia de conducir de todos los propietarios de la empresa. Por ejemplo, si eres dueño de una S.R.L. con otros dos miembros, necesitarías la información de licencia de conducir de los tres miembros de la S.R.L.
- También debes entregar una prueba de seguro del vehículo antes de que lo registres. Consulta con el DMV local o con el departamento de transporte de tu país a fin de asegurarte de tener la cobertura de seguro necesaria para tu tipo de empresa.^{[16]
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Entrega una prueba de la existencia legal de tu empresa. Así como se exige un documento de identidad con fotografía emitido por el gobierno para las personas, tú debes mostrar una prueba de que tu empresa es real. Una forma fácil de hacerlo es una copia de tu licencia comercial.
- Es posible que también acepten otros documentos, como los estatutos de la empresa u organización, un acuerdo de asociación o el registro fiscal de la empresa. Ponte en contacto con el DMV local de tu país para saber qué necesitas.
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Lleva tu solicitud y documentos al DMV local. Haz una copia de los documentos y solicitud de los registros de tu empresa antes de presentarlos al DMV local. Sacar una cita puede ahorrarte tiempo de espera, si es que ese servicio está disponible.^{[17]
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- Tendrás que pagar una tasa por el título y registro. Es posible que también tengas que pagar impuestos. Llama al DMV local con anticipación para saber cuánto tendrás que pagar y qué métodos de pago aceptan. Asegúrate de pagar todas las tasas e impuestos desde una cuenta bancaria comercial.
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Haz que inspeccionen tu vehículo. La mayoría de los países y muchas ciudades exigen inspecciones de seguridad y emisiones para todos los vehículos registrados. Por lo general debes realizar estas inspecciones antes de que expidan las placas.^{[18]
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- El DMV te informará sobre las inspecciones que debes realizar. También puedes conseguir esta información si llamas con anticipación o revisas el sitio web del DMV.
- Paga las tasas de inspección con una cuenta bancaria comercial y guarda los recibos.
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Recibe tus placas y documentos de registro. Una vez que el DMV reciba y procese la solicitud, recibirás las placas y el registro por correo, normalmente en una semana. Guarda los documentos originales de registro en la guantera del automóvil y haz copias de tus registros comerciales.^{[19]
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- Anota también el número de placa en los registros de tu empresa. También podría ser útil establecer recordatorios en el calendario para saber cuándo tienes que hacer otra inspección o renovar la matrícula.
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Utiliza las cuentas bancarias de tu empresa para pagar todos los gastos del vehículo. Utilizar una cuenta bancaria de la empresa o una tarjeta de crédito garantizará que mantendrás por separado los gastos personales y los de la empresa, y que no te expondrás de forma inadvertida a responsabilidad civil.^{[20]
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- Si los empleados pagan los gastos (por ejemplo, comprar combustible mientras hacen las entregas), asegúrate de reembolsárselos con fondos de la empresa.
- Guarda todos los recibos de los gastos del vehículo, incluyendo los del seguro, el combustible y los costos de mantenimiento. Estos gastos son deducibles de impuestos.
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Consejos

Si tienes empleados que conducen con frecuencia tus vehículos comerciales (por ejemplo, para las entregas), crea una empresa separada que solo sea propietaria de los vehículos. Así limitarás tu responsabilidad si un empleado tiene un accidente.^{[21]
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Advertencias

Este artículo cubre las leyes y regulaciones que se aplican a la compra de un vehículo para las empresas en los Estados Unidos. Si vives en otro país, las normas podrían ser diferentes. Consulta con un abogado o contador de tu localidad.

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