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Planifier des rendez-vous et s'y rendre font partie des choses de la vie de pratiquement tout le monde. En prenant l'habitude de les organiser à l'avance, vous pourrez prendre rapidement et facilement des rendez-vous. Vous pourrez aussi éliminer par la même occasion des problèmes de chevauchement et gérer efficacement tous les jours votre temps.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 3:Rester organisé en prenant rendez-vous
Partie 1
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1Utilisez un calendrier numérique ou un agenda [1] . Cela vous aidera à mieux planifier votre emploi du temps avec plus de précision et à aller à vos rendez-vous. Essayez de planifier vos journées la veille ou très tôt le matin. Autrement dit, ne commencez pas une journée sans l'avoir planifiée.
- Si vous avez un emploi du temps chargé, planifiez votre journée au détail près. Vous pourriez même consacrer un emploi du temps pour des tâches telles que le fait de prendre le petit-déjeuner et le fait de faire des exercices physiques. Ainsi, vous profiterez au maximum de votre journée.
- Consultez votre plan journalier régulièrement tout au long de la journée pour vous assurer que vous le suivez correctement [2] .
- Si vous optez pour un calendrier numérique, vous pouvez essayer Google Agenda. Synchronisez l'application à votre smartphone afin de pouvoir consulter à tout moment votre emploi du temps, même lorsque vous êtes en déplacement.
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2Disposez d'un système de classement pour les documents importants. Utilisez un classeur ou un organiseur pour garder une trace des documents, des résultats d'examens, des dossiers médicaux et tout autres matériels dont vous pourrez peut-être avoir besoin pour vos rendez-vous futurs. Cela vous évitera d'avoir des problèmes de dernière minute lorsque vous essayez de retrouver ce dont vous avez besoin et permettra d'éviter d'arriver en retard [3] .
- Organisez les dossiers par ordre alphabétique pour faciliter la recherche d'un document en particulier.
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3Prenez en compte les rendez-vous périodiques et les dates limites. Si par exemple, vous consultez un dentiste tous les six mois, définissez un rappel pour organiser ce rendez-vous à l'avance. Vous pouvez faire la même chose pour ce qui concerne les rendez-vous urgents, pour ne pas oublier les délais ou être surpris.
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4Classez les rendez-vous par ordre de priorité et de proximité. Lorsque vous voulez planifier des rendez-vous, mettez d'abord de côté les plus importants [4] . Si vous avez pris plusieurs rendez-vous, regroupez tous ceux qui se retrouvent dans la même zone. Ensuite, planifiez-les tous le même jour de façon consécutive.
- Cela vous permettra d'économiser du temps et par la même occasion les frais de déplacement.
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5Gardez une liste des contacts à portée de main. De nos jours, la majorité des gens comptent uniquement sur leurs smartphones pour stocker les numéros de leurs contacts importants. Généralement, c'est bien, mais essayez d'avoir une liste écrite des numéros de téléphone des personnes avec qui vous aviez pris rendez-vous, au cas où vous auriez un problème avec votre téléphone et ne pourriez pas avoir accès à ces contacts.
- Le calendrier numérique dont vous disposez pourra probablement stocker les numéros de vos contacts, mais il serait encore plus judicieux de les écrire quelque part, au cas où vous ne pourriez plus y avoir accès.
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Partie 2
Partie 2 sur 3:Prendre rendez-vous
Partie 2
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1Appelez pour prendre un rendez-vous. Si vous devez planifier l'emploi du temps d'une journée entière, assurez-vous de prendre le premier rendez-vous le plus tôt possible et de planifier les autres consécutivement [5] . Avant de raccrocher avec celui avec qui vous fixez ledit rendez-vous, demandez-lui le temps approximatif que cela peut durer et demandez s'il y aura un temps d'attente si vous arrivez (tôt).
- Sur la base de ces informations, vous pourrez prendre un autre rendez-vous le même jour.
- Demandez à la personne de vous confirmer le jour et l'heure que vous venez de programmer.
- Après confirmation, inscrivez le rendez-vous dans votre calendrier ou dans votre agenda.
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2Calculez le temps de trajet de chaque rendez-vous. Lorsque vous planifiez vos rendez-vous et votre journée, n'oubliez pas de calculer le temps qu'il vous faudra pour aller d'un point A à un point B. Tenez compte du temps de déplacement lorsque vous en prenez d'autres et planifiez d'autres tâches pour la même journée [6] .
- Si vous ne le faites pas, vous arriverez souvent en retard.
- Prévoyez du temps pour les éventualités entre les heures prévues [7] .
- Calculez le temps de trajet et prévoyez un petit délai supplémentaire (de 5 à 15 minutes) pour tout évènement ou escale imprévus.
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3N'exagérez pas avec les rendez-vous que vous prenez. Soyez réaliste quand vous planifiez votre journée et lorsque vous prenez des rendez-vous. Ne mettez pas au point un calendrier impossible à respecter. Accordez-vous assez de temps entre les rendez-vous et vos obligations, afin de ne pas avoir des journées trop stressantes et de pouvoir rester concentré.
- Ne vous mettez pas la pression en voulant programmer tous vos rendez-vous le même jour.
- Donnez priorité aux rendez-vous qui sont plus importants et, si nécessaire, programmez le reste pour d'autres jours [8] .
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4Prévoyez vos absences au travail ou à l'école. Après avoir pris rendez-vous, informez votre employeur ou votre école à l'avance pour être sûr de ne pas le manquer à l'heure prévue. Même si cela a été déjà fait antérieurement, prenez la précaution de le lui rappeler la veille du rendez-vous (celui à qui vous l'aviez dit).
- Confirmez l'heure et donnez-lui une estimation précise du temps que va durer votre absence.
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Partie 3
Partie 3 sur 3:Se rendre à des rendez-vous
Partie 3
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1Définissez des rappels pour vos rendez-vous. Créez une alarme sur votre smartphone pour vous rappeler 30 minutes à 2 heures à l'avance que le rendez-vous est proche. Étant donné que la plupart des agendas numériques ont une fonction de rappel, vous pouvez aussi le programmer la veille [9] .
- Vous recevrez des rappels sur tous vos appareils si vous les aviez synchronisés au calendrier numérique.
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2Prenez avec vous tout document ou matériel dont vous aurez besoin. Assurez-vous d'être prêt pour aller au rendez-vous avec tout ce qu'il vous faut (les matériels et outils appropriés, les documents nécessaires). Dans certains cas, vous pourriez être en retard ou complètement faire échouer l'entretien si vous oubliez ces éléments.
- Ajoutez au rappel une note qui va mentionner tout ce dont vous pourriez avoir besoin.
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3Envisagez d'arriver tôt. Allez à votre rendez-vous au moins 15 minutes plus tôt [10] . Il est fort probable que vous soyez en retard si vous prévoyez y aller exactement à l'heure prévue. Vous n'aviez aucune idée de ce à quoi vous attendre (des embouteillages, des imprévus), alors allez-y plus tôt pour y être à l'heure [11] .
- Pour vous assurer que tout se passera bien, réglez l'alarme plus tôt que d'habitude pour vous réveiller tôt.
- Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour votre rituel matinal habituel sans avoir à vous presser ou à vous stresser.
- Les entreprises vont préférer que vous arriviez tôt plutôt qu'en retard. C'est ainsi dans la plupart des centres, on va apprécier que vous veniez plus tôt.
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4Informez le prochain rendez-vous si vous êtes retenu. Si vous avez des rendez-vous consécutifs et êtes retardé au premier, demandez une pause et appelez la personne avec qui vous aviez le prochain rendez-vous pour lui dire que vous pourriez accuser quelques minutes de retard. Demandez si vous pouvez toujours venir même dans ces conditions [12] .
- Demandez un report (à une autre heure) si vous ne pouvez qu'arriver en retard.
- Si vous n'avez pas la possibilité de planifier d'autres rendez-vous ce jour-là, présentez vos excuses et programmez ledit rendez-vous pour un autre jour.
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5Appelez pour annuler le plus tôt possible. Si vous ne pouvez plus aller au rendez-vous, il serait judicieux d'appeler la personne pour l'annuler le plus tôt possible. Reportez le rendez-vous (si possible) pendant que vous êtes encore au téléphone avec elle, puisqu'il est possible que vous oubliiez de le lui dire après.
- Vous pourriez être pénalisé pour ne pas avoir annulé (dans certains centres) un rendez-vous au moins 24 heures à l'avance [13] .
- Renseignez-vous sur les politiques d'annulation des rendez-vous pour éviter toute surprise à l'avenir, lors du premier appel que vous émettez pour le fixer.
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Références
- ↑ http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/1254/tips-for-time-management-and-balancing-a-busy-workload
- ↑ https://hbr.org/2009/07/an-18minute-plan-for-managing
- ↑ http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/1254/tips-for-time-management-and-balancing-a-busy-workload
- ↑ http://www.creativitypost.com/create/work_smarter_not_harder_21_time_management_tips_to_hack_productivity
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/elizabeth-grace-saunders/time-block-to-stay-focuse_b_8254698.html
- ↑ http://ops.fhwa.dot.gov/publications/tt_reliability/TTR_Report.htm
- ↑ http://www.creativitypost.com/create/work_smarter_not_harder_21_time_management_tips_to_hack_productivity
- ↑ http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/1254/tips-for-time-management-and-balancing-a-busy-workload
- ↑ http://personalexcellence.co/blog/on-time/
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