Comment mentionner des pièces jointes dans une lettre

Il est possible que vous envoyiez la plupart de vos correspondances professionnelles par courriel, mais il peut arriver que vous expédiiez aussi une lettre officielle. Si vous avez d’autres documents que vous devez inclure à celle-ci, vous devrez les indiquer dans le corps de la lettre et avec une annotation à la fin. De cette manière, le destinataire peut s’assurer de recevoir tout ce que vous lui avez envoyé ^{[1]
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Méthode 1

Méthode 1 sur 3:
Créer l’annotation de la pièce jointe

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Terminez la lettre. L’annotation de la pièce jointe est placée après avoir terminé et signé la lettre. Utilisez une formule de courtoisie telle que Je vous prie d’agréer, Monsieur ou Madame, l’expression de mes meilleurs sentiments ou Cordialement, laissez de la place pour la signature et écrivez ensuite votre nom ^{[2]
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- En général, le mot de fin pourrait être plus familier si vous avez une relation plus personnelle avec le destinataire. Par exemple, si vous écrivez au père de votre meilleur ami, vous pouvez utiliser une formule de clôture plus informelle telle que Mes meilleurs vœux ou Bien à vous.
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Écrivez Pièce jointe en bas de votre nom. Si vous avez ajouté un document en plus de la lettre que vous avez envoyée, faites un double espace après avoir écrit votre nom pour la signature et écrivez l’annotation de la pièce jointe ^{[3]
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- Si vous avez inclus plusieurs documents, utilisez le pluriel Pièces jointes, puis indiquez le nombre de documents joints. Vous devez mentionner le nombre de fichiers après deux points ou entre parenthèses. Par exemple, si vous avez joint trois documents, vous pouvez écrire Pièces jointes : 3 ou Pièces jointes (3).
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Utilisez une abréviation. Vous n’avez pas nécessairement besoin d’écrire l’intégralité du mot pièce jointe pour faire mention des documents supplémentaires dans une lettre officielle. L’abréviation PJ est acceptable pour indiquer une annotation de pièce jointe ^{[4]
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- En fait, PJ est l’abréviation du mot pièce jointe.
- Si vous souhaitez joindre plus d’un document, vous pouvez indiquer le nombre de fichiers joints après l’abréviation, sans ajouter la marque de pluriel s à celle-ci.
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Indiquez les titres des documents. Parfois, si vous avez plusieurs documents joints, le simple fait de mentionner le nombre de fichiers ne donnera pas assez d’informations. Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez également inclure les titres des documents après le mot Pièces jointes ^{[5]
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- Assurez-vous que tous les documents ont un titre facilement reconnaissable si vous souhaitez les indiquer de cette manière. Vous n’aimeriez quand même pas que le destinataire essaie de déchiffrer si les bons documents sont présents.
- Si vous choisissez de lister les titres, évitez d’inclure le nombre de documents joints.
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Incluez toutes les descriptions pertinentes. Dans certains cas, il peut être plus important d’indiquer au destinataire le type de documents que vous joignez. En général, vous devrez le faire si vous incluez à la fois des documents originaux et des copies ^{[6]
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- Indiquez simplement le titre du document, puis incluez la description entre parenthèses. Par exemple, vous pouvez écrire Pièces jointes : acte de naissance (l’original et deux copies).
- Si vous avez joint les documents originaux que vous aimeriez que l’on vous renvoie, veillez à mentionner cela dans le corps de la lettre.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 3:
Effectuer la mise en forme de la lettre

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Choisissez la meilleure police et marge. La lettre commerciale officielle doit être rédigée dans une police standard facile à lire, telle que Times New Roman ou Helvetica. Généralement, ce sera la police par défaut dans votre logiciel de traitement de texte ^{[7]
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- Les marges par défaut devraient également convenir. Il doit y avoir au moins 2,5 cm de chaque côté. Si vous souhaitez remplir la page avec une lettre plus courte, vous pouvez augmenter légèrement les marges si cela aide à équilibrer la page.
- Dans le cas des lettres particulièrement courtes, vous pouvez également essayer une police un peu plus grande et plus étendue, par exemple Verdana. Veillez toutefois à ce que la police ne soit pas trop gênante. En cas de doute, imprimez la lettre et donnez-la à un ami. Dites-lui de la regarder quelques secondes, puis retirez cela et demandez-lui de vous en parler. Si la police est gênante, il vous le dira.
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Incluez votre adresse. À moins que vous n’écriviez sur du papier à entête, l’adresse sera généralement la première chose qui figurera en haut de la page dans une lettre officielle. Il ne sera pas nécessaire d’inclure votre nom, car vous signerez la lettre ^{[8]
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- En général, la lettre doit être alignée à gauche et avoir un interligne simple. L’application de traitement de texte que vous utilisez peut avoir un modèle de lettre commerciale que vous pouvez utiliser afin de ne pas avoir à corriger manuellement la mise en page.
- En plus de votre adresse postale, vous pouvez également inclure votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou les deux.
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Écrivez la date du jour où vous avez terminé de rédiger la lettre. Si vous souhaitez effectuer la mise en forme de la lettre de façon manuelle, faites une tabulation (vers la droite) à partir de la première ligne de votre adresse. Écrivez à cet endroit la version complète de la date dans un style utilisé par le destinataire ^{[9]
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- Si vous adressez par exemple votre lettre à une personne résidant en Afrique ou en Europe, vous devrez d’abord saisir la ville, le jour et le mois, puis l’année, Paris, le 16 juillet 2018.
- N’essayez pas de deviner à l’avance la date dans une lettre officielle. Si le destinataire reçoit la lettre avant la date, cela semblera mauvais. Essayez de l’envoyer dès que possible une fois que vous l’avez imprimée et signée.
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Identifiez le destinataire. Faites un double espace en dessous de la date et écrivez le nom ou le titre de la personne à qui vous écrivez, ainsi que son adresse postale. Selon la raison pour laquelle vous écrivez, vous pouvez également inclure son poste ou le nom de son entreprise ^{[10]
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- Après l’adresse, laissez deux lignes de plus et écrivez l’objet de votre message à gauche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une référence à votre correspondance.
- Après cela, écrivez votre mot de salutation. Utilisez votre discrétion pour déterminer si vous devez inclure le prénom de la personne. Si cette personne occupe un poste de responsabilité, il est généralement préférable d’utiliser Monsieur ou Madame, suivi de son nom de famille.
5
Rédigez le corps du message. Il existe plusieurs styles de paragraphes pour la rédaction de lettres professionnelles. Toutefois, le style avec alinéa est le plus simple et le plus utilisé. Pour ce faire, vous aurez un espace simple dans le texte, à l’exception du double espace entre les paragraphes ^{[11]
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- Ici, vous devez faire un alinéa pour les nouveaux paragraphes. Le texte sera généralement aligné à gauche, même si vous pouvez choisir l’alignement justifié. Il comportera des espaces de manière à être uniforme des deux côtés de la page. Le texte justifié peut être plus difficile à lire dans certains contextes. Néanmoins, dans une courte lettre, cela peut rendre le texte plus net. C’est principalement une question de choix personnel.
6
Utilisez le bon papier pour imprimer votre lettre. Une fois que vous avez résolu le problème de la rédaction et de la mise en forme d’une lettre formelle, vous devez vous assurer que le papier que vous choisissez pour son impression reflète le formalisme de la lettre elle-même ^{[12]
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- Le papier que vous choisissez peut déterminer si le destinataire prendra la lettre au sérieux. Ceci est particulièrement important si vous écrivez une lettre officielle pour postuler à un emploi ou pour être accepté dans une école.
- En règle générale, vous devrez utiliser un papier un peu plus épais et de couleur blanche ou blanche cassée. L’utilisation d’un papier de couleur peut être appropriée dans le cas de lettres personnelles, mais pour les correspondances officielles, cela vous fera paraitre moins sérieux.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 3:
Parler des pièces jointes dans le corps de la lettre

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Indiquez la raison pour laquelle vous écrivez. Une lettre professionnelle doit être courte et aller droit au but. Une fois que vous vous présentez, présentez immédiatement la raison pour laquelle vous écrivez la lettre et ce que vous espérez comme résultat ^{[13]
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- Si par exemple vous écrivez pour postuler à un emploi, vous pouvez mettre, Je m’appelle Véronique Dubois et je suis récemment diplômée de l’école Ritz-Escoffier. J’ai vu que vous cherchiez un chef pâtissier et je pense que mes compétences répondraient à vos attentes.
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Mentionnez les pièces jointes dans le corps. Vous devrez mentionner tout document joint dans le corps de la lettre et inclure une annotation après la formule de fin. Cela donnera au destinataire un aperçu des fichiers et leur relation avec la raison pour laquelle vous écrivez.
- Vous pouvez par exemple écrire Comme vous pouvez le constater dans mon CV (document ci-joint), je suis diplômée de l’école Ritz-Escoffier avec les meilleures notes de ma classe et une mention élogieuse de la part du doyen.
- Cette méthode d’indication des pièces jointes dans le corps de la lettre est plus appropriée lorsqu’il n’y en a pas beaucoup.
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Décrivez tout document que vous avez joint. Si vous avez joint plusieurs documents, cela pourrait être plus efficace que de les énumérer simplement dans la lettre, avec une brève explication de leur nature.
- Supposons que vous rédigez une lettre professionnelle pour demander le remboursement d’un produit défectueux. Vous pouvez écrire J’ai joint le reçu de la marchandise avec deux photos qui montrent le défaut apparent lorsque je l’ai sortie de la boite pour la première fois.
- Dans l’annotation située en bas de la lettre, vous pouvez exprimer cela de cette façon Pièces jointes (3) ou Pièces jointes : reçu daté du 11 juillet 2017, photos (2).
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Expliquez la pertinence des documents joints. Si vous avez fait mention des documents joints dans le corps de la lettre, vous devrez peut-être inclure une ou deux phrases indiquant au destinataire la raison pour laquelle et la façon dont ces documents se rapportent au motif initial pour lequel vous écrivez ^{[14]
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- Si vous joignez par exemple un reçu et des photos pour demander le remboursement d’un produit défectueux, vous pouvez écrire Les photos indiquent le problème rencontré avec ce produit. Si vous comparez la date des photos à celle du reçu, vous verrez qu’elles ont été prises le jour de l’achat. Le produit était endommagé quand je l’ai acheté.
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