Cómo desarrollar un plan de tutoría

Coescrito por Archana Ramamoorthy, MS

Un plan de tutoría es una forma de aclarar y formalizar una relación entre un mentor y un aprendiz. Una vez que encuentres tu mentor o aprendiz, describe los detalles específicos de tus roles y define las pautas de la relación, como la frecuencia y el lugar de los encuentros. Luego, trabajen juntos para describir las metas y los objetivos. Después de establecer un plan, revísalo dos veces al año para realizar los ajustes que sean necesarios para garantizar un buen progreso.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Establecer los roles y las pautas

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Tómate un tiempo para conocerse antes de comenzar a trabajar juntos. Está bien tener un primer encuentro entre tú y el mentor o aprendiz cuyo único fin sea conocerse, y eso podría ayudarlos a forjar una relación. Acuerden un horario y lugar específico para el encuentro. Luego, dediquen entre 30 y 60 minutos para tener una conversación casual. Háganse preguntas para conocerse mejor para establecer una relación.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, puedes preguntarle a la persona (mentor o aprendiz) de dónde es, en qué escuela ha estudiado, qué le gusta hacer en su tiempo libre y si tiene mascotas.
Consejo: para que el primer encuentro sea más formal, pueden reunirse en una sala de conferencias en tu lugar de trabajo o en un espacio de oficina, como la oficina del mentor. Para un primer encuentro más relajado, pueden ir a un lugar fuera del trabajo, como una cafetería o un restaurante para almorzar.
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Habla de los resultados deseados para la relación. Al comenzar a trabajar juntos, planifica una conversación para establecer los objetivos básicos que quieren alcanzar. Estos pueden ser objetivos amplios que puedas limitar más adelante para identificar los objetivos profesionales más específicos del aprendiz. Estas son algunas cosas que el mentor y el aprendiz pueden incluir como objetivos de la relación:^{[2]
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- incrementar la velocidad a la que el aprendiz aprende su rol y alcanza la competitividad
- cultivar el desarrollo del liderazgo
- reducir el estrés y prevenir el agotamiento
- mejorar la motivación y satisfacción laboral del aprendiz
- incrementar las posibilidades de que el aprendiz permanezca en la compañía a largo plazo^{[3]
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  Fuente de investigación}
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Identifica las responsabilidades de cada uno. Una vez que establezcas algunos objetivos, determina qué implicará la relación al especificar las responsabilidades de ambos. Asegúrate de establecerlas de forma clara para que no haya errores en los roles de cada uno.^{[4]
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- Por ejemplo, si eres el aprendiz, puedes escribir algo así como “Como aprendiz, soy responsable por buscar oportunidades nuevas y experiencias para mejorar mi aprendizaje, comunicarme con mi mentor regularmente, y revisar mi progreso de forma regular”.
- Si eres el mentor, puedes escribir algo así como “Como mentor, acepto apoyar y animar al aprendiz, proporcionar críticas constructivas de su progreso y encontrarme con él de manera regular”.
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Especifica la frecuencia de los encuentros. Procura reunirte con el mentor o aprendiz tres o cuatro veces a lo largo de seis meses, o con una mayor frecuencia, si lo deseas. Reunirse más seguido promueve el buen progreso, en especial durante los primeros uno o dos años de la relación. Estas son otras cosas a tener en cuenta al planificar los encuentros:^{[5]
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Fuente de investigación}
- ¿Dónde se encontrarán?
- ¿Cuál será el nivel de formalidad de los encuentros?
- ¿Qué temas abarcarás en las reuniones?
- ¿Cuándo volverán a reunirse?

Parte 2

Parte 2 de 3:
Describir las metas y los objetivos

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Escribe los objetivos profesionales a largo plazo del aprendiz. Identificar los objetivos profesionales principales o finales te ayudará a crear metas claras por las que trabajar. Si eres el aprendiz, habla de tus objetivos profesionales con tu mentor, y luego establece tus metas como objetivo principal del plan de tutoría. Si eres el mentor, habla de tus objetivos profesionales con tu aprendiz para ayudarlo a desarrollar sus ideas y convertir la información en una declaración definitiva.^{[6]
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- Por ejemplo, puedes escribir algo así como “Mi objetivo final es convertirme en profesor titular y alcanzar un rol administrativo, como decano o vicepresidente”.
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Expresa los objetivos a corto plazo para los próximos 5 o 10 años de la profesión del aprendiz. Esto puede incluir cosas que el aprendiz quiera alcanzar dentro de 1, 2, 3, 5 e incluso 10 años. Enumera cada objetivo a corto plazo y la fecha propuesta para alcanzarlo.^{[7]
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- Por ejemplo, puedes escribir algo así como “Obtener un ascenso dentro de mi primer año de empleo”.
- También puedes escribir algo así como “Publicar un libro en función de mi investigación dentro de cinco años”.
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Haz una lista de habilidades que el aprendiz quiera desarrollar. Ten una conversación acerca de las habilidades que son importantes para el éxito del aprendiz en su campo escogido. Luego, haz una lista de estas habilidades e identifica las formas en que puede trabajar para desarrollarlas.^{[8]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, si el aprendiz quiere desarrollar sus habilidades de liderazgo, es posible que pueda lograrlo al ser voluntario para proyectos especiales o comités, hablar más en las reuniones y leer libros relacionados con el liderazgo.
- Si eres el mentor, quizás puedas sugerir algunas habilidades que creas que puedan ser beneficiosas para los objetivos profesionales del aprendiz.
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Identifica eventos de desarrollo profesional para que el aprendiz asista. Incluye en el plan cualquier taller, conferencia u otro evento de desarrollo profesional que pueda beneficiar al aprendiz. Además, indica la fecha de los eventos y cualquier plazo importante que el aprendiz deba tener en cuenta, como el plazo de presentación de los artículos en una conferencia.^{[9]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, en el plan de tutoría, puedes incluir algo así como “Presentar una propuesta para la conferencia anual de escritura antes del 15 de enero”.
Consejo: cualquier evento al que mentor asista puede ser un buen punto de inicio para el aprendiz, dado que le brindará la posibilidad al mentor de preparar al aprendiz y presentarle personas en el evento.
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Planifica presentaciones de contactos que puedan beneficiar al aprendiz. Si eres el mentor y te encuentras en una reunión o un evento al que tu aprendiz también asista, preséntale a otros profesionales. Ampliar su círculo social es un objetivo importante para profundizar su desarrollo profesional y ayudarlo a alcanzar sus metas.^{[10]
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- Por ejemplo, puedes decir algo así como “Hola, Dr. Pérez. ¿Ha conocido a Juan? Él es una de nuestras últimas incorporaciones en Recursos Humanos”.
- El mentor también puede beneficiarse al presentarle al aprendiz personas dentro de su círculo profesional al renovar y fortalecer sus conexiones profesionales.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Garantizar un buen progreso

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Evalúa al aprendiz de manera semestral para verificar su progreso. Las revisiones regulares del progreso te ayudarán a asegurarte de ver avances. Por lo tanto, es importante que establezcas un cronograma para estas revisiones. Si eres el mentor, evalúa al aprendiz cada seis meses. Si eres el aprendiz, sugiere una evaluación cada seis meses para hablar con tu mentor e inclúyelo en tu plan. Durante las revisiones de seis meses, el mentor y el aprendiz deben revisar el plan de tutoría, los objetivos y las metas para ver qué es lo que el aprendiz ha logrado y en qué cosas trabaja actualmente.^{[11]
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- Por ejemplo, si el aprendiz establece el objetivo de publicar un artículo al final del año, entonces en la revisión de seis meses, debe haber evidencia clara de que mejora para alcanzar el objetivo, como tener un artículo aceptado por las revistas académicas o que al menos haya presentado un artículo en una revista para ese entonces.
- Si eres el mentor, asegúrate de alentarlo y proporcionarle una crítica constructiva acerca de su progreso. Para ello, puedes tomar notas de las cosas que ha logrado y luego explayar esas anotaciones en forma de carta.
- Si eres el aprendiz, identifica cualquier objetivo en el que no hayas progresado y pídele orientación al mentor, en especial si tienes dificultades con algunas de tus metas.
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Haz cambios en el plan de tutoría y los objetivos tanto como sea necesario. Después de revisar el plan de tutoría juntos, tú y tu mentor o aprendiz podrán cambiarlo tanto como sea necesario, como modificar la fecha para completar las metas, cambiar los objetivos o añadir nuevos. Usa las notas que el mentor haya tomado durante la revisión y cualquier inquietud que el aprendiz haya establecido para modificar el plan.^{[12]
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- Por ejemplo, si el aprendiz ha establecido el objetivo de asistir a tres talleres de desarrollo personal el próximo año, pero solo ha encontrado dos apropiados, entonces puedes modificar el objetivo y considerar que lo ha alcanzado.
- Si el aprendiz ha logrado uno de sus dos objetivos anuales en la revisión de un año, entonces puedes establecer un objetivo nuevo por alcanzar.
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Revisen el plan juntos y fírmenlo. Una vez que tú y tu mentor estén satisfechos con el plan nuevo o modificado, fírmenlo para oficializarlo. Asegúrate de que ambos estén de acuerdo con los objetivos y otras metas incluidas en el plan, y haz los cambios necesarios antes de firmarlo.^{[13]
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Consejo: haz copias del plan para que tú y el mentor o aprendiz tengan una, y distribuye una copia a cualquier persona que quiera revisar el documento, como el jefe de departamento o el supervisor de Recursos Humanos.

Consejos

Algunas compañías proporcionan plantillas para crear un plan de desarrollo de tutoría. Consulta con el jefe de tu departamento o el supervisor de Recursos Humanos antes de redactar el documento.