Comment gérer une entreprise

Établissez un système de comptabilité. Si vous n'avez pas de formation en comptabilité, il est bon d'embaucher un comptable ou au moins de consulter un professionnel. Quoi qu'il en soit, vous devez disposer d'un système comptable efficace dans votre entreprise. Chaque option a ses avantages et ses inconvénients, selon le type d'entreprise ^[7] .

• La comptabilité de caisse. C'est la méthode la plus courante pour les petites entreprises. Vous compterez l'argent comme un actif lorsque vous l'aurez sous la main. De la même façon, vos dépenses seront mesurées au fur et à mesure qu'elles sont payées.
• La méthode de comptabilité d'exercice. Les grandes entreprises préfèrent souvent cette méthode, qui fonctionne mieux avec un système de facturation. Vous comptez l'actif lorsqu'une vente est effectuée, même si vous n'avez pas encore reçu le paiement. Le comptage des dépenses a lieu au moment où vous les recevez, pas nécessairement au moment où le paiement est effectué.

Tenez de bons registres financiers. Qu'il s'agisse de programmes informatiques, de caisses enregistreuses électroniques ou de la méthode traditionnelle qui consiste à utiliser des reçus manuscrits, il est nécessaire d'avoir un système pour enregistrer les ventes et les dépenses. Quel que soit le système que vous préférez, utilisez-le correctement et systématiquement. Les erreurs dans le registre comptable peuvent engendrer de sérieux problèmes pour n'importe quelle entreprise ^[8] . Voici quelques exemples de programmes les plus utilisés en comptabilité ^[9]  :

• QuickBooks ;
• Perfecto ;
• Sage 100cloud ;
• NetSuite ;
• Itool Comptabilité.

Rapprochez vos comptes régulièrement. Au moins une fois par mois, comparez vos différents comptes bancaires avec les relevés. Si vous n'êtes pas à l'aise de le faire, vous pouvez faire appel à un comptable ou un aide-comptable. Le solde réel doit correspondre au solde reporté dans les états financiers. Il peut s'avérer nécessaire d'apporter certaines modifications pour les factures déjà comptabilisées, mais non encore payées ^[10] .

• Si les comptes ne concordent pas, examinez tous les états financiers plus attentivement pour découvrir où se trouve l'erreur. Si vous le faites sur une base mensuelle, il vous sera plus facile de repérer les erreurs pendant qu'elles sont encore mineures et faciles à corriger. Sinon, votre entreprise pourrait être confrontée à des problèmes plus importants à l'avenir.

Pensez aux stratégies d'expansion. Les entrepreneurs veulent généralement développer leurs activités, mais il faut avoir des idées pour cela. Travaillez avec vos employés pour voir quels secteurs ont un potentiel de croissance. Essayez d'identifier ce qui peut être fait pour prendre de l'expansion. Certaines considérations spécifiques peuvent inclure ^[11]  :

• le fait de rechercher une nouvelle clientèle ;
• l'augmentation du temps de travail ;
• l'augmentation de la production et des ventes ;
• le fait de modifier les stratégies publicitaires ;
• le fait d'embaucher plus d'employés.

Élaborez un plan markéting. Avant de vous lancer dans un nouveau domaine, vous devez dresser un plan. Un bon plan markéting est un plan qui définit vos objectifs, détaille vos finances, décrit les besoins des employés et vous aide à vous préparer aux changements qui pourraient survenir. En concevant et en suivant un solide plan commercial, vos chances de croissance seront beaucoup plus grandes ^[12] .

• Pour savoir comment créer un plan markéting spécifique, consultez cet article.

Faites un budget. Les expansions coutent de l'argent et en tant que gestionnaire, vous devriez connaitre sa provenance. Dans le cadre de votre plan markéting, vous devriez créer un budget. Déterminez si vous pouvez financer la croissance par les seuls bénéfices de l'entreprise ou si vous avez besoin de faire un prêt. Si vous décidez de faire un prêt, planifiez comment il sera remboursé sur le long terme afin de maintenir la rentabilité de la société ^[13] .

Appliquez les changements. La mise en œuvre des plans peut être la partie la plus amusante de la gestion d'une entreprise. Suivez votre plan markéting et apportez les changements établis. Si vous avez besoin d'embaucher plus d'employés, annoncez les postes vacants et organisez des entrevues. Si vous voulez augmenter votre capacité de production, c'est le moment d'acheter et d'installer de nouveaux équipements. Quoi que vous fassiez, suivez votre plan tout au long du processus.

Surveillez votre plan. Au fur et à mesure que vous effectuez les changements nécessaires pour votre entreprise, continuez d'examiner votre plan commercial pour vous assurer qu'il est bien suivi. S'il comporte un budget spécifique, ne le dépassez pas. Suivez le modèle prévu. Même après la mise en œuvre des changements, vérifiez de temps à autre le plan markéting pour examiner son taux de croissance. L'entreprise va-t-elle dans la direction souhaitée ? Au moins une fois par an, les autres membres de l'équipe de gestion et vous devriez examiner le plan commercial et voir si des changements doivent être apportés ^[14] .

Gérez les problèmes liés aux employés. Il s'agit généralement de résoudre les conflits. Idéalement, le manuel de l'employé devrait contenir une section de résolution de problèmes et une communication ouverte devrait permettre de les identifier à l'avance. Toutefois, il arrive parfois que des problèmes surgissent et nécessitent votre intervention. Dans de tels cas, vous devez être aussi impartial que possible et faire preuve de bon jugement pour résoudre la situation.

• Si un employé dépose une plainte ou soulève une préoccupation, écoutez-le attentivement. Si quelqu'un d'autre est impliqué dans cette situation, donnez-lui l'occasion de vous parler. Consultez le manuel de l'employé s'il est utile pour résoudre le problème.
• Vous ne serez peut-être pas en mesure de satisfaire toutes les personnes concernées. Dans de tels cas, il est important d'être juste et de choisir l'option qui est la plus favorable à l'entreprise dans son ensemble.

Traitez les plaintes des clients. Si votre établissement a des clients réguliers, il est normal que des plaintes surviennent de temps à autre. Occupez-vous-en avec le plus grand respect possible. Montrez au client que vous respectez ses activités et que vous êtes désolé pour le problème (même si ce n'est pas votre faute). Si le client a un contrat ouvert avec vous, consultez les conditions pour voir si cela peut apporter une solution au problème. En fin de compte, déterminez si la perte éventuelle des activités du client vaut le cout du traitement de la plainte.

• Supposons que votre entreprise fournit des articles personnalisés de papèterie à d'autres bureaux et qu'un client refuse de payer les frais de livraison en raison de la mauvaise qualité. En cas de désaccord, assurez-vous qu'il vaut la peine d'abandonner les frais de transport une fois pour ne pas perdre le client pour toujours. Il peut être préférable pour votre entreprise de payer la livraison à cette occasion particulière et de garder un client satisfait à long terme.

Occupez-vous des urgences. Vous devriez vous préparer aux situations d'urgence qui pourraient survenir. Il peut s'agir d'une maladie, d'une blessure, d'un vol, d'un incendie ou d'une autre catastrophe naturelle. Rédigez un plan d'urgence pour chacune de ces situations. Il devrait comprendre le rôle de tous les employés, la façon d'orienter les clients qui peuvent se trouver dans votre entreprise et la manière de traiter les cas d'urgence dès leur arrivée. Votre établissement devrait être équipé de l'équipement d'urgence suivant, que tous les employés devraient savoir utiliser :

• des extincteurs ;
• des détecteurs de fumée et des alarmes ;
• des trousses de premiers soins ;
• un défibrillateur automatique externe (DAE).

Utilisez les ressources du Service-Public. Le site officiel de l'administration française Service-Public.fr dispose d'une section spécialement dédiée aux entreprises. C'est une ressource gratuite qui propose aux utilisateurs tous les renseignements utiles (mais surtout officiels) concernant les activités d'entreprise. Il regorge de matériel et de ressources sur l'ouverture et la gestion des entreprises.

• Pour plus d'informations, cliquez sur ce lien.
• Vous pouvez également vous inscrire à la lettre d'informations du site pour être au courant des dernières actualités.
• Vous y trouverez des liens vers les sites publics (pour des formulaires, des démarches en ligne, des textes de référence, des sites web publics, etc.).

Visitez le site de la direction générale des Finances publiques. Une grande partie de la gestion d'une entreprise consiste à s'occuper des finances et des impôts. La direction générale des Finances publiques offre un certain nombre de documents utiles et dispose d'un personnel disponible pour répondre aux questions ^[15] .

• Pour plus d'informations, visitez ce site.
• Vous trouverez sur ce site des renseignements sur vos obligations fiscales en fonction de votre type d'activité, sur vos droits et sur le calendrier des différentes échéances fiscales.

Rejoignez une chambre de commerce et d'industrie. Il s'agit d'une organisation d'entrepreneurs et de gestionnaires. Elle agit pour aider à la croissance des entreprises et aussi pour établir des partenariats entre les entreprises et la communauté. Au niveau local, les chambres de commerce et d'industrie restent un lieu clé pour les entrepreneurs ^[16] . Elles proposent des informations, des formations et un accompagnement pour tout gestionnaire. En visitant la Chambre de commerce de votre région, vous aurez l'occasion d'entrer en contact avec d'autres entrepreneurs et gestionnaires, d'en apprendre davantage sur les possibilités de commandite et les partenariats et d'obtenir des rabais sur les matières premières et les produits pour votre entreprise ^[17] .

• Pour plus d'informations, consultez le site des Chambres de commerce et d'industrie (CCI) de France.
• Vous pouvez localiser une chambre de commerce et d'industrie dans votre région en utilisant l'outil de recherche sur le portail de la CCI. Il vous suffit d'entrer votre région.

Visitez le site de Bpifrance. Bpifrance est une banque publique d'investissement qui offre des solutions de financement aux entreprises en fonction du projet qui est présenté. Cet établissement propose également des ressources utiles sur les questions aussi variées que le commerce, le numérique, le développement à l'international ou les services. Visitez le site web de cette banque pour avoir plus de renseignements.

• Pour rentrer en contact avec BPI France, vous devez vous rapprocher de la direction régionale la plus proche de votre entreprise ou de votre lieu d'habitation ^[18] .