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Escribir una circular no requerida es una buena manera de transmitir información a un grupo grande de personas al mismo tiempo. Se usa más a menudo para difundir información sobre bienes o servicios que se desean promocionar. Sin embargo, también se puede usar por razones no comerciales, como difundir información sobre una reunión de la comunidad o sobre un cambio en tu vida. Para escribir una, necesitas empezar definiendo el tema y los puntos de apoyo. A partir de aquí, puedes esquematizarla y luego redactarla. Para terminarla, solo debes leerla una vez más para comprobar que no tenga errores ortográficos y que contenga toda la información que deseas.[1]
Pasos
Parte 1
Parte 1 de 3:Escribir la introducción
Parte 1
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1Determina a quiénes dirigirás la circular. Al escribir una circular es importante tener en la mente una audiencia específica. Saber quién es tu audiencia desde el principio te ayudará a elaborar una circular clara y efectiva que se adapte específicamente a esta.[2]
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2Escribe un saludo introductorio. Empieza con un saludo general, como "Estimado inversor" o "Estimado cliente". Este saludo simple establece el tono de la carta y demuestra que eres profesional.[3]
- Si es una circular que esté dirigida a muchas personas, no puedes usar un saludo personal común, como “Estimada Diana Silva”. En vez de eso, debes usar un lenguaje general y, al mismo tiempo, ser cordial y amable.
- Puedes probar con un saludo cálido, como "Estimados y valiosos clientes" o "Estimados y queridos colegas". También puedes probar un saludo simple, como "Estimados miembros de la comunidad".
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3Incluye una explicación breve de quién eres. Esta información debe incluir tu cargo profesional (si es pertinente en la carta) y qué relación tienes con los lectores. Este detalle hace que los lectores sepan por qué le escribes y, por lo tanto, les dice por qué deben seguir leyendo el documento.
- Por ejemplo, si tienes un negocio de cáterin, escribe algo como "Mi nombre es Carla Gutiérrez y soy la responsable de Catering Plus. Le escribo en esta ocasión porque estoy agradecida de haberle tenido como cliente en el pasado."
Consejo: aunque creas que todos los que leerán la circular ya saben quién eres, darles una explicación breve de tu cargo les permitirá saber por qué les escribes.
Parte 2
Parte 2 de 3:Componer el cuerpo de la carta
Parte 2
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1Explícales a los lectores el tema principal en el primer párrafo. Al escribir una circular es importante hacerle saber rápidamente al lector el asunto. En vez de andar con rodeos, dile al lector lo que quieres que sepa de inmediato. Esta medida asegurará que, aunque no siga leyendo, capte la idea general.
- ¿Escribes la circular para promover una venta? ¿La escribes para informarles a las personas sobre una oportunidad de inversión? Sea cual sea el mensaje principal, acláralo al comienzo.[4]
- Por ejemplo, si quieres que el lector compre un producto, di algo como "Le escribo en esta ocasión porque tengo un producto nuevo maravilloso que creo que puede serle útil".
Consejo: el asunto principal de una circular no debe ser complicado. Cuanto más claro y simple sea el asunto, más personas podrán entenderlo aunque hojeen rápidamente la carta.
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2Haz una lista de los puntos de apoyo para que puedas recurrir a estos a medida que escribas. Tener puntos o ideas adicionales que desees expresar en la carta escrita en una lista puede ayudarte a mantenerte enfocado en el mensaje a medida que escribas el cuerpo de la carta. Coloca en puntos de enumeración todo lo que quieras que se incluya en la carta para que no te olvides de añadir nada y tacha cada elemento cuando lo hayas incluido.[5]
- Por ejemplo, si escribes acerca de la venta de un producto, los puntos de enumeración pueden incluir el precio de venta o el porcentaje de descuento, cuánto tiempo durará la venta y cómo contactarte para comprar el producto.
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3Brinda información adicional en 1 o 2 párrafos centrales. Cada uno de los párrafos debe enfocarse en reforzar el asunto en general. Dile al lector los pormenores del motivo por el que necesita tu producto, por qué debe hacer lo que le pides o por qué hay cambios en tu empresa. Deben ser párrafos cortos y claros que sirvan para reforzar el asunto central de la circular.[6]
- Por ejemplo, si la carta es sobre una venta que tu empresa realiza, escribe un párrafo sobre qué es exactamente lo que está en venta. Empieza escribiendo algo como "Déjeme contarle un poco acerca de este producto para que comprenda que tan buena es la oferta que estamos ofreciéndole".
- Otro párrafo puede ser sobre el motivo por el que la oferta es tan buena. Puedes empezar diciéndole al cliente potencial algo como "Le ofrecemos este producto a un buen precio porque lo valoramos como cliente y porque deseamos que ahorre dinero con nosotros".
- Si les escribes a los empleados de la empresa sobre el traslado de la oficina a un edificio nuevo, el párrafo o los dos párrafos centrales deben contener una línea de tiempo general para la mudanza e indicar cómo prevés que el traslado afectará al flujo de trabajo. Puedes empezar diciendo algo como "Todo el traslado debe durar 2 semanas" y luego entrar en detalles sobre cómo se dividirá ese tiempo.
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4Escribe un párrafo o una declaración final. En la conclusión, debes volver a mencionar el asunto principal y agradecer al lector por tomarse el tiempo de leer la circular. Esta medida dejará el asunto totalmente claro y hará que el lector tenga una buena sensación cuando termine de leer la circular.[7]
- Por ejemplo, si en la circular se informa a los lectores sobre tu cargo profesional nuevo, escribe de nuevo tu título y el motivo por el que es importante que el lector sepa esta información. Puedes escribir algo como "Una vez más, estoy muy agradecido de ser ahora el jefe de la división de marketing de Omniglobal y espero que con este cargo nuevo pueda entablar una nueva y productiva relación con su empresa".
Parte 3
Parte 3 de 3:Revisar y editar la carta
Parte 3
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1Edita la extensión de la carta. Una circular debe ser lo suficientemente larga como para darle al lector toda la información pertinente que deseas que sepa. Sin embargo, también debe ser suficientemente corta como para que no se aburra leyéndola. Si la carta es de más de una página, debes acortarla. Busca las repeticiones y quítalas. Además, evalúa si el lector necesita saber todos los detalles que le has proporcionado y quita algunos si no es así.
- Puede ser difícil editar un documento que has escrito tú mismo, pues es posible que creas que todo lo que has incluido es suficientemente importante. Debido a esto, considera la posibilidad de pedirle a alguien que tenga los ojos frescos que lo revise.
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2Revisa la circular y corrige cualquier error ortográfico. Una vez que termines de escribir la circular, revísala para ver si tiene errores. Tomarte el tiempo para hacerlo asegurará que luzca profesional y que el lector pueda enfocarse en el mensaje y no en los errores.[8]
Consejo: si te preocupan los errores ortográficos incluso después de repasar la circular por tu cuenta, pídele a un amigo o un colega que la revise también.
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3Asegúrate de que la información que difundas sea autorizada. Al enviar una circular comercial es importante que brindes información muy limitada. No transmitas información confidencial o información que no deseas que sepa el público en general en una circular.[9]
- Por ejemplo, si escribes una circular sobre los cambios en el liderazgo de la empresa que esté dirigida a los empleados, en muchos casos no debes incluir las razones subyacentes de los cambios, pues pueden repercutir negativamente en la empresa o dar lugar a una demanda judicial.
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4Dale un formato a la circular. La carta debe tener un formato comercial que incluya el nombre de la empresa y su dirección en la parte superior, generalmente en el centro. Si tienes un titular comercial, este puede servir para este propósito. También debes incluir la fecha en la parte superior izquierda, sobre el saludo, para que el lector sepa si la carta está vigente cuando la lea.[10]
- En la parte inferior de la carta debes incluir tu nombre y la información de contacto, que suele comprender tu dirección de correo electrónico y tu número de teléfono.
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5Comprueba que envías la carta a las personas correctas. Si has terminado de escribir la carta, todo lo que necesitas hacer es enviarla. Sin embargo, revisa la lista de direcciones una vez más antes de enviar la circular para asegurarte de que la reciban todas las personas que deseas y que las direcciones que usas sean correctas.
- En general, haz que la lista de direcciones sea tan larga como sea posible si envías información sobre tu empresa. Cuanta más personas reciban la circular, más probable será que adquieras más clientes y contactos comerciales.
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Referencias
- ↑ https://www.communicationtheory.org/circular-letters/
- ↑ https://thebusinesscommunication.com/kinds-of-circular-letter-features-of-circular-letter/
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/business-letters/
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ http://www.businesscommunicationarticles.com/circular-letter-sample/
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/business-letters/
- ↑ https://www.elionline.com/res/ftpeli/resources/bestcommercialpractice/int/M3_W5_int.pdf
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