Cómo responder a una invitación para una entrevista de trabajo

Finalmente has conseguido una entrevista para ese trabajo soñado que has estado buscando. Ahora, ¿cuál es la mejor manera de conocer el proceso? Hoy en día, la mayoría de invitaciones para entrevistas formales se envían por correo electrónico, lo cual puede ser más complicado que una simple llamada por teléfono, pero contestarle a una empresa de reclutamiento de personal interesada no significa que te vuelvas un manojo de nervios. Simplemente responde con un mensaje breve y cortés que confirme los detalles de la reunión y agradezca al remitente personalmente por el tiempo. Después de volver a leer tu respuesta para revisar la información que has incluido y revisar los errores tipográficos, puedes enviarlo y empezarte a preparar para sorprenderlos durante la entrevista.

Parte 1

Parte 1 de 2:
Preparar tu respuesta

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Lee detenidamente el correo electrónico con información importante sobre la entrevista. Lee la invitación en su totalidad y busca los detalles que describen cómo continuará el proceso de la entrevista. Por lo general te darán la hora y el lugar exacto de la reunión, el nombre de la persona que realiza la entrevista e indicaciones para llegar al lugar si es difícil de encontrarlo. Será importante saber todas estas cosas con el fin de preparar una respuesta apropiada.^{[1]
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- Otras consideraciones importantes como, por ejemplo, qué vestir, dónde parquearse y por quién preguntar cuando llegues, también serán temas abordados en la invitación.
- Investiga si la entrevista será en persona o por teléfono. Esto hará una gran diferencia en la manera que se desarrolle el resto de tu correspondencia.^{[2]
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Utiliza el nombre del remitente en tu saludo. Si el correo electrónico viene de una persona, referirse a ella por su nombre es una manera respetuosa de reconocerla y demostrarle que pones atención. También descarta las conjeturas de redactar un saludo. En la mayoría de los casos, será suficiente escribir simplemente el nombre de la persona seguido por una coma.^{[3]
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- Un encabezado que diga “Sra. Menendez,...” es mucho más personal que “A quién le interese”.
- Si no hay nombre de ninguna persona en la dirección o la firma, está bien utilizar un saludo general como “Estimado coordinador de contratación de Acme corp”.
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Agradécele a la persona o a la empresa por su interés. Comienza por expresar tu gratitud por concederte la oportunidad de entrevistarte para el puesto de trabajo. Es un pequeño gesto que no debe llevarte mucho tiempo, pero que hace una gran diferencia. Una muestra de agradecimiento establecerá un tono de cordialidad para el resto de tu correspondencia y te ayudará a comenzar con el pie derecho.^{[4]
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- Utiliza un lenguaje expresivo para enfatizar tu entusiasmo y evitar que tu respuesta sea robótica. En vez de decir “Gracias por la oportunidad de entrevistarme para su empresa,” trata de decir “Me emocionó recibir su correo electrónico y pensar en las habilidades y experiencias únicas que podría aportar al equipo de investigación y desarrollo de CompuTech’s en un futuro cercano”.
- Un poco de cortesía puede ayudarte a llegar lejos. Un candidato amable y educado tiene más probabilidades de ser considerado para un puesto de trabajo que uno que prescinde de la cortesía común.
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Confirma los datos de la entrevista. Después de agradecerle al remitente, reitera la información que te hayan proporcionado. Por ejemplo, si sugiere que la entrevista sea el próximo miércoles a las 10 a. m., puedes decir algo como “¡El miércoles 14 a las 10 a. m. es perfecto para mí! Por consiguiente, me aseguraré de organizar el resto de mi agenda”. Lo importante es que dejes claro que todos están en sintonía.^{[5]
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- Si la fecha o la hora propuesta no funcionan para ti por alguna razón, procura informarles con anticipación para que puedas encontrar una oportunidad que sea conveniente para ambos.
- El cuerpo del mensaje debe ser breve. No quieres que el reclutador ocupe demasiado tiempo en tu mensaje ni arriesgarte a que pierda el interés.
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Pregunta por otros detalles importantes que puedas necesitar. Si aún tienes preguntas sobre el proceso, no dudes en mencionarlas en la segunda mitad de tu mensaje. Por ejemplo, es posible que no te haya dicho qué tipos de documentos presentar o cómo conseguir un gafete de visitante para tener acceso a aéreas restringidas. Solicitar más información cuando sea necesario le indica al reclutador que eres organizado y que deseas hacer las cosas bien.^{[6]
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- Trata de plantear tus preguntas con tacto para evitar que parezca que el remitente tiene la culpa por olvidar mencionarte algo. "¿Cuál es la mejor manera de encontrar el edificio de sus oficinas desde Sunrise Highway?" suena mejor que "Nunca me dijo cómo llegar allí".
- Pídele al remitente que haga un seguimiento explícito antes de finalizar el mensaje si hay algo urgente que necesites aclarar, un cierre como, "Por favor, contácteme lo antes posible para que sepa cómo proceder", no hará que el remitente se confunda con lo que quieres que haga.^{[7]
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Termina tu respuesta con una firma profesional. Al final del correo electrónico, firma con tu nombre y apellido, la descripción o nombre de tu trabajo y un número de teléfono y dirección de correo electrónico en donde te puedan contactar, junto a cualquier otra información de contacto relevante. También puedes proporcionar enlaces o cualquier recurso externo que el reclutador debería de tener; por ejemplo, tu sitio de internet o tu perfil de LinkedIn. Recuerda que esto será lo último que verá el reclutador, así que debe representarte de una manera favorable.
- Evita sobrecargar tu firma con demasiado contenido, como cuentas de redes sociales o citas motivacionales. Las mejores firmas son simples, informativas y fáciles de leer.^{[8]
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- Una firma simple y bien diseñada puede ser algo así: Christa Peterson, analista con experiencia en mercadotecnia de la corporación Taffet Media, www.taffetmedia.com y número de teléfono: 888-723-4968.

Parte 2

Parte 2 de 2:
Pulir y enviar tu correo electrónico

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Responde a la invitación rápidamente. Tan pronto recibas el correo electrónico que has estado esperando ansiosamente, haz un esfuerzo para sentarte y escribir una respuesta tan pronto te convenga. Responderle al remitente tan pronto te sea posible muestra que eres rápido y que tomas su apretada agenda con seriedad. También te dará tiempo de entender todo lo que necesitas saber con el fin de estar preparado.^{[9]
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- Haz un hábito de revisar la bandeja de mensajes de entrada una o dos veces al día de tu correo electrónico por asuntos de trabajo.^{[10]
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- Enciende las notificaciones de tu correo electrónico en tu teléfono, así estarás alerta cada vez que recibas un mensaje nuevo.
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Revisa los errores tipográficos. Antes de que envíes tu respuesta, léelo de nuevo de principio a fin para asegurarte de que no haya errores gramaticales y ortográficos. Pon mucha atención en el uso de la mayúscula, la puntuación y el interlineado. Un correo electrónico profesional lleno de errores tipográficos, ¡no es la primera impresión que quieres dar!^{[11]
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- La función de corregir la ortografía incorporada en tu correo electrónico puede ser útil para corregir los errores que de otra manera pasarían desapercibidos.
- Considera la posibilidad de que un amigo o compañero de trabajo corrija el mensaje en vez de ti. A veces, otras personas son mejores en detectar errores en un escrito que la persona que lo escribió.^{[12]
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Incluye una copia a todos los destinatarios. Si hay otros nombres adjuntos en el correo electrónico, elige la opción “Responder a todos” en vez de responderle a cada destinatario. Esto te ayudará a asegurarte que todos los que deben ver tu respuesta lo hagan y se mantengan al tanto del proceso de la entrevista.^{[13]
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- Las excepciones a esta regla son cuando te piden que le respondas a una persona en particular, una dirección o si los nombres que están en el correo electrónico son candidatos como tú.
- No es común que los reclutadores copien el mensaje a otros representantes de la empresa, como los gerentes de oficina y personal de recursos humanos en la correspondencia dirigida a los posibles candidatos.
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Verifica que el correo electrónico se haya enviado. Una vez que le hayas dado los últimos toques a tu respuesta, presiona el botón de enviar. Luego, ve a tu bandeja de mensajes enviados y revisa que el correo electrónico esté allí. Si hay algún problema con una dirección de correo electrónico incorrecto o una interrupción de conexión de internet inesperada, deberás estar al tanto antes de que cause algún problema.
- Una demora en tu respuesta podría reflejar tus pocas habilidades de comunicación o incluso perder la oportunidad de trabajo.^{[14]
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Consejos

Lee tu respuesta en voz alta para ver si has hecho un buen trabajo al convencerlos con un tono que sea entusiasta, amigable, pero principalmente natural.
Siempre escribe y responde tus correos profesionales utilizando la misma dirección de correo electrónico que está en tu currículum o solicitud de trabajo.
Tener habilidades de comunicación fuertes son una ventaja en el área de trabajo. Es importante estar al tanto de cómo quieres que te perciban incluso cuando solo estás escribiendo un mensaje corto.
Si sientes que necesitas más ayuda para escribir la respuesta perfecta, busca plantillas útiles y ejemplos de correos electrónicos en línea.

Advertencias

Evita utilizar fuentes elaboradas, gráficos innecesarios u otros formatos raros en correos electrónicos profesionales. Un estilo inapropiado podría darles a los trabajadores el mensaje incorrecto.