Cómo hacer un balance general

Coescrito por John Gillingham, CPA, MA

Junto con el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, el balance general (también llamado “estado de situación patrimonial”) es uno de los principales estados financieros de toda empresa.^{[1]
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Fuente de investigación} En este documento se muestran las cuentas de activo, pasivo y de patrimonio de la empresa. Los profesionales en contabilidad usan el balance general para evaluar la salud financiera de una empresa en un momento determinado.

Parte 1

Parte 1 de 4:
Arma el balance general

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Emplea la ecuación básica de contabilidad: Activo = Pasivo + Patrimonio, como el formato para tu balance general.^{[2]
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Fuente de investigación} Así, el documento tendrá 3 secciones: Activo, Pasivo y Patrimonio.
- En un balance general, la suma total del activo debe ser igual a la suma del pasivo y el patrimonio.
- El activo representa todos los bienes y recursos que posee una empresa. El pasivo representa todas sus deudas. El patrimonio representa las contribuciones de los dueños y las ganancias pasadas. En teoría, todo el activo de la empresa está financiado ya sea con capital ajeno, que está asociado a las cuentas de pasivo, o está financiado con ganancias pasadas y contribuciones de los dueños, que están asociadas con el patrimonio.
- Así pues, el balance general tendrá dos secciones: (1) Activo, y (2) Pasivo y Patrimonio.
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Determina la fecha del balance general. Este documento sirve para mostrar el activo, el pasivo y el patrimonio de una empresa en un día específico del año (por ejemplo, el balance puede prepararse al 31 de diciembre de 2014). Esto quiere decir que tendrás que elegir la fecha para cuando deba elaborarse el balance general.
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Elabora el encabezado del balance general. Pon el título “Balance general” en la parte superior de la página. Debajo de él, pon el nombre de la organización y la fecha de entrada en vigencia del balance general.

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Parte 2

Parte 2 de 4:
Elabora la sección Activo

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Dale formato a la sección Activo de tu balance general. Debajo del encabezado, titula “Activo” a la primera sección del documento.
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Haz una lista de todo el activo corriente. El activo corriente hace referencia a aquellos activos que pueden convertirse en dinero en efectivo en el plazo de 1 año a partir de la fecha del balance general. Los ítems del activo corriente tienen que aparecer en orden según su nivel de liquidez relativa, en otras palabras, según su nivel de facilidad para convertirse en dinero en efectivo.
- Pon el subtotal de activo corriente y nómbralo “Total activo corriente”.
- Algunas de las cuentas de activo corriente más habituales son: dinero en efectivo, títulos valores negociables (acciones, bonos, etc.), cuentas por cobrar, suministros, existencias y gastos pagados por anticipado (por ejemplo, seguro pagado por anticipado, alquiler pagado por anticipado, etc.).
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Haz una lista de todo el activo no corriente, también conocido como “activo a largo plazo”. El activo no corriente está definido como todo activo que no es un activo corriente.
- El activo no corriente hace referencia al valor de los bienes de uso de la empresa que pueden usarse por más de 1 año, menos la amortización.^{[3]
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  Fuente de investigación}
- Incluye los activos intangibles, que normalmente se consideran no corrientes. Estos hacen referencia a los activos no monetarios de naturaleza inmaterial que durarán más de 1 año, por ejemplo, patentes, derechos de autor, marcas registradas y derechos. Los activos no tangibles tendrán un valor en el libro mayor que establece su costo. Por ejemplo, si los costes judiciales para las patentes llegaron a un total $50.000, ese será el costo que tendrá que aparecer en el balance de sumas y saldos y en el balance general.
- Pon el subtotal del activo no corriente y nómbralo “Total activo no corriente”.
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Suma los totales del activo corriente y no corriente, y nombra esa cantidad “Total activo”. Aquí, comprueba que el activo total según tu balance general sea igual tu activo total. Averigua y resuelve toda diferencia que encuentres.
- Cuando hayas terminado, habrás completado las primeras dos secciones del balance general y podrás pasar a la sección Pasivo y la sección Patrimonio.
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Parte 3

Parte 3 de 4:
Elabora la sección Pasivo

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Elabora la sección Pasivo. Debajo de la línea “Total activo”, comienza una sección nueva llamada “Pasivo”.
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Decide cuál es el pasivo corriente. El pasivo corriente hace referencia a aquellas obligaciones cuyos plazos máximo de pago vencen en el plazo de 1 año a partir de la fecha del balance general. Esto será de utilidad para los lectores del balance general. Algunas cuentas de pasivo corriente son: cuentas por pagar, documentos a pagar a corto plazo y los gastos devengados a pagar.
- Pon el subtotal del pasivo corriente y nómbralo “Total pasivo corriente”.
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Calcula todo el pasivo a largo plazo, también conocido como “pasivo fijo”.^{[4]
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Fuente de investigación} Este hace referencia a las obligaciones que no se saldarán a un plazo de 1 año. El pasivo a largo plazo incluye: documentos e hipotecas a pagar a largo plazo, bonos a pagar y obligaciones por beneficios posempleo.
- Pon el subtotal del pasivo a largo plazo y nómbralo “Total pasivo a largo plazo”.
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Suma el subtotal del pasivo corriente más el subtotal del pasivo a largo plazo y titula a esa línea “Total pasivo”. El resultado del pasivo total se mostrará en la segunda parte del balance general y se sumará al patrimonio.

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Parte 4

Parte 4 de 4:
Calcula el Patrimonio y los totales

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Elabora un estado de resultados acumulados.^{[5]
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Fuente de investigación} Muchos contadores tienen problemas con la cuenta de resultados acumulados dentro de la sección Patrimonio del balance general. Puedes obtener esa cifra elaborando un estado de resultados acumulados, el cual concilia (o equilibra) el saldo inicial y final de los resultados acumulados por un periodo o ciclo operativo. Sigue los siguientes pasos para crear tu estado de resultados acumulados: pon el saldo final de los resultados acumulados del periodo anterior, suma los ingresos netos de tu estado de resultados, deduce los dividendos pagados a los inversores y obtén el total final de los resultados acumulados actuales.
- Este cálculo no aparecerá en el balance general, pero te ayudará a calcular el patrimonio.
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Calcula el patrimonio y ponlo bajo el título “Total patrimonio”. La sección Patrimonio del balance general tiene que aparecer después de la sección Pasivo. Muestra la cantidad de dinero que tendría la empresa si todo el activo se vendiera y el pasivo se pagara. Aquí tendrás que hacer una lista de todas las cuentas de patrimonio como acciones ordinarias, acciones en cartera y resultados acumulados.
- Cuando todas las cuentas de patrimonio estén nombradas, súmalas y ponles el título “Total patrimonio”.
- El patrimonio consiste en el capital desembolsado (dinero invertido) y los resultados acumulados (suma histórica de las ganancias y pérdidas).
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Suma las cifras “Total pasivo” y “Total patrimonio”. Titula la suma “Total pasivo y patrimonio”.
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Revisa tu trabajo. El balance general estará correctamente elaborado si el “Total activo” y “Total Pasivo y Patrimonio” son iguales. Si este es el caso, entonces tu documento estará listo y bien hecho.
- Si el balance general no cuadra, vuelve a revisar tu trabajo. ¡Quizá hayas omitido o duplicado ítems, quizá o te hayas equivocado de categoría en alguna de las cuentas! También vuelve a revisar tu estado de resultados acumulados, ya que suele ser un área problemática habitual.
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Consejos

Mira un modelo de balance general para que conozcas el formato usado para elaborar uno. Puedes encontrar uno haciendo clic aquí.
Si vas a usar un programa de contabilidad en la computadora, puede crearte el balance general siempre y cuando ingreses todas las operaciones, tales como los registros del libro mayor y los asientos del libro diario.

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