Comment commencer l'écriture d'une lettre

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Depuis l'avènement des messages électroniques, l'écriture d'une lettre est un art qui se meurt. Cependant, dans le cas de correspondances formelles, de requêtes officielles et dans d'autres situations, vous ne pouvez pas échapper à l'écriture d'une lettre authentique et bien formulée. Que vous utilisiez un traitement de texte ou un stylo et un papier, il est parfois très dur de mettre en page et d'introduire une lettre importante. C'est parfois même plus dur que d'écrire la lettre elle-même ! Heureusement, une fois que vous avez connaissance des règles, cela devient plus facile à prendre en main.

Partie 1

Partie 1 sur 2:
Écrire un entête

1
Écrivez l'adresse de l'expéditeur (et facultativement, votre nom) dans le coin gauche en haut de la feuille. Les lettres formelles ont des entêtes longs et détaillés qui contiennent à la fois vos propres coordonnées et celles de la personne que vous contactez. Donnez le plus possible d'informations. La première chose à faire est d'écrire votre adresse (ou votre nom) dans le coin en haut à gauche. Écrivez votre adresse de façon standard, sur deux lignes. En d'autres termes, écrivez votre rue tout en haut à gauche, puis votre ville, votre code postal et votre pays sur la ligne en dessous.
- Si vous choisissez d'inclure votre nom, ce qui n'est pas obligatoire, placez-le tout en haut à gauche et votre adresse occupera ainsi les deuxième et troisième lignes.
- Voici comment vous pourriez écrire votre nom et votre adresse :
  Jean Dupont
  21, rue des Rosiers
  Paris, 75000, France
2
Écrivez la date sous les coordonnées du destinataire. L'étape suivante est d'écrire la date du jour. Sautez une ligne sous l'adresse, puis écrivez la date de façon à ce qu'elle soit alignée à gauche de la page.
- Les dates s'écrivent sous la forme : jour, mois, année. Écrivez toujours le mois en entier, mais pas le jour ou l'année. Voici un exemple de date :
  - 1er avril 2014
3
Écrivez l'adresse « intérieure » en dessous de la date. La dernière étape est de spécifier le nom et l'adresse de la personne que vous souhaitez contacter. Elle s'appelle l'adresse « intérieure », car elle contient les mêmes informations que celles données à l'extérieur de l'enveloppe, sauf qu'elles sont maintenant à l'intérieur. Sautez une ligne en dessous de la date et alignez-la avec la gauche du papier. Si vous connaissez le nom de la personne que vous contactez, écrivez-le. Sinon, essayez de mentionner au moins son titre (comme « Professeur de littérature » ou « Technicien »). Si vous connaissez les deux, écrivez d'abord le nom, puis le titre sur la ligne suivante. Si vous écrivez à cette personne sur son lieu de travail, écrivez ensuite le nom de ce lieu. Enfin, écrivez l'adresse du destinataire sur les lignes suivantes.
- Voici un exemple d'adresse intérieure :
  Madame Jeanne Martin
  Directrice des opérations du Stadium
  Groupe sportif de Champ Fleuri
  1060, Avenue du Général de Gaulle
  Paris, 75000 France
4
Utilisez une autre façon d'écrire l'entête. La méthode décrite ci-dessus n'est pas la seule et unique façon de composer l'entête d'une lettre formelle. D'autres options sont également acceptables. L'alternative la plus courante consiste à positionner votre adresse d'expéditeur dans le coin en haut à droite plutôt que dans le coin en haut à gauche, puis de positionner la date juste en dessous de cette adresse, plutôt qu'au-dessus. En d'autres termes, dans cette configuration alternative, l'adresse de l'expéditeur est dans le coin en haut à droite, puis on saute une ligne et on écrit l'adresse du destinataire alignée sur la gauche de la page. On saute encore une ligne et on écrit la date ^{[1]
X
Source de recherche}.
5
Pour des lettres informelles, écrivez juste la date. Les instructions ci-dessus s'appliquent à un contexte d'entreprise ou très formel. Si vous écrivez simplement une lettre à un ami, vous n'avez pas besoin d'écrire un entête aussi formel. Donc vous écrirez plutôt la date en haut à gauche. Ensuite, vous pourrez passer directement à la formule de salutation et au corps de la lettre elle-même.

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Partie 2

Partie 2 sur 2:
Écrire des salutations

1
Sautez une ligne après l'entête pour positionner correctement la formule de salutation. La salutation est la formule de politesse qui introduit la lettre. Cher collègue, Mon amour, etc. Vous avez beaucoup de choix pour écrire la formule de salutation, chacun d'eux pouvant être approprié pour certaines occasions et pas pour d'autres. Quelle que soit la salutation que vous choisissez, vous devez l'aligner avec la bordure gauche du papier et laisser une ligne blanche de part et d'autre (en d'autres termes, laissez des lignes blanches entre la salutation, l'entête et le corps de la lettre). Les salutations doivent toujours être suivies d'une virgule.
- Aux États-Unis, dans certains contextes commerciaux, la virgule peut parfois être remplacée par un point-virgule. Cependant, cela reste rare.
2
Lorsque vous avez un doute, utilisez Cher. Si vous avez un quelconque doute sur la formule de salutation à utiliser, le standard Cher (Nom ou titre), fonctionne merveilleusement bien. Ce type de salutation est valable pour les lettres courantes, comme pour les lettres formelles ou sérieuses. Si vous ajoutez un titre, utilisez uniquement le nom de famille du destinataire. Par exemple, « Cher M. Dupont, » est correct, tandis que « Cher M. Jean Dupont, » n'est pas acceptable.
- Par exemple, on pourrait commencer notre lettre à destination de Jeanne Martin par « Chère Mme Martin, ». Si l'on veut, on peut aussi inclure son titre : « Chère Mme Martin, directrice ».
3
Prenez en compte les incertitudes par rapport à votre destinataire. Il arrive que vous ne sachiez pas exactement qui va recevoir la lettre, par exemple lorsque vous écrivez à un service d'une grande institution. Dans ce cas, il faut que votre salutation prenne en compte ces incertitudes, afin de ne pas se faire une fausse image du destinataire. Voici quelques situations communes dans lesquelles vous devez prendre en compte les incertitudes.
- Si vous n'êtes pas sûr du sexe de votre destinataire, utilisez « Cher madame ou monsieur, » ou utilisez simplement leur nom complet (par exemple, « Cher Lee Anderson, »).
- Si vous ne savez pas si vous écrivez à un homme ou une femme, mais que vous connaissez le titre du destinataire, vous pouvez utiliser ce dernier à la place (à l'image de « Cher Professeur, », « Cher Sénateur, », etc.).
- Si vous ne connaissez pas le statut marital de la destinataire, utilisez plutôt « Madame » plutôt que « Mademoiselle », comme dans « Chère madame Norton, ».
- Finalement, si vous envoyez une lettre à une entreprise ou une institution plutôt qu'à une personne spécifique de cette entreprise ou cette institution, vous devez utiliser « à la personne concernée », plutôt qu'une salutation traditionnelle. Certains trouvent que cette formule n'est pas appropriée ^{[2]
  X
  Source de recherche}, mais il est aussi acceptable d'utiliser « Cher (Nom de l'institution), » bien que ce soit une formulation informelle.
4
Utilisez des salutations informelles seulement dans des contextes intimes ou quotidiens. Même si vous devez généralement vous en tenir à « Cher » dans les contextes formels ou semi-formels, si vous vous adressez à un ami proche, une personne importante ou un membre de votre famille, vous pouvez vous en affranchir et écrire une salutation informelle. Vous n'avez pas besoin de respecter des limites ou des étiquettes dans ce genre de situation et vous disposez d'un grand nombre d'autres options. En voici quelques-unes.
- Si vous écrivez à un bon ami ou un membre de la famille proche, vous pouvez utiliser son surnom ou un nom affectueux (« Mon petit chat, », « Cher Fonz, », etc.).
- Si vous écrivez à la personne que vous aimez ou à une autre personne importante, vous pouvez utiliser une formule fleurie et affectueuse, même si ce n'est pas obligatoire. « Mon amour », « à mon seul et unique ange, » sont des salutations romantiques, toute comme écrire simplement le nom du destinataire suivi par une virgule (par exemple « Jean, » ou « Jeanne, »).
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Conseils

Utilisez un crayon de façon à pouvoir effacer les éventuelles erreurs. Si vous devez utiliser un stylo, faites en sorte d'avoir un papier de brouillon sous la main.
Si la frustration vous gagne, faites un petit tour dehors pour oxygéner votre cerveau.
Lorsque vous avez terminé la lettre, vous pouvez repasser avec un stylo l'écriture au crayon si vous le souhaitez.