Comment être mieux organisé(e)

Notre travail à plein temps, notre famille, nos amis, nos loisirs et beaucoup d'autres choses prenantes peuvent transformer notre vie en véritable chaos. Ajoutez-y un peu de désorganisation et il vous semblera impossible de pouvoir réaliser tout ce que vous voulez accomplir dans votre vie. Bien que difficile à acquérir, une bonne organisation est primordiale pour réussir à gérer toutes nos responsabilités. Cependant, l'effort en vaut la peine, car grâce à elle vous serez beaucoup plus efficace et vous aurez un meilleur avantage concurrentiel au travail. Vous vous sentirez aussi plus heureux(se) et pourrez croquer la vie à pleines dents.

Méthode 1
Méthode 1 sur 4:
Organiser ses pensées

  1. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 1
    1
    Créez une liste de choses à faire. Écrivez tout ce que vous devez accomplir aujourd'hui et rayez les entrées au fur et à mesure que vous les terminez. Mettre ses tâches quotidiennes par écrit soulage le stress, car on ne s'inquiète plus de ne pas s'en souvenir. Vous vous sentirez chaque fois plus productif en rayant une tâche que vous avez terminée. N'oubliez pas d'inclure dans votre liste les tâches que vous avez déjà effectuées juste pour avoir le plaisir de les barrer.
    • Organisez les tâches de votre liste par ordre décroissant de priorité. Analysez l'urgence et l'importance de chacune d'entre elles pour bien les prioriser. Demandez-vous : « Si je devais n'accomplir qu'une seule tâche aujourd'hui, laquelle serait-ce ? » Écrivez la réponse en tête de votre liste [1] .
    • Si possible, rédigez votre liste le soir pour le lendemain avant de vous coucher. Ainsi, vous vous réveillerez avec un plan d'action en tête.
  2. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 2
    2
    Créer une liste secondaire de choses à faire. Vous pouvez constamment la mettre à jour en y ajoutant tout ce que vous aimeriez faire. Par exemple, si vous désirez lire un livre ou essayer un restaurant, notez-le sur votre liste secondaire que vous devez toujours avoir sur vous. Si vous voulez aller voir un film en particulier, vous n'êtes pas obligé de vous rendre aujourd'hui au cinéma. Vous n'ajouterez donc pas cette entrée sur votre liste du jour. Votre liste secondaire vous aidera simplement à vous souvenir de tous ces petits extras que vous aimeriez faire [2] .
    • Vous pouvez soit écrire votre liste secondaire dans un carnet que vous emportez toujours avec vous soit utiliser un programme virtuel comme Dropbox qui est accessible à n'importe quel moment.
  3. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 3
    3
    Prenez des notes de vos conversations. Prenez des notes lorsque vous discutez avec d'autres personnes. Prendre cette habitude est particulièrement important dans le cadre de conversations d'affaires. Cependant, ces notes vous seront également très utiles lorsque vous parlez aux membres de votre famille ou à vos amis. Elles vous permettront de vous souvenir d'une chose importante que quelqu'un a dit ou d'une tâche à réaliser qui n'était pas prévue. Elles pourront aussi vous aider à vous rappeler de bons moments passés avec vos êtres chers [3] .
    • Il ne s'agit pas ici de sortir votre carnet à tout bout de champ dans le but de transcrire minutieusement chacun des mots échangés avec votre interlocuteur. Prenez simplement le temps de noter une ou deux idées importantes de chacune de vos conversations.
  4. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 4
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    Utilisez un agenda. C'est un outil très utile qui vous permettra de rassembler vos pensées. Servez-vous-en pour noter vos rendez-vous, vos voyages et d'autres informations importantes. Regardez-le quotidiennement et notez-y tout évènement devant avoir lieu beaucoup plus tard. Par exemple, si vous programmez de réaliser une téléconférence dans 6 mois, notez-le dans votre agenda pour ne pas l'oublier.
  5. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 5
    5
    Désencombrez votre cerveau. Tout comme nous nous débarrassons des choses dont nous ne nous servons plus au travail ou à notre domicile, nous devons aussi éliminer toute pensée inutile restée dans notre cerveau. Méditez pour débarrasser votre esprit de ses pensées négatives (préoccupations ou stress [4] ).
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Méthode 2
Méthode 2 sur 4:
Organiser son domicile

  1. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 6
    1
    Jetez tous les objets inutiles. Avant toute chose, il est essentiel que vous désencombriez votre maison pour être ensuite capable de l'organiser. Ouvrez vos tiroirs et jetez tous les objets dont vous ne vous servez pas. Jetez les aliments périmés et débarrassez-vous (ou donnez) les vêtements ou les chaussures que vous n'avez pas mis depuis l'année dernière. Jetez les médicaments périmés en suivant les recommandations du laboratoire. Débarrassez-vous des produits de toilette vides ou à moitié vides (ou rechargez-les) et de tout autre accessoire dont vous ne vous servez plus [5] .
    CONSEIL D'EXPERT(E)
    Kathi Burns, CPO®

    Kathi Burns, CPO®

    Organisatrice professionnelle agréée
    Kathi Burns est une organisatrice professionnelle certifiée (CPO) et fondatrice de son cabinet de conseil « addSpace To Your Life! ». La mission de ce cabinet consiste à permettre aux gens de maitriser leur environnement et leur image personnelle en les aidant à se prendre en charge, à procéder aux changements nécessaires et à organiser leur vie. Kathi réunit plus de 16 ans d'expérience dans l'organisation, et son travail a été présenté par Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America et Entrepreneur. Elle est titulaire d'une licence en communication de l'université de l'Ohio.
    Kathi Burns, CPO®
    Kathi Burns, CPO®
    Organisatrice professionnelle agréée

    Placez un panier pour les dons dans une penderie et un autre dans l'entrée de la maison. Quand vous trouvez une chose que vous ne voulez plus, mettez-la dans le panier de dons. Si vous avez un vêtement qui ne vous va plus, placez-le dans le panier de dons. Ils vous donnent une solution pour vous défaire de ce dont vous n'avez plus besoin.

  2. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 7
    2
    Utilisez des classeurs pour ranger vos documents importants. Imprimez différentes étiquettes : « assurance voiture », « vacances », « reçus », « budget » ou tout autre titre ayant de l'importance dans votre vie.
    • Créez un code couleur pour vos classeurs. Par exemple, achetez un classeur bleu pour vos reçus (essence, nourriture, vêtements) et un rouge pour y placer toutes vos polices d'assurance (voiture, maison, vie, etc.).
    • Rangez et organisez les classeurs sur une étagère.
  3. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 8
    3
    Installez des crochets ou des étagères sur vos murs. Choisissez l'espace vertical que vous utilisez le moins chez vous. Achetez des crochets et accrochez-y vos vélos dans le garage. Faites aussi l'achat d'étagères flottantes qui vous procureront un espace de stockage utile et décoratif.
  4. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 9
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    Investissez dans des boites de rangements et des paniers. Rangez-y toutes vos affaires comme vous le faites au travail. Placez les objets similaires dans la même boite de rangement. Mettez un système de rangement en place pour toutes vos boites. Faites l'achat de boites de rangement et de paniers de tailles différentes pour tout organiser chez vous, y compris les ustensiles de cuisine, le maquillage, les animaux en peluche, la nourriture, les chaussures et les colifichets.
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Méthode 3
Méthode 3 sur 4:
Être mieux organisé au travail

  1. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 10
    1
    Achetez des boites de rangement. Rendez-vous dans un magasin qui vend ce genre d'accessoires comme IKEA, La Foir' Fouille ou Casa et achetez-en au moins 10. De nombreux sites en proposent également sur Internet. Tapez « boites de rangement » dans votre moteur de recherches pour accéder à ces magasins virtuels. Choisissez des boites de tailles différentes pour y ranger vos stylos, vos papiers et des objets plus encombrants [6] .
    • Achetez des boites, des paniers, des tiroirs de classement et tout autre objet capable de contenir vos affaires.
  2. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 11
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    Achetez une étiqueteuse. À quoi vous servirait de ranger tous vos objets dans des boites si vous ne savez pas ce qu'elles contiennent ? Utilisez une étiqueteuse pour étiqueter chacune de vos boites selon son contenu. Par exemple, imprimez une étiquette « crayons et stylos » et collez-la sur la boite dans laquelle vous rangerez vos stylos, vos crayons à papier (et de couleurs) et vos surligneurs. Imprimez une étiquette « accessoires de bureau » et collez-la sur la boite dans laquelle vous mettrez vos ciseaux, votre agrafeuse, votre dégrafeur et votre perforatrice [7] .
    • Étiquetez absolument tout, y compris vos dossiers, vos tiroirs et vos meubles de rangement.
  3. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 12
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    Classez vos documents en fonction de leur utilisation future. Au lieu de ranger vos documents selon leur origine, classez-les en fonction de la façon dont vous allez les utiliser. Par exemple, si vous devez ranger des papiers provenant de l'hôtel où vous dormirez lors d'un voyage d'affaires à New York, classez-le dans le dossier « New York » plutôt que dans le dossier « hôtel ».
    • Créez des sous-dossiers. Créez un dossier « hôtel » et divisez-le en sous-dossiers des villes où vous voyagez souvent.
  4. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 13
    4
    Créez une liste de rangement générale. Votre bureau est maintenant impeccablement organisé, mais il est possible que vous ne vous souveniez plus dans quelle boite vous avez rangé tel ou tel objet. Tapez une liste détaillant chaque boite de rangement et son contenu. Vous pourrez y jeter un petit coup d'œil lorsque vous en aurez besoin.
    • Cette liste vous aidera aussi à remettre les objets dans la bonne boite après les avoir utilisés.
  5. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 14
    5
    Créez un espace « fait » et « à faire » sur votre bureau. Réservez deux espaces différents sur votre bureau pour les choses que vous devez faire (des papiers à signer, des rapports à lire, etc.) et celles que vous avez terminées. Cette séparation vous empêchera de vous mélanger les pinceaux entre ce que vous avez fait et ce qui vous reste à faire.
  6. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 15
    6
    Jetez tout ce dont vous n'avez pas besoin. Au fur et à mesure que vous rangez vos accessoires dans les boites et les paniers que vous avez achetés, jetez les objets inutiles. Débarrassez-vous des objets que vous n'avez pas utilisés ou ouverts en un an, jetez tous les articles cassés et renvoyez les fournitures en réserve non utilisées à votre fournisseur [8] .
    • Broyez vos vieux papiers et demandez à vos collègues s'ils ont besoin des objets dont vous vous débarrassez.
    • Si vous avez du mal à jeter quelque chose, essayez d'en faire cadeau à quelqu'un.
  7. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 16
    7
    Organisez votre ordinateur. Vous pouvez ranger tous les objets qui vous entourent, mais un ordinateur désorganisé limitera votre productivité tout en vous donnant l'impression d'être toujours désordonné. Créez de nouveaux dossiers et sous-dossiers pour y enregistrer vos documents. Organisez votre bureau de façon à accéder facilement à des fichiers spécifiques. Éliminez les fichiers en double, sauvegardez vos documents en leur donnant des noms précis et détaillés et supprimez les applications ou les fichiers inutiles [9] .
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Méthode 4
Méthode 4 sur 4:
Rester organisé

  1. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 17
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    Prenez 10 minutes chaque jour pour ranger. Vous avez passé beaucoup de temps à organiser vos affaires et à les ranger au bon endroit. Faites en sorte que cela continue ! Chaque soir, programmez l'alarme de votre chronomètre sur 10 minutes et utilisez cette période de temps pour ranger les objets à leur place et pour vérifier que vos paniers sont toujours bien organisés [10] .
  2. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 18
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    Chaque fois que vous achetez quelque chose de nouveau, débarrassez-vous d'un vieil objet. Avant d'aller acheter un nouveau livre, examinez votre bibliothèque et enlevez un livre que vous n'avez pas lu ou que vous ne lirez pas. Donnez-le à quelqu'un ou jetez-le pour que le nouveau livre puisse prendre sa place [11] .
    • Allez plus loin en vous débarrassant de deux ou trois objets pour chaque nouvel article.
  3. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 19
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    Ayez toujours une boite à dons à portée de main. Elle vous permettra d'y placer tout article que vous voulez donner. Chaque fois que vous remarquez un objet dont vous ne voulez plus, mettez-le immédiatement dans la boite à dons.
    • Lorsque vous vous retrouvez avec un objet dont vous ne voulez plus, mais que vous ne pouvez pas donner, mettez-le tout de suite à la poubelle.
  4. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 20
    4
    Fermez rapidement tout tiroir ouvert. N'attendez pas vos 10 minutes de rangement du soir pour rester ordonné. Si vous vous rendez compte qu'un objet n'est pas à sa place, rangez-le tout de suite. Si vous remarquez qu'une poubelle est pleine, allez immédiatement la vider. Si vous voyez que des documents auraient dû être rangés, classez-les au bon endroit. Vous serez plus efficace si vous prenez l'habitude d'être organisé.
    • Attention : en journée, ne passez pas non plus trop de votre précieux temps à ranger. Ne faites pas un détour juste pour aller fermer un tiroir. Si vous devez vous lever pour vous rendre à une réunion et que vous passez devant un tiroir ouvert, fermez-le. Cependant, si vous interrompez votre travail juste pour aller fermer un tiroir, vous réduirez votre productivité de 25 % [12]  !
  5. Image intitulée Improve Organizational Skills Step 21
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    Apprenez à utiliser la technologie. La technologie peut vous aider à vous organiser. Des milliers d'applications ont été conçues dans ce but. Il existe des applications de listes de choses à faire comme Evernote, des applications qui vous émettront un signal sonore pour vous rappeler des choses que vous devez faire comme Beep Me, des applications pour organiser vos voyages ou vos déplacements comme TripIT et d'autres applications qui vous aideront à prioriser vos tâches comme Last Time [13] .
    • Choisissez des applications qui se synchroniseront sur tous vos appareils électroniques. Vous pourrez ainsi avoir accès à l'information où que vous soyez.
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Références

  1. ↑ http://www.makeuseof.com/tag/3-strike-system-prioritize-list/
  2. ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-power-of-the-list-essential-lists-for-productivity.html
  3. ↑ http://www.essortment.com/improve-organizational-skills-186390.html
  4. ↑ http://www.cnn.com/2012/01/22/health/how-organize-your-mind/
  5. ↑ http://www.allyou.com/budget-home/organizing-cleaning/organization-tips/more
  6. ↑ http://www.worklifecoach.com/ten_easy_organizing.pdf
  7. ↑ http://www.hgtv.com/design/decorating/clean-and-organize/10-steps-to-an-organized-home-office
  8. ↑ http://www.worklifecoach.com/ten_easy_organizing.pdf
  9. ↑ http://www.techlicious.com/tip/get-organized-and-clean-out-your-computer/
  1. ↑ http://www.help4adhd.org/documents/wwk12.pdf
  2. ↑ Kolberg, J., Nadeau, K. 2002. ADD-friendly ways to organize your life. New York : Brunner-Routledge
  3. ↑ https://hbr.org/2012/03/the-magic-of-doing-one-thing-a.html
  4. ↑ http://appadvice.com/applists/show/get-organized-with-the-ipad

À propos de ce wikiHow

Kathi Burns, CPO®
Coécrit par:
Kathi Burns, CPO®
Organisatrice professionnelle agréée
Cet article a été coécrit par Kathi Burns, CPO®. Kathi Burns est une organisatrice professionnelle certifiée (CPO) et fondatrice de son cabinet de conseil « addSpace To Your Life! ». La mission de ce cabinet consiste à permettre aux gens de maitriser leur environnement et leur image personnelle en les aidant à se prendre en charge, à procéder aux changements nécessaires et à organiser leur vie. Kathi réunit plus de 16 ans d'expérience dans l'organisation, et son travail a été présenté par Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America et Entrepreneur. Elle est titulaire d'une licence en communication de l'université de l'Ohio. Cet article a été consulté 5 239 fois.
Catégories: Vie quotidienne
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