Cómo organizar una hackatón

Una hackatón es normalmente un evento que dura un fin de semana entero, durante el cual programadores de hardware y de código se juntan para resolver un programa de código o programación. Las hackatones también pueden ocurrir fuera de la industria de la programación. De manera global, muchos grupos de profesionales de otras industrias se juntan para resolver un problema común de su campo.^{[1]
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Fuente de investigación} Para organizar una hackatón, primero agrupa unos objetivos claros y alcanzables, después invita a los participantes, encuentra patrocinadores, y arregla un lugar, comida y transporte.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Determinar el foco y los detalles importantes

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Articula un objetivo claro para la hackatón. Para que sea un éxito, tú y el resto de participantes deberéis tener un objetivo claro de lo que se va a conseguir. Las hackatones son un recurso valioso para crear una red de contactos, pero sobre todo un intento de resolver un problema específico o crear una nueva tecnología. Por ejemplo, el objetivo podrá ser:^{[2]
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- solucionar un problema médico relacionado con las muertes de niños por problemas respiratorios
- centrarse en la necesidad de más empresas emprendedoras de comida
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Encuentra un lugar para llevar a cabo la hackatón. Un mes o dos antes, comienza a organizar un lugar físico para el evento. Asegúrate de que tenga asientos adecuados para los asistentes, así como un proyector, un micrófono y cuartos de baño. Si no tienes patrocinadores y fondos económicos limitados, necesitarás encontrar un local barato. Dependiendo del tiempo y de los recursos de los que dispongas, considera lugares como:^{[3]
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- 2 o 3 salas de conferencias en un hotel local
- espacio en una universidad
- una biblioteca pública cercana
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Organiza la hackatón para un fin de semana lento. Tendrás un mejor resultado en el evento si lo organizas en un fin de semana en la que la mayoría de los participantes estarán libres. Esto significa que deberás evitar organizar el evento durante las vacaciones de verano, invierno o cerca de las vacaciones nacionales. Asegúrate también de no organizarla el mismo fin de semana que haya una conferencia importante en tu campo.^{[4]
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- Por ejemplo, los fines de semana inmediatamente antes y después de un día conmemorativo (o cualquier otra vacación importante) serán ambas elecciones pobres para organizar una hackatón.
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Recluta uno o más patrocinadores para el evento. Pregunta en lo relacionado con tu industria donde encontrar al menos un patrocinador comercial. Los patrocinadores pueden ayudar a cubrir los gastos de una hackatón larga de varias maneras: proporcionando un lugar para el evento, proporcionado comida, o directamente dinero. A cambio, las empresas patrocinadoras esperarán algo, quizás algo de tiempo para dirigirse a los participantes o un puesto para vender sus productos.^{[5]
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- Si el evento es un éxito, lo más probable es que los patrocinadores quieran repetir todos los años. Si la hackatón continúa haciéndose más grande, puedes reclutar más patrocinadores.
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Ponte en contacto con los posibles participantes con un par de meses de antelación. Los organizadores normalmente contratan a profesionales de diversas industrias para la hackatón o se ponen en contacto con gente que no conocen. En este caso, ponte en contacto con profesionales en el campo con un par de meses de antelación, para que tengan tiempo de organizar sus horarios y hacer planes de viaje para asistir al evento.^{[6]
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- Por otro lado, si la hackatón es un evento requerido dentro de tu empresa o negocio, no necesitas anunciarlo con mucha antelación. Informa a los empleados sobre el evento que está por venir con una semana o dos de antelación.
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Limita el número de participantes. Las hackatones populares se pueden convertir rápidamente en eventos masivos. Para evitar un gran evento inflado, limita el número de participantes con antelación. Si limitas el número a 300 o 400, tendrás suficientes participantes para rellenar varias sesiones de entrenamiento y piratería, pero no tantos que el evento se salga de control.^{[7]
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- Una regla de oro útil es que todos los participantes quepan en una sola sala de reuniones o gimnasio.
- Ten en cuenta que como la asistencia es completamente voluntaria para la mayoría de hackatones, solo el 60 % de los invitados acudirán realmente.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Planificar para la comodidad y la conveniencia

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Organiza transporte para los participantes de la hackatón. Un método popular para llevar a los participantes al lugar del evento es alquilar un autobús. El autobús puede pasar por un estado o dos y recolectar a los participantes en 6 o 7 localizaciones antes de llevarlos al lugar del evento.^{[8]
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- Una vez que los participantes estén en la ubicación, considera sus necesidades de transporte local. Por ejemplo, si el evento se organiza en un hotel, habla con el encargado para ver si tienen un servicio que pueda mover a los participantes a través de la cuidad si fuese necesario.
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Encarga comida más que suficiente para la hackatón. Para mantener a los participantes contentos y productivos, necesitan estar bien alimentados. Planifica un desayuno suave que repartir cuando los participantes lleguen cada mañana, y una comida sobre la 1 o 2 p. m. Pregunta con antelación a los participantes sobre sus restricciones de dieta que tendrás que acomodar.^{[9]
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- El tipo de comida que proporciones dependerá del presupuesto para el evento. Si no tienes mucho dinero, bastará con muchas pizzas y refrescos.
- Si tienes un presupuesto más grande, busca contratar un servicio de cáterin local o un restaurante para proporcionar 2 comidas sanas al día.
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Asegúrate de que el local tiene conexión a internet y a la electricidad estables. Habla con el encargado del local o el dueño para confirmar que su conexión a internet puede soportar más de 400 dispositivos accediendo a internet de manera simultánea. Confirma también que el local tiene suficientes enchufes para conectar, ordenadores portátiles, teléfonos y tabletas.^{[10]
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Fuente de investigación}
- Ten en cuenta que muchos participantes llevarán 2 o más dispositivos electrónicos.
- Idealmente, el local tendrá los enchufes (o alargadores) para que cada participante pueda utilizar 1,5 enchufes.
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Planifica entretenimiento para la tarde si el presupuesto lo permite. Si el evento principal acaba a las 5 o 6 p. m. cada día, organiza algún tipo de entretenimiento para ayudar a los participantes a desestresarse y relajarse. Invita a una banda local para tocar durante la tarde o alquila una máquina de karaoke para configurar en la sala de conferencias central para que la usen los invitados.
- Incluso el presupuesto mínimo deberá cubrir algo de entretenimiento. Llama a un bar local y pregunta si tiene una sala privada para que un par de docenas de participantes lo puedan alquilar durante la tarde.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Facilitar la hackatón

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Divide a los participantes en grupos efectivos. La mayoría de las hackatones tienen muchos grupos de 4 a 6 personas trabajando juntos para resolver el problema propuesto. Los grupos exitosos tendrán expertos en la materia (por ejemplo, profesionales médicos, programadores de código profesionales o encargados de restaurante) con personas relativamente nuevas en el campo (por ejemplo, estudiantes de instituto o de universidad y aficionados interesados).^{[11]
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- Evita juntar grupos de solo expertos o solo aficionados, ya que los aficionados tendrán más problemas para competir contra los expertos.
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Establece reglas claras para la hackatón. Las hackatones normalmente animan a diferentes grupos de programadores (u otros tipos de profesionales) a competir entre ellos. El grupo más exitoso normalmente recibe una recompensa económica o un artículo tecnológico como un ordenador nuevo o una cámara. Las reglas normalmente incluyen un límite de tiempo: por ejemplo, los participantes pueden trabajar en múltiples intervalos de 60 minutos. Especifica también a los participantes que tipo de tecnología no tienen permitido usar.^{[12]
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- Por otro lado, si tu evento está creado para ser más bien colaborativo en vez de competitivo, una estructura de reglas elaboradas puede no ser necesaria.
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Ofrece unas pocas competiciones pequeñas en vez de un concurso grande. Multiplicando el número de competiciones y ofertas durante la hackatón, también multiplicarás el número de premios ofrecidos y el número de posibilidades de ganar. Esto motivará a los participantes y atraerá a otros que no estarán interesados de otra manera.^{[13]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, ofrece un premio pequeño para la mejor innovación utilizando cierto tipo de tecnología.
- Por supuesto, los premios para cada concurso serán más pequeños y baratos que si la hackatón consta de un solo premio general.
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Anuncia los premios por adelantado. Si la hackatón ofrece un concurso o una competición, haz saber a los diferentes grupos al principio del evento cuáles serán los artículos por los que competirán. Esto elevará la motivación de los participantes, ya que sabrán por lo que compiten.
- Por ejemplo, si la hackatón está patrocinada por Dell, puede que estén dispuestos a donar un ordenador portátil de alta gama como premio.
- Por otro lado, si organizas una hackatón relacionada con la educación, uno de los premios podrá ser 2 años de suscripción a una revista de educación.
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Dedica tiempo a talleres de entrenamiento para los más nuevos en la materia. Algunas hackatones se centran exclusivamente en desarrollar nueva tecnología, mientras que otras incluyen sesiones de entrenamiento para novatos en el campo. Los talleres de entrenamientos emparejan a 1 o 2 expertos con un grupo de 10 o 12 relativamente novatos. Los talleres deberán centrarse en temas específicos. Por ejemplo, desarrollar competencia en un lenguaje concreto de programación.^{[14]
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- Las sesiones de entrenamiento son especialmente comunes en las hackatones dentro del campo de la tecnología. Permiten a los nuevos programadores y desarrolladores aprender de profesionales exitosos.

Consejos

Las hackatones también pueden ocurrir dentro de una sola empresa, y juntar a todos los empleados de todo el país para un fin de semana de trabajo, entrenamiento y colaboración.