Cómo comunicarse efectivamente en el entorno laboral

La clave para el éxito en cualquier empresa o negocio es mantener una comunicación clara y efectiva. Es la base de cualquier correo electrónico, presentación y reunión. Tener dificultades para interactuar con tu jefe, compañeros de trabajo o colegas puede causar una gran ansiedad, lo cual puede perjudicar tu rendimiento laboral. En cambio, si escoges las palabras correctas, utilizas un lenguaje corporal apropiado y mejoras la confianza y seguridad personal, podrás desarrollar excelentes habilidades de comunicación que te servirán por el resto de tu profesión.

Método 1

Método 1 de 3:
Usar tus propias palabras

1
Exprésate con claridad y asertividad. Durante las conversaciones directas con tus compañeros de trabajo, utiliza verbos activos y un vocabulario sencillo para asegurarte de que todos te comprendan.^{[1]
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- Evita las palabras de relleno como “eh” o “mmm”. Además, no murmures.
- Sé conciso. Si bien puede ser tentador decir las cosas de forma compleja para transmitir una mayor competencia o capacitación, ser demasiado locuaz puede causar malentendidos. No compliques las cosas de manera innecesaria.
2
Escucha a tus compañeros de trabajo. Una buena comunicación implica un compromiso de ambas partes. Hazles preguntas abiertas (en lugar de preguntas de sí o no) a tus compañeros de trabajo y presta atención a sus respuestas. Sigue el hilo de la conversación y demuestra interés y participación.^{[2]
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Fuente de investigación}
- Continúa las preguntas abiertas con preguntas más directas para asegurarte de que ambos se hayan comprendido claramente.
- Cuando un compañero de trabajo o un supervisor te digan algo que te resulte complejo, repite o resume los puntos principales para asegurarte de que ambos se hayan comprendido correctamente.
- Las conversaciones personales sirven para crear una buena base para desarrollar interacciones más relajadas respecto al trabajo. Por ejemplo, si tu jefe te cuenta que su hija participará en un torneo de fútbol, espera unos días y tómate un tiempo para preguntarle cómo ha salido todo.
3
Evita el cotilleo. Siempre que seas parte de un grupo de personas que sabe cosas uno de los otros, puede ser tentador hablar a las espaldas de los demás. Sin embargo, esto solo generará emociones negativas en el lugar de trabajo, y dificultará la posibilidad de mantener una comunicación positiva entre los compañeros. Si te ganas la reputación de ser una persona chismosa, los demás dejarán de confiar en ti, y podrían decidir dejar de hablarte. El objetivo de la comunicación es construir puentes entre las personas, no derribarlos.
4
Garantiza la precisión y exactitud para construir la confianza. Tómate un tiempo para volver a leer y revisar la información. Los errores ortográficos y gramaticales pueden indicar desidia o falta de interés, mientras que los hechos tergiversados por error pueden dar lugar a resultados vergonzosos para ti y tus compañeros de trabajo. Si te ganas la reputación de ser una persona poco precisa que tiene muchos errores, tus compañeros dejarán de confiar en tu trabajo.
- Esto es muy importante en la comunicación escrita y las presentaciones visuales. Los errores escritos son más fáciles de detectar por la audiencia y más difíciles de olvidar.
- A la hora de escribir un documento o mensaje importantes, pídeles a otras personas que lean lo que has escrito para verificar su precisión y detectar posibles errores.
5
Comparte información específica y detallada. Ya sea que tengas que escribirle un correo electrónico a tu supervisor o precises poner al tanto a tu jefe acerca del estado de tu última tarea, tus compañeros de trabajo querrán acceder al conocimiento más preciso y actualizado. Si saben que pueden confiar en que les proporcionarás la información específica, serás la primera persona a la que decidan consultar.^{[3]
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- Con frecuencia, suele ser difícil saber cuán específico hay que ser para ser verdaderamente específico. Evalúa tus interacciones de manera crítica y pregúntate si les proporcionas más dudas que respuestas a tus compañeros. Por ejemplo, no respondas que un trabajo marcha bien. En cambio, infórmale al gerente que has alcanzado o superado los objetivos de venta, y proporciónale las cifras exactas.
6
Mantén las comunicaciones breves. El viejo refrán “El tiempo es dinero” aplica a todo tipo de organización con fines de lucro. Asegúrate de que tus comunicaciones escritas y verbales proporcionen la información de la manera más rápida posible. Si bien es importante compartir los detalles más relevantes, evita que tus compañeros tengan que estudiar información redundante o innecesaria.
- Evalúa tu audiencia y determina quién necesita conocer la información. Quizás tu jefe solo quiera conocer los resultados finales de tu trabajo, mientras que tus compañeros del mismo nivel de jerarquía tengan interés en conocer los desafíos que has superado para alcanzar los objetivos.
7
Responde los correos electrónicos en tiempo y forma. En el mundo laboral, gran parte de la comunicación se realiza a través del correo electrónico. Asegúrate de responderlos dentro de uno o dos días laborales, y no permitas que tu bandeja de entrada esté colmada de mensajes acumulados. Si tus compañeros confían en que podrás responderles rápidamente, estarán más predispuestos a contactarte para resolver sus dudas o proporcionarte comentarios.^{[4]
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Fuente de investigación}
- También es importante encontrar un sistema eficiente para responder las llamadas y los mensajes de voz. No es necesario que siempre estés disponible o que regreses las llamadas de inmediato. Sin embargo, reserva un horario para lidiar con las llamadas telefónicas y asegúrate de ser constante.
8
Procura darles un seguimiento a las conversaciones escritas más importantes. En el caso de tener una conversación escrita o telefónica acerca de un asunto laboral importante, envía un correo electrónico o una nota de seguimiento. De esta forma, tendrás un registro escrito de sea cual sea la decisión o los temas debatidos durante la conversación verbal.
9
Haz preguntas. Cada vez que no comprendas algo, en especial si es un asunto relacionado con el trabajo, no dudes en pedir una aclaración.
- Por ejemplo, si tu jefe te ha asignado una tarea complicada y no estás seguro de haber comprendido las instrucciones, pídele aclaraciones acerca de las partes específicas del proceso. Por ejemplo, puedes decirle “¿Podría informarme un poco más acerca de lo que tengo que hacer después de completar el reporte?”.
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Método 2

Método 2 de 3:
Utilizar un lenguaje corporal apropiado

1
Mantén el contacto visual. Durante las conversaciones cara a cara con un compañero de trabajo, enfocarte en sus ojos y rostro es la mejor forma de demostrar atención. Si te aseguras de ser cortés con ellos, ellos también lo serán contigo.^{[5]
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Fuente confiable
Michigan State University Extension
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- Algunas personas tienen dificultades o se sienten incómodas al mirar directamente a los ojos. Si este es tu caso, practica con tus amigos o familiares, o concéntrate en un punto específico del rostro cercano a los ojos de tu compañero de trabajo.
2
Conserva una buena postura. Las personas que se encorvan no solo bloquean su cuerpo, sino que también pueden transmitir pereza y poco profesionalismo. Arquea los hombros hacia atrás algunas veces y abre el pecho cuando estés sentado o parado para demostrar apertura. Además, evitarás el dolor de espalda al final del día.
- Si no sabes bien qué hacer con las manos durante las conversaciones, apóyalas suavemente sobre tu regazo o en la mesa o escritorio frente a ti. En el caso de estar parado, prueba juntarlas frente a ti.
- Recuerda cuadrar los hombros y pararte frente a tu interlocutor.
3
No uses los dispositivos electrónicos antes y durante las reuniones presenciales. Por ejemplo, si estás esperando que comience una reunión, prueba tomar notas en lugar de llevar toda tu atención hacia tu celular. De esta forma, te resultará más sencillo comunicarte con los demás al entrar en la sala. Recuerda siempre prestarles atención a tus interlocutores.
- Bajo ninguna circunstancia uses tus dispositivos electrónicos cuando los demás estén hablando. Esta es la manera más rápida y sencilla de faltarles el respeto a las personas, además de perjudicar tus futuras interacciones con tus compañeros de trabajo.
4
Sonríe para fomentar las interacciones abiertas. La sonrisa permite que las personas se sientan más cómodas entre sí. Además, los psicólogos sugieren que adoptar este hábito diario promueve la felicidad. Si bien no debes fingir una sonrisa cada vez que entres en la oficina, puedes sonreír cada vez que saludes y agradezcas, o cuando alguien te pregunte cómo has estado. De esta forma, el ambiente laboral será más positivo y abierto.^{[6]
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Fuente de investigación}
5
Utiliza un lenguaje corporal activo al escuchar a los demás. Asiente y mueve la cabeza hacia los costados cuando las personas te estén hablando, y asegúrate de proporcionar señales visuales para demostrar interés y comprensión acerca del asunto en cuestión. También puedes tomar notas en un cuaderno para leerlas periódicamente.^{[7]
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Fuente de investigación}
6
Vístete para tener éxito. Si bien todas las personas tienen un estilo personal, usar un atuendo formal en el trabajo puede mejorar la comunicación entre los compañeros de trabajo. Si escoges tus prendas cuidadosamente, tus superiores podrían tomarte más en serio y tratarte como a un igual durante las interacciones.^{[8]
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Fuente de investigación}

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Método 3

Método 3 de 3:
Desarrollar tu confianza en el trabajo

1
Evalúa los hábitos laborales de los demás. Uno de los aspectos más difíciles a la hora de tener confianza personal en el trabajo es sentir que no estás a la altura. Observa a tus compañeros y evalúa las cosas que hacen. Pregúntate si aplicas el mismo esfuerzo y dedicación a tus tareas.
- Si esto es así, reafírmate a ti mismo y recuerda que estás haciendo todo lo que debes hacer para contribuir al éxito de la empresa.
- Si temes no estar esforzándote demasiado, escoge un mentor o un modelo a seguir entre tus colegas, e intenta aplicar sus cualidades a tu rendimiento laboral. Pídeles consejos, en el caso de que muestren predisposición para hacerlo.
2
Cree los elogios que recibes. La mayoría de los supervisores no hacen cumplidos sin motivos. Por lo tanto, si recibes galardones por tu desempeño, confía en que los mereces. Asegúrate de no minimizar tus logros al darle crédito a alguien más o decir que la tarea no ha presentado mayores dificultades.
3
Haz una lista de tus fortalezas y éxitos. Escribir tus puntos fuertes te recordará por qué has recibido la oferta laboral en primer lugar, además de reconocer las cosas que puedes ofrecerles a tus colegas. Contar con este conocimiento te permitirá interactuar más fácilmente con ellos como colaboradores para lograr la misión de la empresa.
- Festeja tus éxitos. No es necesario que la celebración sea demasiado elaborada. De hecho, puedes consentirte con un trago con tus amigos o un delicioso postre después del trabajo. También puedes marcar la ocasión con una nota positiva en tu diario o calendario.
4
Haz otra lista con tus debilidades. Ser humilde y reconocer los puntos débiles es tan importante como identificar tus capacidades. Si eres consciente de las habilidades que presentan un desafío para ti, podrás abordarlas con calma y preparación. Si tus compañeros observan que eres capaz de reconocer tus propias fallas, es muy probable que te proporcionen críticas constructivas. Además, podrán aprovechar este conocimiento para sí mismos y para poder seguir mejorando.
- Habla con tus compañeros de trabajo acerca de tus propios objetivos. Incluso puedes pedirles su opinión en cuanto a tu progreso.
5
Aprende de los errores. A lo largo de tu carrera, será inevitable que cometas algún error o tengas un mal día. En lugar de lamentarte por las fallas, incorpóralas en tu lista de futuros aspectos a mejorar. Piensa en los errores como oportunidades de aprendizaje.

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