Cómo calcular los gastos generales

Coescrito por Madison Boehm

Los gastos generales son los gastos que se pagan para mantener tu negocio en funcionamiento, ya sea que tu producto tenga una gran demanda o que apenas se produzca. Tener un historial sólido de tus gastos generales te ayudará a establecer un mejor precio para tu producto o servicio, a mostrarte dónde puedes ahorrar dinero y a ilustrar las formas para hacer más eficiente tu modelo de negocio. Sin embargo, estos beneficios solo provienen de tenedores de libros cuidadosos, así que continúa leyendo para determinar la mejor manera de calcular los gastos generales de tu negocio.

Método 1

Método 1 de 3:
Halla tus gastos generales

1
Comprende que los gastos generales son gastos que no se relacionan directamente con tu producto. A estos también se les conoce como costos indirectos. Los costos indirectos son cosas como el alquiler, personal administrativo, reparaciones, maquinaria y costos de comercialización que son fundamentales para tus operaciones de negocios y se deben pagar con regularidad.
- En nuestro ejemplo, los costos indirectos como las tarifas postales y el seguro son necesarios para dirigir un negocio, pero no para fabricar un producto.
2
Ten en cuenta que el costo directo es el costo de crear un bien o servicio. Estos costos fluctuarán según la demanda de tu producto y el precio de mercado de los materiales. Si vas a empezar una panadería, los costos directos serían el salario de la mano de obra y los ingredientes. Si vas a dirigir una clínica de salud, serían los salarios de los médicos, estetoscopios, etc.
- Los costos directos más frecuentes, como se ilustraron anteriormente, son los salarios y los materiales.
- En términos sencillos, los costos directos pagan las cosas en la línea de producción, mientras que los costos indirectos pagan la línea de producción real.
3
Haz una lista de cada gasto por un mes, trimestre o año. Si bien puedes elegir cualquier plazo que te guste, casi todos los negocios dividen sus informes de gastos por meses.
- Sé consistente con tu plazo, si calculas los costos indirectos por mes, debes calcular los costos directos también por mes.
- Usar programas de computadora como QuickBooks, Excel o Freshbooks puede ayudarte a mantener tu lista organizada y accesible.
- No te preocupes aún por a qué lugar se destina cada gasto. Necesitas la imagen completa de tus gastos antes de puedas calcular los gastos generales.^{[1]
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  Fuente de investigación}
4
Contabiliza los gastos (indirectos) generales comunes. Todas la empresas tienen gastos inevitables que incluyen impuestos, alquiler, seguro, derechos de licencia, servicios, equipos jurídicos y de contabilidad, personal administrativo, mantenimiento de las instalaciones, etc. ¡No dejes lugar a dudas!
- Repasa los informes de gastos y recibos pasados para asegurarte de que no te falte nada.
- No olvides los gastos recurrentes, como renovar una licencia o permisos de presentación, lo que ocurre raramente. Estos aún cuentan como gastos generales.
5
Usa las estimaciones o costos pasados si aún no conoces tus gastos exactos. Si eres un empresario nuevo o en potencia, tendrás que hacer una investigación de los costos de los suministros, mano de obra y de los gastos generales potenciales.
- Si tienes libros contables antiguos, puedes usarlos para planear los costos del próximo año. A menos que realices grandes cambios en tu plan de negocios, a menudo son números similares.
- Promedia tus costos antiguos de los últimos 3 a 4 meses para modificar cualquier anomalía estadística.
6
Divide tu lista en costos directos e indirectos según tu modelo de negocio. Todo negocio es diferente y puedes emitir un juicio sobre ciertos gastos. Por ejemplo, si bien los gastos legales generalmente son gastos generales, estos contribuyen directamente a la producción si diriges una firma de abogados.^{[2]
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Fuente de investigación}
- Si aún estás confundido, imagina los gastos generales como aquellos que pagarías si dejaras de producir cualquier cosa. ¿Qué mantiene tu negocio en funcionamiento todos los días?
- Actualiza la lista todo el tiempo que incurras en nuevos gastos.
7
Suma todos los costos indirectos para obtener el total de los gastos generales. Este es el monto de dinero que necesitas para mantenerte en el negocio. En el ejemplo anterior, tus gastos generales por año serían $16.800. Conocer el número es crucial cuando elabores un plan de negocios.^{[3]
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Fuente de investigación}

Método 2

Método 2 de 3:
Comprende los gastos generales de tu negocio

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Encuentra el porcentaje de tus gastos generales. El porcentaje de los gastos generales te indica cuánto destina tu negocio a gastos generales y cuánto se gasta en fabricar el producto. Para hallar el porcentaje de gastos generales:
- Divide los costos indirectos entre los costos directos. En el ejemplo anterior, nuestro índice de gastos generales es 0,35 (16.800/48.000 = 0,5).
- Multiplica este número por 100 para obtener tu porcentaje de gastos generales. En este caso, 35 %.
- Esto significa que tu negocio gasta 35 % de su dinero en honorarios legales, personal administrativo, alquiler, etc. por todos los productos que produce.
- Mientras más bajo sea el índice de gastos generales, más serán las ganancias. ¡Un índice bajo de gastos generales es bueno!
2
Usa tu índice de gastos generales para compararte con los negocios similares. Al suponer que todos los negocios similares pagan aproximadamente los mismos costos directos, las empresas con un índice bajo de gastos generales generan más dinero cuando venden su producto. Al reducir tu índice de gastos generales, podrás vender tu producto a un precio más competitivo u obtener ganancias más altas.^{[4]
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Fuente de investigación}

Método 3

Método 3 de 3:
Usa los gastos generales para mejorar tu negocio

1
Divide tus gastos generales entre tus costos de mano de obra para saber el grado de eficacia con el que usas tus recursos. Multiplica la cifra por 100 para obtener el porcentaje de gastos generales usado por cada trabajador.
- Cuando este número es bajo, eso significa que tu negocio emplea sus gastos generales de forma eficiente.
- Si este número es muy alto, podrías estar contratando a muchas personas.
2
Calcula qué porcentaje de tus ingresos paga tus gastos generales. Divide tus gastos generales entre el monto hecho en ventas, después multiplícalo por 100 para obtener tu porcentaje. Esta es una forma simple de saber si estás vendiendo los bienes o servicios suficientes para mantenerte en el negocio.
- Por ejemplo: si mi negocio vende $100.000 de jabón al mes y me cuesta $10.000 mantener la oficina en funcionamiento, entonces gasto 10 % de mis ingresos en gastos generales.
- Mientras más alto sea este porcentaje, menor será el margen de beneficio.
3
Recorta o administra los gastos generales si estos números son muy altos. ¿Te preguntas la razón por la no generas una gran ganancia? Es probable que pagues mucho en la renta o que debas vender más productos para cubrir los gastos generales. Quizás tienes muchos trabajadores y no estás gastando sabiamente para mantener a todos contratados. Usa estos porcentajes para mirar más de cerca tu modelo de negocio y realizar cambios como corresponda.
- Todos los negocios pagan gastos generales, pero aquellos que los administran sabiamente producen más ganancias.
- Sin embargo, tener gastos generales bajos no es todo. Por ejemplo, si gastas dinero en buen equipo o para la satisfacción de los trabajadores, es posible que tengas una mayor productividad y mayores ganancias.

Consejos

Si calculas los gastos generales de un periodo pasado, puedes usar las cifras y los datos reales de los registros de la empresa para tus cálculos. Si estimas los gastos generales de un periodo futuro, tendrás que usar las cifras promedio para estimar los costos. Por ejemplo, para calcular los costos indirectos futuros, puedes examinar varios periodos pasados y calcular un costo promedio para cada gasto indirecto que se hará en tu negocio durante el periodo futuro que quieres estimar. Del mismo modo, para los gastos directos futuros, puedes estimar los costos promedio en base a los registros anteriores y a las cifras actuales. Por ejemplo, la mano de obra directa se puede calcular al multiplicar el salario promedio por hora de la mano de obra directa en tu empresa y el número promedio de horas trabajadas por la mano de obra directa en un determinado periodo. La cifra resultante puede no ser exactamente lo que termine pagándose en dicho periodo, pero será una estimación aproximada.
Controlar los índices de gastos generales con el tiempo, es decir, por mes, trimestre o año, ayuda a normalizar las varianzas causadas por las consideraciones estacionales, el patrón de compra del consumidor y la disponibilidad o costo de la materia prima.

Advertencias

Los pasos detallados aquí se diseñaron para brindar una mejor idea de cómo obtener datos cuantificables de tu negocio. Cada empresa es diferente, así que la forma en la que maximices tus gastos generales no es una ciencia exacta.