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Cet article a été coécrit par Amber Rosenberg, PCC. Amber Rosenberg est accompagnatrice professionnelle certifiée, établie dans la région de la baie de San Francisco. Elle offre des services d'encadrement aux dirigeants et possède plus de 20 ans d'expérience dans le domaine. Elle a exercé dans de nombreuses entreprises, notamment celles du secteur de la technologie et des organismes sans but lucratif. Amber a été formée au Coaches Training Institute, et fait partie de l'International Coaching Federation (ICF). Elle a également aidé des milliers de professionnels à s'épanouir tout au long de leur carrière.
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Si vous êtes salarié, augmenter votre productivité pourrait vous permettre d'obtenir une promotion ou bien davantage de temps libre. Si vous êtes à la tête d'une entreprise, être plus productif vous permettra d'augmenter vos bénéfices et vous aidera à surmonter les difficultés financières. Dans un cas comme dans l'autre, vous devriez toujours chercher à être plus productif. Pour cela, les salariés comme les patrons devront revoir leurs habitudes de travail. De plus, les chefs d'entreprise pourront également prendre les mesures nécessaires pour créer un environnement qui motivera les employés et leur procurer les outils nécessaires pour réussir, dont des technologies qui permettront aux équipes d'être plus flexibles et limiteront le temps perdu.
Étapes
Méthode 1
Méthode 1 sur 3:Augmenter sa productivité au travail
Méthode 1
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1Commencez par vous-même. Pour améliorer la productivité de votre entreprise, le mieux sera de commencer par réorganiser vos propres journées de travail. En devenant vous-même plus productif, vous boosterez l'entreprise et développerez des techniques que vous pourrez ensuite transmettre à vos employés.
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2Fixez des dates butoirs et informez-en les membres de vos équipes. Avec les projets et les tâches qui n'ont pas de fin précise, s'imposer des dates butoirs à soi-même peut suffire à procurer la motivation nécessaire pour travailler plus dur. Cette astuce sera d'autant plus efficace si vous informez vos collaborateurs des dates que vous vous êtes fixées, car ces gens vous tiendront responsable de vos engagements [1] .
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3Travaillez par intervalles de 90 minutes. Des études ont démontré qu'après 90 minutes, la productivité commence à décliner. Pour maximiser votre productivité, travaillez en 4 à 5 sessions de 90 minutes, en vous accordant une pause entre deux sessions [2] .CONSEIL D'EXPERT(E)Amber Rosenberg est accompagnatrice professionnelle certifiée, établie dans la région de la baie de San Francisco. Elle offre des services d'encadrement aux dirigeants et possède plus de 20 ans d'expérience dans le domaine. Elle a exercé dans de nombreuses entreprises, notamment celles du secteur de la technologie et des organismes sans but lucratif. Amber a été formée au Coaches Training Institute, et fait partie de l'International Coaching Federation (ICF). Elle a également aidé des milliers de professionnels à s'épanouir tout au long de leur carrière.Consultante en développement professionnel
Amber Rosenberg, PCC
Consultante en développement professionnelVoici un conseil d'experte : « Lorsque vous travaillez sur des éléments de votre liste, éliminez les distractions, éteignez votre téléphone, ne naviguez pas sur internet et allez dans un endroit calme pour mieux vous concentrer. »
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4Faites régulièrement des pauses. Des études ont démontré que faire régulièrement de courtes pauses aide à mieux se concentrer et prévient les baisses de productivité [3] . Le simple fait de vous concentrer quelques minutes sur une autre tâche plusieurs fois au cours d'une heure de travail pourrait vous aider à mieux vous concentrer sur le long terme [4] .
- Faire une pause pour faire un petit peu d'exercice, une fois dans la journée, ne serait-ce qu'une petite marche ou une ou deux montées d'escalier, boostera encore davantage votre productivité.
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5Respectez la règle des 2 minutes. Si une tâche que vous pouvez accomplir en deux minutes ou moins se présente à vous, occupez-vous-en immédiatement. Cela vous prendra moins de temps qu'y revenir plus tard, et cette tâche constituera une petite pause qui vous permettra de mieux vous concentrer sur ce que vous étiez en train de faire [5] .
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6Profitez de votre temps de transport. Répondre aux emails, faire une to-do list, chercher des idées ou lire des documents sont par exemple des tâches que vous pourrez accomplir n'importe où, dès que vous avez un petit peu de temps devant vous, par exemple lorsque vous êtes dans les transports ou encore dans la salle d'attente du médecin [6] .
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7Faites plusieurs brouillons. Tous vos travaux et pas seulement les notes écrites devraient être faits en plusieurs « brouillons », au lieu de chercher à tout faire parfaitement du premier coup. Faites une première version, demandez à quelqu'un de vous donner son avis sur ce travail ou revenez-y vous-même plus tard, à tête reposée. Vous verrez que vous pourrez ainsi terminer vos projets bien plus rapidement en les exécutant en 4 à 5 brouillons, plutôt qu'en essayant de les terminer en une seule fois.
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8Gérez vos emails plus efficacement. En moyenne, un(e) employé passe environ 28 % de sa journée de travail à gérer ses emails. Cela correspond à 11 heures sur une semaine de travail de 40 heures. Pour gagner du temps sur cette tâche, pensez aux astuces suivantes [7] .
- Fixez-vous des heures auxquelles consulter votre boite mail. Ouvrir votre boite mail fait certes partie de vos fonctions, mais il s'agit tout de même d'une tâche bien plus facile que les autres. Pour cela, beaucoup de gens sont tentés de vérifier leur courrier électronique dix fois par heure. Cette habitude est une véritable perte de temps. Préférez alors ne consulter votre boitier de réception que trois fois par jour : lorsque vous arrivez au travail, après le déjeuner et avant de quitter votre bureau. Au maximum, consultez vos emails une fois par heure.
- Ne créez pas de dossiers. Vous pensez peut-être qu'il s'agit là d'une très bonne façon de rester organisé, mais il vous sera en fait bien plus simple de retrouver vos mails en les laissant tous dans votre boite de réception.
- Désabonnez-vous des mailing-lists. En moyenne, 50 % des emails qu'un employé reçoit sont constitués de mails indésirables. Supprimer ce genre de courrier ne prend certes que quelques secondes, mais accumulées sur le cours d'une année, ces secondes deviennent vite des heures.
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Méthode 2
Méthode 2 sur 3:Augmenter la productivité de ses employés
Méthode 2
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1Appliquez à vos employés les mêmes techniques que vous utilisez vous-même. Une fois que vous avez appris comment booster votre propre productivité, essayez, lorsque cela est possible, d'appliquer ces techniques à vos équipes de travail.
- Encouragez les pauses. Dire à vos employés de faire des pauses pourrait ne pas suffire. Dans ce cas, créez ces pauses vous-même : célébrez les anniversaires, organisez des activités de groupe ou bien des déjeuners d'équipe.
- Règlementez l'utilisation des emails. Si un employé a besoin d'une réponse immédiate, il devra contacter son collègue par téléphone ou se rendre dans son bureau. En s'attendant à ce que les emails soient lus immédiatement, les employés en viennent à consulter constamment leurs boites mail et perdent ainsi un temps précieux.
- Fixez des dates butoirs. Même pour les projets n'ayant pas de date de fin déterminée, vos employés travailleront avec davantage de motivation si vous leur fixez des objectifs à accomplir et des dates butoirs à respecter.
- Donnez-leur accès à une salle de sport. En installant une salle de sport dans les locaux de l'entreprise ou en offrant un abonnement à une salle du quartier à tous vos employés, vous les inciterez à faire de l'exercice et favoriserez ainsi leur productivité. Vous pourriez également booster la participation de vos équipes en organisant des challenges mensuels.
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2Autorisez le travail à distance et les horaires aménagés. Peu importe où et quand vos employés travaillent, tant qu'ils font ce qui est attendu d'eux. Une étude de Gallup démontre que les employés qui travaillent à distance une partie de la semaine sont plus impliqués dans leurs tâches et travaillent même davantage. Laissez alors à vos employés la possibilité de travailler où et quand ils sont le plus productifs [8] .
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3Appréciez le travail de vos employés(es). Les travailleurs qui sentent que leur valeur est reconnue seront plus motivés et productifs. En réunion, félicitez publiquement vos employés. Attribuez des prix. Présentez vos équipes et leur travail dans les publications de l'entreprise [9] . Si un employé s'est particulièrement surpassé sur un projet, reconnaissez ses efforts. Si vous ne récompensez pas leur travail, vos employés ne vous donneront pas le meilleur d'eux-mêmes [10] .
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4Créez une culture de responsabilisation. En pouvant véritablement s'attribuer leur travail et en sachant qu'ils obtiendront des retours sur ce qu'ils ont fait, vos employés travailleront avec davantage d'application. Responsabiliser vos employés signifie également que vous devrez leur présenter une stratégie d'entreprise claire et leur montrer en quoi leur travail contribue à la progression de l'entreprise dans cette direction. S'ils ont véritablement l'impression que leur travail a de l'importance et non d'être simplement des pions, vos employés travailleront avec bien plus d'acharnement [11] .
- Offrir des primes financières associées à des objectifs clairs est un très bon moyen de favoriser l'implication et la motivation des employés(es), à tous les niveaux de l'entreprise [12] .
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5Promouvez le travail d'équipe. Travailler en équipe permet souvent d'améliorer la productivité du groupe, en faisant concourir différents points de vue. En groupe, les employés ont également tendance à travailler avec plus d'application, car ils ne veulent pas décevoir leurs collègues ou paraitre moins compétents que les autres. Enfin, le travail d'équipe permet de prévenir l'isolation qui amène bien souvent certains employés à se sentir inutiles et ignorés [13] .
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6Variez les tâches de vos employés. Si la plus grande partie du travail de chaque employé correspond à ses qualifications, faire la même chose encore et encore peut mener au burnout. Varier les types de tâches et les environnements de travail (par exemple, en solo ou en équipe), permet d'éviter la lassitude des employés et de développer les compétences des équipes, en leur apportant une vue plus complète de l'entreprise [14] .
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7Investissez dans la formation. Les formations seront bénéfiques à tous vos employés, car ils deviendront plus performants et se sentiront redevables à l'entreprise, ce qui les incitera à travailler davantage. Soyez particulièrement attentif aux superviseurs et manageurs intermédiaires, qui entrent tout juste dans le rôle de leadeur. Leur place charnière leur permet de transmettre aux employés la vision du haut management et d'organiser les équipes de manière efficace. Concentrer les formations de management sur ces postes permettra d'améliorer la productivité de l'entreprise dans son ensemble [15] .
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8Tendez à l'amélioration. Pour augmenter constamment la productivité de leur entreprise, les manageurs doivent s'engager à un processus de changement permanent. Ce processus se compose de quatre parties.
- Déterminez un point de référence. Si vous vendez des services, quel est le revenu total de l'entreprise par heure travaillée ? Quels sont les services de base que vous proposez et combien de temps faut-il généralement leur consacrer ? Si vous produisez des biens, combien de temps faut-il généralement pour produire le bien en question ? Avez-vous un surplus de matière première ou un stock trop important ? Quel est le pourcentage de produits défectueux que vous produisez ?
- Identifier les points à améliorer. Peut-être voudriez-vous produire davantage sans engager d'employés supplémentaires. Ou peut-être voudriez-vous diminuer le nombre de produits défectueux qui doivent ensuite être retravaillés.
- Établissez un processus de changement et de mesure de la réussite. Ce processus pourrait prendre des mois ou même des années. Vous devrez tester de nouvelles procédures et voir si celles-ci permettent d'améliorer vos rendements, en vous référant à votre système de mesure.
- Adoptez les nouvelles méthodes et formez vos équipes. Si une procédure est efficace, vous devrez commencer par former vos manageurs, qui se chargeront en suite de l'implémenter auprès de vos employés.
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Méthode 3
Méthode 3 sur 3:Recourir à la technologie
Méthode 3
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1Équipez-vous de technologies demandant peu de temps et d'effort. Le but de la technologie est bien d'améliorer l'efficacité et de faire gagner du temps aux utilisateurs. Si vous avez besoin de plusieurs employés à temps plein pour gérer votre système ou que vos équipes rencontrent constamment des problèmes, c'est que ce système ne correspond pas à vos besoins. Optez alors pour la solution qui demandera le moins de temps et d'effort, pour son installation comme pour sa maintenance [16] .
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2Procurez à vos employés(es) les ordinateurs dont ils ont besoin. Les vieux ordinateurs sont peut-être moins chers, mais les secondes perdues chaque jour à redémarrer la machine ou attendre qu'elle dégèle vous font, à la longue, perdre un temps précieux. Investir dans de nouveaux ordinateurs vous permettra de gagner du temps et vous montrerez ainsi à vos équipes que vous souhaitez leur procurer les meilleurs outils possible. En échange, vos employés vous procureront le meilleur de leurs efforts [17] .
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3Procurez à vos équipes les équipements nécessaires pour travailler à distance. Il a été prouvé que les employés qui travaillent en partie à distance sont plus productifs. Et un bon moyen d'être plus productif est de profiter des temps « bonus », tels que le temps passé dans les transports en commun ou à attendre pour un rendez-vous, pour avancer dans son travail. Pour pouvoir travailler à ces moments-là, vos employés devront avoir accès à une technologie adaptée.
- Les ordinateurs portables. Un ordinateur portable est essentiel pour permettre à vos employés de travailler à distance, mais l'outil devra alors se synchroniser avec les programmes et les ordinateurs du bureau.
- Les smartphones et tablettes. Ces outils permettent à vos employés de consulter leurs boites mail et de travailler sur des documents, où qu'ils soient.
- Les programmes qui synchronisent plusieurs appareils. Tous les dossiers et documents disponibles sur l'ordinateur de bureau d'un employé devraient également être disponibles sur son ordinateur portable, son smartphone et sa tablette. Vous créerez ainsi une force de travail flexible et connectée. Si vos employés n'ont accès à certains programmes que depuis leur ordinateur de bureau, ils perdront une flexibilité qu'ils auraient pu mettre à profit dans leur travail.
- La technologie collaborative. Investissez dans des réseaux sociaux professionnels, tels que Tibbr, Jive ou Yammer et utilisez des services de communication comme Skype et Google Hangouts, afin que vos employés restent connectés même lorsqu'ils ne sont pas sur le lieu de travail [18] .
- Le Cloud. En connectant votre entreprise au Cloud, vos employés pourront facilement partager leur travail et y accéder, où qu'ils se trouvent [19] .
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4Organisez un suivi des tâches virtuel. Pensez à tout le temps que vos employés passent à vérifier les uns avec les autres qu'une tâche a bien été exécutée ou à discuter de leurs progrès lors des réunions. Les logiciels de suivi des tâches, tels que Flow, HiTask, Producteev et Asana permettent aux membres d'une équipe de mettre instantanément à jour leur progression sur un projet, afin que leurs collègues puissent accéder à cette information, où qu'ils se trouvent [20] . Cette approche vous permettra de limiter les réunions et les échanges d'emails et ainsi d'améliorer la productivité des équipes [21] .
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5Demandez à vos employés de faire des to-do lists. Il existe des programmes très accessibles, comme Todoist, Wunderlist, Task et Pocket List, qui permettent de classer ses tâches par ordre de priorité, en fonction des dates butoirs et autres paramètres, afin de s'assurer que les projets soient terminés à temps [22] .
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6Investissez dans différents programmes adaptés. Préférez investir dans différents programmes adaptés à différentes tâches, au lieu d'essayer de faire plus avec un seul logiciel. Les logiciels conçus pour certaines fonctions spécifiques, par exemple les relations clients, sont bien plus puissants et faciles à utiliser pour ces tâches que les programmes plus généraux, comme Excel. Stimulez alors la productivité de votre entreprise en vous procurant les logiciels adaptés à chaque tâche [23] .Publicité
Références
- ↑ http://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
- ↑ http://www.nytimes.com/2013/02/10/opinion/sunday/relax-youll-be-more-productive.html?pagewanted=all&_r=0
- ↑ http://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
- ↑ http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0010027710002994
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- ↑ http://fortune.com/2012/10/08/stop-checking-your-email-now/
- ↑ http://www.gallup.com/opinion/gallup/170669/remote-workers-log-hours-slightly-engaged.aspx
- ↑ http://www.businessnewsdaily.com/5622-policies-improve-productivity-morale.html
- ↑ http://tweakyourbiz.com/growth/2010/10/07/12-ways-to-improve-productivity-at-the-workplace/
- ↑ http://tweakyourbiz.com/management/2012/02/26/5-ways-to-develop-productive-work-environments/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/victorlipman/2013/06/17/7-management-practices-that-can-improve-employee-productivity/
- ↑ http://tweakyourbiz.com/growth/2010/10/07/12-ways-to-improve-productivity-at-the-workplace/
- ↑ http://tweakyourbiz.com/growth/2010/10/07/12-ways-to-improve-productivity-at-the-workplace/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/victorlipman/2013/06/17/7-management-practices-that-can-improve-employee-productivity/2/
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/243793
- ↑ http://tweakyourbiz.com/growth/2010/10/07/12-ways-to-improve-productivity-at-the-workplace/
- ↑ http://mashable.com/2013/06/14/enterprise-social-networks/#OQi2y3ZyGGkY
- ↑ http://yfsmagazine.com/2013/05/10/12-ways-to-leverage-technology-to-improve-business-productivity/
- ↑ http://www.practicalecommerce.com/articles/2807-14-Online-Task-Management-Tools
- ↑ http://yfsmagazine.com/2013/05/10/12-ways-to-leverage-technology-to-improve-business-productivity/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/allbusiness/2013/12/04/the-9-best-to-do-list-apps-for-2014/
- ↑ http://yfsmagazine.com/2013/05/10/12-ways-to-leverage-technology-to-improve-business-productivity/
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Amber Rosenberg, PCC
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Cet article a été coécrit par Amber Rosenberg, PCC. Amber Rosenberg est accompagnatrice professionnelle certifiée, établie dans la région de la baie de San Francisco. Elle offre des services d'encadrement aux dirigeants et possède plus de 20 ans d'expérience dans le domaine. Elle a exercé dans de nombreuses entreprises, notamment celles du secteur de la technologie et des organismes sans but lucratif. Amber a été formée au Coaches Training Institute, et fait partie de l'International Coaching Federation (ICF). Elle a également aidé des milliers de professionnels à s'épanouir tout au long de leur carrière. Cet article a été consulté 5 607 fois.
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