Comment apprendre la saisie de données

Coécrit par Luigi Oppido

La saisie de données est simplement le fait de transcrire des données d'un document à un autre. La plupart des entreprises ont besoin de faire de la saisie de données, par exemple pour saisir des chiffres de vente dans un tableur, transcrire des notes suite à une réunion ou pour intégrer des bases de données. Si vous êtes à la recherche d'un job de saisie de données, il vous faut tout d'abord apprendre les compétences de base, puis vous entrainer pour trouver plus rapidement un emploi. Les principales compétences que les employeurs exigent le plus souvent sont rapidité et précision de frappe, ainsi que des compétences en matière de service à la clientèle, des connaissances informatiques et une connaissance des programmes informatiques de base. Avoir des qualifications peut vous aider à augmenter vos chances de décrocher un emploi, vous pouvez donc envisager de suivre un cours pour obtenir un certificat en saisie de données, de faire un stage ou d'obtenir un diplôme de commerce.

Méthode 1

Méthode 1 sur 2:
Apprendre les bases

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Exercez-vous à taper à une vitesse minimale de 30 mots par minute. Une bonne partie du travail de saisie de données consiste à taper à l'ordinateur. Il est donc crucial de pouvoir taper rapidement avec précision et la meilleure façon d'améliorer votre vitesse est simplement de vous entrainer. Essayez de passer un peu de temps tous les jours à transcrire des informations écrites sur ordinateur.
- Essayez de vous concentrer sur la précision lorsque vous tapez, comme votre vitesse augmentera naturellement avec un peu d'entrainement.
- Si vous entrainer à taper vous ennuie, cherchez des jeux gratuits de frappe en ligne. C'est un moyen amusant d'améliorer votre précision et votre vitesse de frappe.
- Cherchez un test de vitesse de frappe en ligne pour déterminer rapidement le nombre de mots que vous pouvez taper par minute.
2
Suivez des cours si vous n'êtes pas en confiance avec un ordinateur. Il est vraiment important d'être capable d'utiliser un ordinateur en toute facilité, comme le gros du travail de saisie de données se fait sur ordinateur. Si vous n'êtes pas à l'aise sur ordinateur, vous pouvez envisager de demander à un ami de vous donner quelques cours ou de faire des recherches sur les cours de compétences informatiques de base qui sont proposés à côté de chez vous.
- Savoir utiliser un ordinateur est souvent une des exigences principales dans un emploi de saisie de données.
3
Apprenez à utiliser du matériel de bureau (imprimantes, scanners). La saisie de données se fait principalement sur ordinateur, mais il vous faudra également copier et imprimer des informations. Entrainez-vous donc à scanner des documents à l'aide d'un scanner, puis à les imprimer depuis votre ordinateur.
- Exercez-vous à utiliser le scanner et l'imprimante de la bibliothèque de votre ville ou dans un magasin d'impression en libre-service.
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Familiarisez-vous avec les programmes informatiques indispensables. Les emplois de saisie de données utilisent principalement des logiciels de traitement de texte et de tableur. Prenez donc bien le temps d'apprendre à utiliser Microsoft Word et Excel ou encore Google Docs and Sheets, car ce sont les programmes les plus utilisés en entreprise. Suivez des tutoriels en ligne, demandez à un ami de vous aider ou suivez un petit cours ^{[1]
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Source de recherche}.
- Ne vous embêtez pas à apprendre des programmes de traitement de bases de données complexes ou spécifiques à une entreprise, car vous serez formés dessus en intégrant celle-ci.
5
Améliorez vos compétences de service client. Interagir avec des clients est un élément central de la plupart des rôles de saisie de données. Entrainez-vous à utiliser un ton professionnel au téléphone, à rédiger des emails à l'attention de clients et à gérer des situations de confrontation pour être compétent en matière de service à la clientèle. Plus vous vous entrainerez, plus vous serez à l'aise ^{[2]
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Source de recherche}.
- Prêtez attention à la manière dont les employés du service client de différentes entreprises vous parlent lorsque vous les joignez par téléphone, comme votre fournisseur d'électricité, salle de gym ou bibliothèque. Prenez note de ce qui vous a fait vous sentir apprécié(e) en tant que client(e) et essayez ensuite de reproduire cela.
6
Apprenez à préserver la confidentialité des informations sensibles. Réaliser l'importance de la confidentialité dans les rôles de saisie de données est primordial, car il vous faudra souvent saisir des informations sensibles, telles que les salaires d'employés, les bénéfices ou les pertes de l'entreprise pour l'année ou encore les coordonnées de clients. Si vous avez l'habitude de partager des informations un peu trop librement, souvenez-vous souvent que confidentialité et discrétion sont des qualités importantes ^{[3]
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Source de recherche}.
- Lorsque vous lisez des contrats de postes de saisie de données, jetez un œil aux clauses de confidentialité pour vous remettre vos obligations en tête.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 2:
Obtenir les bonnes qualifications

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Obtenez un certificat des bases de la saisie de données. C'est un des moyens les plus rapides et les plus faciles de se mettre en confiance et d'acquérir les compétences de base. Ces cours durent en général entre 3 et 12 mois et il n'y a souvent pas de conditions préalables pour y accéder. Tout au long de la formation, vous apprendrez à utiliser des programmes informatiques de base, à améliorer vos compétences de frappe à l'ordinateur et à vous entrainer à interagir avec des clients.
- Parcourez un catalogue des centres de formation locaux pour trouver une formation adaptée ou faites une recherche en ligne.
- Si vous n'habitez pas à proximité d'un centre dispensant des cours de saisie de données, envisagez plutôt de suivre un cours en ligne.
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Optez pour un stage ou apprentissage pour apprendre sur le terrain. Si vous êtes disposé(e) à apprendre et possédez déjà des compétences informatiques de base, envisagez de faire un stage de courte durée dans la saisie de données pour acquérir de l'expérience. Cherchez en ligne des offres de stages en saisie de données ou consultez la rubrique des petites annonces de votre journal local ^{[4]
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Source de recherche}.
- Si vous avez besoin de gagner de l'argent en faisant un stage ou apprentissage, assurez-vous bien que le poste est rémunéré.
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Songez à obtenir un diplôme de commerce. Si vous cherchez à utiliser la saisie de données comme moyen d'intégrer le secteur de la finance ou du commerce, envisagez d'obtenir un diplôme en finance ou commerce pour acquérir de nombreuses compétences. Cela fera bonne impression sur votre CV lorsque vous postulerez pour un poste de saisie de données et vous permettra d'acquérir un éventail d'autres compétences et options de carrière ^{[5]
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Source de recherche}.
- Faites des recherches et allez voir les différentes universités et écoles supérieures de votre région pour choisir celle qui vous conviendrait le mieux.
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