Cómo convertirte en un promotor de eventos

Un promotor de eventos, comúnmente llamado "promotor de entretenimiento", es responsable de hacer marketing y crear interés en algunos eventos en vivo, como los conciertos, los festivales o los juegos deportivos. En resumen, un promotor de eventos es un profesional en ventas. Por lo general, un promotor trabaja como contratista independiente para diferentes negocios en vez de hacerlo para una sola compañía u organización, y podría comenzar en esta trayectoria laboral sin contar con una preparación o experiencia.

Método 1

Método 1 de 3:
Ganar experiencia

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Estudia negocios y marketing. A pesar de que un título de grado no es necesario para comenzar una carrera profesional como promotor de eventos, el conocimiento que se obtiene al estudiar estos campos podría ser beneficioso.^{[1]
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Fuente de investigación} Si planeas asistir a la universidad en el futuro o si ya te has matriculado en una, considera especializarte en estas materias para darle credenciales impresionantes a tu currículum vítae, en especial si aspiras a tratar eventos de gran escala para clientes notables.^{[2]
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Fuente de investigación} Si no tienes los medios o el deseo de dedicarte a un programa de cuatro años, matricúlate en cursos o seminarios individuales en la universidad local, la universidad de la comunidad o en línea.
- Algunas instituciones muy reconocidas, como la Universidad de Stanford, la Universidad de Chicago y MIT, ofrecen recursos gratuitos en línea, incluidos podcasts, conferencias, videos, deberes y más.^{[3]
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Busca trabajo en los eventos. Un grado de bachiller podría verse impresionante en tu currículum vítae, pero ganar una experiencia práctica fuera del salón de clase te preparará mejor para las exigencias y la logística de los eventos y para un ascenso laboral. Primero, opta por un área particular de entretenimiento que te atraiga. Luego, postula a un trabajo en cualquier nivel en los eventos apropiados. No te preocupes por los títulos elegantes todavía. Utiliza tu puesto laboral como una perspectiva interior de los trabajos internos de los eventos, ya sea que se trate de un trabajo inicial o uno más avanzado.^{[4]
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- Por ejemplo, si te interesa promover citas nocturnas, busca un trabajo con los proveedores de catering, bármanes, DJ, locales o cualquier compañía que suelan ser contratados por uno o más promotores de este tipo de eventos.
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Presta atención a todo el evento. Cuando te contraten, concéntrate en tu trabajo específico hasta realizarlo satisfactoriamente y ganar la reputación de trabajador confiable. Sin embargo, mantén los ojos y oídos abiertos ante todos los aspectos del evento, sin importar cuán lejos esté de tus responsabilidades personales. Antes de expandirte y ser responsable personalmente de promover eventos, utiliza esta oportunidad para ser testigo de cómo prosperan los eventos, cómo fracasan y cómo superan las situaciones caóticas.^{[5]
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- Por ejemplo, digamos que una compañía de catering te ha contratado para que atiendas las mesas en una noche de citas. En el día del evento, todas las personas contratadas (el DJ, los bármanes, los decoradores y tu jefe, el proveedor de catering) notan que el promotor ha reservado un local que es muy viejo como para brindar adecuadamente electricidad para el equipo de los trabajadores. A pesar de que solo eres un mesero en el momento, nota qué soluciones pueden ingeniar tú y las otras personas para resolver este asunto en el acto, además de qué se pudo haber hecho de antemano para prevenir esta crisis.
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Busca lograr un ascenso laboral. Comienza a ascender en tu puesto laboral, ya sea que hayas comenzado con puesto básico para un proveedor de catering, un salón de conciertos o una compañía de promoción. Que tu objetivo sean los puestos laborales administrativos u otros que requieran de liderazgo y competencia para ocuparse de varias responsabilidades. Debido a que un promotor de eventos podría ser responsable de contratar y supervisar varias personas para cualquier evento, gana la experiencia y la confianza requeridas para lograrlo dentro tu compañía actual. Postula a unos puestos laborales que te ayuden a desarrollar las siguientes habilidades:^{[6]
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- excelente capacidad de comunicación, escrita y verbal, además de habilidades de negociación
- habilidad para organizar efectivamente los recursos, las finanzas y el tiempo
- resolución de problemas de manera creativa
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Haz una red de contactos. Aprovecha las oportunidades de conocer personas que trabajen en la misma industria de alguna manera. Haz contactos ahora que puedas llevar contigo cuando te expandas por tu cuenta.^{[7]
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Fuente de investigación} Pídeles sus números telefónicos, sus correos electrónicos o su información de medios sociales a las personas que hayan probado ser confiables de modo que puedas comunicarte con ellas cuando estés listo para contratar a trabajadores.
- Recuerda que esas personas recordarán tu propio desempeño laboral. Sin importar que seas un empleado del peldaño más bajo con responsabilidades menos glamorosas o el líder del equipo que lidia con varias responsabilidades, asegúrate de destacarte para fijar tu reputación como una persona que logra cumplir con las cosas.

Método 2

Método 2 de 3:
Acondicionarte para hacer negocios

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Investiga el costo de hacer eventos. Al ser un promotor, podrías ser responsable de financiar los eventos,^{[8]
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Fuente de investigación} así que averigua cuán grande tendrá que ser tu presupuesto. Crea una lista de todos los proveedores, los locales y otros proveedores de servicios que tendrás que contratar para cada evento. Crea tres eventos hipotéticos de diferentes tamaños (pequeño, mediano y grande) y luego comunícate con cada compañía en tu lista para pedir cotizaciones para cada tamaño. Determina qué eventos puedes costear por tu cuenta y cuáles requerirán de inversionistas adicionales.
- Por ejemplo, con la promoción de conciertos, al menos tendrás que pagar al artista, reservar un local (que podría o no brindar su propio sistema de sonido) y publicitar la presentación. Si promocionas una presentación pequeña y "secreta" con unos actos desconocidos localmente, puedes reservar el escenario de una discoteca pequeña o un bar pequeño, alquilar un sistema de sonido de ser necesario y valerte de volantes y del hecho de que las personas se pasen la voz como publicidad. Sin embargo, para los actos más notables, podrías tener que contratar seguridad, cubrir un transporte y alojamientos para el artista, reservar locales más grandes y costosos y mucho más.^{[9]
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  Fuente de investigación}
- Para estar seguro, siempre planea gastar más de lo que se indica en las cotizaciones para proteger tu ganancia personal en caso de que surjan costos inesperados en el camino.^{[10]
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Contrata un abogado. A pesar de que tener un abogado no es terminantemente necesario para comenzar una trayectoria laboral, consultar con uno al principio te protegerá de costos futuros debido a los embrollos legales inadvertidos. Al menos, discute las leyes y las reglas locales, estatales, federales y del condado que se relacionen directamente con el tipo de evento que planees hacer, como las licencias y los registros de negocio que se te podría solicitar tener. Asimismo, familiarízate con lo que constituye como un contrato legal para evitar responsabilidades futuras.^{[11]
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Fuente de investigación}
- Si planeas contratar con regularidad un abogado, asegúrate de tener en cuenta este costo en los gastos fijos.
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Registra tu negocio. Las leyes locales podrían determinar exactamente a qué clasificación pertenece tu negocio.^{[12]
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Fuente de investigación} El hecho de que seas el único propietario o seas el socio de alguien más podría afectar la entidad mercantil que escojas.^{[13]
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Fuente de investigación} Consulta con tu abogado o utiliza el Internet para realizar una investigación acerca del tipo de entidad mercantil que sea la apropiada para ti. Las clasificaciones son:
- sociedad unipersonal
- sociedad
- corporación
- sociedad de responsabilidad limitada (SRL)

Método 3

Método 3 de 3:
Promover eventos

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¡Publicita! A diferencia de los planificadores de eventos que le cobran a los clientes por los gastos además de las tarifas para cubrir su margen de ganancia, los promotores de eventos suelen valerse de la asistencia y las ventas de las entradas para recuperar los gastos y ganarse su pago por todo su esfuerzo.^{[14]
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Fuente de investigación} Por ello, ¡asegúrate de que las personas asistan a tu evento! Haz tanto como sea posible para hacer que se pase la voz, aunque dependerá de tu presupuesto. Algunos métodos son:^{[15]
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Fuente de investigación}
- Internet, en especial por medio de los medios sociales
- publicidad impresa (periódicos, revistas, etc.)
- volantes y pósteres
- anuncios publicitarios en la radio y televisión
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Conoce tu segmento. Apunta tus esfuerzos de publicidad a la audiencia apropiada. ¡No pierdas el preciado tiempo y los fondos al promocionar un evento rock en una emisora de radio que primordialmente reproduce regetón! Asimismo, no te limites a lo obvio. Determina qué segmentos se superponen de modo que puedas correr la voz por el espectro más amplio posible de intereses interrelacionados, incluso por los foros que, a primera vista, parecen tener poco en común con el evento. Por ejemplo:^{[16]
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Fuente de investigación}
- Digamos que promocionas un concierto que presentará bandas punk solo de mujeres. Utiliza los métodos obvios para publicitarlo, como los anuncios publicitarios en una radio que reproduce música punk y los volantes y pósteres en bares y locales que organizan presentaciones punk, además de las tiendas de discos. Asimismo, piensa de manera diferente. Deja volantes en las tiendas de tatuajes y las tiendas de prendas de vestir antiguas. Pégalos también en las universidades locales y los parques de patinetas. Publicita este evento en las revistas y las páginas web que se dedican al feminismo.
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Haz contactos por todos lados. Aprovecha todas las oportunidades para hacer contactos. Sin importar que conozcas a alguien de manera profesional o de casualidad, piensa en este como una boca adicional que podría pasar la voz acerca de tu evento. Siempre ten a la mano tus tarjetas de negocio para entregar y pídeles a las personas su información de contacto. Haz que la reunión inicial sea ligera y amigable con un saludo simple y una presentación simple para evitar verte muy osado. Luego, envía un correo electrónico más detallado de cómo esperas fomentar una relación laboral en el futuro.^{[17]
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Fuente de investigación}
- Digamos que promocionas eventos deportivos, como el boxeo. A pesar de que el propietario de un bar o un barman pueda tener poco o nada que ver con el mundo del boxeo, ¡pueden ser un recurso valioso en cuanto a la publicidad si el bar en cuestión resulta ser un bar deportivo!
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Forja una reputación consistente. Promover eventos es un negocio arriesgado, y los eventos podrían fracasar debido a varias razones, algunas de las que se podrían haber prevenido con una mejor planificación, mientras que otras, como el clima, están más allá de tu control. Si enfrentas problemas y desastres, actúa como un profesional sin importar las circunstancias. Gánate la confianza y el respeto del artista, los proveedores y otros contactos del negocio para que sigan estando dispuestos y emocionados de trabajar contigo en el futuro.^{[18]
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Fuente de investigación} Tu propio éxito depende de ellos, así que preséntate como alguien que no solo es competente y determinado, sino que también tan responsable como para aceptar ser culpable cuando sea así.
- Por ejemplo, digamos que, como promotor de conciertos, has contratado a un técnico de sistema de sonido que termina siendo un completo inepto en su trabajo. A pesar de que tratar con el sistema de sonido no era tu trabajo específico, sí lo fue contratar a un técnico competente. Asegúrales al artista, al local y a todas las personas involucradas con la presentación que definitivamente no volverás a contratar al mismo técnico, pero detente antes de echarle toda la culpa a esa persona. Hacerlo podría crear la impresión de que estás más preocupado por parecer impecable, en vez de enfocarte verdaderamente en cumplir con el trabajo.