Cómo escribir una invitación a un lanzamiento

Si vas a enviar una invitación a un lanzamiento para hacer que las personas se entusiasmen por tu producto, empresa o idea nuevo, es importante que la invitación llame la atención de las personas. Incluye toda la información que vayan a necesitar (por ejemplo, la fecha y hora, el lugar y el cronograma del lanzamiento). Si quieres que la invitación de verdad resalte, puedes personalizarla de muchas formas para que entusiasme a las personas acerca del lanzamiento.

Método 1

Método 1 de 2:
Incluir lo esencial

1
Dile al invitado quién organizará la fiesta de lanzamiento. Puede ser una persona, una empresa o una organización. Incluye el nombre del anfitrión diciendo algo como "La Empresa de Refrescos lanzará su nuevo producto, ¡y queremos que asistas!". Deja en claro quién está a cargo del evento de forma que el invitado tenga una mejor idea en cuanto a de qué trata el evento.^{[1]
X
Fuente de investigación}
- Podrías decir "¡Libros y Cía. lo invita a celebrar nuestro nuevo lanzamiento!" o algo parecido.
2
Explica qué es lo que celebra la fiesta de lanzamiento. Podría ser que tu empresa vaya a lanzar un producto nuevo o que vayas a celebrar el inicio de una organización nueva. Este es el principal propósito de la invitación, por lo que debes ser claro y conciso al describir lo que vayas a lanzar.^{[2]
X
Fuente de investigación}
- Podrías decir: "Por favor, acompáñenos a celebrar el lanzamiento de nuestra nueva aplicación" o "Vengan a ver nuestro nuevo producto en acción con una demostración en vivo".
- No expliques el producto detalladamente (menos es más para intrigarlos) pero menciona qué es de forma que el invitado comprenda para qué es el evento.
3
Menciona la fecha y hora del evento de lanzamiento. Por ejemplo, escribe "El evento se llevará a cabo el día lunes, 17 de junio de 2020 a las 4 p. m.". Incluir la mayor cantidad posible de información en cuanto a la fecha (por ejemplo, el día exacto y la zona horaria, si aplica) hará que la invitación sea mucho más clara. Asimismo, es recomendable mencionar la hora a la que terminará, de haberla.^{[3]
X
Fuente de investigación}
- Podrías decir, "Marquen sus calendarios para el día jueves, 5 de diciembre de 2020 a las 7 p. m., Hora del Pacífico".
- Si la fiesta de lanzamiento no tiene una hora de conclusión, tan solo incluye la hora de inicio.
- Deja en claro en la invitación si las personas deben llegar a la hora de inicio o si el evento es una jornada de puertas abiertas.
4
Escribe el nombre y la dirección completa del local para que sea fácil encontrarlo. Si vas a organizar la fiesta de lanzamiento en un local específico (por ejemplo, un hotel, restaurante o centro comunitario), menciona primero el nombre del local. Escribe la dirección completa, incluyendo la calle, la ciudad, el estado y el código postal.^{[4]
X
Fuente de investigación}
- Por ejemplo, la dirección podría ser "La Casa Roja, Calle Azul 123, [nombre de la ciudad], [nombre del estado], [código postal]".
- Menciona información sobre el estacionamiento, de ser necesario.
5
Menciona cuál es el código de vestimenta para el evento, si aplica. Independientemente de que vayas a organizar una fiesta de lanzamiento elegante o casual, es útil para los invitados saber cómo deben vestirse. Menciona si el código de vestimenta es formal, semiformal o casual de forma que puedan planificar en concordancia.^{[5]
X
Fuente de investigación}
- Por ejemplo, podrías organizar el lanzamiento de un producto en un hotel elegante para el que se necesite vestimenta formal u optar por una fiesta relajada al aire libre y pedirles a los invitados que se vistan de una forma más casual.
- Menciona en la invitación algo como "Código de vestimenta: casual" o "Vengan con vestimenta formal".
6
Pídeles a los invitados que confirmen su asistencia e incluye una forma fácil de hacerlo.^{[6]
X
Fuente de especialista

Christina Millikin
Planificadora de eventos profesional
Entrevista a especialista. 11 de febrero de 2020.} Si envías las invitaciones para el lanzamiento mediante un sitio web de invitaciones electrónicas, muchos de ellos tienen un botón en el que los invitados pueden hacer clic en la parte inferior de la invitación para confirmar su asistencia con facilidad. Asimismo, podrías pedirles a los invitados que confirmen por correo electrónico, teléfono o incluso redes sociales. Incluye la información de contacto que necesitarán para confirmar su asistencia para que sea lo más fácil posible.^{[7]
X
Fuente de investigación}
- Por ejemplo, puedes decir "Favor confirmar su asistencia a más tardar el 7 de octubre" o algo parecido.
- Dales a los invitados una fecha para la cual deban confirmar su asistencia (por ejemplo, una semana antes del evento) para tener una idea en cuanto a la cantidad de personas que asistirán.
- Pídeles a los invitados que te confirmen su asistencia por correo electrónico, ofrece la opción de que te escriban por mensaje de texto o dirígelos a la página de Facebook del evento de forma que puedan confirmar su asistencia allí.
- En lo posible, pídeles a los invitados que no confirmen menos de un mes antes de cuando el evento esté programado de forma que tengas bastante tiempo para hacer ajustes según el recuento.^{[8]
  X
  Fuente de especialista
  
  Christina Millikin
  Planificadora de eventos profesional
  Entrevista a especialista. 11 de febrero de 2020.}
7
Incluye un cronograma con la invitación de forma que los invitados puedan ver lo que esté planificado. Si ocurrirán varias cosas en el evento en horas específicas (por ejemplo, una demostración del producto), incluye un cronograma simple para que los invitados lo vean. Escribe la hora a la que ocurra el evento más pequeño y una explicación breve de lo que sea, creando una tabla fácil de leer.^{[9]
X
Fuente de investigación}
- Por ejemplo, podrías decir "4 p. m.: Llegan los invitados, 4:30 p. m.: Palabras del director ejecutivo, 5 p. m.: Demostración del producto".

Método 2

Método 2 de 2:
Hacer que la invitación sobresalga

1
Haz que la invitación sea visualmente atractiva con la fuente y el formato. Incluye una paleta de colores cohesiva y letras en negrita para que la invitación sobresalga. Experimenta con distintas fuentes para encontrar un par que combinen bien juntas. El objetivo es crear una invitación colorida pero fácil de leer, por lo que debes optar por fuentes legibles de un tamaño lo suficientemente grande.^{[10]
X
Fuente de investigación}
- Por ejemplo, podría haber un esquema de colores azul y dorado con dos fuentes separadas claras y legibles.
- Un tamaño de fuente de 14 puntos o más suele estar bien para una invitación.
- Deja espacio entre la información clave de forma que las palabras no estén muy abarrotadas.
2
Resalta la información más importante para que sea notoria. Haz que la información importante sobresalga más, como la hora y fecha, el producto que vaya a lanzarse y la información sobre la confirmación de asistencia. Elige una fuente que sobresalga contra otra fuente o coloca las palabras en negrita para resaltar estas cosas en la invitación.^{[11]
X
Fuente de investigación}
- Asimismo, podrías resaltar la información cambiando el color de la fuente.
3
Utiliza una imagen de tu empresa o producto como el foco de atención. Añadir una imagen a la invitación puede ser una excelente forma de mostrarles a los invitados lo que vayas a lanzar. Utiliza una imagen del producto que vayas a demostrar o una imagen que combine con el tema del lanzamiento (de haberlo) o incluso muestra tan solo un contorno del edificio de tu empresa o de la ciudad.^{[12]
X
Fuente de investigación}
4
Haz que la invitación sea más agradable mediante la redacción. Utiliza la invitación al lanzamiento para entusiasmar a los invitados en cuanto a asistir mediante el uso de frases hospitalarias y amistosas. Por ejemplo, podrías decir "¡Esperamos que vengan a relajarse y socializar con nosotros!".^{[13]
X
Fuente de investigación}
- Podrías terminar la invitación con "¡Iniciemos este proyecto juntos!" o "¡No podemos esperar para celebrar con ustedes!".
5
Menciona premios para entusiasmar a la gente en cuanto a asistir. Una excelente forma de atraer a una multitud es ofrecer premios o actividades divertidas que tengan relación con el lanzamiento. Por ejemplo, si vas a lanzar un producto nuevo, podrías llevar a cabo una rifa y regalar un producto (o más) para llamar la atención y atraer el apoyo de la gente.^{[14]
X
Fuente de investigación}
- Podrías decir "¡Las festividades de la noche incluyen premios!".
6
Envía una invitación electrónica como una opción rápida y fácil. Las invitaciones electrónicas son excelentes para las fiestas de lanzamiento debido a que puedes personalizar la invitación con facilidad y enviársela a muchas personas con solo un clic. Muchas veces, incluso es gratuito enviar invitaciones electrónicas. Si vas a enviar invitaciones electrónicas, debes asegurarte de tener la dirección correcta de correo electrónico de cada invitado.^{[15]
X
Fuente de investigación}
- Elige las invitaciones electrónicas como método de invitación si vas a planificar un lanzamiento casual, si quieres que las invitaciones se envíen de inmediato o si el lanzamiento girará en torno a la tecnología.
7
Opta por una invitación física si quieres un método más formal y sofisticado. Enviar invitaciones físicas costará más que las invitaciones electrónicas entre los sobres, las estampillas y las invitaciones en sí. Las invitaciones físicas pueden ser muy buenas para una fiesta formal o un lanzamiento pequeño en el que solo vaya a haber una cantidad selecta de invitados o si el lanzamiento es dentro de varias semanas y hay tiempo para que las invitaciones enviadas por correo les lleguen a los invitados.^{[16]
X
Fuente de investigación}
- Si deseas, incluye talones para confirmar la asistencia en el sobre para que el invitado te los envíe de regreso.
- Por ejemplo, para una fiesta de lanzamiento de etiqueta, podría necesitarse una invitación física.

Consejos

Si vas a enviar la invitación al lanzamiento mediante un correo electrónico normal, crea una buena línea de asunto que indique qué es el evento y entusiasme a las personas. Por ejemplo, la línea de asunto podría decir: "¡Estás invitado a lanzar nuestro producto con nosotros!" o "Qué emoción… ¡la fiesta de lanzamiento ya está aquí!".
Envía las invitaciones al lanzamiento a posibles clientes, empleados, amigos, colegas y cualquier otra persona a la que creas que le gustaría participar.