Comment fournir une bonne référence à un employé

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Le marché de l’emploi est de plus en plus concurrentiel et le fait d’avoir de très bonnes références d’un ancien ou d’un actuel employeur peut être un outil précieux pour toute personne à la recherche d’un emploi. Si vous souhaitez fournir une référence positive à un employé, vous devez réfléchir à la façon de présenter cette personne. En réfléchissant à ce que vous allez dire ou écrire à propos d’un employé et en essayant de le présenter d’une façon positive et professionnelle, vous pourrez l’aider à décrocher le travail de ses rêves.

Méthode 1

Méthode 1 sur 2:
Fournir une bonne référence par écrit

1
Offrez d’écrire une lettre positive. Si quelqu’un vous demande de lui fournir une référence, examinez d’abord sa requête. Si vous avez eu de bons rapports avec la personne et que vous pouvez appuyer positivement sa candidature pour un poste, proposez-lui d’écrire une lettre positive.
- Refusez une telle proposition si vous ne pouvez pas écrire quelque chose de positif à son sujet. Vous ne devez pas compromettre les chances de la personne d’obtenir un emploi ^{[1]
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  Source de recherche}.
- Acceptez seulement si vous avez travaillé avec la personne pendant une longue période de temps. Il est difficile d’avoir une idée des compétences et du style de travail d’une personne en seulement quelques mois ^{[2]
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  Source de recherche}.
- Soyez sûr d’être la personne appropriée pour fournir la référence. Il vous faudra peut-être consulter les politiques de votre entreprise en ce qui concerne les lettres de recommandation.
2
Rassemblez certaines informations. Demandez au candidat de vous donner des informations sur le travail pour lequel il postule ainsi que tout autre renseignement pertinent que vous devez savoir, y compris son CV ^{[3]
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Source de recherche}. Vous devez aussi recueillir toutes informations pertinentes se rapportant à son emploi actuel, telles que ses évaluations de performance ^{[4]
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Source de recherche}.
- Demandez-lui de vous parler de l’emploi pour lequel il postule et cherchez à avoir son curriculum vitae actualisé et d’autres informations, notamment la façon dont il a contribué à vos projets et à la performance de votre entreprise, et dans quelle mesure cela lui servirait pour son nouveau travail ^{[5]
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  Source de recherche}.
- Envisagez de lire la lettre que vous écrirez avec lui afin d’évaluer son professionnalisme et sa méthode de travail. Vous pouvez également vous servir de ses évaluations de rendement ^{[6]
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  Source de recherche}.
3
Rédigez une lettre préliminaire. Avant de fournir une lettre de recommandation positive à un ancien employé ou un collègue, utilisez les informations que vous recueillit pour rédiger une lettre préliminaire. Cela vous garantit que votre référence sera positive et complète.
- Une lettre de référence devrait se limiter à une et deux pages. Si vous voulez écrire beaucoup de choses, l’employeur potentiel pourrait ne pas lire intégralement le texte et ainsi manquer certaines informations importantes sur le candidat ^{[7]
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  Source de recherche}.
- Faites une brève introduction en indiquant son nom, le travail pour lequel il postule et vos impressions générales ^{[8]
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  Source de recherche}. Par exemple, vous pourriez écrire ceci : « c’est avec plaisir que je vous recommande Christophe Moreau pour le poste de chef de marque. Christophe a contribué de manière significative à mon travail (à cette entreprise) et je pense qu’il pourrait être un atout important pour votre équipe ».
- Le corps de la lettre peut comporter 1 à 3 paragraphes et vous devriez y préciser depuis combien de temps vous connaissez le candidat, le poste qu'il a occupé chez vous, souligner ses compétences et présenter les avantages que peut tirer l’employeur en l’engageant ^{[9]
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  Source de recherche}. Vous devez fournir une preuve valide de la raison pour laquelle cette personne est le meilleur candidat pour le poste.
- Vous pouvez aussi décrire son caractère, tout en évitant d’inclure des renseignements personnels qui pourraient non seulement susciter chez l’employeur potentiel des préjugés, mais aussi être considérés comme un acte illégal.
- Vous devriez conclure la lettre avec un court paragraphe mentionnant que vous recommandez fortement cette personne pour le poste et restez à la disposition de l’employeur pour toute question éventuelle. Par exemple, vous pourriez écrire ceci : « en me basant sur mes expériences avec Christophe Moreau, je vous le recommande pour le poste de chef de marque dans votre compagnie. Pour toutes questions ou préoccupations, n’hésitez pas à me contacter par courriel ou par téléphone ».
4
Utilisez des mots positifs et concrets. Lorsque vous rédigez la lettre et la relisez plus tard, assurez-vous d’employer des termes concrets et un langage positif au moment de présenter le candidat. Cela peut aider l’employeur à le connaitre et avoir une image plus positive de lui ^{[10]
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Source de recherche}.
- Utilisez des verbes comme « travailler ensemble », « coopérer » et « promouvoir ».
- Utilisez les noms comme « travailleur en équipe », « atout » et « responsabilité ».
- Utilisez des adjectifs tels que « fiable », « intelligent », « brave » et « diligent ».
- Voici ce à quoi cela pourrait ressembler si vous vous exprimez en ces termes : « Christophe et moi avons travaillé ensemble sur un projet de markéting, et il a été un atout précieux pour séduire plusieurs nouveaux clients. Il est responsable, sympathique, aime travailler en équipe et aura un impact positif sur votre entreprise ».
5
Soyez honnête et n’exagérez pas. Vous devez vanter les mérites du candidat en question du mieux possible, tout en étant honnête au sujet de ses qualifications. Il y a une frontière étroite entre honnêteté et exagération et vous devez éviter de la franchir pour que l’on ne pense pas que vous avez manqué de sincérité dans votre lettre ^{[11]
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Source de recherche}.
- Vous n’êtes pas tenu de dire qu’il est le meilleur pour ce poste, si tel n’est pas le cas. En revanche, envisagez d’écrire quelque chose comme ceci : « Christophe est parmi les collègues les plus responsables et les plus sympathiques avec qui j’ai eu le plaisir de travailler ». Au moment d’évaluer les aptitudes et les compétences techniques de la personne, vous pouvez écrire quelque chose comme ceci : « Christophe fait partie des 5 meilleurs gestionnaires avec qui j’ai eu le plaisir de travailler ».
6
Relisez et corrigez la lettre. Une fois que vous avez rédigé votre lettre préliminaire, relisez-la afin de l’enrichir et de peaufiner certaines parties qui ont besoin d’être développées davantage. Cela vous permettra également de corriger d’éventuelles fautes de ponctuation, d’orthographe ou de grammaire.
- Veillez à ce que le projet comporte une introduction, un corps et une conclusion. N’oubliez pas d’être honnête et d’employer un langage positif tout en présentant la meilleure image possible du candidat ^{[12]
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  Source de recherche}.
- Envisagez de lire la lettre à haute voix pour pouvoir entendre de possibles erreurs et vous assurer que ça sonne parfaitement bien ^{[13]
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  Source de recherche}.
- Assurez-vous que les informations dans la lettre sont adaptées au nouveau poste ^{[14]
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Utilisez le bon format. Avant de remettre la lettre de recommandation à votre employé, vous devez lui donner un format approprié. De cette manière, l’employeur pourra prendre votre démarche très au sérieux ^{[15]
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Source de recherche}.
- Assurez-vous d’écrire la lettre sur du papier à entête de l’entreprise ^{[16]
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  Source de recherche}.
- Sur la première ligne, mettez la date à laquelle vous écrivez la lettre.
- Tout juste sous la date, mettez l’adresse de l’employeur. Adressez la lettre au probable supérieur du candidat ou à la direction des ressources humaines.
- Mettez vos coordonnées en dessous des informations du futur employeur.
- Après la formule de salutation, n’oubliez pas de signer votre nom à l’encre noire et faites-le imprimer en dessous. Vous pouvez aussi préciser votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre email.
8
Relisez la lettre une dernière fois. Avant de l’envoyer, relisez-la une dernière fois pour vous assurer qu’elle est exempte de fautes ou que vous n’avez pas oublié des informations importantes.

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Méthode 2

Méthode 2 sur 2:
Fournir une référence verbalement

1
Renseignez-vous au préalable. Vérifiez la politique de votre entreprise concernant ce type de référence. Certaines entreprises autorisent uniquement aux employés à divulguer des informations de base telles que la durée de l’emploi. D’autres sociétés n’autorisent que les références sous forme écrites. Vous renseigner sur la politique appliquée au sein de votre entreprise vous permettra de vous assurer de fournir verbalement une meilleure référence.
2
Acceptez ou refusez de fournir une référence verbale. Si un employé ou un collègue vous demande de lui donner de bonnes références verbalement, assurez-vous de pouvoir accepter positivement sa requête. Si vous avez eu une bonne expérience avec la personne et pouvez appuyer sa candidature, acceptez sa requête.
- Refusez une telle proposition si vous n’êtes pas en mesure de dire quelque chose de positif au sujet du candidat. Vous ne devez pas compromettre ses chances de décrocher l’emploi en question ^{[17]
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- Acceptez seulement de discuter avec son futur employeur si vous avez eu à travailler avec lui pendant une longue période de temps. Si l’on vous posait des questions concernant ses compétences et son style de travail, vous pourriez avoir du mal à y répondre si vous ne le connaissez que depuis quelques mois ^{[18]
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- Assurez-vous d’être la personne appropriée pour fournir la référence. Vous pourriez devoir consulter votre patron ou vérifier les politiques de votre entreprise en ce qui concerne les recommandations.
3
Recueillez des informations sur le candidat. Vous aurez besoin de quelques informations de base concernant l’emploi pour lequel il postule ainsi que d’autres renseignements pertinents que vous devriez savoir ^{[19]
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- Demandez-lui des renseignements sur l’emploi pour lequel il postule et demandez à avoir son curriculum vitae à jour. Vous pourriez même vouloir évaluer la façon dont il a contribué à vos projets ou à la performance de votre entreprise et la manière dont cela lui servirait pour son nouveau travail ^{[20]
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- Vous devez aussi recueillir toutes informations pertinentes relatives à son poste au sein de votre entreprise, telles que ses évaluations de rendement ^{[21]
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  Source de recherche}.
- Entretenez-vous avec la personne afin d’évaluer son professionnalisme et sa méthode de travail. Vous pouvez aussi bien vous servir de ses évaluations de rendement ^{[22]
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4
Programmez un entretien téléphonique. Généralement, les références verbales ne sont fournies que par téléphone et vous devez en conséquence fixer un créneau pour discuter avec l’employeur potentiel du candidat. Ainsi, vous êtes sûr de pouvoir donner de bonnes références professionnelles et détaillées.
- Demandez au candidat d’indiquer vos coordonnées à l’employeur potentiel ou de vous donner les contacts de la société où il compte postuler.
- N’oubliez pas de fixer le rendez-vous à un moment où vous êtes détendu et n’êtes pas occupé.
5
Écrivez quelques notes sur le candidat. Une fois que vous aurez pris rendez-vous et recueilli des informations pertinentes, écrivez quelques notes sur le candidat. Ainsi, vous êtes sûr de ne pas oublier des informations importantes concernant ses compétences ou son comportement au cours de la conversation.
- Puisque vous ne savez pas quelles questions l’employeur potentiel pourrait vous poser, n’oubliez pas d’écrire quelques mots sur le candidat, y compris depuis combien de temps vous le connaissez, en quelle qualité il a travaillé avec vous et une évaluation de ses compétences.
6
Répondez honnêtement aux questions. Pendant la conversation téléphonique, vous allez surement devoir répondre à des questions sur le candidat. Le fait de prendre des notes et de donner honnêtement des réponses aussi détaillées que possible peut aider le candidat à décrocher le poste.
- Évitez surtout d’exagérer sur les qualités du candidat. Vous n’avez pas besoin de dire qu’il est le meilleur au monde dans son domaine. Vous pouvez répondre objectivement en disant juste : « c’est l’un des meilleurs collègues (ou employés) que j’ai jamais eus ».
- N’oubliez pas que le fait d’hésiter à répondre à une question peut donner l’impression que vous mentez.
7
Employez des termes positifs et descriptifs. Au moment de répondre aux questions de l’employeur, n’oubliez pas d’utiliser des mots qui rendront le candidat plus intéressant. Cela peut lui donner un avantage par rapport aux autres postulants ^{[23]
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- Vous pouvez utiliser plusieurs verbes, noms et adjectifs pour mieux décrire le candidat en question. Plus vous employez un style descriptif, plus vous pourrez aider l’employeur potentiel.
- Par exemple, vous pouvez dire ceci : « Christophe est très doué pour résoudre les problèmes », ou « il sait communiquer clairement ses idées ».
- Assurez-vous d’indiquer également les compétences dont il aura besoin dans son nouveau poste.
8
Évitez d’aborder des sujets personnels. Discutez uniquement des choses concernant le rendement de la personne au travail, comme ses excellentes compétences de direction ou sa capacité à régler les différends entre collègues. Ne discutez pas de sa vie personnelle, car cela peut donner l’impression que vous, ainsi que lui, manquez de professionnalisme.
- Ne vous disputez pas de sujets personnels, comme la religion, la situation matrimoniale, l’âge ou la santé du candidat en question.
- Fournir des renseignements personnels peut compromettre les chances du candidat à être embauché. Aussi, cet acte peut être illégal selon le type d’informations que vous divulguez.
9
Mettez fin à la conversation. Mettez fin à l’entretien téléphonique une fois que vous avez répondu aux questions de l’employeur potentiel. Vous pouvez poser des questions, si besoin est ou si vous voulez apporter de nouveaux éclaircissements sur le candidat. N’oubliez pas de remercier l’employeur et de lui proposer de fournir des informations complémentaires si nécessaire.

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