Comment créer un plan d'action efficace

Procurez-vous un bon agenda. Que vous désiriez utiliser une application ou un livre, il est important que votre agenda vous permette de planifier chaque heure de la journée tous les jours de la semaine. Optez pour un agenda facile d'utilisation ayant une bonne lisibilité ou il est fort probable que vous ne vous en serviez pas.

• Des études ont montré qu'en mettant les choses que vous devez faire par écrit à l'aide d'un stylo sur un support papier, vous êtes plus susceptible de réaliser ces tâches qu'en utilisant un agenda électronique ^[2] . En conséquence, il serait plus avantageux que vous ayez un agenda papier pour planifier votre programme de la semaine.

Évitez les listes de choses à faire. Vous aurez peut-être une longue liste de choses à faire, mais la question est de savoir quand vous allez finalement les réaliser ! Ce genre de liste n'est pas aussi efficace que de planifier vos tâches dans votre emploi du temps. En les programmant de cette façon, vous aurez le temps de les réaliser ^[3] .

• Le fait de disposer de créneaux horaires spécifiques pour réaliser vos tâches (de nombreux agendas présentent des créneaux d'une heure pour chaque heure de la journée) présente également un autre avantage. Vous vous rendrez compte que vous avez moins tendance à remettre les choses au lendemain étant donné que vous ne disposez que de cette période de temps pour réaliser une certaine tâche avant de passer à la suivante.

Apprenez à réserver des plages horaires dans votre emploi du temps. Cela vous permettra d'avoir une idée plus réaliste du temps dont vous disposez dans la journée pour faire votre travail. Commencez par les tâches de haute priorité puis allez dans l'ordre décroissant.

• Faites cela pour toute la semaine. Vous pourrez ainsi prendre du recul sur votre semaine et avoir une meilleure vue d'ensemble de la façon dont les jours s'enchainent. Vous pourrez ensuite peaufiner votre emploi du temps de façon à ce qu'il soit le plus productif possible ^[4] .
• Certains experts suggèrent même d'avoir une idée générale du mois qui s'annonce ^[5] .
• Certaines personnes recommandent de remplir son emploi du temps en partant de la fin de la journée et en travaillant à rebours. Si vous finissez de travailler (ou de faire vos devoirs) à 17 h, planifiez vos tâches à partir de cet horaire et remontez jusqu'au début de la journée (par exemple, jusqu'à 7 h du matin) ^[6] .

Programmez des moments de détente et des pauses. Des études ont montré que le fait d'incorporer des moments de temps libre dans votre emploi du temps peut vous aider à éprouver plus de satisfaction dans la vie ^[7] . Il a également été prouvé que travailler plus de 50 h par semaine diminue l'efficacité d'une personne ^[8] .

• Le manque de sommeil anéantira votre productivité ^[9] . Dormez au moins 7 h par nuit si vous êtes adulte ou 8 h 30 par nuit si vous êtes adolescent.
• Des études ont montré que programmer des « régénérations stratégiques » (c'est-à-dire faire de l'exercice, une brève sieste, méditer ou s'étirer) chaque jour favorisera votre productivité et votre état de santé général ^[10] .

Réservez du temps pour planifier votre semaine. De nombreux spécialistes suggèrent de planifier son temps tout au tout début de la semaine. Prenez un moment pour établir votre programme pour la semaine. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez mieux travailler chaque jour à la réalisation de vos objectifs ^[11] .

• Programmez également toutes vos obligations professionnelles et sociales. Si vous vous rendez compte que votre emploi du temps est trop serré, vous devrez peut-être remettre à plus tard vos plans non urgents.
• Cela ne veut pas dire que vous devez laisser de côté vos activités sociales. Il est important que vous gardiez le contact avec de bons amis et que vous fassiez des choses ensemble. Vous avez également besoin de cultiver une amitié solide avec vos proches. Il vous faut un réseau de soutien.

Sachez à quoi ressemble un jour modèle bien planifié. Si nous reprenons l'exemple d'une personne devant rédiger son mémoire de maitrise, voici à quoi son programme de la journée pourrait ressembler :

• 7 h 00 : lever
• 7 h 15 : exercices
• 8 h 30 : douche et habillement
• 9 h 15 : préparation et prise du petit déjeuner
• 10 h 00 : travailler au mémoire et à sa rédaction (ce temps inclut 15 minutes de pauses brèves)
• 12 h 15 : déjeuner
• 13 h 15 : vérification de courriels
• 14 h 00 : recherches et réponses suite aux recherches effectuées (ce temps inclut 20 à 30 minutes de pauses ou de prises d'encas)
• 17 h 00 : terminer le travail, vérifier ses courriels, fixer les objectifs principaux du lendemain
• 17 h 45 : quitter le bureau, aller faire des courses
• 19 h 00 : préparation et prise du diner
• 21 h 00 : relaxation (écouter de la musique)
• 22 h 00 : préparation pour aller se coucher, lire au lit pendant 30 minutes et dormir.

Sachez que vous pouvez varier vos activités d'un jour à l'autre. Par exemple, vous pouvez réserver seulement un ou deux jours par semaine aux tâches que vous devez accomplir pour atteindre votre objectif. Parfois, il est même utile de fragmenter la semaine de cette façon, car vous avez la possibilité d'aborder votre travail avec des yeux neufs chaque fois que vous y revenez.

• Exemple : vous décidez de rédiger votre mémoire et d'effectuer vos recherches les lundi, mercredi et vendredi. Le jeudi vous remplacez votre temps d'écriture par l'apprentissage d'un instrument de musique.

Programmez du temps pour les problèmes. Réservez un peu de temps dans chaque plage horaire en prévision d'un rythme de travail plus lent ce jour-là ou d'une interruption imprévue. En général, il est bien de se donner deux fois plus de temps que ce dont on pense avoir besoin pour effectuer une tâche. Cela s'applique particulièrement lorsque vous êtes au tout début de votre projet.

• Une fois que vous vous serez mieux familiarisé avec les tâches à effectuer, vous serez en mesure de réduire la durée des plages horaires sur votre emploi du temps. Même si vous avez déjà une bonne idée du temps dont vous aurez besoin pour les réaliser, il est toujours bon de prévoir quelques minutes tampons supplémentaires au cas où.

Montrez-vous flexible et soyez gentil envers vous-même. Au début, vous devrez certainement opérer quelques modifications dans votre emploi du temps. Cela fait partie du processus d'apprentissage. Vous trouverez peut-être utile de réserver vos plages horaires au crayon de papier.

• Une autre suggestion utile est de noter au fur et à mesure dans votre agenda ce que vous faites chaque jour pendant une ou deux semaines. Cela vous donnera une idée de la façon dont vous employez votre temps et du temps dont vous avez besoin pour réaliser chacune de vos tâches.

Décompressez. Réservez du temps chaque jour pour vérifier vos courriels ou les réseaux sociaux auxquels vous êtes abonné. Attention : soyez strict avec vous-même, car il est possible de perdre plusieurs heures de travail en vous connectant trop souvent dans la journée ^[12] .

• Cela inclut l'arrêt de votre téléphone (si possible). Faites-le au moins pendant les périodes de temps où vous voulez vraiment pouvoir vous concentrer sur votre travail.

Faites-en moins. Cela est lié au fait de décompresser. Déterminez les choses les plus importantes dans votre journée, c'est-à-dire des tâches qui vous aideront à atteindre vos objectifs et concentrez-vous sur celles-ci. Ne priorisez pas les choses moins importantes qui interrompent votre journée comme la vérification de vos courriels, la paperasse, etc.

• Un expert recommande de ne pas vérifier ses courriels la toute première heure ou les deux premières heures de la journée. De cette façon, cela vous permet de vous focaliser sur les tâches plus importantes sans être distrait par le contenu de vos courriels ^[13] .
• Si vous savez que vous devez effectuer plusieurs petites tâches secondaires (comme vérifier vos courriels, faire des papiers ou ranger votre espace de travail), regroupez-les en une seule plage horaire dans votre emploi du temps au lieu de les laisser couper votre journée ou casser votre rythme de travail sur des tâches importantes nécessitant plus de concentration de votre part ^[14] .

Soyez positif. Cet état d'esprit est essentiel pour atteindre vos objectifs ^[15] . Croyez en vous-même et faites confiance aux personnes qui vous entourent. Luttez contre les dialogues intérieurs négatifs à l'aide d'affirmations positives.

• En plus de vous montrer positif, il vous serait également profitable de vous entourer de personnes positives. Des recherches ont montré qu'à long terme nous adoptons les habitudes des personnes avec qui nous passons le plus de temps. En conséquence, choisissez bien vos compagnies ^[16]  !

Récompensez-vous ^[17]  ! Il est important que vous le fassiez particulièrement lorsque vous avez franchi une étape importante de votre plan. Récompensez-vous de façon concrète. Par exemple, allez manger dans votre restaurant préféré après avoir réussi à passer la première étape importante deux semaines après avoir commencé votre projet ou offrez-vous un massage relaxant après avoir franchi l'étape importante de vos deux mois après le début du projet.

• Un expert suggère de remettre de l'argent à un ami et de lui demander de vous le rendre seulement lorsque vous aurez terminé une tâche particulière dans les délais prévus. Si vous n'y arrivez pas, votre ami garde l'argent ^[18] .

Construisez un réseau de soutien. Avoir des amis et de la famille qui vous soutiennent est important. Il est tout aussi important de construire des relations amicales avec des personnes poursuivant des objectifs semblables aux vôtres. De cette façon, vous pouvez faire le point et vous encourager mutuellement ^[19] .

Mesurez vos progrès. Des recherches ont montré que les progrès réalisés constituent la plus forte des motivations pour continuer ^[20] . Vous pouvez mesurer vos progrès en cochant simplement les tâches au fur et à mesure que vous les terminez.

Couchez-vous et levez-vous tôt. Si vous vous renseignez sur l'emploi du temps des personnes très productives, vous vous rendrez compte qu'une forte proportion d'entre elles se lèvent tôt. Elles ont également établi une routine matinale. Il s'agit souvent de réaliser quelque chose qu'elles aiment faire avant de se rendre au travail.

• Des façons positives de commencer la journée incluent de faire de l'exercice (comme des étirements légers, du yoga ou des exercices en salle de sport), de manger un petit déjeuner sain et de prendre 20 à 30 minutes pour écrire dans un journal intime ^[21] .

Faites des pauses. Vous reposer est impératif pour maintenir votre motivation. Si vous travaillez tout le temps, vous finirez par vous épuiser. Faire des pauses est une manière proactive de prévenir l'épuisement et vous évite de perdre un temps précieux.

• Exemple : éloignez-vous de votre écran d'ordinateur, éteignez votre téléphone et asseyez-vous dans un endroit calme sans rien faire. Si des idées vous viennent à l'esprit, notez-les dans un carnet. Sinon, profitez de ce moment où vous ne faites rien ^[22] .
• Exemple : méditez. Éteignez la sonnerie de votre téléphone et de celles des notifications que vous pourriez recevoir. Réglez votre minuteur sur 30 minutes ou moins selon le temps dont vous disposez. Asseyez-vous simplement dans un endroit calme et essayez de vider votre esprit. Si des pensées vous viennent à l'esprit, vous trouverez peut-être utile de les étiqueter puis de les laisser partir. Par exemple, si vous pensez au travail, dites calmement dans votre tête : « travail », puis laissez cette pensée disparaitre. Continuez ainsi au fur et à mesure que vos pensées remontent à la surface.

Visualisez. De temps en temps, prenez quelques minutes pour réfléchir à votre objectif et à ce que vous ressentirez lorsque vous l'aurez atteint. Cela vous aidera à traverser les moments difficiles qui accompagneront peut-être la poursuite de votre but.

Sachez qu'atteindre votre but ne sera pas facile. En règle générale, les choses qui en valent la peine sont rarement faciles à obtenir. Il est possible que vous deviez résoudre de nombreux problèmes ou travailler très dur pour passer les étapes importantes de votre plan pour finalement atteindre votre objectif. Acceptez de relever ces défis au fur et à mesure qu'ils se présentent.

• De nombreux gourous qui vantent les mérites de vivre dans le présent conseillent d'accueillir les revers ou les contretemps comme si vous les aviez choisis. Au lieu de les combattre ou de vous énerver à leur propos, acceptez leur présence, apprenez d'eux et mettez-vous au travail pour déterminer comment vous pouvez atteindre votre objectif dans ces nouvelles circonstances ^{[23] [24]} .

Mettez par écrit ce que vous voulez. Pour cela, écrivez dans un journal intime ou un logiciel de traitement de texte. Ce conseil vous sera particulièrement utile si vous n'êtes pas vraiment sûr de ce que vous voulez réaliser, mais que vous en avez une idée ou si votre instinct vous dit d'aller dans une certaine direction

• Écrire dans un journal est une excellente façon de rester connecté à vous-même et de vérifier régulièrement ce que vous ressentez. De nombreuses personnes disent qu'écrire les aide à clarifier comment ils se sentent et ce qu'ils veulent.

Faites des recherches. Une fois que vous avez une idée de ce que vous aimeriez réaliser, faites des recherches. Cela vous permettra de déterminer la meilleure façon dont vous pouvez atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

• Rendez-vous sur des forums comme Reddit sur Internet pour vous joindre à des conversations sur n'importe quel thème de votre choix, surtout si vous désirez connaitre l'avis de personnes ayant fait les mêmes choix de carrière que vous.
• Exemple : au fur et à mesure que vous écrivez votre mémoire de maitrise, vous vous demandez ce que vous allez en faire lorsque vous l'aurez terminé. Informez-vous sur ce que d'autres ont réalisé après avoir passé un diplôme similaire au vôtre. Cela pourrait même vous aider à réfléchir à la façon dont vous pourriez publier votre œuvre ou à découvrir d'autres occasions d'avancement de carrière.

Réfléchissez bien à toutes les options possibles. Choisissez ensuite la plus avantageuse pour vous. Après avoir effectué vos recherches, vous aurez une bonne idée de chacune des routes que vous pouvez emprunter et du résultat auquel elles vous mèneront. Il vous sera plus facile d'opter pour celle qui vous permettra d'atteindre au mieux votre objectif.

Pensez à la façon dont la poursuite de votre objectif pourrait vous affecter. Cela inclut de réfléchir à l'apparition potentielle de problèmes personnels qui pourraient vous empêcher d'atteindre votre but. Dans l'exemple du mémoire, il pourrait s'agir d'un épuisement mental, d'un manque de recherches ou de responsabilités professionnelles imprévues.