Cómo planificar un viaje para que sea exitoso

Coescrito por Amy Tan

Todos los viajes requieren un poco de planificación, ya sean por negocios o por placer. Para asegurar el itinerario, es necesario reservar los billetes de avión y los hoteles con anticipación. De todas formas, la planificación no tiene por qué ser estresante. Para organizar un viaje de manera eficaz, tómate el tiempo necesario para hacer averiguaciones, comparar precios y asegurarte de tener todo lo que precisas.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Comenzar la planificación

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Comienza a planificar con tres a seis meses de anticipación. Cuanto más lejos quieras ir, más pronto debes comenzar a organizar. Los viajes internacionales pueden tomar meses de planificación. Asimismo, si quieres viajar en temporada alta (como el verano o los días festivos), tendrás que hacer las reservas con una mayor anticipación que para los viajes en temporada baja.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Una buena regla general es tomarte seis meses para planificar un viaje internacional, tres para uno doméstico, y al menos cuatro o seis semanas para un fin de semana largo.
- Los destinos principales (como los centros turísticos) suelen exigir un depósito con anticipación. Ni bien decidas el destino, asegúrate de comunicarte con el hotel o el complejo para averiguar si exigen algún depósito y con cuánto tiempo de anticipación tienes que pagar.
- En el caso de planear un viaje a último momento, tendrás que ser flexible en cuanto al tipo de vacación y al lugar donde vayas. Si bien es posible organizarlo de manera efectiva, esto requiere un poco más de investigación.
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Establece un presupuesto de viaje. El primer paso es determinar con cuánto dinero cuentas. Un viaje con poca planificación hará que gastes de más. Por lo tanto, comienza a organizarlo al decidir cuánto quieres gastar en transporte, comida, alojamiento, excursiones, vida nocturna y cualquier otra actividad que quieras incluir en tu viaje.^{[2]
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Fuente de investigación}
- El desglose del presupuesto variará de manera significativa dependiendo del tipo de viaje que quieras hacer. Por ejemplo, si quieres viajar al extranjero, tendrás que dedicarle gran parte del dinero al transporte. Si planeas un recorrido gastronómico, gastarás mucho dinero en comida, pero poco en atracciones.
- Si deseas o necesitas ir a un lugar específico, las tarifas serán un factor importante al establecer tu presupuesto. Quizás puedas conseguir un hotel en Des Moines por $60 la noche, pero no encontrarás la misma oferta en Nueva York.
- Recuerda también planificar los pequeños detalles, como los taxis o los viajes compartidos por la ciudad, el precio de llevar a tus mascotas, los cargos por transacciones internacionales, las tarifas del equipaje, y las tasas impositivas de las ventas en las distintas zonas.
- Por lo general, se recomienda destinar un 10 % del presupuesto como fondo de emergencia para hacer frente a circunstancias imprevistas. Todos los pequeños gastos suman, desde olvidarte el protector solar en casa hasta tener que tomar un taxi porque has perdido el autobús, ordenar una bebida adicional durante la cena, etc. Ten una tarjeta de crédito de emergencia en caso de precisarla. De todas formas, evita usarla tanto como sea posible para no tentarte y gastar demasiado.
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Escoge un destino que se adecúe a tus recursos. Los recursos disponibles incluyen no solo el presupuesto, sino también otros factores como la cantidad de días que dispones o qué tan cerca tienes que estar de la oficina de un cliente. Si bien puede ser tentador ir más allá al planear el viaje de tus sueños, escoge un destino para el que dispongas del tiempo y el dinero necesarios para divertirte una vez que estés allí. Esto te permitirá asegurarte de tener un viaje exitoso.^{[3]
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- Por ejemplo, si quieres hacer un viaje internacional a París, pero solo tienes dos semanas de vacaciones, probablemente este no sea el mejor destino en esta ocasión. En todo caso, espera a acumular más días de vacaciones o escoge un destino que no requiera tanto tiempo para el traslado y las actividades turísticas.
- Asimismo, si tienes que encontrarte con un cliente en el centro de la ciudad, no te alojes en un vecindario alejado para evitar el bullicio. Por lo general, los traslados por la mañana pueden ser caóticos, y este tiempo perdido podrías usarlo para prepararte para la reunión.
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Escoge un destino que disfrutes. Si viajas por placer, busca un destino que sea agradable para ti y para tus acompañantes. Ten en cuenta los intereses de todos para escoger un destino que se adapte a los gustos del grupo.^{[4]
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- Ten en cuenta la edad de tus acompañantes. Por ejemplo, escoge un destino con actividades para niños, en el caso de que viajes con pequeños. Si tus hijos adoran los dinosaurios, busca un destino que tenga un museo de historia natural con una exposición interactiva relacionada con el tema en cuestión.
- Si a ti y a tus acompañantes les gustan las actividades al aire libre, comprueba el pronóstico previsto para el destino elegido para asegurarte de poder realizar las actividades que más disfruten. La mayoría de las páginas web y almanaques proporcionan información relacionada con la tendencia climática estacional.
- Ten en cuenta las capacidades físicas del grupo de viaje y las tuyas. Por ejemplo, quizás tus padres de edad avanzada quieran conocer la historia de determinada ciudad. Sin embargo, si su movilidad es limitada, la falta de ascensores o escaleras mecánicas puede dificultar la visita a ciertos lugares populares.
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Obtén el visado para los viajes internacionales, en caso de ser necesario. Si planeas viajar al exterior, quizás tengas que presentar un pasaporte, un visado, ciertas vacunas o inmunizaciones, o proporcionar las huellas digitales antes de partir. Ingresa en la página web del consulado o la embajada del país al que quieres viajar para conocer los requisitos. Los visados pueden tomar algunas semanas e incluso meses. Por lo tanto, encárgate de hacer las averiguaciones con tiempo.^{[5]
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- Los países tienen distintos requisitos de ingreso, por lo que es fundamental que consultes cuáles son los que aplican a tu país de origen. La embajada del destino en cuestión te proporcionará toda la información necesaria.
- Si planeas viajar a una zona de riesgo, asegúrate de vacunarte, por más que esto no sea un requisito obligatorio. Consulta con el Departamento de Salud Pública o de Control de Enfermedades de tu ciudad para saber cuáles son las inmunizaciones recomendadas para el destino elegido.
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Contrata a una persona para cuidar a los niños, la casa o las mascotas, en caso de ser necesario. Si tus hijos o mascotas grandes (como perros o gatos) no viajan contigo, busca a alguien para que los cuide antes de hacer las reservas del viaje. Ya sea que dejes a los niños con sus abuelos durante el fin de semana o lleves al perro a la casa de un amigo, encargarte de resolver estos asuntos con anticipación evitará que tengas que modificar los planes a último momento si no encuentras a alguien que pueda cuidarlos por ti. ^{[6]
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Fuente de investigación}
- Por más que no necesites que una persona cuide a tus hijos o mascotas todo el día, es recomendable contratar a alguien para que se encargue de revisar tu correo y regar las plantas, y asegurarte de que todo esté en orden en tu casa mientras estás de viaje.
- En el caso de las mascotas pequeñas (como los roedores o los peces), puedes pedirle a la persona que cuide la casa que se encargue de alimentarlas y limpiar sus recipientes o jaulas mientras no estés. Por lo general, este tipo de mascota no necesita que alguien se quede todo el tiempo cuidándola.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Hacer las reservas y el itinerario

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Compara precios para el transporte. Los cruceros, los vuelos, los trenes e incluso la renta de autos pueden variar significativamente dependiendo del lugar donde los reserves. Ingresa en la página web de las distintas empresas para ver si existen promociones vigentes. Además, revisa al menos cuatro o cinco sitios como Kayak, Booking o Trivago para tener una idea del rango de precios.^{[7]
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- Al viajar al exterior, las páginas web locales pueden ofrecer mejores ofertas que las que puedas encontrar en los sitios de tu país de origen. Por lo tanto, asegúrate de revisarlos para encontrar mejores ofertas.
- Para comprender exactamente cómo varían los precios, asegúrate de que los itinerarios sean los mismos. Ingresa las mismas fechas y destinos en los distintos sitios para encontrar el mejor precio.
- Si viajas como representante de una empresa u organización en particular, es posible que tengas que usar una página de viajes o tengas que consultar con un agente de viajes en particular. Asegúrate de obtener esta información en el Departamento de Administración de la empresa.
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Comprueba la disponibilidad de los posibles alojamientos. Algunas páginas web como Kayak, Booking y Trivago son excelentes opciones para encontrar las mejores ofertas hoteleras. De todas formas, también vale la pena tener en cuenta otro tipo de alojamiento. Por ejemplo, Airbnb y VRBO permiten reservar habitaciones, casas y apartamentos directamente con los dueños. Esta es una buena opción si planeas viajar por mucho tiempo o quieres contar con ciertas comodidades, como una cocina para ahorrar dinero en restaurantes.^{[8]
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- Asimismo, si quieres quedarte en un albergue, las páginas web de reservaciones para estos alojamientos suelen tener mejores ofertas que las de hoteles. HostelWorld.com y HostelBookers.com son excelentes opciones y ofrecen una gran cantidad de alojamientos disponibles.
- Si quieres acampar, también es importante que hagas las averiguaciones con tiempo. La disponibilidad de algunos campamentos muy populares, como el Parque Tayrona en Colombia, suele agotarse rápidamente. No supongas que puedes aparecer con la tienda y quedarte allí sin ningún tipo de anticipación. Por lo general, es necesario reservar una parcela o espacio.
- Evalúa cuáles son las posibles rutas para viajar al destino. Por ejemplo, los vuelos directos a Washington DC suelen ser caros, dado que sus aeropuertos están cerca de los transportes públicos, los hoteles y los atractivos turísticos. En cambio, puedes volar a Baltimore, que es más económico, y tomar un tren que te llevará a Washington en 20 minutos.
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Reserva el transporte y el alojamiento con dos a cinco meses de anticipación. Si aún no has reservado el transporte o el alojamiento dentro de las ocho semanas del viaje, ¡hazlo ahora! Cuanto más esperes, más caro será todo. Además, también corres el riesgo de que se agoten los billetes de avión o que el hotel escogido no tenga disponibilidad.^{[9]
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- En el caso de los viajes internacionales, es importante que hagas las reservas con una mayor anticipación, en especial si quieres tomar un vuelo o tomar un crucero. En estos casos, haz la reserva con al menos cuatro meses de anticipación.
- También debes reservar con más tiempo si planeas viajar en temporada alta. Por ejemplo, si quieres ir a Boston para el Día de San Patricio, ten en cuenta que los hoteles completan sus reservas con meses de anticipación.
- En el caso de algunos medios de transporte, no es necesario reservar con tanto tiempo. Por ejemplo, para viajar en tren, es posible hacer la reserva la semana anterior a viajar. Consulta con la empresa de transporte en cuestión para saber cuál es el tiempo recomendado para reservar un viaje.
CONSEJO DE ESPECIALISTA

Allyson Edwards
Trotamundos y consultora internacional
Allyson Edwards se graduó en la Universidad de Stanford con una licenciatura en Relaciones Internacionales. Posteriormente, facilitó las alianzas internacionales con agencias en más de 20 países, y ha brindado asesoría a empresas en industrias de educación, tecnología financiera y ventas minoristas.

Allyson Edwards
Trotamundos y consultora internacional

Nuestra experta en viajes afirma: "Por lo general, coordino con una persona que viva en la ciudad de destino, por más que sea alguien que no conozco, como el conserje del hotel. Una conversación telefónica de 15 minutos con un habitante del destino elegido te permitirá ahorrar horas perdidas en averiguaciones".
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Haz una planificación de las comidas antes de viajar. Si bien no es necesario que hagas las reservas para cada una de las comidas, es importante que tengas en cuenta este aspecto antes de partir. Decide qué tan seguido quieres comer en un restaurante y cómo quieres administrar ciertos aspectos, como los refrigerios. Por ejemplo, si tienes hijos, una buena idea es llevar una bolsa con sándwiches y una caja grande de sus refrigerios favoritos. De esta forma, podrás llevar estas cosas contigo, en vez de gastar dinero en varios refrigerios a lo largo del día.^{[10]
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Fuente de investigación}
- Evalúa cuáles son las comidas incluidas en tu estadía. ¿El hotel ofrece desayuno gratuito? De lo contrario, tendrás que incluir este gasto en tu presupuesto.
- En el caso de hospedarte en un alojamiento todo incluido o en un crucero, consulta si tienes que hacer las reservas con tiempo. Algunos de ellos requieren una reserva para ciertos horarios, por más que el servicio esté incluido en el precio.
- Ten en cuenta los vuelos. Si el vuelo es muy largo e incluye una comida, asegúrate de informarle a la aerolínea acerca de cualquier restricción dietética que tengas con al menos una semana de anticipación. De esta forma, te asegurarás de recibir una comida que se adecúe a tu dieta y tus necesidades específicas.
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Crea un itinerario diario antes de partir. Si bien no es necesario que planifiques cada segundo de todos los días, es importante que armes un itinerario basándote en las cosas que quieres ver y hacer. Hacer las averiguaciones y la planificación correspondiente antes de viajar te permitirá disfrutar más durante el viaje. De esta forma, podrás hacer todas las reservas necesarias y comprar las entradas y las excursiones que suelen agotarse rápidamente. ^{[11]
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Fuente de investigación}
- El itinerario diario no debe ser demasiado elaborado. De hecho, puede ser tan sencillo como “Desayuno: 9:00 a. m. a 10:00 a. m., Excursión a Tulum: 10:30 a. m. a 12:30 p. m., explorar la ciudad después de la excursión”. Solo asegúrate de incluir las cosas más importantes que quieras conocer y hacer.
- En el caso de los viajes por negocios, el itinerario suele ser más formal. Habla con tu empresa o cliente para saber si necesitas presentar un itinerario formal para las reuniones y las actividades.
- Asegúrate de dejar un poco de tiempo entre las actividades, en el caso de que haya demoras o retrasos inesperados. Recuerda: no es necesario que planifiques cada minuto del día; solo asegúrate de tener el tiempo necesario para hacer las cosas que realmente sean importantes para ti.

Parte 3

Parte 3 de 3:
Prepararte para viajar

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Prepara la maleta con las prendas adecuadas para el destino elegido y para el viaje. Comprueba el clima en la ciudad de destino uno o dos días antes de partir. Esta información te permitirá escoger las prendas correctas. Además, ten en cuenta la naturaleza del viaje. ¿Tienes que usar un traje para asistir a una conferencia? ¿Planeas viajar a un destino de playa? En este caso, tendrás que llevar un traje de baño.^{[12]
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- La duración del viaje también es un factor importante a tener en cuenta. Posiblemente no necesites llevar 12 prendas íntimas para una escapada de fin de semana.
- Lleva prendas livianas y fácilmente intercambiables como camisas, chaquetas o suéteres livianos, sacos, etc. De esta forma, podrás agregar o quitar una prenda según el clima sin tener que llevar demasiados atuendos para distintas temperaturas.
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Asegúrate de haber empacado los elementos básicos. Independientemente del lugar de destino, algunas cosas son esenciales en cualquier viaje. La noche antes de partir, comprueba que tienes todos los elementos básicos en el equipaje. Algunas cosas esenciales incluyen:^{[13]
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- cargador de celular
- calcetines
- ropa interior
- cepillo de dientes y pasta dental
- desodorante o antitranspirante
- protector solar
- anteojos de sol
- paraguas
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Asegúrate de que los dispositivos electrónicos sean compatibles en caso de viajar al exterior. Siempre que planifiques un viaje internacional, es importante que compruebes que tus dispositivos electrónicos sean compatibles con la fuente de energía del destino. Puedes usar un adaptador o conversor para los dispositivos de doble voltaje, pero tendrás que asegurarte de que sean compatibles con el voltaje del destino.^{[14]
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- Por ejemplo, en los Estados Unidos, los aparatos funcionan a 110 voltios. En Europa, funcionan a 220 voltios. Comprueba la etiqueta de los dispositivos electrónicos, si dice "110-220", significa que puedes usarlos con ambos voltajes de manera segura.
- En el caso de tener un dispositivo electrónico con un voltaje incompatible, el mismo podría hacer cortocircuito y sufrir un daño permanente, además del posible peligro de incendio.
- Por más que el dispositivo sea seguro para los dos voltajes, es probable que no tenga un enchufe para ambos. Por lo tanto, tendrás que conseguir un adaptador o conversor para enchufarlo en los tomacorrientes del lugar de destino. Los distintos países cuentan con distintos tipos de enchufes. Por lo tanto, asegúrate de hacer una búsqueda en internet para comprar los adaptadores necesarios antes de viajar.
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Visita a tu médico si te preocupa tu salud y necesitas una receta para comprar tus medicamentos. En el caso de que planees hacer un viaje largo al exterior, pide una cita con tu médico antes de partir. Pídele una receta para reponer los medicamentos que necesites llevar contigo. Tómate el tiempo necesario para encargarte de este asunto antes de partir.^{[15]
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- Además, pregúntale si es recomendable aplicarte alguna vacuna para visitar el país de destino, además de discutir acerca de cualquier medicamento preventivo que tengas que tomar durante el viaje. Por ejemplo, si viajas a un lugar donde hay malaria, quizás tengas que tomar algún medicamento preventivo.
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Prepara un botiquín de emergencia. Con suerte, no lo necesitarás durante el viaje, ¡pero siempre es mejor prevenir! Coloca el botiquín en un lugar designado lejos de ciertas cosas, como tu pasaporte. De esta forma, si te roban el pasaporte, tendrás una copia en el botiquín. Estos son algunos de los elementos básicos que deberás incluir:^{[16]
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- dos o tres copias de tu documento de identificación o la página de información del pasaporte
- una copia del visado (en caso de ser necesario)
- copias de las reservas de transporte y alojamiento
- una lista con los teléfonos de las personas importantes que se encuentran en tu país de origen
- dinero suficiente para acercarte a la embajada local o al servicio de emergencias (lo suficiente para tomar un taxi desde un extremo de la ciudad hasta el otro)
- dosis extra de los medicamentos que tomes con regularidad, y fármacos de venta libre como analgésicos, antiácidos y antihistamínicos

Consejos

Entrégales el itinerario a un amigo o familiar para que alguien más sepa dónde estás en caso de emergencias.
Recuerda tomarte un tiempo para relajarte y disfrutar. La planificación de un viaje puede ser estresante, pero el viaje en sí es una experiencia increíble.