Cómo organizar una conferencia

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Una conferencia es una manera excelente en que las personas que tienen intereses comunes pueden reunirse e intercambiar las ideas más vanguardistas de su campo. Por nombrar algunas, las conferencias son eventos regulares en el mundo académico, en muchos campos de la industria, en grupos de marketing de diverso nivel y en grupos religiosos. Si has decidido organizar una conferencia en tu campo, podrías empezar dándote cuenta de que una conferencia bien planificada tiene una lista de tareas de casi 1 km de largo. Tendrás que planificar y pensar en la sala de conferencias, la lista de participantes, los implementos tecnológicos e incluso en los descansos. Si empiezas a lamentar la cantidad de trabajo al planificar, ralentiza tu esfuerzo, tómate un respiro y reconoce que tienes las habilidades para organizar una conferencia. La clave para la planificación exitosa de una conferencia es abordar cada tarea un paso a la vez y mantener una lista detallada de lo que has hecho y de lo que debes hacer después.

Parte 1

Parte 1 de 4:
Planificar la conferencia: Primeras etapas

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Empieza temprano. Debes empezar las primeras etapas de la planificación de la conferencia con al menos ocho meses de anticipación. Puede ser incluso más tiempo si la conferencia tendrá muchos participantes o si su alcance es amplio.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Recuerda: muchas locales y servicios de comida y bebida se deben reservar con meses de anticipación, ya que muchos participantes tendrán que viajar y hacer planificaciones para estar presentes.
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Forma un comité. Un comité para la conferencia tomará todas las decisiones respecto a ella y así habrá más de una persona que se asegure de que tengas suficientes perspectivas para tomar decisiones sobre los asuntos importantes. De este modo, tendrás suficientes personas que realmente sacarán adelante todo.
- Necesitarás un coordinador de conferencia quien será el encargado de todas las decisiones importantes y que terminará tomándose el mayor tiempo para aunar todos los esfuerzos.^{[2]
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  Fuente confiable
  Kansas University Center for Community Health and Development
  Ir a la fuente} También puedes contratar a un planificador de eventos si tienes un presupuesto lo suficientemente grande, ya que así te ahorrarás el dolor de cabeza.
- Si esta conferencia es la repetición de una que ya se realizó antes, trata de ponerte en contacto con el coordinador del año anterior en el comité. Si no puede participar, pídele al menos algún material del año anterior para que te ayude a optimizar la planificación.
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Escribe tu agenda y objetivos. Tendrás que definir claramente lo que esperas lograr con esta conferencia ya que esto determinará el resto de tus decisiones. Saber lo que quieres transmitir y a quién dirigirte antes de empezar una conferencia que organices aliviará el estrés al seguir avanzando.
- Si nunca has planificado una conferencia, será sensato que te ciñas a un plan pequeño y relativamente simple la primera vez que lo hagas. Hablando de manera práctica, eso significará una conferencia de uno o dos días a lo mucho, con no más de 250 a 300 personas.^{[3]
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  Fuente de investigación}
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Elige la ciudad y las fechas. Si bien es posible que sin planificación no puedas elegir el lugar y fecha específicos, es importante que tengas una buena idea de cuánto tiempo tienes para planificar.
- Probablemente habrá muchas restricciones en la fecha que elijas debido a tu situación particular; sin embargo, normalmente las conferencias se realizan durante periodos determinados del año y en días particulares de la semana. Por ejemplo, en Europa, las conferencias normalmente se realizan entre marzo y junio o entre setiembre y noviembre; en otro periodo es menos probable que las personas asistan. De forma similar, las conferencias tienden a realizarse de jueves a viernes o de lunes a martes.^{[4]
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  Fuente de investigación} Encuentra cuáles son las normas de industria en tu campo antes de elegir el mes y los días.
- La duración de una conferencia depende de la cantidad de personas que piensas que participarán y de todo aquello que se tenga que lograr en la conferencia. Para una conferencia de 250 a 300 personas, planifica casi dos días completos.^{[5]
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  Fuente confiable
  Kansas University Center for Community Health and Development
  Ir a la fuente}
- En general, solo debes tratar de organizar una conferencia en tu propia ciudad, y esta deberá tener acceso a hoteles, aeropuertos cercanos y a un abanico aceptable de lugares. También es mejor si la ciudad es una amplia zona metropolitana que a las personas les gustaría visitar de todos modos; así, las personas que se sientan indecisas de ir probablemente sí asistirán si es un destino turístico.^{[6]
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  Fuente de investigación}
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Ponle un nombre a la conferencia. Esto te ayudará cuando empieces la difusión; sin embargo, también servirá en la planificación dado que así lograrás que tus materiales sean coherentes y empezarás a construir una presencia en las redes sociales para la conferencia.
- Elige un nombre que aluda al objetivo o al público de la propia conferencia. Busca nombres de conferencias similares para conseguir ideas; sin embargo, asegúrate de que el tuyo sea original.^{[7]
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  Fuente de investigación}
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Parte 2

Parte 2 de 4:
Organizar la conferencia

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Desarrolla tu presupuesto. No existe manera en que puedas hacer algo más sin saber cuánto dinero debes gastar en general y así luego dividir ese dinero en asignaciones, como para el local de la conferencia, materiales y pago de los oradores. Cíñete a tu presupuesto y, si delegas responsabilidades, asegúrate de que tus ayudantes se ajusten también a tus límites monetarios.
- El hecho de que tú decidas o no reclutar patrocinadores para tu evento podría influenciar en tu presupuesto. Los patrocinadores pagarán un cargo por apoyar la conferencia; sin embargo, también obtendrán una presencia en el contenido de la conferencia misma, normalmente tendrán presentaciones o paneles con sus propios altavoces y materiales de conferencia con anuncios y logos. El lado positivo es que el patrocinador te pagará por adelantado y así tendrás dinero para trabajar de acuerdo a tu plan. Los patrocinadores podrían ser filántropos o líderes industriales locales, dependiendo del tema.^{[8]
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  Fuente de investigación}
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Fija el precio de entrada y el método de ventas. Algunas conferencias son gratuitas para los participantes y otras tienen un costo exorbitante. Existen varios factores a considerar cuando fijes el precio de entrada y determines la manera en que empezarás a venderlas:
- ¿Cuáles son los cargos asociados con la planificación de la conferencia? Si es una conferencia local y pequeña, con poco o ningún cargo, podría tener sentido no cobrar a las personas que asistan. Otra opción es permitir que los exponentes asistan gratuitamente, mientras que otras personas sí pagarían un cargo pequeño para cubrir los costos de la conferencia.
- Las conferencias que duran varios días o aquellas que sirven comidas normalmente cobran un cargo de inscripción, el cual varía desde $30 hasta varios cientos de dólares en los Estados Unidos.^{[9]
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  Fuente de investigación}
- Muchas conferencias utilizan una escala variable de pago para las personas que están en distintas etapas de sus carreras. Por ejemplo, las conferencias académicas normalmente cobran un cargo más bajo a los estudiantes que a los profesores y también cobran un cargo más bajo a los miembros de las asociaciones patrocinadoras que al público en general.
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Elige el local de la conferencia. Cuando busques locales, ten en mente el número de participantes, la conveniencia del local, el estacionamiento y la proximidad al transporte público, aeropuertos y hoteles. Tu objetivo al encontrar un local para realizar la conferencia debe ser que conlleve a que los participantes asistan de la forma más fácil posible.
- Fíjate si tu ciudad tiene un centro de convenciones o un hotel con salas de convenciones. Para las conferencias pequeñas, a menudo podrás alquilar un centro comunitario o iglesia local.
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Solicita la ayuda del personal del local. Si has elegido un local que es conocido por realizar conferencias, entonces aprovecha este recurso valioso. Eso es lo que el personal hace todos los días y deben poder responder todas las preguntas o inquietudes y brindarte consejos cuando lo necesites.
- Algunos locales incluso tienen un planificador de eventos en el personal y es quien podrá manejar todos los detalles restantes de tu conferencia. Incluso si el planificador cobra un cargo, puede valer la pena evitar que esto se convierta en tu propio trabajo a tiempo completo para las próximas semanas.
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Decide el menú. Cuando organices una conferencia, tendrás que recordar que los participantes no querrán sentarse todo el día sin probar una comida decente y muchos no sabrán lo que hay disponible en la zona. Determina si contratarás un servicio de comidas y bebidas que lleve el desayuno, almuerzo y refrigerios o si el local de la conferencia que elegiste brindará el servicio de alimentos.
- Ten en cuenta que muchas personas tienen restricciones alimentarias, alergias y preferencias que pueden hacer que la planificación de comidas sea bastante difícil. Si eliges una empresa experimentada de comidas y bebidas, ellos podrán hacer opciones para las personas vegetarianas, opciones de comidas sin gluten y sin nueces, comida kosher y otras preferencias de comidas.
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Insiste en hacer un recorrido. Después de haber pasado por la mayor parte de actividades en la organización de tu conferencia, no tendrás que dejar nada al azar. Para ello, deberás hacer un recorrido con el resto de participantes cuando la conferencia esté programada para empezar.
- Dirígete al local de la conferencia y reúnete con el personal el día anterior para que así estés seguro de que todo esté en su lugar y además prestes atención a cualquier detalle de último minuto.
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Parte 3

Parte 3 de 4:
Planificar el contenido de la conferencia

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Planifica el programa. Ahora ya sabes el título de la conferencia y tienes una idea general del tema. Sin embargo, tendrás que decidir cómo lo llevarás a cabo realmente. Las conferencias son de diversos tipos, y las distintas industrias toman diferentes enfoques. Si no estás seguro de cómo proceder, considera seguir un formato común de conferencia:
- Empieza con una idea básica o con un discurso inaugural. Este es normalmente un discurso o presentación que lo da alguien de nombre reconocido en la industria o campo: alguien que suele ser un conferencista muy conocido a quien puedes convencer de ir. La idea básica puede llevarse a cabo en la tarde y luego finalizar con la cena. También puede realizarse a primera hora en la mañana durante la primera conferencia del día.
- El día o días restantes de la conferencia los debes dividir en sesiones más cortas. El contenido real de sesiones normalmente lo determinará la persona que va a exponer (los participantes enviarán propuestas); no obstante, también puedes planificar talleres, proyecciones de películas u otros formatos que sabes que deseas incluir. Dependiendo de la cantidad de personas que asistan, puedes realizar una sesión a la vez (lo que se conoce como “plenaria”) o puedes tener varias sesiones que se realicen simultáneamente (lo que se conoce como “grupos de trabajo”). De este modo, los participantes tendrán opciones a las cuales poder asistir.^{[10]
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  Fuente de investigación}
- Finaliza muy bien la conferencia, con un orador motivacional o con un desafío al público.
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Decide el tipo de sesiones que vas a tener. Esto variará dependiendo de los estándares de la industria; no obstante, podrías considerar conferencias, presentaciones con trabajos en curso, talleres, actualizaciones de políticas o discursos sobre situaciones, sesiones interactivas o alguna presentación abierta de carteles.
- El tipo de sesiones que esperas tener influenciará en la manera en que publicitarás la conferencia, por lo tanto, decide con anticipación el tipo de contenido que será más significativo para tu público objetivo.
- La duración de las sesiones puede variar de 45 minutos a tres horas cada una, dependiendo del número de presentaciones y contenido.^{[11]
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  Fuente de investigación}
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Planifica si debes incluir alguna otra actividad. Conocer la manera en que puedes ajustar otros eventos importantes en el programa de tu conferencia será importante para que sea un evento exitoso.
- También puedes programar tiempo para eventos organizacionales, como premios o reuniones comerciales.
- Puedes incluir comidas y bebidas o pedir a los asistentes que lleven su comida (normalmente solo elegirán la última opción si no cobras un cargo por la asistencia; de lo contrario, las personas esperarán que el cargo de registro cubra al menos una comida). También puedes dar un descanso y dejar que los asistentes almuercen en restaurantes cercanos si tu local está en la ciudad.
- Decide si es posible que tus asistentes quieran algún tipo de entretenimiento, como recorridos por la zona local, una noche en un club de comedia o una película u obra de teatro. En algunas ciudades y en algunas industrias se espera que esto se realice, pero en otras es posible que parezca fuera de lugar.
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Parte 4

Parte 4 de 4:
Publicitar la conferencia

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Determina quién participará. Existen muchos tipos de conferencias, entre ellas las conferencias académicas, religiosas e industriales; y a su vez, cada uno de estos tipos difiere en el tipo de participante. Tendrás que asegurarte de que existe suficiente interés en el segmento al que apuntas antes de proceder con la planificación.
- Si solo te diriges a un grupo pequeño, por ejemplo, a los empleados de tu empresa o a los miembros de tu iglesia, no tendrás que seguir muchos pasos para publicitar la conferencia. Uno o dos correos electrónicos sencillos, junto con una mención en un boletín o en una reunión administrativa, debe ser suficiente para publicitar la conferencia.
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Busca líderes en la industria que puedan participar. Necesitarás a una gran estrella o a un orador principal que te ayude a convencer a otras personas de la industria.
- Una vez que sepas con seguridad los nombres importantes del campo que participarán, podrás incluir esta información en tus materiales de la conferencia. Por ejemplo, en los avisos para los participantes.
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Crea una página web de la conferencia. Hoy en día, es casi obligatorio tener presencia digital para que una conferencia sea exitosa. Encuentra una URL que incluya el nombre de la conferencia o un derivado lógico de la misma, de este modo será fácil encontrarla. Incluye toda la información importante sobre la conferencia en la página web y asegúrate de incluir la URL en todos los materiales impresos y anuncios que estén relacionados con la conferencia.
- En la página web, asegúrate de incluir la fecha, hora y dirección del local de la conferencia, así como los nombres de los oradores prominentes. También puedes incluir información sobre transporte, alojamiento, atracciones del lugar y puedes adjuntar el programa de la conferencia cuando esté disponible si lo deseas.
- También puedes actualizar la página web con un enlace para registrarse cuando estés listo para abrir el registro.
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Publicita. Empieza con anticipación (incluso hasta con un año de anticipación) de modo que los presentadores puedan comenzar a enviar propuestas para las ideas de sesiones. Dependiendo del tamaño de tu conferencia y de tu público objetivo, tu enfoque será diferente. Ten en cuenta el lugar donde los miembros de tu público objetivo obtienen información sobre esta industria o grupo. Estos podrían incluir:^{[12]
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Fuente confiable
Kansas University Center for Community Health and Development
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- redes sociales (como una cuenta de Twitter y Facebook de la organización patrocinadora);
- servidores automáticos de listas de correo y listas de contacto de correos electrónicos;
- periódicos, boletines, revistas o blogs comerciales;
- carteles, volantes u otros avisos que se envían a empresas, organizaciones o grupos relevantes.
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Solicita propuestas. En tus materiales de publicidad también debes incluir una “convocatoria de participantes” o una “solicitud de propuestas”, de modo que pidas a las personas o grupos que envíen documentos, paneles o propuestas de talleres.
- Dependiendo de tu industria, puedes indicar una extensión específica de la propuesta. En el ámbito académico, las conferencias más pequeñas normalmente piden un resumen de unas cuantas palabras, mientras que las conferencias más grandes piden los manuscritos completos.
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Empieza a aceptar los registros. Una buena idea es tener una forma en que los participantes se registren antes de la conferencia, incluso con meses de anticipación, para que así tengas una idea de la cantidad de personas que asistirán.
- Haz una página web de registro que esté vinculada con la página web de la conferencia. Si no tienes los conocimientos técnicos para crear la tuya, debes saber que existen varias formas de hacerla utilizando los servicios existentes. Por ejemplo, puedes pagar un cargo para utilizar los servicios de RegOnline, una empresa que aloja registros en línea para eventos y que te los envía de una manera que es fácil de usar.
- También puedes permitir que los participantes llamen o envíen un fax para registrarse si tienes una forma de procesar el pago mediante tarjeta de crédito.
- Si no quieres desarrollar un método en línea o telefónico, crea un formulario de registro y súbelo a tu página web como PDF. Luego pide que los participantes lo impriman, llenen y envíen por correo electrónico, junto con un cheque, a la dirección de tu empresa.
- Para fomentar un registro temprano, ofrece un descuento a aquellos que se registren con un mes o más de anticipación, un cargo ligeramente superior para aquellos que esperen registrarse en el mes anterior a la conferencia y un cargo ligeramente superior para los registros en la misma puerta.
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Consejos

Pregunta con anticipación a los oradores si necesitarán algún equipo adicional para sus presentaciones, como un podio, televisores, pantallas grandes o computadoras.
Averigua si alguno de los asistentes a la conferencia tiene algún requerimiento de dieta especial cuando preparen el menú.
Cuando compares los precios de los locales, pregunta también por el precio de la comida, agua, bebidas, etc. Estos pueden ser muy caros.
Considera la finalidad de la conferencia al reservar la sala. Podrías conseguir una con asientos tipo auditorio o una con asientos que tengan mesas para tomar notas.

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