Cómo realizar un evento

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La organización de eventos es una gran experiencia, independientemente de si es tu propia fiesta, un evento corporativo, un evento para la familia y amigos, o una boda u otro evento más formal. Es un trabajo duro, pero también es muy gratificante. Puede marcar la diferencia para las personas involucradas, quienes apreciarán en gran medida tu amabilidad y esfuerzos masivos para organizar su cumpleaños, aniversario, boda u otra celebración o evento. Los pasos a continuación te enseñarán cómo ser un gran organizador de eventos, y te darán algunas sugerencias para resolver problemas y, con una planificación cuidadosa, evitarlos del todo.

Parte 1

Parte 1 de 5:
Determinar lo básico

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Averigua tu propósito y tus objetivos. Todo esto parece muy lógico, pero necesitas tenerlos por escrito de forma permanente para saber cuál es el mejor tamaño de local, el presupuesto adecuado, la naturaleza de la presentación, la cantidad (o clase) de invitados y cuáles estrategias emplear para tu evento específico. Así que ¿cuál es el resultado ideal que buscas? ¿Qué quieres hacer?
- Una vez que decidas lo que vas a hacer (celebrar, recaudar fondos, educar, vender, proponer matrimonio, etc.), piensa en por qué lo harás. Conocer tus motivaciones puede ayudar a darte enfoque e impulso.
- Tener unos cuantos objetivos también puede ayudar a alinearte en la dirección en la que necesitas ir. No puedes tratar de alcanzar un objetivo que aún no hayas establecido. Cuando tengas $4000 y estés apuntando a $5000, ese objetivo puede empujarte hacia la meta.
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Elige la fecha y hora. Este es uno de los factores más importantes en la organización del evento. Si eliges una fecha y hora en las que nadie pueda asistir, no importará cuán genial sea el evento que hayas planeado. Y, si eliges una fecha que no esté demasiado lejos (o que sea demasiado pronto), tus invitados o se olvidarán de ella o ya tendrán planes. ¡Es el síndrome de Ricitos de Oro de la organización de eventos!
- Idealmente, debes hacerles saber a tus invitados sobre el evento con alrededor de dos semanas de anticipación. Esto les da una buena cantidad de tiempo para que aún no tengan planes y te da a ti un buen cronograma para invitarlos y recordárselo una o dos veces antes de que llegue el día. Así que haz que tu evento sea en las próximas semanas como mínimo, si puedes.
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Elige el local. Ahora que tienes una idea de lo que vas a hacer y cuándo, puedes comenzar a pensar en locales y acercarte a locales potenciales con una fecha y las cosas que necesitarás. ¿En qué tipo de edificio quieres llevar a cabo el evento y cómo se administrará el espacio? ¿Los invitados estarán sentados en sillas en filas, en bancas, en mesas o en mantas para picnic al aire libre? ¿El clima será un problema? ¿Habrá necesidad de un espacio para bailar, altavoces, un podio o un escenario? Si es así, planea asegurarte de que el espacio para el evento sea lo suficientemente grande.
- Siempre es mejor visitar el lugar de antemano y dibujar un mapa del área. Este mapa puede usarse como un "plan de batalla" y te permite hacer bocetos y asignar espacio para las mesas, las rutas de servicio para la comida, el acceso para discapacitados si es necesario y las rutas de salida, así como planificar la forma como colocarás el equipo en su lugar. También debes marcar en dónde estarán el grupo electrógeno (si es necesario), equipos externos como un refrigerador, máquina para hacer hielo, parrilla o estufas, etc., así como dónde estarán los enchufes y cables (los cuales pueden cubrirse discretamente con una alfombra) y otros riesgos para la seguridad que debas abordar.
- ¿Se necesita autorización legal o de la municipalidad? En la mayoría de casos, se requieren autorizaciones para bares, pero también para ruido excesivo, acceso vehicular y estacionamiento, construcción de recintos grandes como un pabellón, y otras necesidades.
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Elige la cantidad de personas que invitarás. ¿Cuántas personas permiten tu presupuesto y el local? Algunos eventos son estrictamente con entrada o únicamente con invitación, así que son más fáciles de planear, pero muchos eventos tendrán invitados retrasados o adicionales, como niños, parejas o amigos. Y ten en mente también que, mientras más invitados tengas, necesitarás más equipo.
- Como este puede ser el problema logístico más grande, siempre es sensato asegurarte de que haya suficiente espacio para que todas las personas se desplacen por el lugar.
- En establecimientos más antiguos, a la cantidad de invitados generalmente se le conoce como "pax", así que, si estás trabajando en un centro de funciones y ves "pax 150", significa que se esperan 150 invitados.
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Establece un presupuesto. Con suerte, tendrás algunas personas en quienes apoyarte para estimar juntos cuánto dinero necesitarás para este evento. ¿Vas a pagarle al personal? ¿Vas a alquilar el equipo y el local? ¿Vas a proveer comida y bebida? ¿Vas a publicar folletos o postales? Decídete por un número que parezca factible y adapta tu plan a él. No quieres terminar pagando de tu propio bolsillo para este evento si no tienes que hacerlo.
- Es posible que estés en una situación en la que puedas recibir patrocinios o donaciones, pero la mayoría no tiene tanta suerte. Si no esperas recibir más fondos, es imperativo que recortes el presupuesto en donde sea necesario. En lugar de tener un equipo de servicio de comidas, organiza un evento en el que cada invitado traiga un plato (el servicio de comidas será mínimo, pero necesitarás proporcionar una mesa para la comida, tavolas caldas y refrigeradores). En lugar de contratar a un fotógrafo, toma las fotos tú mismo. ¡Sé creativo donde sea necesario!
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Reúne un equipo. Organiza a tu equipo de servicio (incluso si son amigos y familiares u otros voluntarios) para que manejen diferentes secciones importantes, incluso si no estás organizando un evento profesionalmente sino un pequeño evento familiar. La buena organización de eventos a gran escala tiene que ver con organizar a las personas para que cada una esté a cargo de áreas individuales del evento y asegurarte de que todos sepan cuál es el plan.
- Este equipo necesitará que lo notifiques con casi tanta anticipación como al personal que vayas a contratar y a tus invitados. Asígnales labores lo más pronto posible, dándoles una preferencia si puedes. Y trata de tener a unas cuantas personas en espera; siempre hay fallas de última hora.
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Determina la agenda. No puedes planificar más hasta que sepas exactamente lo que va a suceder en el evento. ¿Qué van a decir los oradores? ¿Habrá juegos, actividades o presentaciones que deban programarse? ¿Cuánto tiempo necesitarán los invitados para comer? Organiza un programa bastante detallado para las actividades del día.
- Siempre deja un poco de espacio para ser flexible; ningún evento saldrá exactamente como lo planeaste, minuto a minuto. A la gente se le hace tarde, los discursos toman más tiempo de lo esperado, la fila para el buffet no avanza, etc. Así que, si bien necesitas tener una buena idea de lo que está sucediendo, comprende que es solo para fines de organización y que nada estará escrito.

Parte 2

Parte 2 de 5:
Poner las cosas en marcha

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Envía invitaciones. Porque ¿de qué otra forma la gente sabrá que tiene que asistir? ¡Tienes que enviarles invitaciones! Y esto tampoco es algo en lo que debes escatimar. La invitación es el rostro de tu evento. La primera impresión que la gente obtiene de lo que puede esperar e incluso de si debe asistir. Tiene que ser buena.
- Considera las invitaciones típicas: postales, volantes, etc. Pero también digitalízate: utiliza el correo electrónico, boletines informativos, Facebook, Twitter y sitios como Eventbrite, que funcionan como invitaciones, monitores de invitados y calendario.
  - Corrección: si quieres que asista la mayor cantidad de gente posible, definitivamente usa Facebook y Twitter. Si quieres dejarlo solo para personas VIP, evita usar estas plataformas. Si no lo haces, solo te meterás en un problema.
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Monitorea a los que hayan aceptado. Necesitarás un conteo para saber exactamente cuánto y qué necesitarás, así que monitoréalo. Es probable que no sea el número de personas que realmente asistirán, pero debe darte una idea general. Los sitios web diseñados para la organización de eventos pueden ayudarte con esto, pero también puedes hacerlo en Facebook o en una hoja de cálculo en Excel.
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Maneja lo que tengas que contratar. ¿Tendrás que buscar, contratar, reservar o delegar fotógrafos, constructores, diseñadores y decoradores, oradores invitados, patrocinadores, animadores o bandas, oficiantes o clérigo, parejas de baile o demostraciones? Es sensato incluirlos en el servicio de comidas y cálculo de asientos para que se les proporcione una comida y un lugar en la mesa si es apropiado y si se requiere.
- ¿Se proporcionará comida y bebida? Si es así, conoce quién estará en el equipo que se ocupará de la cocina, el servicio y la limpieza. ¿Qué tipo de comida tienes que servir? ¿Es probable que haya invitados con alergias, requerimientos vegetarianos o veganos, diabéticos, requerimientos religiosos como halal o kósher, que no coman gluten, etc.? ¿Y habrá infantes, niños pequeños, o ancianos o lesionados que no puedan ingerir alimentos sólidos?
- ¿Se ha organizado el entretenimiento y la logística? Esta parte puede ser la entrega del equipo de música, los pabellones o carpas y los efectos decorativos o dirección escénica que necesitarás, como un micrófono y amplificadores, iluminación, tomas de corriente, proyectores y pantallas para presentaciones, máquinas de humo u otros efectos mágicos para el escenario, como espejos, pancartas y carteles corporativos, etc.
  - Si subcontratas a una empresa para que sean los animadores, consulta con ellos para asegurarte de que puedan proporcionar y organizar su propio equipo, así como dónde estarán las secciones del escenario y de servicio en el local y cuál será el programa. De esta forma, puedes averiguar lo que tendrás hacer para ayudarlos.
- Los proveedores de comida, floristas, animadores y otras personas importantes aprecian tener el mayor tiempo posible para planificar, ya que normalmente es más caro obtener productos y personal para solicitudes de suma urgencia. La otra ventaja es que, si no pueden cumplir, aún tendrás tiempo para encontrar una alternativa.
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Busca a alguien que sea el maestro de ceremonias (MC). El MC no siempre organiza el evento completamente, pero sí es el anfitrión. Generalmente es uno de los invitados, quien organiza discursos y anuncia eventos, como los platos de la comida, el baile, los invitados destacados o el entretenimiento. Colabora con esta persona constantemente y mantenla al día. Si es buena en su trabajo, te ayudará mucho.
- A veces tú tendrás que ser el MC, en cuyo caso tu trabajo se volverá mucho más duro ya que tendrás que seguir trabajando hasta que todo haya terminado. En este caso, se vuelve importante organizar tu equipo de servicio y asignar líderes de grupo para que puedas delegarles la mayoría de las labores normales.
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Reúne tu equipo. Cuando contrates personal, revisa más de una vez que estén trayendo el equipo que necesitarán. En algunos casos, es posible que solo te estén proporcionando gente o productos y nada más; tú tendrás que conseguir el equipo por separado. Puedes alquilarlo, comprarlo o incluso tomarlo prestado de tu extensa red social. Revisa tu lista de verificación, desde las servilletas hasta los altoparlantes y cables de extensión.
- Las decoraciones son una gran parte de cualquier evento. Los manteles, flores, regalos, velas, globos, pancartas o telones de fondo para fotos, alfombras rojas, etc., siempre deben conseguirse con bastante anticipación.
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Cubre tus bases. Una cosa que muchos principiantes olvidan son los aspectos más finos del establecimiento. ¿Hay suficientes? Por ejemplo, inodoros y baños, espacios de estacionamiento, rampas de acceso para sillas de ruedas, vestuarios, despensas y espacio de cocina, botes de basura, enfriadores de vinos, acceso a electricidad, etc. Estos son obstáculos que solo son trabajables si los prevés con bastante anticipación.
- También piensa fuera del evento: ¿se requerirá transporte y alojamiento para invitados internacionales o de fuera de la ciudad o delegados en hoteles, así como reservas y espacio para que su transporte los lleve y los traiga del evento?
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Conoce con quién estás lidiando. Comprender la jerarquía social de tu evento (si no es realmente la tuya) es fundamental para conocer cómo manejar cualquier situación. Ya que es esencial que el cliente tenga confianza en ti, tienes que averiguar:
- Quiénes son los invitados clave (esto generalmente es simple cuando se trata de un evento de celebración), como la novia y el novio. El cliente no siempre es el invitado clave, pero puede ser parte de su grupo o no estar presente del todo.
- Quiénes son los invitados anfitriones (los invitados que a menudo actúan como anfitriones en sus propias mesas y tienden a ser sociables y buenos motivadores de los invitados). Estas personas son útiles para mantener una atmósfera agradable y entablar conversaciones si las cosas se ponen silenciosas, animar a las personas a bailar o presentar a los invitados unos con otros para hacer nuevas amistades. Estas personas deberían ser de confianza, pero generalmente es útil conocerlas ya que te mantendrán informado, pueden ofrecerse como oradores invitados o MC en tu lugar en caso de una emergencia y estas serán en general las personas que harán que el evento fluya hacia adelante.
- Quiénes son los pacificadores. Debes estar consciente en todo momento de quiénes son estas personas clave, ya que tienes que informarles de los asuntos e involucrarlas en el manejo de problemas y disputas según sea apropiado. Estos generalmente serán el cabeza de familia, un conserje, un jefe o la seguridad contratada.
- Quién es el que toma las decisiones. En la mayoría de casos, eres tú como organizador, pero cuando tienes que consultar a invitados y no es apropiado involucrar a los invitados clave (ya que normalmente estarán ocupados siendo buenos anfitriones), averigua a quién debes consultar en caso de una emergencia. En última instancia, la persona que tenga la autoridad final en el asunto será la persona que paga la cuenta si estás cobrando por tus servicios, o cualquiera a quien consideres "el cliente".

Parte 3

Parte 3 de 5:
Llegar a la meta

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Familiarízate con el local. Mucho antes del evento, es una buena idea echarle un vistazo al local y resolver cómo se organizará todo. Es posible que necesites hacer arreglos adicionales para adaptarte al plano del piso (cables de extensión, iluminación, etc.). Y, si el local es difícil de encontrar para ti, probablemente sea difícil de encontrar para tus invitados, así que toma esto en cuenta también.
- Si depende de ti, planea dónde irá cada cosa y cuándo. Si no hay espacio, debe irse. Habla con el gerente del local sobre qué clase de ayuda puede y está dispuesto a ofrecerte y si hay algún código urbano que necesites acatar, sobre todo en caso de una emergencia.
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Considera elaborar kits para tu equipo. Tu equipo va a trabajar duro. Para demostrarles tu aprecio y mantenerlos en su mejor desempeño, hazles un kit para dárselo al principio del evento. Botellas de agua, barras de granola, chocolates, pequeños detalles de agradecimiento, cualquier cosa que te parezca apropiada. También les subirá la moral desde el principio.
- Considera conseguirles placas o un pequeño regalo para hacer que se sientan parte del evento y para que lo recuerden. ¡Y asegúrate de mantenerlos alimentados e hidratados! Siempre piensa en tu equipo como un recurso que quieres poder usar en el futuro.
3
Comunícate con todos los equipos y terceros. Antes del evento, es importante tener todo en orden. Asegúrate de proporcionar instrucciones claras a tu equipo sobre cómo llegar al local y darles tu número o preferiblemente una tarjeta de presentación con contactos a los que llamar si necesitan direcciones. ¿Alguien tiene alguna pregunta? ¿No? ¡A trabajar!
- Asegúrate de que todos estén cómodos con sus labores. Es posible que algunas personas no estén dispuestas a verbalizar esto, así que trata de analizarlas si es posible. ¿Parecen seguras y confiadas? Si no es así, tranquilízalas, repasa sus labores y hazles algunas preguntas básicas. Si estás en duda, emparéjalas con un compañero más capaz.
4
Prepara una lista de contactos y otros papeles, si es necesario. Tu propia organización es tan importante como la del evento. Si estás organizado y las cosas se ponen caóticas, aún es posible que todo salga bien. Pero si no lo estás, se puede armar la grande. Estas son algunas formas de prepararte:
- Elabora una lista de contactos con números telefónicos y direcciones. ¿El pastelero creyó que tú ibas a recoger el pastel? No hay problema. Llama a Ana, que vive cerca; ella puede darse una vuelta por la pastelería de camino al evento.
- Haz una lista de verificación. A medida que el personal vaya llegando, sabrás cuáles productos, cuál equipo y quiénes faltan.
- Prepara los recibos y la facturación según sea necesario. Mientras más control tengas sobre todo ahora, tendrás menos problemas más adelante.
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Evita los cambios de último minuto. ¿Es probable que haya cambios artísticos frecuentes? Las bodas son infames porque los clientes hacen cambios de diseño de último minuto, así que es sensato darles a tus clientes una fecha límite para los cambios. Generalmente, 1 semana antes del evento es muy cercano, pero le da al cliente un poco de flexibilidad y evita que los cambios de último minuto lleguen demasiado tarde como para que sea práctico o rentable implementarlos.
- Si son cambios simples, sutiles o básicos que usen las decoraciones ya conseguidas, entonces no es irracional acceder a las solicitudes de cambios. Sé lo más complaciente posible en lo que es generalmente un evento muy esperado emocionalmente.

Parte 4

Parte 4 de 5:
Administrar el evento en sí

1
Organiza todo. Sé el primero en llegar al local para supervisar las preparaciones. Asegúrate de que todos lleguen como corresponda y comienza a hacer llamadas si no es así. Ayuda a aquellos que necesiten ayuda, dirige a los que necesiten dirección y sal del camino cuando tengas que hacerlo. Que no haya lesionados hasta después del evento, por favor.
- Te sentirás más calmado si haces una lista de verificación. Ten una parte para el personal, otra para el personal contratado, otra para las decoraciones y organización básica, y otra para el equipo. Cuando todo esté marcado en la lista, ahí es cuando tendrás tiempo para respirar.
2
Delega. No tengas miedo de delegar. El principal factor de estrés cuando se trata de un evento es el tiempo. Para ahorrarlo, todos tienen que colaborar. Si alguien no está siendo tan útil como podría, dale algo mejor que hacer. Es tu trabajo. No es que estés siendo mandón o pasándote de la raya; estás haciendo lo que tienes que hacer.
- Al delegar, sé firme pero cortés. Di: "Juan, necesito que estés allá en este momento para ayudar con los proveedores de comida. Gracias". Tu personal tiene que desenvolverse tan bien como el evento. Mantén todo a las mil maravillas siendo el líder que tienes que ser.
3
Sé flexible. Esto significa asegurarte de que las cosas se ciñan al programa y ayudar o tener planes de respaldo si algo se retrasa; y aceptarlo. Si comienzas a estresarte, perderás la cabeza. Nada bueno saldrá de eso. Así que, cuando ese discurso dure diez minutos más de lo que debería y el orador esté ignorando tus obvias señales de auxilio o tu intento de fingir un infarto para crear una distracción, relájate. Simplemente haz ajustes en los aperitivos y nadie se dará cuenta. El evento permanecerá intacto.
- Las cosas pasan. Es así. Tienen el mal hábito de pasar. No hay forma de predecir todo, y mientras más pronto aceptes esto, será mejor para ti. Un organizador de eventos calmado y sereno puede hacer maravillas por un evento; uno tenso y hecho un manojo de nervios no podrá. Así que relájate y déjate llevar. ¡Todo terminará pronto!
4
Mantén a todos al día. Revisa que el número de invitados y sus requerimientos sean correctos en el día del evento e informa al equipo de servicio de cualquier cambio lo antes posible. Debes ser el primer par de ojos que note si algo sale mal.
- Consulta con tus clientes para ver cómo se sienten; pueden estar emocionados, nerviosos, preocupados, aburridos o mentalmente exhaustos o tener algún problema que en algunos casos puedes aliviar con un poco de comprensión, palabras amables y ayuda práctica. Es sensato usar este tiempo para revitalizar el entusiasmo en los invitados y el personal en donde sea apropiado.
5
Haz lo tuyo. Respeta a tu equipo de servicio y confía en que podrá cuidar de sí mismo; si les has dado una buena base, deberá irles bien. Ofrece ayuda si es necesario, pero deben ser lo suficientemente experimentados como para no necesitar ninguna ayuda. Estas son algunas cosas que debes tener en mente:
- Actúa como conserje o recepcionista al principio, recibiendo y saludando a cada invitado (si es apropiado) a medida que lleguen. Pásale el mando al MC cuando comience el evento. El rol de organizador consistirá en resolver más activamente los problemas y asegurarte de que todos los quehaceres, como la preparación de la comida y el servicio, se realicen según lo planeado.
- Debes estar pendiente de los invitados y mantenerte en contacto con el MC con frecuencia y de forma discreta en caso de que quiera (o necesite) cambiar de planes.
- Mantén una distancia respetuosa de los invitados clave (después de todo, el evento es para ellos), pero sé fácilmente accesible preguntando en momentos apropiados cómo creen que está saliendo el evento, así como por cualquier problema, solicitud o sugerencia que puedan tener.
6
Para eventos de marketing, regala recuerdos. Quieres que todos los invitados recuerden lo bien que la pasaron. De hecho, es probable que quieras más que eso. Una visita a un sitio web, donaciones futuras, publicidad boca a boca, lo que sea. Para asegurarte de que tu evento sea tan legendario como merece ser, regala un recuerdo. Ya sea una foto, un volante o un bolígrafo, tener algo para recordarles a los invitados del evento es una buena forma de asegurarte de permanecer en su mente.
7
Felicítate después del evento. La mayoría de eventos tienden a dirigirse solos cuando empiezan, pero todo el trabajo duro es la preparación que nadie ve. ¡Así que date palmaditas en la espalda, porque te lo mereces! Bien, ahora de regreso a la acción. ¡Tu trabajo aún no termina!
- Después del evento, organiza un tiempo para encontrarte con tu cliente y agradecerle. Siempre se recomienda ofrecer un regalo apropiado y considerado para que recuerde el tiempo que pasó contigo, ya que son estos detalles pequeños los que hacen que la experiencia sea más rica y lo que puede hacer que recomiende tus servicios en el futuro. Si le diste un regalo durante el evento, como en una lista de regalos junto con los otros invitados, entonces un regalo atento para después del evento, como flores, una foto enmarcada de tu momento favorito del evento (como el corte del listón, el clímax del show, la ceremonia de premiación, el beso de la boda, el momento en que se soplaron las velas del pastel, etc.) o algún otro regalo puede ser apropiado.
8
¡Ordena todo y sal de ahí! Tal como te enseñó tu mamá: "déjalo en la misma condición en la que lo encontraste". Lo mismo va para el local. Todo tiene que estar tal como estaba antes de que llegaras; este es un negocio en el que no quieres quedar mal con nadie. Así que hazle saber a tu personal cuando sea momento de desmantelar todo y no dejes que se vayan hasta que todo esté ordenado. ¡Y tú también tienes que colaborar!
- Cierto, es agradable, pero también evita que te cobren más de lo que deberían. Muchos lugares agregan tarifas de limpieza adicionales si encuentran cualquier oportunidad para hacerlo. Así que déjalo tan reluciente como puedas para evitar los costos ocultos.
9
Ocúpate de las devoluciones y los pagos, y agradece a todas las partes involucradas. Es posible que necesites hacer arreglos para la devolución del equipo contratado o prestado y más adelante consultar con el cliente sobre su experiencia. Incluso si no te pagan después del evento, agradécele la oportunidad de tener una experiencia tan buena de dirigir un evento con él o ella. ¿Puedes pedirle una tarjeta de presentación?
- ¡Agradécele también a tu personal! Asegúrate de que todas las partes involucradas hayan recibido su pago (y que todas las partes involucradas hayan pagado), presenta recibos y ocúpate de todos. Debes ser uno de los últimos en salir; y asegúrate de cerrar con llave.

Parte 5

Parte 5 de 5:
Resolución de problemas

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Conoce cómo manejar a los invitados que lleguen tarde y otros problemas de invitados. Este es un problema común, así que es mejor estar preparado. En líneas generales, los retrasos son comprensiblemente difíciles de evitar (como problemas inesperados de tráfico) y los invitados que llegan a tiempo los saben perdonar. Dicho esto, estas son algunas cosas que puedes hacer para evitar que sucedan:
- Asegúrate de que las invitaciones sean claras en cuanto a la hora del evento y, si solicitan una respuesta, asegúrate de confirmar la hora. Comunícate con el MC (por medio de tu lista de contactos), los invitados relevantes (a menudo los líderes de los grupos), los animadores y el personal de cocina apenas seas consciente de un problema que no puedas resolver fácilmente. Si los invitados retrasados son el centro de la atención (como los novios), los métodos generales son:
  - Contacta directamente a los invitados retrasados para preguntarles el estimado de su hora de llegada. Informa a la cocina inmediatamente de cualquier novedad para que puedan bajar el ritmo o apresurarse para mantenerse a tiempo.
  - Abstente de hacer saber públicamente que el evento se está retrasando debido a ciertos invitados (porque se darán cuenta ellos mismos), pero informa a los anfitriones o invitados clave que estás consciente de este hecho. Hazles saber lo que planees hacer, pero deja que los anfitriones hagan alguna sugerencia, ya que conocen a los miembros de su grupo y lo que sería apropiado en el contexto.
- Presta mucha atención al tiempo en relación a los discursos. Si los invitados clave están retrasados, sirve un aperitivo (el primer plato) o bebida adicional temprano, ya que esto evitará que los invitados que llegaron a tiempo se aburran y los mantendrá ocupados.
- Para los invitados que vayan a retrasarse por más tiempo del que sea razonable o posible (como para servir comida que simplemente no pueda esperar, como soufflés), empieza el evento según lo planeado y, cuando lleguen los invitados retrasados, haz que empiecen en el siguiente plato de la comida (incluso si es el postre).
- Organiza un baile, juego, discurso u otra forma de entretenimiento adicional (sobre todo música) y asegúrate de tener distracciones adicionales, como fotografías de grupo o de la fiesta que se realicen hasta que los invitados lleguen. Debes considerar esta estrategia de respaldo con un día de anticipación.
- Para los invitados que llegan tarde deliberadamente, debe verse como la decisión del invitado, no tu culpa como organizador, así que tu deber es primero con los invitados que ya están presentes y asegurarte de que el personal se esté ocupando de ellos. En resumen, actúa como si no hubiera ningún problema y sigue adelante de todas formas.
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Conoce cómo manejar problemas de comida. Esto es raro si has planeado las cosas cuidadosamente; sin embargo, los accidentes pasan (como que un invitado o un niño haga un desorden en una mesa de comida o haya un accidente en la cocina). Debes estar consciente de la clase de invitados con anticipación para poder tomar en cuenta cuándo y dónde se servirá la comida (como para un buffet) y dónde tales invitados estarán sentados.
- Cualquier derrame debe limpiarse inmediatamente por razones de seguridad, incluso si significa retirar una alfombra roja o una decoración o mueble deseado para poder hacerlo. Si es imposible ocultar una mancha sin afectar la apariencia o la integridad del artículo (como una antigüedad), entonces es sensato retirarlo. Si tienes uno de repuesto, úsalo; si no, mueve los muebles o la decoración existentes para que no parezca que algo falta.
- Una ligera barrera de cuerda, una cortina o una pantalla son recomendables si necesitas esconder el área de la comida (como un buffet con samovares o al organizar la "revelación" del siguiente plato), ya que a algunos invitados puede parecerles que, si la comida está en el área del comedor, es libre para todos cuando quieran, lo cual no siempre es el caso.
- Reorganiza el menú. Si no es posible incluir parte de un plato (como un acompañamiento que se haya quemado), ya sea exclúyelo del todo, busca una alternativa o reduce el tamaño de las porciones para extender la comida, pero incrementa las porciones de otras comidas para equilibrar. Informa a los anfitriones de las mesas según sea necesario.
- Puede haber vegetarianos, abstemios y personas con alergias alimenticias o dietas religiosas o especiales que no estés esperando. No debería ocurrir ninguna sorpresa con una planificación adecuada, pero los invitados en ocasiones llevan a miembros adicionales de su familia, parejas o amigos cercanos sin consultarte, sobre todo si no es un evento únicamente por invitación. Esto generalmente se resuelve fácilmente. Mantén un conteo de cabezas a medida que los invitados lleguen y, cuando lleguen a la puerta, pregunta si tienen algún requerimiento alimenticio e informa a la cocina y el personal de servicio inmediatamente.
- Para grupos inesperados más grandes que no se hayan colado, envía a un miembro del personal a la cocina para evaluar la situación y, si es necesario, sal a conseguir más provisiones. Las cocinas normalmente sobre abastecen para compensar en caso de accidentes, y a menudo hay más cancelaciones que invitados inesperados. Las porciones limitadas pueden extenderse proporcionando rellenos adicionales, como panecillos, ensaladas o porciones de vegetales, cuyos ingredientes puedes conseguir rápidamente en supermercados locales.
3
Conoce cómo lidiar con niños. Es sensato recordar que muchos organizadores han cometido errores graves al subestimar la inteligencia u olvidar las necesidades y deseos de los niños en eventos, ya que tienen las mismas necesidades y deseos que los adultos: pasarla bien y no aburrirse. Recuerda que sus padres a menudo también se ofenden si el evento no atiende a sus hijos. En la práctica, es mejor solicitar en las invitaciones una respuesta para cada niño que vaya a asistir.
- Es mejor que a los niños pequeños (menores de 10 años) se les dé comida o bocaditos temprano, ya que en muchas cenas la comida no empieza hasta las 8 pm, que es más tarde de lo que muchos niños están acostumbrados. La comida proporcionada debe ser divertida y saludable, pero tan especial como el menú para adultos, ya que los padres aprecian los toques especiales para sus hijos. Esto facilita su trabajo de forma que puedan divertirse ellos mismos como invitados.
- A los niños mayores de 10 años generalmente se les puede servir comida y porciones de adultos, incluso si no comen todo, pero ofréceles el menú para niños (con el permiso de sus padres) si no parecen muy entusiasmados con las opciones. También se ha sabido que jóvenes de 13 a 18 años han pedido la misma comida que los más pequeños, como hamburguesas con papas fritas, en lugar de la comida más formal de restaurante, y es un truco frecuentemente usado denominar el menú de niños como "Menú alternativo" para los invitados en este grupo de edad. Es muy sensato ir sobre seguro y discutir con los invitados clave con mucha anticipación tus planes para mantener a los jóvenes y mayores involucrados.
- Debe proporcionarse un área discreta para madres con hijos pequeños para sus necesidades, como ir al baño, amamantar, etc., y un lugar para que los niños muy pequeños duerman si están cansados.
4
Conoce cómo lidiar con invitados revoltosos o ebrios, invitados que se hayan colado y otros problemas con invitados. Idealmente, esto nunca sucedería, pero sí sucede, tanto en eventos familiares como corporativos. La política y el drama a menudo salen a la luz en eventos en los que, como una persona ajena, no siempre estarías consciente de ello. Prepárate.
- Pregúntale al cliente o a los invitados clave antes del evento cuál es la probabilidad de tales problemas, o a invitados anfitriones seleccionados si no es apropiado discutir estos asuntos con los invitados clave, de forma que puedas asegurarte de que las personas se sienten en lugares en donde no ocasionarán problemas. Emplea al personal de servicio o a los invitados clave para actuar como monitores no oficiales y estar pendientes de problemas para poder intervenir en donde sea necesario. En el sentido estricto de la palabra, tu labor es asegurar que el evento se desarrolle con fluidez, pero solo en donde sea apropiado, y no involucrarte en asuntos privados. Por lo tanto, debes estar consciente de quiénes dentro de la fiesta son los "pacificadores" del grupo.
- Como puede ser difícil rehusarle alcohol a un invitado ebrio o lidiar con un invitado ebrio que tienda a la ira o la violencia, es sensato emplear a un invitado pacificador y solo involucrar a los cuerpos policiales cuando sea necesario después de consultar con los invitados clave. Incluso en eventos pequeños en tu patio trasero en donde el alcohol a menudo se guarda en un compartimiento para el hielo para que los invitados se sirvan ellos mismos, es igualmente importante estar consciente.
- Las personas que se cuelan son difíciles. Si sucede, desalójalas discretamente si es apropiado; consulta a los invitados clave para verificar que no sean bienvenidas. Para personas que se hayan colado a gran escala y que sean revoltosas o abusivas, tu labor es proteger a los invitados verdaderos en donde sea apropiado y llamar a seguridad o a la policía si no se van después de que tú o los invitados clave les pidan amablemente que se vayan.
- Al principio, los invitados a menudo reorganizan las tarjetas de ubicación en donde se van a sentar, de forma que terminen sentándose junto a las personas que quieran o en la mesa que quieran. Es sensato consultar a los invitados clave en qué medida esto estará permitido según ellos. Normalmente, debes haber organizado los planos de las mesas con anticipación y haber recibido la aprobación de los invitados clave. Si la gente tiene que estar en ciertas mesas, entonces es sensato mantener a la gente fuera del comedor del todo hasta que sea hora de sentarse. A menudo, el vestíbulo, recibidor o área del bar sirve para este propósito, y, si es muy importante debido a asuntos familiares, es sensato que cada invitado anfitrión y personal de servicio agrupe a las personas y las mueva en masa a las distintas mesas para sentarlas en el orden correcto.
5
Conoce cómo lidiar con el clima inclemente. La lluvia o nieve repentinas e inesperadas pueden ser comunes en partes del mundo; del mismo modo, una ola de calor o un frente frío también pueden presentar un problema. Si bien los eventos climáticos no son generalmente un problema si vas a estar bajo techo, estar al aire libre dificulta las cosas. Si se espera mal tiempo, considera cambiar el evento de local. Si el evento no puede reubicarse ni reprogramarse, contrata una gran carpa o pabellón (lo cierto es que esto puede ser costoso con poca anticipación). Es importante estar pendiente de las novedades del clima en el momento; es poco lo que puede hacerse para rescatar un evento afectado por el clima, así que haz lo mejor que puedas con lo que tengas.
- Muchas partes del mundo ahora tienen pólizas de seguro en caso de condiciones climáticas severas u otros problemas. Si estás en un área que sea conocida por su clima inesperadamente cambiante, es recomendable conseguir una cotización si es posible que el evento tenga que reprogramarse, ya que por lo menos cubrirá el costo para el cliente de extender el contrato del equipo, el local y el personal de servicio.

Consejos

Mantén un pequeño espacio de fácil acceso para cosas como servilletas adicionales para derrames, extinguidores de incendios, el botiquín de primeros auxilios y otras contingencias. Si las cosas salen bien, no los necesitarás, pero para eventos grandes es mejor prevenir.
Para invitados y oradores invitados cansados, afectados por el desfase horario o mentalmente exhaustos, es sensato preguntarles a ellos o a sus asistentes por su bienestar y, si es necesario, reservar un tratamiento de spa y masaje u otra forma apropiada para revitalizarlos. También puede ser una buena idea asegurarte de enviarles un poco de comida si no han comido por un tiempo, o algún medicamento si se sienten un poco mal (como un dolor de cabeza relacionado con el vuelo o los nervios o dolor de estómago). Refiérelos a un doctor si es necesario. Los invitados y oradores invitados cansados pueden destruir un evento sin importar cuáles otros obstáculos hayas tenido que superar durante la noche.
Apunta a asegurarte de que todos puedan ver y oír el escenario, la música o los discursos.
También es sensato recordar que siempre es un privilegio organizar el evento de alguien más, incluso si puede parecer estresante y difícil, ya que tu contribución puede hacer felices a muchas personas y dejarlas con una experiencia que recordarán por el resto de sus vidas, a la vez que te brinda una gama de habilidades que puedes usar en tu vida diaria.
Como organizador, es posible que tengas que actuar como un anfitrión o incluso una pareja de baile improvisada para asegurar que el evento se desarrolle bien. Es sensato desarrollar habilidades para ser un orador y bailarín capaz y al mismo tiempo delegar el rol de organizador a otro miembro del equipo que pueda cubrirte por el momento. El objetivo es asegurar que nadie esté sentado en una mesa silenciosa.