Comment développer un système d'inventaire

Un système d'inventaire efficace est une composante indispensable pour toute activité de ventes au détail ou opération de fabrication. L'objectif principal est d'effectuer un décompte physique précis des produits, fournitures et articles stockés dans un entrepôt ou un magasin. Une fois cela fait, il peut être utilisé pour contrôler et entretenir les marchandises stockées, ce qui vous assure que vos produits ne seront pas perdus pour cause de détérioration ou de vol.

Partie 1

Partie 1 sur 4:
Mettre en place un système de stockage pour faciliter le comptage

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Organisez les produits que vous allez inventorier. Pour cela, tenez compte du fait que vous devez les compter. L'efficacité d'un tel système dépend dans une large mesure de la précision avec laquelle vous comptez les produits. Un mauvais décomptage des marchandises ou des produits entraine souvent des incohérences dans la comptabilisation, le suivi des ventes, le dépassement des commandes, la surproduction, entre autres. Quand il est inefficace, le système affectera de manière significative le cout du suivi des stocks, car cela augmentera le temps nécessaire pour achever le processus.
- Accordez une importance particulière à la facilité d'accès, à la séparation et au comptage de votre inventaire. Essayez d'obtenir une visibilité, un étiquetage facile et une organisation simple afin que les responsables du comptage puissent rapidement accéder à chaque produit.
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Prenez en compte les exigences de stockage. Calculez les dimensions physiques dont vous avez besoin pour entreposer vos articles. Vous pouvez utiliser un magasin entier ou un petit placard, selon la taille des matériaux ou des biens, ainsi que du volume de vos ventes. Vous devez également tenir compte de toutes les conditions de stockage particulières, telles que le contrôle de l'humidité ou de la température .
- Il peut aussi y avoir des lois régionales ou étatiques régissant les exigences de stockage de certaines formes d'inventaire, notamment en ce qui concerne les produits soumis à des contrôles ou dangereux.
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Concevez des étagères pour différencier clairement chaque produit. Disposez les articles que vous allez stocker afin que les responsables de la gestion des stocks puissent facilement y accéder et les compter un par un. Étiquetez toutes les marchandises de façon à ce qu'elles soient facilement reconnaissables et qu'elles puissent être rangées au bon endroit.
- Choisissez et organisez les étagères et les casiers de stockage selon le type de produits que vous allez inventorier. Prenez en considération la taille, la hauteur et les caractéristiques particulières des étagères ou des casiers lors du choix.
- Par exemple, pensez au poids total que pourrait avoir une étagère pleine et optez pour un système de rangement qui respecte ou dépasse les exigences de poids.
- Gardez à l'esprit que les produits que vous conservez sur les étagères devraient également être inclus dans votre système d'inventaire.
- Vous pouvez également recourir à des emplacements de stocks (slotting) pour faciliter l'utilisation de votre inventaire. Ce terme désigne la procédure d'optimisation des emplacements de stockage dans un entrepôt. Par exemple, les produits qui sont normalement expédiés ensemble peuvent être placés à proximité les uns des autres dans le magasin.
- De plus, vous devrez configurer l'inventaire de sorte que les stocks ayant le taux de roulement le plus élevé soient les plus accessibles. Les emplacements de stocks doivent être planifiés dès le début et révisés de temps en temps pour tenir compte de nouveaux produits et de l'évolution des opérations ou de la demande. Idéalement, vous devriez le faire chaque semaine ou même tous les jours.
- Vous devriez aussi songer à vous débarrasser des produits qui ne sont pas vendus très souvent ou qui sont devenus obsolètes le plus rapidement possible. Les chances qu'ils soient vendus sont faibles et, bien souvent, leur stockage coutera beaucoup plus cher ^{[1]
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Pensez à utiliser un système de code à barres. Si vous avez plusieurs produits dans votre inventaire, il vous faudra trouver un moyen approprié de suivre chacun d'eux en fonction de son nom. Le procédé le plus simple consiste à utiliser un système de codes à barres. Achetez un scanner pour lire les codes des produits qui entrent et sortent de l'inventaire et pour effectuer les comptages respectifs. Cela dit, si vous avez peu de marchandises ou de catégories d'articles, le mieux serait d'utiliser un système visuel simple. Si ce dernier prend trop de temps ou devient imprécis, vous pouvez passer à un système de code à barres.
- Veillez à ce que le scanner utilisé soit conçu spécifiquement pour votre environnement. Par exemple, les scanners à utiliser dans un hôpital doivent pouvoir être stérilisés.
- Il est également possible que vous ayez besoin d'une imprimante de codes à barres afin d'étiqueter les étagères et les espaces de stockage des produits marqués avec des étiquettes.
- Si votre volume de ventes est faible, vous pouvez simplement télécharger une application qui permet à vos employés d'utiliser leur téléphone portable comme scanner ^{[2]
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Créez et formatez une feuille de calcul pour enregistrer chaque article. Pour commencer, ouvrez une feuille de calcul dans votre tableur (Excel, Google Sheets ou Pages). Créez vos catégories en utilisant les colonnes de la feuille de calcul et dressez une liste des produits dans les lignes. Un système d'inventaire efficace devrait inclure les titres suivants dans les colonnes.
- Dans la rubrique « Date des comptages », notez la date du jour.
- La rubrique « Quantité précédente » sera utilisée pour enregistrer la quantité de produits lors du dernier comptage.
- La colonne « Quantité en stock » sera utilisée pour noter la quantité totale de chaque produit.
- Incluez une unité de mesure.
- La rubrique « Description du produit » sera utilisée pour entrer une description de chaque marchandise comptabilisée.
- Dans la colonne « Objectif », précisez la quantité d'articles nécessaire pour répondre aux demandes prévues.
- La colonne « Quantité vendue » servira à représenter la quantité d'articles vendus au cours de la période précédente.
- La rubrique « Pourcentage du cout des ventes » servira à représenter le cout de chaque marchandise sous forme de pourcentage du cout total des ventes.
- La rubrique « Quantité à produire ou à commander » vous aidera à obtenir automatiquement la quantité de marchandises que vous devez acheter ou produire pour répondre aux demandes de la période de vente suivante ^{[3]
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- Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de comptabilité comme Peachtree ou Quickbooks pour gérer votre inventaire à tous les niveaux ^{[4]
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Partie 2

Partie 2 sur 4:
Concilier inventaire physique et stock comptable

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Entrez les données dans les colonnes appropriées. Soustrayez la quantité vendue à la quantité commandée pour connaitre l'objectif à atteindre. Soustrayez ensuite la quantité en stock du montant de l'objectif pour déterminer la quantité correcte et ajuster votre inventaire pour la période suivante. N'oubliez pas de saisir les données de tous les produits de l'inventaire, notamment les matières premières et les composants ^{[5]
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Ajustez les données pour tenir compte de la démarque. La démarque représente l'ensemble des pertes de produits dans les activités commerciales habituelles. Vous pouvez perdre vos stocks à cause d'une obsolescence, d'un vol, de dommages ou d'une détérioration. Les pertes représenteront la différence entre la quantité d'articles dans le stock physique et la quantité de produits enregistrés dans les livres. Si vous constatez des pertes avant de faire l'inventaire, assurez-vous de les enregistrer immédiatement dans votre feuille de calcul ^{[6]
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Séparez l'inventaire des tâches administratives. La gestion des stocks nécessite la gestion d'un inventaire physique (tel que le comptage et les mouvements des stocks) et de tâches administratives (comme le remplissage des documents et la comptabilité). Dans les grandes entreprises, ce processus est souvent géré par des services ou des équipes distincts. Néanmoins, même dans les petites entreprises, vous devez faire appel à une autre personne. Cela réduira les risques de vol ^{[7]
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Partie 3

Partie 3 sur 4:
Procéder à un inventaire à intervalles réguliers

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Formez les travailleurs chargés de l'inventaire. Les responsables de l'inventaire ou du système d'inventaire en constituent la partie la plus importante. S'ils ne sont pas formés ou ont des doutes sur la manière dont ils devraient exercer leurs fonctions, la gestion des stocks sera affectée en termes d'efficacité et de précision. Formez vos employés à tous les aspects du processus, comme la tâche qui doit être faite à chaque étape, qui doit le faire, et comment cela doit être documenté. Si nécessaire, écrivez ces politiques afin que les travailleurs disposent d'un guide de référence. Cela vous aidera à éviter la frustration du personnel et la mauvaise gestion des stocks ^{[8]
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Faites un inventaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel. La fréquence à laquelle vous le faites aura un impact considérable sur la précision de votre système. Toutefois, quel que soit le type d'opération, certaines activités devront faire l'objet d'inventaire plus fréquemment. Par exemple, dans le cas d'un concessionnaire automobile, il n'est pas nécessaire de faire un inventaire avec la même fréquence que dans le cas d'un grand magasin ou d'un restaurant.
- Pour commencer, accordez une attention particulière aux produits les plus importants. Divisez-les en trois catégories en fonction de la fréquence des ventes.
- Par exemple, vous pouvez définir vos articles hautement prioritaires comme ceux qui représentent 80 % de vos ventes. Vous pouvez ensuite créer des catégories de priorité intermédiaire et faible pour tout ce qui est vendu moins fréquemment.
- Une fois que vous avez terminé, vous pouvez vous concentrer sur les produits hautement prioritaires. Vous devrez les compter, faire la projection des ventes et les réorganiser.
- Lorsque vous aurez terminé, utilisez le temps restant pour vos produits de priorité intermédiaire et faible. Cela vous évitera de perdre du temps lorsque vous ne vendez pas très souvent ^{[9]
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Demandez à deux personnes de faire le dénombrement des stocks. Cela peut réduire sensiblement le nombre d'erreurs humaines pouvant être commises lors de l'inventaire physique des stocks. Imprimez les feuilles de calcul de l'enregistrement principal à utiliser au moment de le faire.
- Demandez à une personne d'effectuer le comptage physique en prononçant les chiffres à haute voix.
- L'autre personne doit entrer les chiffres dans le champ approprié de la fiche de travail de l'enregistrement principal pendant que vous les écoutez.
- Cependant, vous n'avez pas besoin de le faire forcément en même temps. Vous pouvez avoir deux personnes différentes qui font le même inventaire deux fois.
- Ensuite, comparez les chiffres pour vous assurer que le décompte est exact.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:
Optimiser la gestion des stocks

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Analysez vos données. Vous pouvez améliorer la gestion des stocks en analysant les informations d'inventaire. Vous pouvez notamment essayer de connaitre le nombre de produits dont vous avez besoin en stock à un moment donné et le moment où vous devrez en commander davantage. Pour commencer, calculez le cout journalier des biens vendus en divisant le cout annuel ou trimestriel des articles vendus par le nombre de jours où votre entreprise était ouverte pendant cette période. Divisez ensuite la valeur actuelle de votre inventaire par ce montant. Le résultat obtenu représente la période d'investissement moyenne de votre inventaire.
- Cette valeur représente le temps qu'il faut en moyenne pour que l'inventaire acheté soit converti en ventes.
- Ensuite, vous pouvez vous efforcer de réduire ce chiffre, en commandant une plus petite quantité de produits ou en essayant de recevoir des paiements plus rapidement de vos clients.
- Vous pouvez aussi trouver le rapport entre les stocks et les ventes en divisant la valeur d'inventaire par les ventes mensuelles. Surveillez cette valeur pour voir si elle augmente ou diminue au fil du temps.
- Une forte proportion signifie que vous achetez trop d'articles, tandis qu'une faible proportion vous oblige à en acheter plus ^{[10]
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Optimisez les niveaux de stocks. Ils doivent être gérés efficacement et maintenus à un niveau correct pour maximiser les profits et réduire les pertes. Conserver trop de marchandises augmente le risque d'obsolescence, de détérioration et de dommages, tandis que le fait de ne pas avoir suffisamment de stocks entraine une perte de possibilité de vente. Pour optimiser votre inventaire, commencez par établir des prévisions de ventes basées sur les périodes précédentes. Effectuez ensuite des ajustements en fonction des tendances et des variations saisonnières. Par exemple, si vous réalisez plus de ventes à l'automne, il serait préférable d'augmenter vos stocks au cours de ces mois ^{[11]
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Installez un programme informatique pour la gestion des stocks. Bien que l'utilisation d'une feuille de calcul pour votre inventaire puisse fonctionner si vous exploitez une petite entreprise, une société dont les volumes de ventes sont très importants aura besoin d'un programme informatique spécialisé. Ces logiciels permettent de gérer les commandes, les stocks et d'autres paramètres, tout en fournissant des données analytiques utiles et des options de suivi. Idéalement, le système peut être intégré à d'autres programmes de gestion pour créer un système unique vous permettant d'automatiser certaines de vos opérations.
- Faites des recherches en ligne pour trouver le logiciel de gestion d'inventaire qui répond à vos besoins. Parmi les principaux fournisseurs, il y a Oracle et SAP ^{[12]
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- Vous devez choisir le logiciel en fonction de votre budget, de vos besoins spécifiques (comme le volume, le type d'inventaire, etc.) et de votre temps de conversion (le temps nécessaire pour mettre en œuvre une nouvelle technologie ^{[13]
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Efforcez-vous de réduire les pertes. Les pertes d'inventaire sont généralement faibles, mais vous pouvez vous retrouver avec une démarque substantielle si vous ne les réduisez pas systématiquement. Augmentez le niveau de sécurité de votre entrepôt ou de votre magasin pour prévenir les vols. Installez des caméras de sécurité et surveillez les clients suspects. Vous pouvez également installer un système d'alarme qui s'active par le biais d'étiquettes ou de radioétiquettes sur vos stocks.
- Limitez l'accès aux zones où se trouvent les marchandises pour réduire le nombre de vols potentiels commis par les employés.
- Réduisez les pertes dues à la détérioration en surveillant vos pratiques d'inventaire. N'oubliez pas de déplacer les stocks les plus anciens vers l'avant lorsque vous faites votre inventaire ^{[14]
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