Cómo ser elegido para participar en una conferencia

Comprende y cumple con las expectativas en cuanto al tiempo. En tu carta de aceptación se deberían dejar en claro las expectativas para tu presentación. De no estar claro, debes ponerte en contacto de inmediato con los organizadores de la conferencia para consultarlo. No querrás hacer planes para una cátedra de 75 minutos para luego enterarte de que se esperaba que hablaras durante 45 minutos y luego respondieras a una sesión de preguntas y respuestas durante 15 minutos. Las conferencias funcionan siguiendo un horario ajustado y no puedes exceder tu tiempo adjudicado.^[7]

• Es fundamental que no hables por más tiempo del que se te haya programado. Sin embargo, no hay problema con terminar unos minutos antes.

Averigua el formato de tu presentación. Este constituye otro aspecto que debe quedar claro en tu carta de aceptación. Será necesario que sepas si presentarás tu trabajo a una sala de conferencias grande en calidad de primer orador o si serás uno de tres presentadores que compartirán un espacio pequeño y un tiempo corto. En caso de que la carta de aceptación no responda a ninguna de las preguntas que tengas, debes comunicarte con los organizadores para consultar.^[8]

• Entre los formatos de presentación podrían encontrarse los paneles de conferencia, los talleres pequeños, los discursos de apertura grandes, las discusiones en mesas redondas o los informes generales de investigación.

Familiarízate con el público que se espera. Revisa el sitio web de la conferencia y estudia información sobre la organización patrocinadora para comprender el estilo que se espera. En muchos sitios web de conferencias figurarán enlaces a materiales de años anteriores, los cuales pueden constituir fuentes valiosas de información conforme vayas preparándote.^[9]

Conoce tu tecnología. Verifica la tecnología que vaya a estar disponible para tu presentación. Por ejemplo, en caso de que dependas de enlaces de internet como parte de tu presentación, evita asumir que podrás acceder a una red inalámbrica. En caso de que vayas a preparar una presentación con diapositivas, ten cuidado de utilizar un programa (como PowerPoint, Prezi, LaTex, Beamer) que vaya a estar respaldado por el sistema anfitrión.^[10]

Practica tu presentación. Debes estar muy preparado para presentar tu trabajo de la forma más clara y profesional posible, sobre todo si tienes la esperanza de que se te pida que regreses. Es necesario que practiques la presentación repetidas veces. Independientemente de que vayas a estar de pie en un podio leyendo tu trabajo o a presentar una cátedra más extemporánea mediante el bosquejo de una presentación de diapositivas, es necesario que des la impresión de ser profesional y pulcro. Pídeles a algunos amigos o colegas de confianza que escuchen tu presentación y te informen si hablas lo suficientemente alto y lento y si se te puede entender.^[11]

• Ten cuidado de que tu trabajo esté escrito con claridad de forma que el público pueda comprender tus puntos.
• Ten en cuenta que leer es útil para que el público permanezca involucrado, en tanto que solo escuchar puede dificultar que te presten atención.

Llega temprano. En tu calidad de presentador, debes llegar al lugar asignado como mínimo entre 15 y 30 minutos antes de la hora programada de inicio de tu presentación. Quizás sea necesario que instales tu computadora, dispongas los asientos o distribuyas copias de los materiales que quieras repartir. Debido a que los horarios de las conferencias suelen estar organizados de manera muy ajustada, se esperará que empieces sin demora según lo programado.^[12]

• Puedes evaluar al público y el espacio que tengas. En caso de que esté programado que empieces a una hora determinada, pero esté claro que aún hay muchos miembros del público que están ingresando, quizás quieras retrasarlo un poco para dejar que se llene el espacio. De ser posible, quizás debas consultarlo con los organizadores de la conferencia para ponerlos al tanto de la situación y pedirles su autorización.

Habla con el público en lugar de hablarle al público. A menos que se te haya invitado de manera específica para leer un trabajo publicado, será más probable que hables a partir de una presentación con diapositivas o un bosquejo. Las mejores presentaciones son las que están organizadas pero que se realizan con un estilo suelto y familiar. Utiliza las diapositivas para organizar tu discurso, pero sin leer cada palabra que haya en cada diapositiva o el público se aburrirá. Al mismo tiempo, no debes ser demasiado técnico con los detalles, ya que es probable que el público no pueda absorberlos como parte de un día ajetreado.^[13]

• Ten en cuenta que tu presentación será apenas una de varias que el público escuchará ese día, por lo que ser demasiado detallado o técnico hará que pierdas su atención.

Incluye gráficos, imágenes o tablas en lo posible. Incluso en una conferencia de alto nivel, puede ser muy poderoso que simplifiques y resumas tus palabras con presentaciones gráficas. Es probable que las imágenes con las que quizás ilustres puntos clave sean más memorables que hablar durante 5 minutos. Con un gráfico o tabla, puedes resumir con rapidez varios años de datos. Emplea estas herramientas a tu favor.^[14]

Termina con una conclusión sólida. La atención del público estará altamente agotada en el transcurso de una conferencia ajetreada, por lo que tus momentos más memorables serán la introducción y la conclusión. Debes brindar una introducción sólida de apertura que incluya un bosquejo y luego concluir con un repaso del bosquejo y los temas generales que hayas cubierto. Repite los aspectos destacados principales de tu presentación.^[15]

Haz seguimiento con los organizadores de la conferencia. En caso de que hayas tenido una buena experiencia en la conferencia y quieras volver a hacer una presentación, debes enviarles una nota breve a los organizadores lo más pronto posible. Al igual que asistir a una fiesta, debes enviarles una nota de agradecimiento por haberte dado la oportunidad. Si bien esto quizás no ocasione directamente que vuelvan a invitarte, no está de más y le dará un toque de profesionalismo.

Prepárate. Para combatir una tendencia a ponerte nervioso al hablar frente a un público, puedes prepararte minuciosamente. Practica varias veces tu presentación, piensa en las preguntas que el público podría hacerte y prepara algunas respuestas.

Retrasa el inicio. Los oradores nerviosos sienten la necesidad de hablar apenas suben al escenario. Respirar hondo y hacer una breve pausa hará que sientas un mayor control y presentes una actitud de fuerza.^[16]

Emplea el contacto visual. Al hablar, debes mirar a miembros individuales del público. No pases la mirada por toda la habitación sino, en cambio, mira a una persona y presenta una idea. Luego, pasa a enfocarte en otra persona. Esto tiene dos fines: te servirá para ralentizar tu discurso al enfocar tu atención en alguien y, además, te ayudará a considerar al público como personas individuales y no como un gran grupo.^[17]

• Aunque no establezcas contacto visual con cada persona del público, la apariencia ayuda a personalizar tu presentación para todos.

Habla muy len – ta – men – te. Los oradores nerviosos suelen hablar con rapidez de manera automática, lo cual puede hacer que sea difícil entenderte. Esto ocasiona que el público no esté enfocado y, a su vez, te hace sentir más nervioso. Puedes romper con este ciclo hablando muy lentamente de manera consciente. Si consideras que estás hablando con naturalidad, es probable que estés haciéndolo muy rápidamente.^[18]

• Si sientes que hablas de manera… inusualmente… lenta…, es… probable… que… estés… haciéndolo… bien.

Usa la respiración honda a tu favor. En caso de que sientas que los nervios se apoderan de ti, tan solo haz una pausa y respira hondo. Esto te servirá para recuperar la compostura y ralentizará tu discurso. Asimismo, esa breve pausa logrará atraer la atención. Es probable que los miembros del público que hayan estado distraídos vuelvan a concentrarse en tu presentación.^[19]