Cómo solicitar una copia de un contrato

Coescrito por Clinton M. Sandvick, JD, PhD

Ya sea que vayas a adquirir un servicio de cable, iniciar un nuevo trabajo o solicitar un préstamo, los contratos son parte de nuestra vida. A medida en que te vas haciendo adulto, tendrás que firmar una gran cantidad de contratos escritos que abordarán muchos temas diferentes. Luego de firmar un contrato, debes quedarte con una copia del mismo con todas las firmas de las partes. Si no recibiste una copia del contrato firmado o se te ha extraviado, debes seguir los pasos a continuación para solicitarla:

Método 1

Método 1 de 3:
Determinar cómo solicitar la copia de un contrato

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Averigua quién tiene el contrato. En algunos casos, como por ejemplo en un contrato para la venta privada de artículos personales, la otra parte debe tener una copia del contrato. Sin embargo, puede ser más complicado determinar quién tiene exactamente el contrato si es uno de trabajo o de venta con una gran empresa. A continuación, se señalan algunas pautas que te ayudarán a determinar quién tiene el contrato.
- Si la otra parte del contrato es un individuo, él o ella debe tener el contrato original con ambas firmas.
- Si la otra parte del contrato es una empresa u organización, tendrás que encontrar a la persona adecuada dentro de la organización que probablemente tenga una copia del contrato. Podrías empezar por la oficina de Recursos Humanos (RRHH) o el Departamento Legal de la compañía, y si no puedes encontrar el número de teléfono de cualquiera de esas oficinas, puedes llamar al número principal de la empresa. La persona que conteste el teléfono debe ser capaz de decirte cuál es el departamento que conserva las copias de los contratos celebrados por la empresa y de comunicarte con el encargado.
- Cuando un abogado redacta un documento legal o un contrato, él o ella siempre conserva una copia del mismo. En algunos casos, el abogado conserva el contrato original. Si el abogado de la otra parte tiene el contrato, él o ella debe ser capaz de brindarte una copia ya que tú eres parte del acuerdo. Un abogado puede cobrar una pequeña cantidad de dinero por la copia del contrato.
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Obtén información de contacto de la parte correspondiente. Empieza revisando entre tus documentos personales para ver si tienes registros que muestren información de contacto de la persona o empresa con la que firmaste el contrato. Luego, busca en la guía telefónica o virtual para obtener información de contacto específica, como una dirección postal, número de teléfono o dirección de correo electrónico. Las redes sociales son otra fuente potencial que te puede brindar información de contacto. Si tienes la información de contacto correcta, será más fácil ponerte en contacto con la persona o empresa con la que firmaste el contrato.
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Decide qué tipo de solicitud es el más apropiado. El tipo de solicitud dependerá de a quién está dirigida. Por ejemplo, si conoces personalmente a la parte que tiene el contrato, una llamada telefónica puede ser la forma de solicitud más apropiada. Una solicitud dirigida a una gran empresa puede requerir de una carta formal. Lo siguiente debe ayudarte a decidir qué tipo de solicitud es el más apropiado.
- Por teléfono. En el caso de varias solicitudes de contrato, es mejor llamar directamente a la persona que lo tiene. Si conoces a la persona que tiene el contrato y tienes su número telefónico, una solicitud por teléfono es lo más adecuado.
- Por correo electrónico. Si no eres capaz de contactarte por teléfono con la persona que tiene el contrato o no tienes su número directo, es posible que puedas enviar un correo electrónico formal solicitando una copia del contrato. Pide que te envíen por correo o correo electrónico una copia firmada, y proporciona tu dirección postal o dirección de correo electrónico.
- Por carta. Si el Servicio de Impuestos Internos (en los Estados Unidos), una agencia gubernamental como las fuerzas armadas, o una gran empresa tiene el contrato, es posible que desees escribir una carta formal solicitando una copia de la misma. No envíes una carta a una agencia gubernamental por correo certificado, ya que la agencia no la firmará. Es posible que desees adjuntar un sobre estampado con tu dirección con el fin de asegurarte de que se te enviará una copia por correo.
- En persona. Si el correo electrónico, teléfono o solicitudes escritas no tienen éxito, es posible que quieras visitar la oficina de la persona o su lugar de trabajo con el fin de solicitar una copia del contrato. Si la persona acepta citas, debes llamar y hacer una. De lo contrario, puedes buscarla en su oficina o lugar de trabajo y tienes que estar dispuesto a esperar hasta que se encuentre disponible.
- Por Internet. Dependiendo del tipo de contrato, puedes solicitar una copia por Internet llenando un formulario de solicitud simple. Por ejemplo, la Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos guarda copias de todos los contratos del gobierno. Esto incluye cualquier contrato de alistamiento militar. Puedes visitar la Administración Nacional de Archivos y Registros de Estados Unidos [1] y llenar una solicitud. Del mismo modo, si necesitas una copia de un contrato de alquiler U-Haul, puedes acceder al sitio web de U-Haul [2] y solicitar una copia a través de su formulario en línea.

Método 2

Método 2 de 3:
Solicitar la copia de un contrato

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Incluye toda la información importante en tu solicitud. El formato y el contenido de tu solicitud dependerá del tipo de solicitud que estés realizando y de a quién lo estés solicitando. Cuanta más información tengas, más fácil será para el destinatario identificar el contrato que estás solicitando. Aunque no todos los contratos son escritos, se requiere que varios tipos de contrato sean escritos.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, debes tener los nombres de todas las partes y empresas que son parte del contrato.
- Debes conocer, al menos, la fecha aproximada en que se celebró el contrato. Incluso es útil el mes o el año si no puedes recordar la fecha exacta.
- También debes describir el contenido del contrato de la forma más específica posible. Esto incluye el tipo de contrato, el cual podría ser un contrato de arrendamiento, un contrato de servicios o un contrato de trabajo. También debes identificar el objeto del contrato, ya se trate de servicios, bienes muebles, bienes adquiridos, o el alquiler de una pieza de algún equipo o una dirección física.
- Asegúrate de especificar que deseas una copia firmada del contrato. Una copia sin firmar no te servirá si estás tratando de hacer valer tus derechos en virtud del contrato. Necesitarás demostrar que ambas partes realmente firmaron el contrato.^{[2]
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  Fuente confiable
  Better Business Bureau
  Ir a la fuente}
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Explica el por qué de tu solicitud. Algunas leyes estatales requieren que se les entregue una copia del contrato de arrendamiento firmado u otro tipo de contrato. En el caso del Reino Unido, existe una Ley de Crédito al Consumidor se exige que te den, por ejemplo, una copia de un contrato de crédito bajo petición. En otros estados, no es necesario que se les dé una copia de un contrato, aunque es una buena práctica a realizar. En cualquier caso, si eres parte del contrato, tienes derecho a tener una copia para tus registros.^{[3]
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Fuente de investigación}
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Entrega tu solicitud. Llama, visita, envía el correo, ya sea electrónico o no. Al enviar una carta o un correo electrónico, es posible que desees utilizar un método de entrega que te permita confirmar la recepción por la otra parte, como por ejemplo un correo certificado con acuse de recibo o un correo electrónico de recepción.
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Realiza un seguimiento de tu solicitud. Si no recibes una respuesta dentro de los 10 días, llama y pregunta si existe más información que puedas proporcionar con el fin de acelerar tu solicitud. También es posible que quieras preguntar cuánto tiempo aproximado tardarás en recibir el contrato.

Método 3

Método 3 de 3:
Hacer un seguimiento de tu solicitud

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Exige una copia del contrato por escrito. Si no recibes una copia de tu contrato luego de algunos días de haber hecho el seguimiento por llamada telefónica, escribe una carta de requerimiento. Esta carta debe exigir de manera formal una copia del contrato y solicitar una respuesta dentro de 10 días.
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Describe el contrato. Querrás que el receptor de la carta sea lo más claro posible sobre cuál es el contrato del que quieres una copia y que quieres que te envíen. Debes dar el nombre de las partes, el objeto del contrato, y la fecha en que fue ejecutado y firmado.
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Proporciona instrucciones específicas sobre cómo cumplir con tu solicitud. Haz que sea lo más fácil posible para responder a tu solicitud de forma rápida y eficiente. Si se puede cumplir fácilmente, lo más probable es que obtenga una respuesta.^{[4]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, puedes escribir “Por favor, envíen una copia del contrato a la siguiente dirección”, y brindar tu dirección postal y un sobre con estampilla con tu dirección.
- También puedes escribir “Por favor, dejen una copia del contrato con mi secretaria” y brindar una dirección física donde la puedan entregar.
- También puedes proporcionar tu dirección de correo electrónico y escribir “Por favor, envíenme una copia del contrato al siguiente correo electrónico”.
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Indica una fecha límite. Indica la fecha exacta o periodo de tiempo en el cual debas recibir la copia del contrato. Por ejemplo, podrías darle al destinatario 10 días o colocar como fecha límite el 1 de septiembre de 2015.
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Indica las consecuencias si lo incumplen. Deja que el destinatario sepa lo que sucederá si él o ella no cumple con tu solicitud y no te envía una copia del contrato.
- Por ejemplo, puedes escribir “Si no recibo la información solicitada dentro del plazo especificado, me veré obligado a contratar a un abogado”.
- También puedes escribir “El incumplimiento de esta solicitud tendrá como resultado tomar una acción legal en su contra”.
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Consigue refuerzos. Si todo lo demás no funciona y aún no tienes una copia del contrato, contrata un abogado. Puedes tener opciones legales que obliguen a la otra parte a presentar el contrato para que lo revises. Muchas veces, recibir una carta de amenaza de un abogado es lo único que se necesita para obligar a la parte a cumplir con las peticiones simples, como enviar la copia de un contrato.
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Determina si otra agencia tiene una copia del contrato. En algunos casos, otra agencia puede tener una copia del contrato archivado. Por ejemplo, si vives en una vivienda subsidiada por el gobierno, el propietario suele estar obligado a presentar una copia de tu contrato con la agencia de vivienda local o estatal cada año. Si ha existido un proceso judicial sobre tu contrato de arrendamiento, contrato de préstamo hipotecario u otro tipo de contrato, entonces es probable que el secretario del tribunal tenga una copia del contrato archivado.

Consejos

Consigue la confirmación de entrega de tu carta de requerimiento. El servicio postal de los Estados Unidos ofrece un servicio de confirmación de entrega que no requiere que la otra parte firme por la entrega, y que te permite realizar un seguimiento y confirmar la entrega de tu carta en línea. Este servicio se encuentra disponible por un monto mínimo de setenta y cinco céntimos de dólar ($ 0,75).