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L’informatisation des services d’une entreprise est un excellent moyen pour rationaliser les procédures commerciales, gérer avec précision un grand volume d’informations et accomplir rapidement de nombreuses tâches. Ainsi, un entrepreneur peut informatiser certaines activités, en particulier la publicité et la promotion des produits, la comptabilité, la gestion de la base de données de la clientèle et les communications au sein de l’entreprise. Afin de prendre correctement la décision d’informatiser vos opérations, vous devrez inclure dans votre démarche l’ensemble des intervenants dans l’entreprise. Il faut aussi prendre en compte d’autres éléments importants, comme l’acquisition de logiciels et de matériels informatiques, les besoins en formation et les choix de l’entreprise en matière de saisie et de gestion des données.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 3:Évaluer les options d’informatisation
Partie 1
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1Faites un travail de réflexion. Recherchez les activités que vous pourrez améliorer grâce à l’informatique. Réfléchissez sur les points à transformer pour augmenter l’efficacité de vos opérations commerciales. Pensez aux tâches nécessitant une main-d’œuvre nombreuse, que vous pourrez simplifier ou améliorer en ayant recours à des logiciels. Vous pouvez aussi examiner les systèmes qui nécessitent des sauvegardes, comme la comptabilité ou les dossiers du personnel. Demandez à d’autres entrepreneurs ce qu’ils ont fait et l’impact de l’informatisation sur leurs opérations commerciales.
- Pensez également à lire des publications commerciales et des revues industrielles pour élargir vos connaissances en matière d’informatisation [1] .
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2Prenez l’avis de tous vos collaborateurs. Organisez des réunions avec les gestionnaires et les responsables des différents services. Demandez-leur de dresser la liste de tous les travaux qui sont potentiellement concernés par l’informatisation. Par exemple, un ordinateur vous aidera à faire des travaux sur place, comme préparer des bulletins de paie et des étiquettes d’enveloppes, calculer des totaux de produits et de taxes sur les ventes ou imprimer des prospectus dont la production est externalisée au profit d’imprimeurs indépendants [2] .
- Demandez aux directeurs de rencontrer leurs employés. Ces derniers devraient participer à tous les niveaux de l’entreprise dans la discussion afin de mettre en place un système profitant à tout le monde.
- Par exemple, un chauffeur chargé principalement de livrer des marchandises pourra gagner du temps en ayant un système GPS, plutôt que d’écrire des adresses manuellement et consulter une carte.
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3Optez pour un logiciel de comptabilité. De nombreuses entreprises ont commencé leur informatisation par l’emploi d’un logiciel de comptabilité. Cet outil vous permet de suivre vos comptes, payer vos employés, créer des états financiers et déclarer vos impôts. Les options et les fonctionnalités varient en fonction des logiciels. Vous aurez aussi la possibilité de sauvegarder vos données financières hors site, pour les employer plus tard en cas de besoin. Un logiciel de comptabilité est souvent très pratique pour réaliser facilement vos comptes, éviter de tenir manuellement vos livres comptables et de faire des manipulations complexes et fastidieuses.
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4Utilisez des ordinateurs pour la communication et le markéting. La majorité des petites entreprises réalisent leurs communications commerciales en utilisant la messagerie électronique et un serveur de télécopie. Ces méthodes présentent l’avantage de réduire les couts et de faciliter la communication ainsi que la transmission d’informations aux clients et aux fournisseurs. Cependant, les logiciels peuvent aussi servir à des actions de markéting. Par exemple, un bulletin d’information ou des détails sur un nouveau produit peuvent être envoyés aux clients par courrier électronique.
- Un logiciel plus sophistiqué permet de créer des campagnes de markéting, de faire le suivi des données sur les clients et d’identifier des pistes de croissance [4] .
- Pour en savoir plus, examinez des options comme Marketo, Webmecanik ou Pardot [5] .
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5Prenez un logiciel spécialisé. Si votre entreprise s’occupe de la conception et de la fabrication de produits, les logiciels faciliteront beaucoup vos méthodes de création. Avec un logiciel de conception, vous mettrez au point des modèles virtuels que vous testerez sans faire de prototype. Vous pourrez aussi connecter ces logiciels à des programmes de fabrication qui contrôlent des machines. Ainsi, vous effectuerez tout le processus de création sur votre ordinateur.
- Le logiciel dépendra de votre secteur d’activité, du type de vos produits et de vos machines. Il suffit de rechercher en ligne des logiciels de conception et de fabrication adaptés à vos besoins [6] .
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6Choisissez un logiciel pour gérer vos inventaires. Avec ce logiciel, vous réaliserez facilement vos commandes, vos réceptions ainsi que le suivi et l’expédition de vos articles. Vous pourrez aussi automatiser vos opérations en travaillant avec un logiciel de comptabilité et un système de gestion des stocks. De cette façon, vous contrôlerez plus facilement vos inventaires, vous réduirez vos pertes et vous améliorerez l’efficacité de votre entreprise [7] .
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7Gérez les ressources humaines et la planification. Cette tâche se prête bien à l’informatisation. Un logiciel peut vous aider à contrôler une partie de vos relations avec vos employés. D’une part, les logiciels RH vous permettent de payer, de recruter et de fixer les congés de vos collaborateurs. Selon le logiciel choisi, vous serez en mesure de gérer plus facilement les avantages sociaux des employés ou le traitement des données particulières aux entrepreneurs indépendants.
- Par exemple, essayez un outil comme Zenefits, sumHR, BambooHR ou Sage.
- En outre, vous pourrez employer d’autres logiciels pour gérer les heures de présence de vos ouvriers et (ou) les rendez-vous avec vos clients. Ces programmes rationalisent et améliorent la planification et diminuent les erreurs et les oublis.
- Essayez un logiciel comme Ohris, When I Work, Genbook ou Booker [9] .
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Partie 2
Partie 2 sur 3:Installer des systèmes informatiques
Partie 2
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1Optez pour un bon logiciel ou progiciel. Dressez la liste des domaines où les opérations pourraient être améliorées grâce à l’emploi d’un logiciel. Puis, identifiez les logiciels et les progiciels (groupes de programmes interconnectés) en fonction de vos besoins et de votre budget. Ne consacrez pas tout votre argent pour acheter vos logiciels, car vous devrez aussi acquérir du matériel et financer certains travaux et activités comme la formation des employés et la mise en place du système et des logiciels de sécurité [10] .
- Renseignez-vous sur les logiciels à code source ouvert (open source). Dans certains cas, les logiciels de ce type n’offrent pas toutes les fonctionnalités que vous recherchez, mais ils sont gratuits et peuvent convenir à lancer les opérations d’informatisation.
- Vous pouvez essayer et télécharger des programmes gratuits comme SugarCRM pour gérer vos clients et Simple Invoices pour la facturation [11] .
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2Identifiez vos besoins en matériel. Examinez vos logiciels pour déterminer la nature de vos équipements. Veillez à noter des caractéristiques requises comme la puissance de traitement, les cartes graphiques, la mémoire (RAM) et le système d’exploitation. D’une manière générale, la configuration minimale requise dépend du logiciel choisi. Essayez autant que possible de viser haut pour ne pas être obligé(e) à mettre à niveau votre système, si vous changez de logiciel au bout de quelques années. La définition de la puissance du matériel informatique vous aidera dans votre recherche d’ordinateur [12] .
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3Examinez les options concernant le matériel informatique. Pour cela, vous pouvez consulter un expert en la matière. Expliquez-lui les processus de l’entreprise et demandez-lui de vous faire des propositions concernant le matériel. Notez que votre choix dépendra aussi du type de votre entreprise, du volume d’informations à traiter et à sauvegarder ainsi que de la vitesse d’accès aux données.
- Probablement, l’acquisition d’ordinateurs personnels pour vous et vos employés absorbera une grande partie de votre budget. Vous serez amené(e) à choisir des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables. Les capacités de ces deux types sont les mêmes, sauf si vous avez besoin d’équipements très puissants pour exécuter des programmes complexes. Habituellement, le prix des machines portables est plus élevé.
- Toutefois, elles offrent une flexibilité plus grande et peuvent favoriser le travail collaboratif, car les employés pourront se déplacer avec leurs machines dans l’entreprise ou à l’extérieur [13] .
- Renseignez-vous aussi sur les périphériques des ordinateurs. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’écrans, d’imprimantes, de disques durs externes, de scanneurs ou de tablettes en plus pour certains programmes ou pour l’exécution de vos opérations [14] .
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4Procédez à l’installation du matériel. Après le choix des équipements et des logiciels, prenez vos dispositions pour installer les ordinateurs. S’il s’agit d’un petit bureau, il suffit de les brancher. Si le fournisseur du matériel ou des logiciels vous propose de procéder à l’installation, n’hésitez pas à en profiter. Avant son départ, vérifiez quand même que vos systèmes sont opérationnels [15] .
- Si les ordinateurs doivent être connectés entre eux pour partager des documents, mettez en place un réseau. Engagez un administrateur de réseau, temporaire ou permanent, pour faire le travail pour vous.
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5Sécurisez votre système informatique. Dans ce but, faites appel à un spécialiste de la sécurité informatique afin de choisir un logiciel antivirus performant. Examinez aussi les options concernant les logiciels de protection de données confidentielles, comme celles des clients concernant les paiements et les informations personnelles de vos employés. Vous devrez aussi investir dans des programmes de protection, par exemple un antivirus, un pare-feu et une détection des intrusions sur le réseau. Pour les entreprises ayant des données particulièrement sensibles, vous pouvez aller plus loin et acquérir des outils de cryptage et d’identification des employés [16] .Publicité
Partie 3
Partie 3 sur 3:Intégrer les systèmes informatiques
Partie 3
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1Mettez en place une formation appropriée pour tout le personnel. Vos employés n’ont pas les mêmes compétences et les mêmes aptitudes pour se servir d’ordinateurs et de logiciels spécialisés. Donc, vous devrez leur offrir une formation adéquate pour réaliser leurs activités informatiques et accomplir les travaux qui leur seront assignés. Cette formation pourra être dispensée par le vendeur ou le technicien de service s’il s’agit de matériel ou de logiciels compliqués [17] .
- Vérifiez que les sessions de formation sont complètes, en particulier pour les tâches sensibles.
- Par exemple, si vous dirigez une clinique, vérifiez que tous les médecins et toutes les infirmières seront bien formés pour accéder aux informations sensibles sur les patients.
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2Mettez en route une procédure appropriée pour la saisie des données. Compte tenu des délais dont vous disposerez, commencez par les travaux et les projets hautement prioritaires. Opérez progressivement en installant un système à la fois afin de ne pas bloquer vos opérations en raison d’une mise en œuvre lente du système. Votre principal objectif doit être d’intégrer le système informatique rapidement et sans créer de problèmes [18] .
- Par exemple, si vous devez à tout prix informatiser les activités de paiement, accordez une grande priorité à cette tâche afin de garantir des contrôles de la paie dans les délais impartis.
- Envisagez d’engager des collaborateurs temporaires pour saisir les données si cette tâche est importante. Ainsi, vos employés réguliers continueront à vaquer à leurs occupations habituelles sans interruption.
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3Conservez toute la documentation en papier. C’est une bonne sécurité qui vous prémunira contre une perte accidentelle de vos données en cas d’erreur pendant la saisie ou la sauvegarde dans le nouveau système. Avec cette formule, vous ne perdrez pas toutes vos données. Donc, conservez tous les documents papier comme les factures, les dossiers des clients, les données concernant les employés et les autres documents contenant des informations importantes.
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4Investissez dans un système de sauvegarde. Adressez-vous à un expert en informatique afin d’identifier un système de sauvegarde adapté aux besoins de l’entreprise. Si vous dirigez une petite société, vous pouvez sauvegarder vos données manuellement, de façon régulière, sur un dispositif de stockage portable. Dans le cas d’une grande entreprise, les options comprennent l’automatisation de la procédure de sauvegarde en ayant recours à un serveur de sauvegarde ou à un fournisseur de stockage de fichiers en ligne [19] .
- La meilleure solution consiste à sauvegarder vos données hors site, soit physiquement ou en ligne dans un dispositif de stockage en nuage.
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Références
- ↑ http://www.bizfilings.com/toolkit/sbg/office-hr/vehicles-equipment/computer-needs-business-assessment.aspx
- ↑ http://corporate.findlaw.com/business-operations/computerizing-your-business.html
- ↑ http://www.inc.com/sujan-patel/the-top-small-business-software-programs-for-2015.html
- ↑ http://www.referenceforbusiness.com/small/Co-Di/Computer-Applications.html
- ↑ http://www.forbes.com/sites/ilyapozin/2013/07/28/15-marketing-softwares-that-can-boost-your-business/#22761824b475
- ↑ http://www.referenceforbusiness.com/small/Co-Di/Computer-Applications.html
- ↑ http://corporate.findlaw.com/business-operations/computerizing-your-business.html
- ↑ http://www.capterra.com/inventory-management-software/
- ↑ http://www.inc.com/sujan-patel/the-top-small-business-software-programs-for-2015.html
- ↑ http://www.bizfilings.com/toolkit/sbg/office-hr/vehicles-equipment/computer-needs-business-assessment.aspx
- ↑ http://www.pcworld.com/article/2047347/10-open-source-alternatives-for-small-business-software.html
- ↑ http://www.powersolution.com/9-tips-for-purchasing-computer-systems-for-small-business/
- ↑ http://www.referenceforbusiness.com/small/Co-Di/Computer-Applications.html
- ↑ http://www.bizfilings.com/toolkit/sbg/office-hr/vehicles-equipment/computer-needs-business-assessment.aspx
- ↑ http://www.bizfilings.com/toolkit/sbg/office-hr/vehicles-equipment/computer-needs-business-assessment.aspx
- ↑ http://www.computerweekly.com/feature/Computer-security-for-small-businesses-Essential-Guide
- ↑ http://corporate.findlaw.com/business-operations/computerizing-your-business.html
- ↑ http://corporate.findlaw.com/business-operations/computerizing-your-business.html
- ↑ http://corporate.findlaw.com/business-operations/computerizing-your-business.html
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