Cómo crear una gira de conciertos beneficos

Organizar una gira de conciertos para apoyar tu causa es uno de los métodos más sencillos y gratificantes para recaudar dinero. No solo concientizarás a las personas en tu localidad y obtendrás apoyo para tu organización, sino que también disfrutarás música grandiosa en el proceso. Con una planificación cuidadosa y un marketing eficaz, pronto lograrás organizar eventos exitosos.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Planificar tus conciertos

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Busca una causa que te apasione. No podrás realizar el trabajo necesario ni inspirar a los demás a ayudarte si no crees por completo en lo que haces.
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Crea un equipo de personas que piensen como tú. Ten en cuenta que no podrás crear una gira de conciertos por tu cuenta. No tienes que formar un equipo grande, pero necesitarás como mínimo a algunas personas que compartan tu entusiasmo por la causa.
- Si es posible, recluta a tus amigos o conocidos con habilidades o contactos útiles. Por ejemplo, si conoces a alguien con vínculos con la escena musical de tu localidad, pídele que lo aproveche. Otros atributos útiles podrían comprender a la habilidad para promocionar y los vínculos con las compañías y las organizaciones de tu localidad.
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Elige las fechas y las horas. Revisa los periódicos locales para verificar que tus eventos no se den en fechas en las que se hayan programado otros eventos. Debes darle a tu equipo suficiente tiempo para organizar. Empieza a trabajar en los detalles de tu evento como mínimo dos meses de antemano.^{[1]
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Fija un precio. Averigua cuánto cobran otras organizaciones por eventos similares en tu área. Pregúntales a tus colegas y determina cuánto querrían pagar.
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Encuentra patrocinadores. Busca negocios, organizaciones o fundaciones benéficas que te ayuden con el financiamiento y el suministro para tus eventos. El apoyo de tus patrocinadores puede darse de cualquier manera, desde donaciones para tu causa hasta brindar alimentos o refrescos en el evento. Esto es beneficioso para todos; el patrocinador obtendrá publicidad y tú obtendrás su respaldo y todo con lo que te pueda apoyar.
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Crea un presupuesto provisional. Ten en cuenta que tendrás que invertir dinero para recaudarlo. Esto es importante principalmente para saber cuánto podrás gastar en artistas o en su equipo para el escenario si están dispuestos a interpretar de forma gratuita. Calcula de forma prudente las ventas de entradas y las donaciones de los patrocinadores, y parte de allí.^{[2]
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Busca artistas o bandas para que interpreten. Esta es la parte más importante de todo concierto, pero también la más difícil de organizar. No tienes que reservar a alguien famoso (y es probable que no puedas hacerlo). Los músicos locales siempre buscan promocionarse y podrán atraer a más asistentes a tu concierto.
- Encontrar bandas puede ser difícil, pero no imposible con los contactos correctos. ¿Tu patrocinador o un miembro de tu causa tiene contacto con una banda? ¿Tienes amigos en la industria musical o conoces a alguien que tenga un establecimiento musical? Aprovecha al máximo tus contactos.
- Si no puedes encontrar bandas a través de tus contactos, será el momento de investigar y llamar a desconocidos. Podrás investigar a través de los periódicos locales e internet. Llama a representantes de los artistas que quieras que interpreten. Determina si puedes llegar a un acuerdo. Muchos artistas interpretarán por un costo menor o gratis para una organización caritativa.
- Considera reservar diversos tipos de músicos para tus conciertos a fin de atraer a diferentes seguidores. Los asistentes que no suelan escuchar rock podrían omitir dicho concierto, pero asistir si incluyes a un artista de R&B para el próximo espectáculo. La variedad también podría ayudarte a atraer a diferentes patrocinadores.
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Reserva los establecimientos. Asegúrate de que los establecimientos sean de fácil acceso y tengan suficiente espacio para la cantidad esperada de asistentes. Evidentemente, el precio será importante. Considera usar un parque local o buscar establecimientos que ofrezcan precios más bajos para eventos caritativos. También debes alquilar el equipo de iluminación y todo lo que la banda necesite si no están dispuestos a proporcionarlo.

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Parte 2

Parte 2 de 3:
Correr la voz

1
Crea una presencia en línea para tus eventos. Haz eventos de Facebook aparte y verifica que tus compañeros organizadores inviten a todos sus amigos en la localidad. Asegúrate de que los patrocinadores y las organizaciones asociadas promocionen los eventos en sus cuentas y sus diversos tipos de redes sociales.^{[3]
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2
Elabora un discurso sólido para la causa. Esto es lo que usarás para convencer a los patrocinadores, los anunciantes y los asistentes de que vale la pena apoyar tu concierto. Todo lo que puedas obtener como donación o los precios reducidos te permitirán recaudar más dinero para la caridad.^{[4]
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3
Envía comunicados de prensa. Debes enviarlos a los periódicos locales, las páginas web, las estaciones de radio y televisión (incluido el canal de cable de la localidad) para el calendario comunitario.
4
Haz volantes para los eventos y publícalos en lugares populares de la ciudad, como el supermercado, las cabinas telefónicas, los quioscos y los bares y las cafeterías locales. Asimismo, considera los lugares relevantes para la escena musical, como las tiendas de discos, otros establecimientos de conciertos y las escuelas de música.
- Considera comunicarte con una escuela de arte local para pedirle a un diseñador gráfico que diseñe tu volante. Es probable que los artistas jóvenes hagan este trabajo gratis para exponer su trabajo y ganar experiencia. Debes darle el crédito al artista de forma notoria en el volante.
5
Busca una compañía que brinde productos o concesiones en tus eventos. Te sorprendería la medida en la que la promesa de ofrecer buena comida podría atraer a los asistentes. Si es posible, busca una compañía de estampados que te proporcione camisetas personalizadas para tu evento. Incluso si no las donan, aun así podrás obtener una ganancia rápida por sus ventas.
6
Promociona la gira de conciertos en persona. Corre la voz sobre tus eventos en todo lugar que visites. Entrega volantes en las calles con entusiasmo y fomenta la emoción en torno al evento la semana anterior a cada concierto.
7
Vende las entradas de antemano. Ofrece entradas para imprimir en línea, así como otras ya impresas. Un método consiste en vender cantidades abundantes de entradas de antemano a los patrocinadores que puedan dárselas a miembros o clientes. Esto brindará dinero directo y promoción gratuita para los eventos.

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Parte 3

Parte 3 de 3:
Hacer que el concierto se dé con fluidez

1
Busca voluntarios para que reciban las entradas y guíen a las personas a sus asientos. Considera recurrir a estudiantes de secundaria para este fin, ya que por lo general necesitarán horas de servicio comunitario para poder graduarse.
2
Diseña un método para administrar el dinero. Debes conocer con exactitud la cantidad de dinero que reciben en la entrada y en los puestos de venta. Puedes usar esta cifra más adelante para anunciar tu éxito o convencer a las personas de que donen más para ayudar a alcanzar una meta.
- Con el declive de los pagos en efectivo, muchas personas ya no portan dinero con ellas. Considera usar un procesador de pagos móvil para permitir que los asistentes compren entradas y donen. Hay varias opciones de las cuales elegir, así que investiga.^{[5]
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3
Llega al establecimiento temprano el día de cada evento. Asegúrate de que el establecimiento, los vendedores y los voluntarios estén listos. Refuerza el motivo por el que todos están allí y la diferencia que van a marcar.
4
Agradece a los asistentes. Camina por los alrededores y agradece a los asistentes por su presencia. También debes agradecer a tus patrocinadores, artistas y otras personas que hayan contribuido en el escenario durante un descanso entre las canciones de la banda.^{[6]
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Aprende y mejora. Registra los éxitos y los errores en tu primer concierto, e implementa cambios en los siguientes.
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¡Disfruta de tu gira de conciertos! Has logrado celebrar tus conciertos y, con suerte, podrás decir que has tenido éxito. Sin importar si recaudas $10 o $10 000, habrás unido a las personas por una causa en la que crees y un buen momento.

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Consejos

Sé cortés en todo momento. A las personas no les gusta dar dinero a aquellas que las tratan de forma grosera.
El componente más importante de la recaudación es el desarrollo de relaciones. Conoce bien a las personas a las que les pidas ayuda. Averigua sobre ellas en internet y los periódicos locales. Busca información sobre ellas a través de las personas que conozcas.
Podrías organizar una rifa o subasta junto con cada concierto.
Elige estilos musicales que sean adecuados para los asistentes y la causa.
Si alguno de tus conciertos es al aire libre, alquila una tienda o haz que te donen una. Además, será una buena idea que fijes otra fecha para estos espectáculos en caso de que llueva.
Siempre indica con claridad a qué causa apoyarás con el concierto y en qué se usará exactamente el dinero de los asistentes.

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Advertencias

Los artistas podrían donar con su presentación, pero podrías tener que cubrir otros gastos además de la misma, como el escenario portátil, las luces y los gastos de viaje. No esperes que el artista done todo ello, salvo que lo ofrezca, pero por lo general solo donará su presentación.
Debes indicar con claridad qué es lo que quieres de los donantes, pero sé receptivo con lo que tengan para ofrecer.

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