Cómo organizar una maratón

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Una maratón bien organizada y ejecutada puede concientizar al público y recaudar dinero para una causa noble. La logística y planificación de una maratón depende de la clase de evento. Todos los detalles para planificar y montar una maratón de menor envergadura son similares a los que se usan para una carrera o caminata. Este artículo te ayudará a planificar una maratón.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Antes de la maratón

1
Elige el propósito y el objetivo principal de la maratón.
- Cuando elijas una organización de beneficiencia, entidad o la causa que vas a apoyar, busca un nombre para el evento que sea descriptivo y fácil de recordar. Contacta a la organización que vas a apoyar con el evento para verificar si tienen alguna norma o normas que debes seguir.
2
Elije una fecha y lugar para el evento. Si el lugar es muy popular, es aconsejable que planifiques algunas fechas o lugares adicionales por si hay algún problema.
- Si el evento es una carrera o caminata, elije una ruta y mide las distancias. Organiza una versión larga y corta del evento para acomodar a los participantes de acuerdo a su condición física. Pon atención a los obstáculos, retos o peligros de seguridad que existen en la ruta para planificar correctamente.
3
Desarrolla un presupuesto para el evento. Investiga eventos similares para calcular el costo de actividades adicionales que quieres incluir en el evento.
- Determina la forma en que el evento será financiado y su costo. Incluye gastos administrativos como la publicidad, los carteles en la salida y la meta, números de los participantes, refrescos, basureros, baños portátiles y premios.
- Calcula la cantidad de dinero que debes recaudar e identifica las opciones potenciales para captar los fondos, incluyendo las cantidades estimadas que esperas reunir de cada fuente. Si piensas solicitar contribuciones voluminosas en forma de patrocinios corporativos, organiza reuniones con los representantes o autoridades respectivas lo antes posible. Las negociaciones generalmente son largas.
4
Investiga las licencias y permisos que debes conseguir. Averigua el tipo de seguro médico y/o de responsabilidad que debes conseguir y asegúrate de obtener la cobertura apropiada antes del evento.
- Es probable que debas contactar al departamento de bomberos y policía local, obras públicas, al departamento de parques y recreación, como también a los propietarios de las propiedades privadas.
5
Promociona y haz mercadeo para el evento.
- Usa folletos, afiches, señales, volantes, comunicación de boca en boca y comunicados de prensa para promover el evento. Aprovecha las redes sociales para crear una expectativa en los sitios web de maratones. Organiza un blog o sitio web para publicitar el evento y compartir información actualizada con los participantes y seguidores.
6
Compra los ítems o accesorios que necesitas para el evento.
- Compra los refrescos (específicamente agua embotellada para una carrera o caminata), vasos pequeños, números de los participantes, basureros o bolsas y camisetas. No olvides comprar los premios para los ganadores y también un algún tipo de obsequio pequeño para agradecer a los voluntarios.
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Día de la maratón

1
Preséntate muy temprano en el lugar y haz un recorrido de la ruta. Verifica que no existan cambios inesperados, peligros de seguridad, obstáculos o cualquier cosa que afecte negativamente la carrera.
2
Prepara un listado del día del evento para verificar las cosas que debes hacer durante la carrera. Asigna voluntarios para cada punto y asegúrate que sepan sus responsabilidades durante el evento.
3
Comenta los detalles de último momento con la policía u otras autoridades que estén presentes.
4
Organiza los materiales para cada participante y prepara su distribución antes del comienzo de la carrera.

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Parte 3

Parte 3 de 3:
Después de la maratón

1
Limpia el lugar del evento. Asegúrate de dejarlo en condición muy similar al que lo hallaste antes de la carrera.
2
Envía mensajes de agradecimiento a los patrocinadores y voluntarios. Usa las mismas redes sociales y un comunicado de prensa local o artículo de periódico para agradecer públicamente a los participantes, patrocinadores y voluntarios.
3
Calcula los fondos recaudados de todas las fuentes (menos los gastos) y envía el dinero a la organización correspondiente.

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