Cómo implementar estrategias de eficiencia

Identifica las carencias en la eficiencia de los empleados. Para poder crear metas de eficiencia en los empleados de tu compañía, primero tendrás que identificar toda carencia o problema de eficiencia que estos tengan. Si tu compañía cuenta con varios departamentos, podrías tener que identificar al menos 1 o 2 carencias en la eficiencia de cada departamento.^[2]

• Por ejemplo, podrías tener una carencia en la eficiencia entre las horas de trabajo de los empleados y los proyectos culminados. Si bien tus empleados parecen trabajar jornadas de trabajo completas, aun así los proyectos no se culminan y no se alcanzan los márgenes de ganancia. Podrías analizar la forma en la que tus empleados están trabajando. Quizás no puedan acceder a la tecnología más reciente, lo que hace que los procesos de trabajo sean más lentos y no puedan cumplir con los plazos del proyecto. Esta podría ser una carencia en la eficiencia de tus empleados: un entorno laboral no productivo.
• Otro ejemplo que podrías percibir es que tus empleados parecen no estar motivados o con energía en el centro de trabajo, y en consecuencia, las relaciones con los clientes se ven afectadas y los proyectos no se desarrollan con la fluidez debida. Quizás identifiques esta otra carencia en la eficiencia: poca motivación y pocos incentivos para los empleados.

Brinda una red de Internet segura. Muchas de las ineficiencias de los empleados (como la mala comunicación entre empleados y clientes, el mal rendimiento de los empleados y los plazos límite incumplidos) pueden deberse a una mala red de Internet. Puedes solucionar esta ineficiencia si te cercioras de que el edificio de la compañía cuente con una red de Internet segura y sólida que pueda estar al nivel de la carga laboral de la compañía.^[3]

• Esto es importante en particular si tus empleados usan Internet para comunicarse con los clientes y entre ellos mismos. Una red lenta o defectuosa puede dar como resultado correos electrónicos no recibidos, un fracaso en la comunicación con los clientes, y retrasos en las respuestas de los clientes; todo esto ralentizará la producción de tus empleados.

Cerciórate de que tus empleados tengan un entorno laboral productivo. Como empleador, también es vital que les brindes a tus empleados un entorno laboral productivo, así garantizarás que logren la mayor eficiencia posible. Esto podría consistir en garantizarles el acceso a las computadoras o laptops más modernas, y aparatos electrónicos (como impresoras, escáneres y faxes) que funcionen bien. Asimismo, debes cerciorarte de que cada sala de reuniones tenga teléfonos de conferencia que funcionen a la perfección, y deberás proporcionar teléfonos móviles para su uso en la compañía si tus empleados suelen estar yendo de un lado a otro.^[4]

• Asimismo, podrías tener que brindar más facilidades para que tus empleados compartan información entre sí usando Google Drive u otro programa para compartir archivos. De este modo, no perderán ni olvidarán los documentos importantes, lo que permitirá que tus empleados usen la tecnología y compartan archivos de la manera más eficiente posible.
• Si empiezan a compartir archivos por Internet, esto también disminuirá la cantidad de residuos de papel que tu compañía produzca cada año, lo que eliminará las ineficiencias como la producción elevada de desechos y el dinero invertido en el reciclaje y la reducción de desechos en la oficina.

Verifica que los salarios de tus empleados sean competitivos e incluyan todos los beneficios. Otra posible causa de la ineficiencia de los empleados es la falta de una remuneración competitiva. Si les pagas poco a tus empleados y haces que trabajen demasiado, esto podría generarles resentimiento, poca motivación y altos niveles de estrés. Debes brindarles salarios que sean competitivos en el mercado y que incluyan todos los beneficios, como atención médica y un programa de fondos de jubilación para empleados.^[5]

• La mayoría de los empleados trabajarán con más empeño y mejor si saben que tienen seguridad y estabilidad laboral, y pueden confiar en su empleador para que les brinde un salario justo y competitivo. La atención médica y un plan de jubilación también son grandes incentivos para lograr que los empleados trabajen con eficiencia, y pueden ayudarte a conservar a tus empleados por un largo tiempo. Esto disminuirá la necesidad de gastar dinero en contratar y capacitar a nuevos empleados.

Disminuye el tiempo que tus empleados necesiten para viajar. Emplear el tiempo y el dinero de la compañía para viajar puede disminuir la eficiencia operativa y generar un desperdicio de recursos. Concéntrate en disminuir el tiempo que tus empleados requieran para viajar y reunirse con un cliente o llegar a un área de trabajo. Si es posible, emplea las videoconferencias y los correos electrónicos siempre que se pueda a fin de disminuir la necesidad de que tus empleados viajen; y solo permite que tus empleados viajen cuando sea totalmente necesario.^[6]

Implementa un programa de reconocimiento para empleados. Haz que tus empleados sientan que son vitales para tu compañía, y necesarios para mejorar la eficiencia de la misma. Para ello, crea un programa de reconocimiento para empleados. Designa a un supervisor o líder de cada departamento para que escoja a un empleado que sea la imagen del trabajo arduo, la diligencia, la cultura de la compañía o las eficiencias operativas.

• El programa podría premiar a los empleados reconocidos con una bonificación, hacer que participen en un sorteo, o incluso darles un reconocimiento en las redes sociales. El premio no tiene que ser costoso ni lujoso. En lugar de ello, debe destacar al empleado y garantizar que sienta el reconocimiento de la compañía, los demás empleados y los clientes.

Crea un comité para la eficiencia de los empleados. Para mantenerte actualizado sobre las eficiencias de los empleados, podrías incentivar a los supervisores o líderes a formar un comité para la eficiencia de los empleados. Trata de que el comité tenga un representante de cada departamento o área, así estará equilibrado. Programa reuniones mensuales para conversar sobre la manera de mejorar las eficiencias de los empleados y asegúrate de desarrollar al menos 1 o 2 metas de eficiencia al mes.