Cómo aplicar formato condicional en Excel

Coescrito por Jack Lloyd

Este wikiHow te enseñará a aplicar formato condicional en una hoja de cálculo de Excel, tanto en una computadora con Windows como en Mac. El formato condicional resaltará las celdas que contengan datos que coincidan con los parámetros que configuraste para el formato.

Pasos

1
Abre tu documento de Excel. Haz doble clic en la hoja de cálculo de Excel que quieras formatear.
- Si todavía no has creado un documento, abre una nueva hoja de cálculo en blanco en Excel e ingresa los datos antes de continuar.
2
Selecciona los datos. Haz clic en la celda superior izquierda de tu grupo de datos y arrastra el ratón hasta la celda inferior derecha. Tus datos ahora quedarán seleccionados.
3
Haz clic en la pestaña Inicio. La encontrarás en la parte superior de la ventana de Excel. Ahí encontrarás la opción "Formato condicional".
4
Haz clic en Formato condicional. Está en la sección "Estilos" en de la barra de herramientas de Inicio. Al hacer clic, se abrirá un menú desplegable.
5
Haz clic en Nueva regla…. Se encuentra cerca de la parte superior del menú desplegable. Al hacerlo, se abrirá la ventana de "Formato condicional".
6
Selecciona un tipo de regla. En la sección "Seleccionar un tipo de regla", haz clic en alguna de las siguientes opciones:
- Aplicar formato a todas las celdas según sus valores: aplica formato condicional a cada una de las celdas de datos. Esta es la mejor opción para crear un efecto visual de degradado, si vas a organizar tus datos por promedio, por ejemplo.
- Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: aplica formato condicional solamente a las celdas que contengan los parámetros especificados (por ejemplo, números mayores que 100).
- Aplicar formato únicamente a los valores con rango superior o inferior: aplica formato condicional al número (o porcentaje) de celdas especificado como rango superior o inferior.
- Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: aplica formato condicional a las celdas que caigan por encima o por debajo del promedio calculado por Excel.
- Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados: aplica formato condicional a los valores únicos o duplicados.
- Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: aplica formato condicional a las celdas basándose en una fórmula que debes ingresar.
7
Edita la regla. Este paso varía según la regla que hayas seleccionado:
- Aplicar formato a todas las celdas según sus valores: selecciona un valor en "Mínima" y en "Máxima" utilizando los cuadros desplegables. También puedes cambiar el color utilizado para cada valor en el cuadro desplegable "Color".
- Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: selecciona el tipo de celda a la cual quieras aplicarle formato y elige otras reglas en los cuadros desplegables que aparezcan según tu elección.
- Aplicar formato únicamente a los valores con rango superior o inferior: selecciona Superior o Abajo y luego ingresa un número de celdas a formatear. También puedes ingresar un porcentaje y marcar la casilla "% del rango seleccionado".
- Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: selecciona si quieres aplicar formato a los valores que estén por encima del promedio o a los que estén por debajo.
- Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados: selecciona único o duplicado en el cuadro desplegable.
- Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: ingresa en el cuadro de texto la fórmula que quieras usar.
8
Haz clic en Formato…. Está en la parte inferior derecha de la ventana. Se abrirá una nueva ventana.
9
Haz clic en la pestaña Relleno. Esta pestaña se encuentra en la parte superior derecha de la nueva ventana.
10
Elige un color. Haz clic en el color que quieras usar para el formato condicional. Ese será el color que mostrarán las celdas que coincidan con los parámetros del formato.
- Es preferible usar colores más claros (por ejemplo, amarillo, verde claro, celeste), ya que los colores más oscuros tienden a ocultar el texto de las celdas, especialmente si vas a imprimir el documento más tarde.
11
Haz clic en Aceptar. Está en la parte inferior de la ventana. Al hacerlo, se cerrará la ventana "Formato".
12
Haz clic en Aceptar para aplicar el formato. Ahora las celdas que coincidan con el criterio de formato, estarán resaltadas con el color que elegiste.
- Si decides que quieres borrar el formato y comenzar de nuevo, haz clic en Formato condicional, luego en Borrar reglas y luego en Borrar reglas de toda la hoja.
13
Guarda la hoja de cálculo. Haz clic en Archivo y luego en Guardar para guardar los cambios, o presiona Ctrl+S (o Comando+S en Mac). Si quieres guardar los cambios en un nuevo documento, haz lo siguiente:
- Windows: haz clic en Archivo, luego en Guardar como, luego doble clic en Este equipo y elige una ubicación de destino en el lado izquierdo de la ventana. Escribe un nombre para el documento en el cuadro de texto "Nombre de archivo" y haz clic en Guardar.
- Mac: haz clic en Archivo, luego en Guardar como…, ingresa un nombre para el documento en el campo "Guardar como". Después elige una ubicación de destino haciendo clic en el cuadro "Dónde" y eligiendo una carpeta. Luego haz clic en Guardar.

Consejos

El menú desplegable de Formato condicional tiene varias opciones de acceso directo (por ejemplo, Resaltar reglas de celda) que puedes usar para darle formato rápidamente a tus datos.
Un uso práctico para el formato condicional, puede ser la creación una regla que te permita identificar las celdas que contengan números negativos en un presupuesto (o ceros en una hoja de inventario de una tienda, etc.) así no tienes que estar buscando las diferencias manualmente.