Comment présenter une lettre

Pour présenter une lettre, vous devrez tenir compte de son type. En effet, il y a des différences sensibles selon que la lettre est adressée à un ami ou à un destinataire officiel. De plus, vous ne présenterez pas de la même manière une lettre classique envoyée par la poste et un courriel transmis électroniquement. Cette question peut vous sembler compliquée, mais rassurez-vous, car avec un peu de méthode, vous arriverez aisément à mettre en forme toutes vos lettres correctement.

Méthode 1

Méthode 1 sur 4:
Les lettres commerciales ou officielles

1
Inscrivez votre nom et votre adresse. Vous devrez le faire en haut de la lettre. Indiquez votre adresse, la ville, la province si nécessaire et le code postal. Alignez le tout à gauche en appliquant un interligne simple ^{[1]
X
Source de recherche}.
- La ville, la province et le code postal sont sur la même ligne. Vous réserverez aussi une ligne pour marquer l'adresse.
- Vous sauterez cette étape, si vous utilisez du papier à entête qui contient ces informations. En effet, il ne faut pas écrire l'adresse de l'expéditeur deux fois.
2
Inscrivez la date immédiatement sous l'adresse. Il s'agit de date de la rédaction de la lettre ou de celle à laquelle la lettre a été terminée.
- La date devrait être alignée à gauche, comme l'adresse qui se trouve au-dessus.
- Écrivez la date correctement. Le format habituel est en « jour-mois-année ». Quant au format étasunien, il est légèrement différent, car on commence par le mois, ensuite, le jour et enfin l'année. Le mois doit être écrit en toutes lettres. Utilisez des chiffres pour le jour et l'année. Par exemple, vous écrirez : le 9 février 2013.
3
Sautez une ligne après la date. Ainsi, l'adresse sera bien séparée de la section suivante.
4
Inscrivez les références. Si vous avez des références à inclure, inscrivez-les sur une ligne à part ^{[2]
X
Source de recherche}. La ligne doit commencer par l'abréviation « Réf. » suivie de deux-points ( : ).
- Alignez à gauche le texte de la référence, qui ne doit pas dépasser une ligne.
- Incluez une référence sur une ligne distincte, lorsque vous répondez à une lettre que vous avez reçue, une offre d'emploi ou une demande d'information.
- Sautez une ligne après la référence pour mettre celle-ci en évidence.
5
Inscrivez l'adresse du destinataire. Il s'agit d'écrire son nom, son titre, le nom de l'entreprise, l'adresse proprement dite, la province s'il y a lieu et le code postal.
- Alignez ces informations à gauche en appliquant un interligne simple. Le nom du destinataire doit être inscrit sur une ligne indépendante, tout comme son titre, le nom de l'entreprise et l'adresse. Le nom de la ville, celui de la province le cas échéant, et le code postal doivent se trouver sur la même ligne.
- Si vous expédiez votre lettre à l'étranger, inscrivez le nom du pays en majuscules sur une ligne distincte sous l'adresse.
- Adressez la lettre à une personne précise en inscrivant un titre de civilité approprié, comme « M. » ou « Mme ». En cas d'incertitude, il est préférable de ne pas mentionner ce titre.
- Sautez une ligne après l'adresse.
6
Commencer le corps de votre lettre par une formule d'appel. Une salutation typique commence par « cher », suivie par le titre du destinataire et son nom de famille. Le nom est suivi par une virgule.
- La formule de politesse devrait être alignée à gauche.
- Si vous ignorez s'il s'agit d'un homme ou d'une femme, vous pouvez écrire le nom complet de la personne ou vous contenter du nom de famille suivi par sa fonction au sein de l'entreprise.
- Sautez une ligne après la formule d'appel.
7
Indiquez l'objet de la lettre si vous voulez. Généralement, l'objet d'une lettre officielle est indiqué avant ou après la référence sur une ligne distincte qui commence par le mot « objet » suivi d'un deux-points.
- L'indication doit être succincte et pertinente. Généralement, le texte de l'objet devrait tenir sur une seule ligne.
- Les lettres officielles en français contiennent généralement une ligne réservée à l'objet. Cette pratique ne semble pas être fréquente chez les Anglo-saxons.
- La mention de l'objet ne vous dispense pas d'indiquer les références de la lettre. En revanche, si la lettre est rédigée en anglais, il faudrait se limiter à inclure soit l'objet ou les références, mais non les deux.
- D'une manière générale, la ligne qui suit l'objet est réservée aux références.
8
Rédigez une brève introduction. Commencez par un petit paragraphe pour introduire et expliquer le but de votre lettre. Alignez à gauche les paragraphes ou optez pour un alignement justifié et n'hésitez pas à indenter la première ligne de chaque paragraphe.
9
Rédigez le corps de la lettre. Cette section vient après l'introduction. Elle doit traiter l'objet de votre lettre et se terminer par une conclusion qui résume l'ensemble.
- Soyez concis et appliquez un interligne simple pour chaque paragraphe. Cependant, vous devrez sauter une ligne en passant d'un paragraphe au suivant et après le dernier paragraphe.
10
Terminez par une formule de politesse. Les exemples ne manquent pas. Vous pouvez utiliser une formule soutenue comme : « Je vous prie d'agréer, cher Monsieur, l'expression de ma considération distinguée » ou bien une formule modérée, par exemple « cordialement ». N'oubliez pas de justifier votre formule de politesse comme vous avez fait pour les parties précédentes.
- Utilisez les majuscules à bon escient et surtout respectez les règles de grammaire et d'orthographe.
11
Préparez l'espace pour votre signature. Il suffit d'écrire votre nom. Sautez trois lignes après la formule de politesse avant de le faire. Indiquez aussi votre fonction sous votre signature.
12
Mentionnez les pièces jointes à votre lettre. Si vous incluez des pièces à votre lettre, inscrivez-les sous votre signature.
- Cette indication est superflue si vous n'avez pas de pièces à joindre.
- Appliquez un intervalle simple et alignez votre liste à gauche.
13
Indiquez les initiales du dactylographe. Si la lettre a été tapée par une autre personne ou si vous l'avez dictée, demandez à votre collaboratrice d'inscrire ses initiales au bas de la lettre, sous la liste des pièces jointes.
14
Signez la lettre après l'impression. Écrivez votre nom à la main, de préférence en cursive, dans l'espace compris entre la fin de la lettre et votre nom dactylographié. Une signature manuscrite montre au destinataire l'importance que vous accordez à la lettre que vous lui envoyez.

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Méthode 2

Méthode 2 sur 4:
Les lettres amicales

1
Indiquez la date. Celle-ci doit être inscrite en haut de la page à droite. Il s'agit de la date à laquelle vous avez rédigé ou terminé la lettre ^{[3]
X
Source de recherche}.
- Écrivez la date. Le format habituel est en « jour-mois-année ». Quant au format américain, il est légèrement différent, car on commence par le mois, ensuite, le jour et enfin l'année. Cette technique est plutôt réservée aux lettres officielles. Vous pouvez aussi inscrire la date en n'employant que des chiffres.
- La date doit être alignée à droite de la page.
2
Écrivez une formule d'appel amicale. Il est courant de commencer par « cher », mais vous pouvez utiliser d'autres formules plus familières en utilisant le prénom du destinataire, si la nature de votre relation vous le permet.
- La formule d'appel devrait être alignée à gauche et suivie par une virgule.
- En écrivant à un ami ou un collègue, vous pouvez généralement écrire son prénom uniquement. Par exemple : « Chère Jeanne ».
- Si le ton de la lettre est familier, il est possible de remplacer le « cher » par un terme comme « bonjour » ou « salut ».
- Si le destinataire est plus âgé que vous ou s'il s'agit de quelqu'un à qui vous devez du respect, pensez à inclure son nom de famille et un titre de civilité approprié. Exemple : « Chère Mme Robert ».
- Sautez une ligne entre la formule d'appel et le corps de la lettre.
3
Structurez votre lettre. Rédigez une introduction, un corps du sujet et une conclusion. L'introduction et la conclusion se composent d'un court paragraphe, mais le reste de la lettre est habituellement plus consistant.
- Alignez le texte à gauche ou optez pour un alignement justifié et n'hésitez pas à indenter la première phrase de chaque paragraphe.
- L'ensemble du texte principal doit être à simple interligne. En général, dans une lettre amicale, vous ne sautez pas une ligne après chaque paragraphe, mais vous pouvez le faire pour améliorer la lisibilité de votre lettre.
- Sautez une ligne après la dernière phrase du texte principal pour séparer celui-ci de la conclusion.
4
Rédigez une conclusion appropriée. « Cordialement » reste une formule de politesse très courante, même dans les lettres amicales. Si le ton est assez familier, vous pouvez employer une formule moins conventionnelle. S'il s'agit d'un proche, essayez « à bientôt » ou « à plus tard ».
- Cette formule est suivie d'une virgule, mais elle n'inclut pas votre nom dactylographié.
- Alignez la formule de politesse avec l'entête.
5
Signez en inscrivant votre nom. Votre signature doit se trouver sous la conclusion. Il est préférable d'écrire votre nom en cursive.
- Vous pouvez signer avec votre prénom, si votre relation avec le destinataire le permet. Ajoutez votre nom, si celui-ci risque de ne pas vous reconnaitre en ne lisant que votre prénom.
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Méthode 3

Méthode 3 sur 4:
Le courriel officiel ou commercial

1
Commencez par une introduction. Vous devrez décrire l'objet de votre courriel avec précision et concision. Cette description doit être inscrite dans le champ réservé à l'objet et non dans le message lui-même.
- Si le destinataire attend votre email, vous pouvez vous limiter à indiquer la référence de l'objet. Dans les autres cas, la rédaction de cette description peut être plus délicate. L'objectif consiste à informer le destinataire sur le contenu de votre message. En d'autres termes, essayez de motiver votre lecteur pour ouvrir le courriel.
2
Écrivez une formule d'appel. Habituellement, il s'agit du mot « cher » suivi du titre du destinataire ou du nom de la société.
- Adressez la lettre à une personne précise si possible. Évitez d'envoyer une lettre à un destinataire indéfini. N'utilisez l'expression « à qui de droit » qu'en dernier recours.
- Strictement parlant, en français, il faut placer une virgule après la formule d'appel.
- Si vous hésitez entre « madame » ou « monsieur », écrivez le nom complet du destinataire.
- Sautez une ligne après la formule d'appel.
3
Écrivez une lettre brève et instructive. Comme les autres lettres, la vôtre doit comprendre une introduction, un corps du sujet et une conclusion. En rédigeant, efforcez-vous d'être aussi bref et concis que possible.
- Alignez à gauche le texte principal.
- N'utilisez pas d'indentation.
- Le texte doit être à simple interligne. Cependant, sautez une ligne en passant d'un paragraphe au suivant et après le dernier paragraphe.
4
Choisissez une formule de politesse. Elle servira à conclure la lettre. Vous avez le choix entre « sincèrement » ou une autre expression. Placez une virgule après cette formule.
- Alignez à gauche la formule de politesse et respectez les règles d'orthographe en employant les majuscules.
- Vous pouvez aussi employer d'autres expressions comme « Sincères salutations », « Avec mes remerciements » ou « Cordialement ».
5
Tapez votre nom immédiatement sous la conclusion. S'agissant d'un message électronique, vous ne pourrez probablement pas le signer à la main.
- Alignez à gauche votre nom.
6
Inscrivez vos coordonnées de contact au bas de la lettre. Sautez une ligne après votre nom, ensuite tapez votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et le cas échéant l'adresse de votre site ou de votre blogue.
- Alignez à gauche cette liste en appliquant un interligne simple. Inscrivez chaque information sur une ligne distincte.
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Méthode 4

Méthode 4 sur 4:
Le courriel amical

1
Indiquez l'objet. Commencez par inscrire dans le champ réservé à cet effet une description brève et exacte de l'objet de votre courriel. Cela permet au destinataire d'analyser rapidement le sujet avant d'ouvrir votre courriel. Ainsi, il sera informé et prêt à lire le contenu de votre message ^{[4]
X
Source de recherche}.
2
Commencez par une formule d'appel. Vous avez le choix entre plusieurs formules. Généralement, vous commencerez par « cher ». Ensuite, inscrivez le nom du destinataire.
- Alignez cette formule à gauche.
- Si vous écrivez à un ami intime, vous pouvez renoncer à cette formule et commencer simplement en écrivant son prénom, suivi d'une virgule.
- Sautez une ligne entre la formule d'appel et le texte du courriel.
3
Écrivez votre message. Comme pour les autres lettres, votre texte doit comprendre une introduction, un corps du sujet et une conclusion. Cependant, si le destinataire est un ami proche, cette mise en forme peut être superflue.
4
Terminez votre courriel par une formule de politesse. Vous n'avez pas besoin d'être formel. Cependant, vous devez conclure votre courriel, même s'il est adressé à un proche.
- Si le destinataire est un ami très intime, vous pouvez terminer votre message en inscrivant votre nom, laissant de côté la formule de politesse habituelle.
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Conseils

Sachez que la présentation des lettres officielles est différente dans les pays anglo-saxons. Il existe aussi des différences entre une lettre officielle aux États-Unis et une autre au Royaume-Uni. Par exemple, au Royaume-Uni l'adresse de l'expéditeur et la date sont généralement alignées à droite et l'objet, s'il existe, est aligné au centre. De plus, au Royaume-Uni, la date est écrite de la même manière qu'en France, c'est-à-dire : jour/mois/année. La formule d'appel est aussi suivie d'une virgule ^{[5]
X
Source de recherche}.
La composition d'une lettre en français est dite en pavé, lorsque le texte des paragraphes est justifié. Si le texte est appuyé à gauche ou à droite, la composition est dite en drapeau. Si la première ligne du paragraphe est en retrait, la présentation est dite en alinéa. Elle est en sommaire si le retrait est négatif. Les deux dernières compositions ne sont pas appropriées si le texte de la lettre est court ^{[6]
X
Source de recherche}.