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Selon l’importance des projets, il est parfois nécessaire de faire un rapport toutes les semaines, comme dans les projets de recherche, les stages ou encore dans le domaine du commerce et de la vente au détail. Un bon rapport hebdomadaire doit permettre à un responsable d’apprécier rapidement l’avancement du projet.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 3:Préparer vos données
Partie 1
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1Déterminez la raison de votre rapport. Afin de rédiger un rapport hebdomadaire pertinent pour votre hiérarchie, cherchez à savoir pourquoi votre responsable a besoin d’un rapport chaque semaine. Comme cela ne peut pas être pour vous maintenir à votre poste, ciblez le besoin et vous arriverez à sortir un rapport chaque semaine de qualité [1] .
- La plupart du temps, l’objectif d’un rapport est de donner la situation sur l’avancement du projet, ce qui permet aux responsables de prendre des décisions en fonction.
- En prenant l’exemple d’un commerce de pièces détachées, le gérant devra effectuer toutes les semaines un compte-rendu des ventes. Ce rapport servira à évaluer les ventes, permettra de voir pour le réapprovisionnement, revoir les prix ou envisager des promotions sur certains produits.
- Notez qu’écrire un rapport chaque semaine dans le cadre d’un stage ou d’un projet de recherche permet, avec votre responsable ou votre tuteur, de voir les avancées effectuées pour atteindre les objectifs et d’échanger sur ce que vous avez découvert.
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2Connaissez vos lecteurs. Pour réaliser efficacement votre rapport et pour qu’il réponde bien au besoin, il est essentiel que vous connaissiez votre public. Sachez que si vous n’avez aucune idée de qui va lire votre compte-rendu, vous risquez de ne pas traiter ce que l’on vous demande [2] .
- Savoir à qui va s’adresser le rapport est primordial, car vous ne traiterez pas le sujet de la même manière. Par exemple, quel que soit le sujet du compte-rendu, vous n’utiliserez pas les mêmes mots pour un public d’adolescents et pour un groupe d’experts du domaine que vous voulez traiter.
- En ayant une idée de qui va lire votre rapport, vous serez à même de savoir quelle est l’étendue de leur connaissance sur le sujet que vous traitez dans votre rapport hebdomadaire. Si votre compte-rendu aborde une évolution sur une loi du Code du travail et que vos lecteurs appartiennent à un cabinet d’avocats spécialisé en droit du travail, vous n’aurez pas besoin de présenter la loi et vous pourrez présenter directement les changements à venir. À l’inverse, pour ce même sujet, mais avec des entrepreneurs qui sont concernés par cette loi et dont l’évolution de cette dernière va engendrer de grands changements pour leur profession, il vous faudra aller plus en profondeur sur le sujet.
- Attention, votre tuteur ou votre professeur ne représente pas votre public, si vous devez rédiger un document dans le cadre d’une recherche, d’un stage ou tout autre exercice pour vos études. Pour définir la cible de votre rapport, regardez quel est l’objet de votre travail et prenez aussi en compte le domaine de vos études.
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3Identifiez les éléments importants. Votre public ne lira pas dans son ensemble votre compte-rendu, même si vous faites l’effort d’être succinct. Il vous faut donc l’organiser de façon à ce que les points les plus pertinents soient vus par vos lecteurs. Placez donc les éléments importants au début de votre rapport pour qu’ils soient lus par votre auditoire [3] .
- Pour un compte-rendu sur une étude comparative de trois produits similaires pour laquelle vous devez donner vos conclusions à une entreprise qui souhaite acquérir le meilleur des trois, présentez dès le début celui qui vous semble le plus intéressant. Ensuite, vous pouvez développer dans votre rapport pourquoi vous en êtes venu à cette conclusion.
- Couramment, la première page du compte-rendu donne les conclusions, les recommandations ou les résultats de l’étude réalisée. Le reste des pages du rapport justifie votre exposé dans la première page. Vos lecteurs pourront les parcourir, s’ils en sentent le besoin.
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4Acceptez le sort qui est réservé à votre document. En général, les rapports hebdomadaires sont classés sans être lus. Ils sont là juste pour garder une trace de l’avancement de l’activité. Du coup, ne vous formalisez pas, si votre travail ne fait pas l’objet d’une lecture assidue chaque semaine [4] .
- Attention, même si vous êtes conscient que votre compte-rendu ne sera vraisemblablement pas lu, vous ne devez pas en diminuer la qualité. Ne soyez pas laxiste sur le contenu de votre rapport. Restez factuel et pertinent. Vous devez rendre un travail à la hauteur de la tâche qui vous a été confiée. Il s’agit d’un engagement professionnel que vous devez respecter.
- Malgré le fait que vous aurez à cœur de rédiger un compte-rendu à la hauteur de vos compétences, il vous faudra être vigilant sur les éléments qui seront surement lus. Faites donc bien attention à être irréprochable sur vos recommandations, conclusions ou résultats que vous donnerez.
- N’imaginez pas que votre hiérarchie ne lit pas vos comptes-rendus par manque d’intérêt ou par fainéantise. Un responsable sait prendre des décisions pertinentes en prenant connaissance des éléments essentiels. De ce fait, un responsable ne lira pas dans son intégralité un rapport hebdomadaire, mais il le gardera à portée de main. Il pourra, par la suite, pour une raison ou pour une autre, être amené à s’intéresser sur certains points plus profondément.
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Partie 2
Partie 2 sur 3:Structurer votre rapport
Partie 2
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1Appuyez-vous sur le modèle de l’entreprise. Il n’est pas rare qu’une entreprise utilise un format de compte-rendu hebdomadaire qui lui est propre. De plus, les responsables sont, sans doute, habitués à récupérer les informations à partir d’un cadre préétabli. En utilisant un format de rapport différent, vous pourriez perturber la bonne marche des activités [5] .
- Notez que l’importance du format du compte-rendu est visible dans la vente, par exemple. Un responsable aura pour habitude de jeter un œil sur le graphique ou à la ligne qui l’intéresse dans le rapport hebdomadaire. Si vous décidez de ne pas suivre le modèle utilisé par l’entreprise, les personnes qui auront besoin d’une information devront le parcourir pour trouver l’information souhaitée.
- Renseignez-vous auprès des personnes qui seraient susceptibles de savoir s’il existe un modèle de rapport hebdomadaire, comme les assistants de direction. Ainsi, il ne vous sera pas nécessaire de construire un modèle. C’est très fréquent que les entreprises aient déjà un modèle formaté avec les tableaux, la police de caractère, les marges déjà établies.
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2Adaptez l’envoi du rapport. Envoyez votre compte-rendu, suivant le moyen utilisé de manière approprié. Si vous faites suivre votre document en pièce jointe à un email, l’information sera présentée différemment que si vous remettez un compte-rendu en papier [6] .
- Pour un envoi du rapport par email, il vous faudra présenter dans l’email une synthèse. Ainsi, toutes les personnes qui ouvriront l’email seront tout de suite informées du contenu de la pièce jointe. Cette dernière ne sera ouverte que par les personnes désireuses de lire le rapport.
- Pour la présentation d’un compte-rendu en papier, la première page sera très importante pour pouvoir savoir de quoi il s’agit et pour son classement. Elle devra présenter un titre, voire quelques indications comme une date, le nom du rédacteur et le nombre de pages.
- Quelle que soit la manière utilisée pour l’envoi du rapport, il vous faudra inscrire sur la première page le nom de l’auteur, car des pages de deux rapports peuvent se mélanger à l’imprimante. La pagination devra être présente, par exemple « X sur Y » pour permettre à tout lecteur de s’assurer qu’il a bien toutes les pages du rapport.
- Il est important que vous identifiiez bien sur chaque page le nom de l’auteur, le sujet, la semaine concernée et la pagination. Vous pouvez inscrire ces informations dans l’entête des pages du rapport, par exemple.
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3Rédigez une synthèse. Au début de votre compte-rendu, écrivez une synthèse qui ne fasse pas plus de deux paragraphes. Pensez à mettre des phrases pour évoquer chacune des rubriques de votre rapport. Normalement, si vous faites bien votre résumé, un responsable sera en mesure, à la lecture de ce dernier, de prendre les mesures qui s’imposent sans avoir à lire le compte-rendu [7] .
- La rédaction de la synthèse doit être simple et factuelle pour permettre à chaque lecteur d’en avoir une bonne compréhension rapidement. Ne cherchez pas à utiliser des mots trop spécifiques, même si vos interlocuteurs sont supposés les comprendre.
- Écrivez votre synthèse une fois que vous avez terminé de rédiger dans le détail votre rapport. Vous allez me dire qu’il est difficile de faire le résumé de quelque chose qui n’est pas encore rédigé. Toutefois, vous pourriez être tenté d’utiliser les éléments de votre plan de rédaction comme synthèse. Ne le faites pas ! Il arrive qu’en cours de rédaction des éléments évoluent.
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4Organisez les différentes parties de votre rapport. Dès que vous avez assimilé quel est le cadre de rédaction de votre compte-rendu, développez le plan suivant les rubriques prévues dans votre rapport, cela vous permettra d’avoir une meilleure visibilité sur la rédaction de votre document [8] .
- Contrôlez le passage d’une partie à une autre dans votre rapport. Il faut pouvoir basculer d’une partie à une autre facilement. Le lecteur ne doit pas perdre le fil de votre démonstration. Enfin, rédigez votre document en tenant compte du public que vous avez identifié.
- Normalement, vous devez avoir dans votre rapport : une synthèse, une introduction, des recommandations, des résultats, des débats et des conclusions. Vous pouvez aussi avoir une liste de références et des annexes pour exposer plus précisément des éléments, quand c’est nécessaire. Si votre document est long, il vous faudra mettre une table des matières. Toutefois, un compte-rendu hebdomadaire ne devrait pas être trop long.
- Sachez que chaque partie de votre rapport doit traiter d’un sujet distinct. Les paragraphes qui constituent une partie contiennent chacun une idée. Ainsi pour une partie qui expose les smartphones que les adolescents achètent, vous pouvez avoir un paragraphe pour chaque marque de téléphone. Vous pouvez avoir deux sous-parties avec une pour les garçons et une autre pour les filles. Pensez à mettre des titres explicites à chacune des sous-parties. Ensuite, faites des paragraphes suivant les marques pour les filles et les garçons.
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5Rédigez une première page de couverture. Selon la longueur du rapport, il peut être utile de rédiger une première page avec un titre, votre nom, votre fonction et la date, voire une petite description de l’objectif de ce compte-rendu. Cela concerne les longs rapports, pour les petits il n’est pas nécessaire de le faire [9] .
- Notez qu’une première page avec le titre, votre nom et les autres éléments d’identification sont là pour faciliter son archivage. Ces informations sur la couverture du rapport ne sont donc pas une synthèse du contenu.
- Vérifiez s’il existe un format type pour la couverture dans votre entreprise pour les comptes-rendus hebdomadaires. Dans le cas où il existerait bien un type de première page, utilisez-la.
- Ayez au moins sur votre page de couverture un titre explicite, votre nom et celui de ceux qui ont participé à l’élaboration de ce compte-rendu hebdomadaire, le nom de l’entreprise doit aussi y figurer, ainsi qu’une date qui doit être celle du jour de la rédaction ou de la transmission du rapport.
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Partie 3
Partie 3 sur 3:Employer des formules percutantes
Partie 3
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1Identifiez bien vos différentes sections. Nommez de façon explicite chaque partie et sous-partie, c’est d’une grande aide pour vos lecteurs. Vous permettrez à votre public de trouver rapidement la partie qui les intéresse dans votre compte-rendu hebdomadaire [10] .
- Écrivez des titres explicites, mais succincts pour les différentes sections et sous-sections. Ce sera d’une grande aide pour vos lecteurs.
- Si votre rapport fait état des achats de smartphones, vous pourrez, par exemple, avoir une partie pour les hommes, les femmes et les adolescents. Dans chacune de ces trois parties, vous pourrez créer des sous-parties sur les périodes d’achat, les tendances et les marques les plus populaires.
- Gardez le même style d’écriture pour tous vos titres. Si vous avez la partie pour les hommes qui s’intitule « Achat coup de tête des hommes », vous pourrez avoir « Achat coup de cœur des femmes » pour la partie qui concerne les femmes. N’écrivez pas, par exemple, le titre « Achat du sexe féminin » pour la partie les concernant.
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2Soyez intelligible et sobre dans vos propos. Inscrivez des phrases courtes et suffisantes qui sont organisées autour d’un sujet suivi d’un verbe et d’un complément. Vos lecteurs verront que vous maitrisez le sujet de votre rapport et auront confiance dans vos conclusions et recommandations [11] .
- Une fois que vous avez terminé la rédaction de votre document, relisez-le et enlevez ce qui n’est pas utile. Assurez-vous que chaque action a bien un acteur. Pour être sûr que vous n’avez pas oublié un pilote pour chaque opération, demandez-vous qui fait quoi pour chaque phrase amenant une action.
- Effacez les répétitions qui alourdissent les propos tenus et les expressions comme « dans le but de », « afin de » ou encore « l’utilisation de » qui sont inutiles.
- Cette façon de rédiger peut vous paraitre peu engageante. Dites-vous bien que le but de votre rapport n’est pas de distraire, mais de rendre compte chaque semaine sur un sujet pour permettre à votre auditoire de prendre des décisions.
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3Soyez intègre et factuel dans ce que vous écrivez. Quand vous inscrivez dans votre rapport des recommandations, faites en sorte qu’elles s’appuient sur des faits vérifiés et vérifiables. Ne donnez pas un conseil sur une impression personnelle, mais sur des faits précis avec des mots qui n’amènent pas le doute au lecteur [12] .
- N’allez pas utiliser des mots, des adjectifs et des expressions qui influenceraient de manière négative ou positive. Appuyez-vous sur des éléments factuels.
- Vous pouvez avoir, par exemple, un compte-rendu que vous rédigez chaque semaine sur les ventes de smartphones de votre boutique qui fait partie d’un réseau de magasins. Dans votre rapport, vous pourriez faire une recommandation pour que l’un de vos vendeurs ait une promotion. Pour ce faire, n’amenez pas les choses en vous basant sur un aspect émotif comme « elle est super gentille avec les clients » qui est subjectif. Présentez des faits vérifiables comme « elle a les meilleurs chiffres de vente depuis plus d’un an » pour appuyer votre proposition.
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4Employez des verbes puissants. Dans la rédaction de votre rapport, pensez à utiliser des verbes d’action quand c’est nécessaire pour bien faire comprendre qu’il s’agit d’une action. Attachez-vous à l’utilisation de verbes forts qui montrent clairement qu’il s’agit d’une action [13] .
- Préférez des verbes efficaces comme « utiliser » à la place de « se servir de » pour présenter une action à faire.
- Les verbes amenant une réflexion sont utilisés, comme les verbes, croire, envisager, penser, savoir. Toutefois, leur impact est plus faible qu’un verbe d’action. Dans certains cas, il sera plus intéressant de revoir votre phrase qui repose sur une réflexion, comme « je pense que les ventes vont être plus importantes à la fin de l’année ». Au lieu de cette tournure de phrase, écrivez plutôt : « à la lecture des chiffres des trois dernières années, les ventes seront plus importantes pour les deux derniers mois de l’année ». Faites en sorte d’appuyer vos propos sur des faits avérés.
- Cherchez à avoir une rédaction qui amène des actions. Relisez votre compte-rendu et enlevez le plus possible de prépositions et de mots qui se terminent par « ion », que vous pourrez remplacer par des verbes d’action. Ainsi, « consensus d’opinion » peut être remplacé par « consensus » et de même que « protéger » est plus intéressant que l’expression « apporte une protection ».
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5Écartez le plus possible l’utilisation de la voix passive. Quand vous employez la voix passive, vous occultez l’acteur et mettez en avant l’action. Selon le contexte (diplomatique, politique), la voix passive est un atout. Toutefois, cela donne un texte moins clair et qui amène une certaine confusion [14] .
- Sachez que la voix active permet de mettre en avant l’acteur d’une action réalisée et aux yeux d’un lecteur, le pilote d’une action est clairement identifié. Pour vous faire une meilleure idée, prenez par exemple un article de journal qui relate le sauvetage d’un enfant d’une noyade. Si l’information est présentée comme ceci : « l’enfant qui s’était aventuré trop loin n’arrivait plus à revenir vers la plage. Emporté par le courant, il se fatigua rapidement. Finalement, il fut sauvé d’une noyade qui se profilait ». Dans ce passage, on comprend que l’enfant a été sauvé, mais on ne sait pas qui a réalisé cette action. En changeant, la dernière phrase, ainsi : « finalement, le surveillant de baignade, Pierre Kicoul, réagit rapidement et alla chercher l’enfant avant qu’il ne se noie », on voit tout de suite qui est l’auteur de l’acte de bravoure.
- Notez que la voix active a son importance pour présenter des actions qui pourraient avoir des effets négatifs. Dans votre compte-rendu, si vous notez « des fautes ont eu lieu », le responsable qui va lire ça voudra connaitre l’auteur du méfait pour pouvoir le recadrer si nécessaire. Notez que si c’est vous qui avez commis un impair, il est de bon ton de le dire. De plus, il est connu que toute faute dite est à moitié pardonnée.
- Si vous voulez supprimer les phrases qui sont à la voix passive, repérez les verbes « être », puis déterminez l’action dans la phrase. Ensuite, identifiez l’acteur et reformulez la phrase pour le mettre en avant.
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6Utilisez la meilleure présentation selon l’information. Dans un rapport, il est très bien venu d’utiliser des tableaux ou graphiques pour véhiculer certaines informations. Cette façon de communiquer sur des données est souvent bien plus efficace qu’un paragraphe qui les présenterait [15] .
- Prenez le bon outil visuel dans votre rapport pour présenter des éléments à votre auditoire et cela doit être un des buts à atteindre dans l’écriture de votre compte-rendu.
- Vous pouvez, par exemple, illustrer à l’aide d’un histogramme l’évolution des ventes de smartphone pour la même semaine, mais sur des années différentes. Pour le lecteur, l’information donnée sous forme graphique sera bien plus facile à comprendre que si vous l’aviez présentée dans un tableau dans lequel il aurait dû passer en revue les chiffres pour constater les différences. Alors que le graphique permet de voir tout de suite la situation.
- Comprenez bien que nous sommes tous sujets à capter plus rapidement les éléments visuels quand ils sont bien présentés. Faites en sorte que vos données soient bien présentées et correctement positionnées sur les pages. Utilisez les graphiques et les tableaux seulement quand ils permettent d’appuyer vos conclusions et recommandations.
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7N’employez pas de mots à la mode. Selon le secteur d’activité ou le milieu de travail, il existe un jargon ou des expressions qui sont utilisées couramment. Ne cherchez pas à les reprendre dans votre rapport, elles n’aideront en rien à faire passer le message que vous souhaitez transmettre dans votre rapport hebdomadaire [16] .
- Faites une liste des mots couramment utilisés dans votre secteur d’activité. Ensuite, une fois que vous avez terminé d’écrire votre compte-rendu, effectuez une recherche de ces mots dans votre rapport pour les remplacer quand c’est utile.
- Pensez à votre public, si vous utilisez trop de mots branchés, cela ne voudra pas nécessairement dire que vous êtes informé sur votre secteur d’activité. Cela peut même être le contraire. Notez que les responsables qui sont souvent plus âgés que vous ont vu arriver, puis repartir beaucoup de mots à la mode. Du coup, il est préférable d’éviter d’utiliser ces mots qui ne démontreront pas votre valeur et qui pourraient vous faire passer pour une personne paresseuse ou qui essayent de se faire bien voir.
- Faites en sorte de ne pas employer des mots trop sophistiqués. Quel que soit le niveau de spécificité ou technicité de votre secteur d’activité, faites simple et clair. Ainsi, pour un rapport sur l’évolution d’une loi, n’allez pas utiliser tous les termes juridiques dans votre document.
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8Faites une relecture. Pensez à terminer suffisamment tôt votre compte-rendu pour pouvoir avoir le temps de le relire. Si vous avez beaucoup de fautes de grammaire et de frappe, en plus de perturber le lecteur, vous reflèterez une mauvaise image de vous [17] .
- Utilisez le correcteur d’orthographe et de grammaire de votre logiciel de traitement de texte, mais n’espérez pas qu’il corrige toutes les fautes. Cet outil reste perfectible. Il omettra des erreurs de frappes, par exemple « amande » au lieu « d’amende » (homophone).
- Effectuez une relecture en partant de la fin de votre compte-rendu pour revenir au début. Cette technique vous aidera à repérer des erreurs que vous ne verriez pas dans l’autre sens du fait de l’habitude du sujet. Vous pourriez omettre des mots que votre cerveau vous donnerait alors qu’ils ne se trouvent pas dans le texte. Cette technique de relecture peut aider à pallier ce genre de problèmes.
- Lisez votre document à haute voix. En lisant ainsi votre rapport, vous allez pouvoir constater s’il y a des parties sur lesquelles la lecture n’est pas fluide ou que la tournure des phrases n’amène pas l’idée comme vous l’aviez imaginée. Vos lecteurs rencontreront le même problème, retravaillez donc ces parties pour que « ça sonne mieux » à l’oreille.
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Références
- ↑ http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ http://www.jamesabela.co.uk/bus/reportwriting.html
- ↑ http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
- ↑ http://www.jamesabela.co.uk/bus/reportwriting.html
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- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
- ↑ http://www.victoria.ac.nz/vbs/teaching/resources/VBS-Report-Writing-Guide-2016.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/635/01/
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ http://www.cs.columbia.edu/~hgs/etc/writing-bugs.html
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/652/1/
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
- ↑ https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing
- ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
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