Cómo controlar un inventario

Coescrito por Keila Hill-Trawick, CPA

Uno de los aspectos más dificultosos de administrar un negocio es aprender cómo administrar efectivamente el inventario de modo que tengas lo que tus clientes necesitan y quieren sin tener mucho en exceso, lo que puede ser un desperdicio de dinero. Conocer cómo controlar el inventario apropiadamente ayudará a asegurar el éxito de tu negocio, ya sea que tengas que decidir qué y cuánto ordenar, cuándo hacerlo y tener una cuenta precisa de los productos o conocer cómo manejar el exceso y el desabastecimiento de las existencias.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Evaluar tu inventario

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Comprende los objetivos de un sistema de control de inventario. Este debe lograr 3 objetivos fundamentales. Conocerlos es útil para permitirte conocer si tu sistema actual es efectivo y si puede mejorarse, además de saber la manera para hacerlo.
- Tu sistema debe permitirte saber siempre qué hay en tu inventario.
- Tu sistema debe tener un medio para detectar y actualizar los cambios en el inventario.
- Tu sistema debe implicar un plan para la cantidad que se debe ordenar y conservar, además de cuándo hacer la orden.
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Invierte en un software de gestión de inventario. El primer paso para controlar el inventario es estar muy consciente de cuánto tienes a la mano en un momento, qué tipo de existencias tienes disponible, dónde se localizan y cómo cambian con el tiempo. En la actualidad, existen muchas aplicaciones de software que pueden ayudar en este proceso.^{[1]
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- Asegúrate de pasar algo de tiempo buscando en el mercado del software. Existen unas reseñas vastas y unos análisis en línea acerca de todos los paquetes disponibles. Estos pueden permitirte saber si el software cumple con tus necesidades específicas. Consigue un software de gestión de inventario que incorpore el programa de contabilidad si recién comienzas. Esto te permite mantener toda tu información financiera en un programa, además de coordinarla.
- Considera utilizar Quickbook o Peachtree. Estos son unos programas de contabilidad, pero también cuentan con unas características de gestión de inventario que pueden ayudarte a mantener un registro de tu inventario. De igual forma, vienen con una base central de datos que puede asegurarse de que todo el personal cuente con la información coordinada.
- POS Maid es un programa de gestión de inventario gratuito que puede ser muy útil para los negocios pequeños de venta al por menor.
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Crea unas etiquetas claras. Cada artículo en tu inventario debe contar con un número de artículo, una cantidad y una descripción básica que incluya el nombre del proveedor y algún otro detalle importante. Esto facilita identificar precisamente qué artículo es. Por ejemplo, una caja debe contar con una etiqueta que incluya el número del artículo de la camisa, la cantidad (12) y una descripción si ordenas unas camisas en unas cajas que contengan 12 de estas.
- Esto facilita más el registro al asegurar que conoces qué contiene cada caja y cuánto contiene.
- Considera un sistema de registro de código de barras si tienes una gran cantidad de existencias. Esto te permitirá colocar un código de barras en cada artículo, lo que permitirá que el personal escanee rápidamente, identifique y transfiera la información de las existencias al software que se utiliza. Esta es una alternativa a las etiquetas manuales.
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Realiza una cuenta inicial de las existencias en el inventario. Es importante hacer ocasionalmente un conteo físico de las existencias, incluso si utilizas un software. Esto se comienza al realizar un conteo inicial de las existencias en el inventario. Deberás comenzar creando un registro en una hoja que tenga todos los números de los artículos, seguido de unas columnas que indican la cantidad.^{[2]
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- Luego, simplemente contarás todos los artículos disponibles que tienes, además de sus cantidades.
- Deberás añadir el inventario inicial al software si lo utilizas. Tendrás que agregar el número del artículo, la información de compra y el proveedor. Esto será una adición al artículo en el software. Este último automáticamente actualizará el inventario cuando compres más existencias en el futuro. Asimismo, las reducirá del inventario cuando se vendan.
- Hacer un conteo físico es importante para asegurar que el software es preciso. Un conteo físico también protege contra la disminución desconocida y la desactualización de las existencias.
- Las existencias se deben contar con regularidad, pero se puede utilizar el proceso estadístico o el conteo de los artículos que se venden más o que son más valiosos.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Actualizar tu inventario

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Actualiza manualmente tu inventario. El software de gestión de inventario puede ser una manera útil de mantener un registro de las existencias ya que lo actualiza automáticamente cuando se realizan unas nuevas ventas y compras. Sin embargo, es importante tener un sistema de control manual para el inventario de modo que tengas una manera de verificar la precisión del software (o en caso optes por no utilizar ningún tipo de software).
- Deberás escoger un intervalo de tiempo para revisar regularmente el inventario con una inspección visual y un conteo físico. Esto dependerá de cuán rápido las existencias se mueven.
- Deberás obtener una lista de las existencias que hay y las compras nuevas para un momento (como una semana), además de una lista de las ventas que ocurrieron durante la semana (que representa las existencias salientes).
- Luego, deberás tomar tu hoja de conteo del inventario inicial y realizar un nuevo conteo de las existencias. Tu nuevo inventario debe ser igual al conteo de la semana pasada, menos todas las ventas de la semana, más las nuevas compras.
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Guarda los documentos actualizados de manera organizada. Asegúrate de guardar tus revisiones semanales (o el periodo de tiempo que escojas) en unos fólderes o unas carpetas ordenados y organizados según el mes. De esta forma, puedes fácilmente encontrar la información del inventario para una semana en particular si la necesitas. Asimismo, es útil para el caso en el que tu contador necesite alguna información.
- Querrás verificar la información de tu conteo manual con la del software que utilices antes de optar por guardarla. Deberán ser iguales los niveles de existencia en el software y los del conteo manual. De lo contrario, es posible que se haya ingresado una información inapropiada en el software, que las existencias se hayan perdido o que hayas cometido un error durante el conteo manual. En este caso, deberás volver a realizarlo.
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Consigue un método de gestión de inventario de punto de venta (POS, por sus siglas en inglés) cuando tu negocio sea tan grande como para necesitar una forma más sofisticada de control de inventario. Este control se realiza, como lo sugiere el nombre, al punto de venta, lo que quiere decir que la caja registradora o la computadora que utilices para revisar tu negocio lleven la cuenta de las existencias. Te permite ejecutar unos informes al final del día laborable, del mes, del periodo de informe de ventas o del límite de tiempo designado.^{[3]
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- Un sistema con un punto de venta puede permitirte rastrear tus existencias en tiempo real si tu negocio tiene un gran inventario y si se realizan muchas ventas en el día. Estos sistemas suelen constar de computadoras que operan un software POS, que viene con una impresora de recibo y un cajón de dinero en efectivo. Estos sistemas actualizan automáticamente el inventario cada vez que una transacción se realiza, además de que te ayuda a notificar cuándo se necesita realizar una nueva orden o cuándo se acaban las provisiones.
- Cuando compres un sistema POS, ten en cuenta que debes buscar uno que sea fácil de usar y tenga una funcionalidad básica al principio y luego enfócate en agregar más características avanzadas a medida que tu negocio crezca.
- Puedes enlazar el software POS con tu gestión del inventario o con el software de contabilidad de modo que este último se actualice automáticamente cada vez que una venta se realice.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Mantener el nivel correcto de inventario

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Analiza la información de ventas. El objetivo de la gestión de inventario es mantener el ritmo de la demanda, lo que quiere decir que tendrás que contar con suficientes existencias para cumplir con las ventas proyectadas que tengas. Puedes utilizar el historial de ventas para predecir aproximadamente cuáles serán estas en el futuro si ya has estado en el negocio por un tiempo. Sin embargo, deberás basar la previsión de ventas según el tipo de negocio que tienes, su ubicación, otros negocios de similar tamaño en tu región o industria y los contratos o clientes que ya has asegurado si eres nuevo en el negocio.
- Deberás fijarte en cuánto se vende cada tipo de producto al mes y asegurarte de ordenar suficientes existencias para cubrir esta cantidad además de unas existencias adicionales en caso de que haya más demanda que de la esperada.
- La cantidad adicional que ordenes dependerá de la naturaleza de tu negocio. ¿Este está propenso a un incremento o una disminución rápidos en la demanda? De ser así, deberás conservar unas existencias adicionales para ser precavido.
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Decide cuántas existencias ordenar y conservar. Las existencias que conserves y que ordenes dependerán de tu nivel de ventas, del tipo de existencias y del espacio que tengas disponible.^{[4]
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- Deberás fijarte en tu información anterior de ventas y asegurarte de tener ligeramente más que esta para cumplir con la demanda proyectada, además de cualquier crecimiento potencial, si tu inventario consiste de artículos perecibles o si tienes unos niveles bajo de espacio. La gestión de inventario es muy importante si tienes poco espacio o unos artículos perecibles y si quieres controlar con detenimiento los niveles para asegurarte de que no se te acaben las existencias. Siempre deberás elegir unos proveedores confiables que puedan proveerte tu mercancía rápidamente y a tiempo.
- Puedes reducir tu falta de existencias si cuentas con una compañía confiable de entrega de existencias y si esta puede hacer las entregas frecuentemente.
- Puedes considerar tomar la ventaja de unos descuentos al por mayor al comprar más existencias si tus artículos no son perecibles y si tienes el espacio que esto implica. Esta es una perspectiva útil si tus ventas son difíciles de predecir, si fluctúan bastante y si tus productos no están en un mercado en el que las preferencias cambien rápidamente.
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Considera los horarios de pedidos y entregas. Otro factor a tener en cuenta es la rapidez con la que pueden entregarse los artículos después de solicitarlos. Por ejemplo, si tarda una semana para que el pedido de un determinado artículo, probablemente debas mayores cantidades de él para que tengas existencias y no tengas que esperar hasta el siguiente envío. No obstante, si los artículos pueden entregarse al día siguiente, entonces sabrás que puedes reponer el inventario y no es necesario tener muchas reservas.
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Escoge un punto para volver a hacer una orden. Tu objetivo es siempre contar con suficientes existencias para cumplir con las demandas del cliente, mientras no las tengas en exceso ya que esto dificulta innecesariamente tu capital. Tienes que saber cuándo hacer una orden para asegurarte de tener siempre el nivel correcto de existencias.
- Una perspectiva es especificar un nivel mínimo de existencias, en el que siempre realizarás una orden. Por ejemplo, nunca deberás dejar que tu provisión de camisas disminuya a menos de 100. Tan pronto como eso suceda, se realizará una nueva orden.
- Esto se asegura de que nunca se te acaben las existencias. Establece un nivel mínimo más alto para los productos que se venden rápidamente o que tienen el potencial de venderse rápidamente. Si tienes un negocio de temporada, puedes incrementar este nivel mínimo por algunos meses en el año en los que veas un aumento de temporada.
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Organiza tener unas existencias de seguridad para lidiar con los desabastecimientos por eventos inesperados. Por ejemplo, cuenta con más artículos específicos necesitados para unos grandes eventos de invierno si vendes unos artículos primordialmente para el clima frío. Estas existencias de seguridad (o amortiguadores) prevendrán los desabastecimientos que pueden ocurrir en los momentos en los que colocas una orden y el tiempo en el que los recibas.
- La cantidad de existencias debe de depender de cuán propenso sea tu negocio a los cambios rápidos en la demanda, además del tiempo del año si tienes un negocio de temporada.
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Considera utilizar una agencia externa de gestión de inventario. Esto es muy útil si eres un gran vendedor al por menor o si necesitas un buen conteo de inventario para el cierre de año o para el final de un gran temporada de ventas. La agencia contará todas las existencias, realizará un nuevo pedido e incluso retirará la mercadería no querida para enviarla al fabricante con el que tu compañía tenga un arreglo predeterminado.