Cómo hacer una carta comercial

Coescrito por Shannon O'Brien, MA, EdM

¿Debes escribir una carta profesional e impecable? Casi todas las cartas comerciales siguen un formato establecido y fácil de aprender que puedes adaptar a cualquier tipo de contenido. Una carta comercial siempre debe tener la fecha, la información del remitente y del destinatario, y párrafos que conforman el cuerpo. Sigue los pasos a continuación y modifícalos según sea necesario a los estándares de tu empresa.

Parte 1

Parte 1 de 4:
Empezar la carta

1
Conoce el formato. Sea cual sea el contenido de tu carta, hay unas cuantas pautas comerciales que debes seguir en cuanto a su presentación. Las cartas comerciales deben escribirse con una fuente como Arial o Times New Roman. Procura usar párrafos en bloques. Es decir, tienes que empezar un párrafo nuevo pulsando “Intro” dos veces. No dejes sangría para los párrafos.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Usa márgenes de 2,5 cm (1 pulgada) en todos los lados.
- Una carta comercial electrónica también debe estar escrita con la misma fuente. No uses diseños ni colores que no sean blanco y negro en un correo electrónico comercial.
2
Escoge el tipo de papel correcto. La carta debe estar impresa en 21 x 28 cm (8,5 x 11 pulgadas), también conocido como “tamaño carta”. También puedes usar tamaño A4. Algunos contratos extensos pueden imprimirse en 21 x 35 cm (8,5 x 14 pulgadas), también conocido como “tamaño legal”.
- Si vas a imprimir la carta para enviarla, considera la posibilidad de imprimirla con papel membretado de la empresa. Así tendrá un aspecto más profesional, además tendrá el logo de la empresa y la información de contacto.
3
Pon información de la empresa. Pon el nombre de tu empresa y su dirección (esta última dividida en renglones diferentes). Si eres independiente, pon tu nombre en lugar del nombre de la empresa y encima de ella.
- Si tu empresa tiene un membrete diseñado, puedes usarlo en vez de escribir el nombre de la empresa y la dirección.
- Si vas a escribir la dirección, esta debe aparecer justificada ya sea a la derecha o a la izquierda en la parte superior de la página, dependiendo de las preferencias de la empresa o tuyas.
- Si vas a enviar la carta a otro país, escribe el nombre del país en mayúsculas.^{[2]
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4
Pon la fecha. Escribir la fecha completa es la opción más profesional. Por ejemplo, escribe “1 de abril de 2015”. Esta fecha debe aparecer justificada a la izquierda unos cuantos renglones debajo de la dirección del remitente.
- Si escribiste la carta en el transcurso de varios días, pon la fecha en que la terminaste.^{[3]
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  Fuente de investigación}
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Pon la información del destinatario. Escribe el nombre completo, el título (si lo tiene) del destinario, el nombre de la empresa y la dirección en ese orden (con cada dato separado en renglones). Si es necesario, incluye un número de referencia. La información del destinario debe estar justificada a la izquierda unas cuantas líneas debajo de la fecha.
- Es mejor dirigir la carta a una persona específica. De esta manera, una persona real tendrá que responder tu carta. Si no conoces el nombre de la persona a quien tienes que enviar la carta, infórmate un poco. Llama a la empresa para averiguar el nombre y el título de tu destinatario.^{[4]
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  Fuente de investigación}
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Escoge un saludo. El saludo es un indicador importante de respeto, y el que decidas usar dependerá de si conoces al destinatario o no, del nivel de cercanía de ambos y del nivel de formalidad de la relación.^{[5]
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Fuente de investigación} Toma en cuenta las opciones siguientes:
- Escribe “A quien corresponda” solo si no sabes exactamente a quién te diriges.
- Si no conoces bien al destinatario, “Estimados” es una opción segura.
- También puedes usar el título y el apellido del destinatario, por ejemplo: “Estimado Dr. Vásquez”.
- Si conoces bien al destinatario y tienen una relación informal, puedes dirigírtele con su nombre, por ejemplo: “Querida Susana”.
- Si no estás seguro del sexo del destinatario, solo escribe su nombre completo: “Kun Vega”.
- No olvides escribir dos puntos (:) después del saludo, por ejemplo: “A quien corresponda:”.

Parte 2

Parte 2 de 4:
Redactar el cuerpo

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Encuentra el tono apropiado. El tiempo es dinero, como dice el dicho, y la mayoría de los empresarios detestan perder tiempo. Por tal motivo, el tono de tu carta debe ser breve y profesional. Para que tu carta sea de lectura rápida, ve directo al grano e incluye comentarios breves en el primer párrafo. Por ejemplo, siempre puedes empezar con un “El motivo de la presente es…” y partir de ahí.
- No te preocupes por las transiciones floridas, palabras rebuscadas ni oraciones largas que se salen del tema. El objetivo debe ser comunicar lo que debe comunicarse lo más rápido e impecablemente posible.
- Sé persuasivo en tu carta. La mayoría de las veces, el objetivo de una carta es persuadir al lector de hacer algo: cambiar de opinión, corregir un problema, enviar dinero o una acción. Presenta tus argumentos.
2
Usa pronombres personales. Es perfectamente correcto usar “yo”, “nosotros” y “usted” en una carta comercial. Eso sí, evita el “tú”, dirígete a tu lector como “usted”.
- Recuerda que si vas a escribir la carta en representación de la empresa, las cosas cambian: si vas a hablar desde la perspectiva de la empresa, debes usar “nosotros” para que el lector sepa que la empresa avala tus palabras. Si vas a escribir tu propia opinión, limítate a usar “yo”.^{[6]
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  Fuente confiable
  University of North Carolina Writing Center
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3
Escribe clara y concisamente. Deja que el lector sepa exactamente lo que tratas de decir. Tu lector solo te responderá rápidamente si tu mensaje es claro como el agua. En particular, si hay algún resultado o acción que quieres obtener como resultado de tu carta, menciónalo. Explica tu posición con la menor cantidad de palabras posible.
4
Usa la voz activa. Cuando describas una situación o hagas un pedido, asegúrate de escribir con la voz activa y no la voz pasiva. La voz pasiva puede dar la impresión de que tus palabras son ambiguas o impersonales. Además, la voz activa es más directa.^{[7]
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Fuente confiable
University of North Carolina Writing Center
Ir a la fuente} Por ejemplo:
- Pasiva: las gafas no están diseñadas ni fabricadas con atención a su durabilidad.
- Activa: su empresa diseña y fabrica gafas sin atención a su durabilidad.
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Sé conversacional cuando sea apropiado. Evita las cartas tipo, si es posible. Nadie puede forjar una relación con alguien con cartas tipo impersonales. Sin embargo, evita el lenguaje coloquial como “ya sabes”, “o sea”, “pa que”. Mantén un tono empresarial, pero sé amigable y solícito.
- Si conoces bien al destinatario, puedes incluir un renglón amigable deseándole cosas buenas.
- Usa tu criterio para determinar cuánta personalidad mostrar. A veces, incluir un poco de humor puede ayudar mucho en un ambiente empresarial, pero opta mejor por ser precavido antes de hacer un chiste.
6
Sé cortés. Aunque escribas una queja, puedes ser cortés. Toma en cuenta la posición del destinatario y ofrécete a hacer lo que puedas, dentro de lo razonable, para ser complaciente y solícito.
- Por ejemplo, una queja descortés puede ser: “Opino que sus gafas son horrendas y nunca las voy a volver a comprar”. Una queja cortés puede ser: “Estoy decepcionado con la fabricación de sus gafas y tengo pensado comprar de otros proveedores en el futuro”.
7
Usa el membrete “segunda página” para incluir más páginas. Casi todas las cartas comerciales deben ser lo suficientemente concisas para caber en una sola página. Pero si es más larga, como un contrato o declaraciones de un juicio, quizá tengas que agregar más páginas. Usa el membrete “segunda página”, que por lo general tiene una dirección abreviada y está hecha del mismo tipo de papel que la primera página.^{[8]
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Fuente de investigación}
- Incluye el número de página en la segunda página y en las sucesivas, en la parte superior de la página. Quizá también debas incluir el nombre del destinatario y la fecha.
8
Haz un resumen. En el último párrafo, resume tus argumentos y expón claramente ya sea las acciones que piensas tomar o lo que esperas del destinatario. Ten presente que este puede contactarte con preguntas o dudas, por eso agradécele por su atención a la carta o al asunto en cuestión.

Parte 3

Parte 3 de 4:
Incluir el cierre de la carta

1
Escoge un cierre. El cierre, como el saludo, es un indicador de respeto y formalidad. “Atentamente” o “Muy atentamente” son generalmente opciones seguras, pero también puedes considerar “Cordialmente”, “Sin otro particular”, “En espera de sus noticias”. Algunos cierres un poco menos formales, pero aun así profesionales son: “Saludos cordiales”, “Gracias”. Escribe una coma (,) después de escribir el cierre.
2
Firma la carta. Deja unos 4 renglones vacíos para tu firma. Firma la carta después de imprimirla o, si la vas a enviar por correo electrónico, escanea una imagen de tu firma y ponla sobre esta parte de la carta. La tinta de preferencia es azul o negra.
- Si vas a firmar la carta en nombre de otra persona, escribe “p.p.:” antes de tu firma. Esto significa “per procurationem (per pro)” en latín, es decir, “en representación de”.^{[9]
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  Fuente de investigación}
3
Escribe tu nombre y tu información de contacto. Debajo de tu firma, escribe tu nombre, título, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquier otro medio de contacto. Brinda cada dato en un renglón por separado.
4
Incluye las iniciales del mecanógrafo. Si otra persona (no el remitente) ha escrito la carta, se deberá incluir las iniciales de esa persona debajo del bloque de firmas. En ocasiones, las iniciales del redactor también se incluyen. Así queda claro quién hizo la carta.
- Por ejemplo, si incluyes solo las iniciales de mecanógrafo, escríbelas en minúsculas: mj.
- Si incluyes las iniciales del redactor, ponlas en mayúsculas y las del mecanógrafo en minúsculas, así: RW: mj. Algunos estilos cambian los dos puntos (:) por una barra lateral (/).
5
Haz una anotación de los anexos adjuntos. Si has adjuntado otros documentos para que el destinatario los vea, haz una anotación de ello unos cuantos renglones debajo de tu información de contacto. Tendrás que incluir el número y el tipo de documentos. Por ejemplo, escribe: “Anexos (2): currículum, folleto”.^{[10]
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- También puedes abreviar “Anexos” escribiendo “Anx”.
6
Añade más nombres de destinatarios. Si vas a enviar una copia de la carta a otra persona, debes incluirlo en tu carta. Se hace escribiendo “cc:” debajo del renglón “Anexos”, que significa “copia de cortesía”, junto con el nombre y el título de la persona (“cc” solía significar “copia de carbón” cuando las letras se escribían sobre papel carbón).^{[11]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, escribe: “cc: María Gómez, vicepresidenta de Marketing”.
- Si vas a agregar más de un nombre, alinea el segundo nombre debajo del primero, pero sin el “cc:”.

Parte 4

Parte 4 de 4:
Finalizar la carta

1
Edita la carta. La presentación es un elemento clave de profesionalismo. Asegúrate de que el destinatario pueda verte como alguien capaz y responsable de editar posibles errores. Activa el corrector del procesador de texto, pero también lee bien la carta antes de enviarla.
- Pregúntate si la carta es clara y concisa. ¿Hay párrafos de más de 3 o 4 oraciones? De ser así, determina si puedes eliminar información innecesaria.
- Si la carta es de suma importancia, te recomendamos pedirle a un amigo o colega que la lea. A veces, los ojos de otro pueden ayudar a detectar errores o una redacción no natural que podrías no haber observado.
2
No grapes la carta. Si hay varias páginas, generalmente no se grapan. Si quieres asegurarte de que estén en el orden correcto, pon un clip en la esquina superior izquierda.^{[12]
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3
Envía la carta. Si vas a enviarla mediante el correo postal, usa un sobre comercial. Si cuentas con uno, usa el sobre de la empresa con el logo impreso. Imprime claramente la dirección del remitente y la dirección del destinatario. Dobla la carta en tres partes, de modo que el destinatario primero abra la parte superior y luego la inferior. Asegúrate de poner los sellos suficientes y envíala.
- Si crees que tu caligrafía es desprolija y no va bien con tu personalidad profesional, escribe las direcciones en tu procesador de textos y pon el sobre en la impresora.
- Si la carta es extremadamente importante y el tiempo es primordial, considera la posibilidad de enviarla por servicio de mensajería expresa.
- Si quieres enviar la carta por correo electrónico, convierte la carta en HTML o guárdala como PDF para conservar el formato. Sin embargo, es mejor enviar la carta física.

Consejos

Usa un bolígrafo de calidad para firmar la carta.
Responde sin dilación. Si no puedes responder en menos de 1 semana, avísale al destinatario y dile una fecha aproximada de cuándo puede recibir una respuesta tuya.
Enfatiza lo positivo. Habla sobre lo que puedes hacer, no de lo que no puedes hacer. Por ejemplo, si ya no hay un producto en stock, no le digas a tu cliente que no puedes cumplir con su orden de compra. Más bien, dile que el producto es muy popular y ya vendieron todo. Dile que puedes solicitar una orden de compra para él.
Si vas a escribir una carta compleja, te recomendamos escribir primero un esbozo:
- Incluye los temas que quieres tratar. No te preocupes por el orden.
- Para cada tema, incluye palabras clave, ejemplos, argumentos y hechos.
- Revisa la pertinencia de cada tema expresado según tu objetivo y tu lector.
- Elimina todo lo que no sea pertinente al caso.
- Clasifica la información según el mejor orden para tu lector.

Advertencias

No emplees demasiada adulación. Incluir un cumplido genuino es aceptable, pero hacerlo exageradamente indicará que tienes que recurrir a la adulación, no a tus aptitudes, para hacer tu trabajo.
No seas demasiado rotundo en tu tono. Recuerda que la idea es tratar de mejorar o empezar una relación profesional mediante una carta comercial.