Comment mener une étude de temps et de mouvement

Coécrit par l'équipe de wikiHow

L'étude du temps et du mouvement consiste à analyser le rendement de travail en observant et en chronométrant des tâches. Elle peut vous permettre de déterminer à quel niveau votre journée pourrait être plus efficace, vous permettant ainsi de vous faire gagner de l'énergie et du temps, pour le bien de tout le monde ! Vous pouvez effectuer ce genre d'étude sur vous-même ou sur quelqu'un d'autre. Mais pour commencer, il vous faut choisir la méthode à utiliser, en partant de l'observation en temps réel aux méthodes d'échantillonnage (la méthode des observations instantanées), avant de passer à l'observation et au chronométrage de la tâche. Une fois l'étude achevée, vous pouvez utiliser les résultats pour mettre en place une méthode de travail plus efficace.

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Choisir une méthode d'enregistrement des données

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Utilisez la méthode d'échantillonnage si vous manquez de temps. Cette méthode consiste à observer l'employé à des moments donnés plutôt que de manière constante. Les intervalles peuvent être aléatoires ou réguliers. Vous observez le travailleur pendant une période donnée, puis vous extrapolez sur la base des échantillons le temps accordé à chaque tâche. Cette méthode est plus efficace sur des activités qui comportent peu de composants ou des travailleurs qui effectuent peu de tâches en général ^{[1]
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- Par exemple, avec un employé qui a pour tâche principale la facturation, l'échantillonnage aléatoire peut être efficace, car cela vous permet d'avoir un aperçu de ce que la personne fait chaque fois que vous faites le point. Dès que vous disposez de la totalité des données, vous pouvez identifier l'activité ou le composant qui prend plus de temps à la personne en comparant la fréquence et la durée d'apparition de la tâche dans chaque échantillon aléatoire.
- L'avantage que présente cette approche est la possibilité d'observer plus d'une personne dans une période de temps définie grâce à une rotation individuelle.
- Si vous appliquez cette méthode sur vous-même, vous pouvez programmer une alarme qui se déclenchera à certains intervalles de temps pour que vous enregistriez le travail que vous faites pendant une période donnée.
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Observez l'activité en temps réel pour poser des questions. Avec cette méthode, vous êtes dans la même pièce que l'employé au moment où il effectue la tâche. Vous observez les travaux qu'il exécute et les décomposez tout en le chronométrant. Chaque composant devrait représenter un ensemble compréhensible sans être trop détaillé et difficile à suivre ^{[2]
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- Il est inutile de chronométrer une activité importante sans en examiner les composants. C'est à travers ces derniers que vous pourrez relever les insuffisances. En fait, il n'est pas nécessaire d'arrêter l'employé dans son travail : vous allez juste décomposer la tâche à des fins d'enregistrement. Par exemple, si son travail est de consulter les courriers, les composants seront les suivants : aller où se trouve les courriers, retrouver les mails en question, les apporter au bureau ouvrir les enveloppes, lire le contenu et jeter ou traiter chaque courrier.
- Il peut être utile d'avoir un groupe de personnes chargées d'observer le travailleur. Ainsi, une personne peut se charger d'arrêter le chronomètre, une autre de l'enregistrement des temps et une troisième personne pour la prise de notes.
- Vous pouvez aussi appliquer cette méthode à votre travail. Dans ce cas, vous aurez à noter chaque composant au fur et à mesure que vous l'exécutez.
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Faites une vidéo pour une touche plus naturelle. Au lieu d'observer les activités exécutées en temps réel, faites une vidéo. Ainsi, vous pourrez revenir plus tard pour analyser la durée de chaque travail. Ce ne sera pas une grande perte pour vous, étant donné que vous pourrez toujours rembobiner l'enregistrement afin de revoir une séquence ^{[3]
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Prenez-vous en vidéo pour obtenir des résultats plus précis. Si vous mesurez vos propres performances, cette méthode sera bien plus simple que les deux autres. Installez une caméra sur un trépied avec l'angle idéal pour enregistrer la tâche. Laissez la caméra enregistrer un travail que vous effectuez, par exemple quand vous rédigez un rapport ^{[4]
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- Évaluez l'activité sur une certaine période. À titre d'exemple, vous pouvez conduire l'évaluation sur une semaine ou sur un mois.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Réaliser l'étude

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Créez un tableur pour y enregistrer les données. Il vous faudra un outil où consigner la tâche et un tableur est l'idéal. En dehors de cela, il vous faudra enregistrer le temps. Les tâches sont souvent effectuées par lots. Si tel est votre cas, prévoyez un champ où inscrire la durée de chaque composant de chaque tâche. Pour cette partie, vous n'aurez besoin que d'un ensemble de cases numérotées. Vous devrez aussi ajouter une colonne pour les remarques.
- Par exemple, si le travail d'un employé est de consulter les courriers électroniques et l'un des composants est de les lire, inscrivez le temps qu'il faut pour lire chaque email dans les parties numérotées situées à côté du composant.
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Divisez la charge de travail en de petites activités. Afin de réaliser une étude de temps et de mouvement, vous devez en partie déterminer le temps accordé à chaque travail. De façon générale, le seul moyen d'améliorer les performances d'une équipe est d'examiner les petites actions de chaque tâche. Dès que le travail est terminé, indiquez chaque composant suivi d'une brève description.
- Le secret, c'est de trouver le bon détail. Par exemple, le temps nécessaire pour appuyer sur un bouton est une information superflue. Cependant, vous ne devez pas trop abuser non plus, car cela pourrait vous priver des données nécessaires pour déceler le niveau de performance.
- Supposons que vous consultez vos courriels. Il faudra diviser cette tâche comme suit : la connexion à votre ordinateur et à votre boite de courrier électronique, la suppression de spams sans les ouvrir, la lecture des courriels, la rédaction de réponses aux messages et le classement des emails dans des dossiers.
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Enregistrez chaque tâche. Commencez avec un chronomètre. Essayez de chronométrer chaque partie de la tâche, en relevant le temps qu'il a fallu pour exécuter chacune d'elle. Il est généralement plus facile d'arrêter et de redémarrer le chronomètre en se servant du temps écoulé. Plus tard, vous pouvez calculer le nombre de secondes qu'il a fallu pour chaque activité.
- Pour une meilleure précision, recueillez les données sur plusieurs jours.
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Chronométrez les tâches à l'aide de vidéos. En utilisant une vidéo, vous devez l'arrêter et la redémarrer pour chaque composant que vous chronométrez. Ainsi, vous disposerez du temps nécessaire pour faire vos observations et noter la durée de chaque composant.

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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Analyser les résultats et opérer des changements

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Calculez la durée moyenne de chaque étape. Dès que vous avez recueilli toutes les données, essayez de calculer la durée moyenne de chaque étape. Pour avoir la moyenne, faites la somme de toutes les durées d'un composant, puis divisez-la par le nombre de durées dans ce groupe.
- Par exemple, si la lecture des courriers est un composant, les durées peuvent être de 4 minutes, 1 minute, 2 minutes, 3 minutes et 5 minutes. Faites la somme de ces nombres : 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Divisez le résultat ensuite par le nombre de durées recueillies. Dans le cas d'espèce, c'est 5. Divisez donc 15 par 5 pour avoir 3 minutes en moyenne par courrier.
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Déterminez la durée moyenne d'une activité. L'approche la plus simple pour déterminer la durée moyenne d'une tâche entière est de faire la somme de toutes les moyennes des composants. Cela vous aidera à trouver la moyenne de l'ensemble du travail.
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Classez les tâches par niveau d'importance. Classez les activités par niveau d'importance afin de connaitre celles qui sont prioritaires. Il n'est pas nécessaire d'attribuer des numéros : vous pouvez juste les étiqueter comme tâche importante et non importante. À titre d'exemple, il peut être important de répondre aux courriels, mais à moins que vous ne travailliez au service clientèle, c'est sans doute une tâche moins importante que la rédaction d'un rapport ^{[5]
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Réduisez les activités de moindre importance et chronophages. Après avoir évalué toutes les tâches, déterminez celles qui prennent assez de temps, mais qui n'ont pas une grande valeur. Ce sont ces travaux qui vous aideront à trouver des moyens de réduire vos dépenses. Il est tout aussi important d'examiner les activités qui sont chronophages, mais qui ont aussi une grande importante dans votre travail. Il n'y aurait certainement pas de mal à les rendre plus efficientes ^{[6]
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Surveillez les taches simultanées. Les tâches simultanées ont tendance à allonger la durée d'exécution de chaque activité, étant donné que vous ne pouvez pas accorder votre entière attention à plusieurs travaux à la fois. Lorsque vous exécutez des tâches multiples, comme consulter les courriers électroniques et rédiger un rapport dans le même temps, essayez de faire autrement. Définissez un temps pour effectuer un travail à la fois. Au moment où vous rédigez un rapport, laissez les emails de côté ^{[7]
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- Si vous lisez vos emails toute la journée, vous vous désengagez mentalement de toutes les autres tâches que vous exécutez. Souvent, il vaut mieux effectuer intégralement un seul travail à la fois. Par exemple, vous pouvez lire les emails le matin, à midi et juste avant la sortie du travail.
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Recherchez les déficiences afin de les réduire. Vous trouverez souvent des inefficacités dans les tâches que vous chronométrez et décrivez. En éliminant ces déficiences, vous arriverez à mieux travailler et à tirer le maximum du temps dont vous disposez.
- Par exemple, si vous devez remplir chaque jour des documents dans une autre pièce, hors de votre bureau, trouvez le temps de le faire d'un coup. Les va-et-vient constants vous feront perdre un temps que vous pourriez dédier à d'autres tâches.
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