Comment rédiger un programme de travail

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Un programme de travail expose les objectifs et les processus de réalisation d'un projet. De plus, il permet aux personnes concernées de mieux comprendre la portée du projet en question et les étapes de son exécution. Un programme de travail vous aide à vous organiser pour mieux travailler, soit dans votre entreprise ou à l'université. Ainsi, vous pouvez, par exemple, décomposer un processus compliqué en petites tâches simples et identifier les résultats que vous cherchez à accomplir.

Étapes

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Identifiez la raison d'être de votre programme de travail. Un programme de travail est rédigé pour différentes raisons. Déterminez le but principal, de façon à bien rédiger votre programme. Souvenez-vous qu'un programme de travail est généralement conçu pour une certaine période de temps, par exemple 6 mois ou 1 an.
- Sur le lieu de travail, un programme de travail permet à votre patron d'identifier le projet sur lequel vous allez travailler au cours des prochains mois. Un tel programme est souvent élaboré immédiatement après un examen annuel de la performance ou lorsque les équipes de l'entreprise s'engagent dans de grands projets. Votre organisation peut, dans le cadre de sa planification stratégique, mettre au point un programme de travail au début d'une nouvelle année civile ou fiscale.
- Dans le monde universitaire, un programme de travail peut aider les étudiants à réaliser un grand projet. Il peut aussi faciliter aux enseignants la planification de leurs cours sur une base semestrielle ou annuelle.
- Pour un projet personnel, un programme de travail vous aide à définir la portée de votre projet, les moyens que vous allez mettre en œuvre pour le réaliser, ainsi que les délais d'exécution. Ce genre de programme n'est pas nécessaire, cependant il vous permettra de garder une trace de vos objectifs et des progrès que vous aurez enregistrés pendant la réalisation de votre projet.
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Rédigez l'introduction et présentez le contexte. Pour un programme de travail professionnel, vous serez amené à rédiger une introduction et à préciser le contexte de votre projet. Ces deux rubriques fourniront à vos chefs ou au gestionnaire du projet, les informations dont ils ont besoin pour mettre votre programme de travail dans son cadre. Cette étape est souvent inutile, lorsqu'il s'agit de rédiger un programme de travail universitaire.
- L'introduction doit être courte et intéressante. Rappelez à vos supérieurs la raison d'être de votre programme de travail. Présentez le projet particulier sur lequel vous allez travailler pendant la période considérée.
- Le contexte doit mettre en évidence les raisons qui vous ont poussé à rédiger votre programme de travail. Par exemple, citez des statistiques ou des détails publiés dans des rapports récents, identifiez les problèmes qui doivent être traités ou tirez parti des recommandations ou des commentaires que vous avez reçus concernant des travaux antérieurs.
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Déterminez vos missions et vos objectifs. Vos missions et vos objectifs sont liés, car ils se rapportent à ce que vous espérez accomplir à travers votre programme de travail. Cependant, Souvenez-vous des différences : les missions ont une portée générale, tandis que les objectifs sont plus précis.
- Les missions devraient se rapporter à votre projet dans son ensemble. Indiquez le résultat final auquel devrait aboutir votre programme de travail. Parlez-en d'une façon générale, par exemple, élaborer un mémoire de recherche ou approfondir vos connaissances en matière de rédaction.
- Les objectifs doivent être précis et tangibles. En d'autres termes, vous devez être en mesure de les cocher sur votre liste, au fur et à mesure de leur réalisation. Par exemple, un bon objectif consiste à rechercher des personnes à interviewer, pour rédiger votre mémoire de recherche.
- Dans le cas où la réalisation des objectifs varie sensiblement dans le temps, il est possible de les classer en objectifs à court terme, à moyen terme et à long terme. Par exemple, l'objectif à court terme d'une entreprise d'augmenter son auditoire de 30% en trois mois peut varier considérablement par rapport à son objectif à long terme, qui consiste à renforcer son image de marque dans les médias sociaux, au cours de l'année prochaine.
- Les objectifs sont généralement rédigés à la voix active, en utilisant des verbes d'action ayant un sens précis, par exemple « planifier », « écrire », « augmentation » et « mesure », au lieu de verbes ayant une signification plus vague, par exemple « examiner », « comprendre », « savoir », etc.
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Pensez à structurer votre programme de travail en fonction d'objectifs SMART. SMART est une mnémonique utilisée par les personnes qui cherchent à atteindre des résultats tangibles et pragmatiques, à travers la mise en œuvre de leur programme de travail.
- Spécifique. Qu'allons nous faire et pour qui ? Précisez la population que vous allez servir et les mesures particulières que vous allez mettre en œuvre pour aider cette population.
- Mesurable. Mon résultat est-il quantifiable et peut-on le mesurer ? Pouvez-vous chiffrer vos résultats ? Avez-vous rédigé votre programme de travail afin « d'améliorer la santé en Afrique du Sud en 2020 ? » ou l'avez-vous structuré pour « faire baisser les cas d'infection par le VIH chez les nouveau-nés sud-africains de 20 % d'ici 2020 ? »
  - N'oubliez pas de préciser une ligne de référence pour quantifier le changement. Si vous ne connaissez pas le taux d'incidence du sida chez les nouveau-nés sud-africains, il vous sera impossible d'affirmer de façon fiable que vous avez atteint une diminution du taux d'incidence de 20 %.
- Atteignable. Pouvez-vous atteindre l'objectif dans le temps imparti et avec les ressources disponibles ? L'objectif doit être réaliste compte tenu des contraintes. Une augmentation des ventes de 500 % est raisonnable, uniquement si vous avez une petite entreprise. La même augmentation est quasiment impossible, si vous dominez le marché.
  - Dans certains cas, vous pouvez consulter un expert ou une autorité, pour déterminer si les objectifs de votre programme de travail sont réalisables.
- Recevable. Quel sera l'effet d'un objectif sur la mission ou sur la stratégie souhaitée ? Bien qu'elle soit probablement importante pour la santé globale, est-ce que la mesure de la taille et du poids des lycéens peut avoir une incidence directe sur les procédures de santé mentale ? Assurez-vous que vos objectifs et vos méthodes ont une relation claire et directe.
- Temporellement défini . Quand aurez-vous atteint un objectif et/ou quand pouvez-vous dire que vous avez terminé ? Précisez une date ferme pour conclure le projet. Indiquez, éventuellement, les résultats qui marqueront la fin de votre projet, même si vous les avez accomplis avant les délais fixés.
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Faites une liste de vos ressources. Incluez tout ce dont vous aurez besoin pour réaliser vos missions et atteindre vos objectifs. La liste des ressources varie en fonction des objectifs de votre programme de travail.
- Sur le lieu de travail, les ressources peuvent inclure, par exemple un budget financier, les besoins en personnel, les consultants, les bâtiments ou les locaux et la documentation. Si votre programme de travail est plus formel, vous pouvez inclure en annexe un budget détaillé.
- Dans le domaine universitaire, les ressources peuvent inclure l'accès à plusieurs bibliothèques, des matériaux de recherche, tels que des livres, des journaux et des revues, la fourniture d'un ordinateur, d'un accès à internet et des professeurs ou d'autres personnes, qui peuvent vous aider à résoudre vos problèmes.
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Identifiez les contraintes. Il s'agit des obstacles que vous pouvez rencontrer pendant la mise en œuvre de votre programme de travail. Par exemple, il se peut que votre emploi du temps soit trop chargé, pour vous permettre de travailler sur un article de recherche, de faire les recherches nécessaires et d'écrire correctement votre article. Par conséquent, votre emploi du temps forme une contrainte accablante et vous devez le réadapter, pour réaliser votre programme de travail efficacement.
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Désignez des responsables. La responsabilisation est un élément essentiel pour bien réaliser votre programme de travail. Qui est responsable de quoi ? Une équipe peut travailler sur un objectif donné, mais vous devez désigner une personne responsable pour veiller à la réalisation de l'objectif dans les délais.
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Formulez votre stratégie. Examinez votre programme de travail et prenez une décision sur la manière d'utiliser vos ressources et de surmonter vos contraintes, pour réaliser vos missions et atteindre vos objectifs.
- Listez des mesures précises. Établissez un plan d'action pour remplir vos objectifs, sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Vous devez aussi préciser les mesures qui doivent être prises par les membres de votre équipe. Pour organiser votre plan d'action, pensez à utiliser un logiciel de gestion de projet ou un calendrier personnel.
- Élaborez un calendrier d'exécution des travaux. Vous pouvez établir un tel calendrier, cependant dites-vous bien que, pour respecter vos délais, vous devez tenir compte des évènements imprévus qui risquent de vous retarder en cours de route.
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Conseils

Identifiez les étapes importantes, si votre projet est particulièrement complexe. Les jalons sont des points qui mettent en évidence la réalisation de certains objectifs du projet. Vous pouvez aussi les utiliser pour faire le point, afin de déterminer si vous progressez conformément à votre programme de travail.
Tirez le maximum de votre programme de travail. Le degré de précision d'un programme de travail dépend de vous et de vos besoins. Vous pouvez rédiger votre programme sur une feuille de papier ou l'élaborer à l'aide d'un logiciel professionnel et inclure des graphiques et des couleurs. En fait, vous pouvez utiliser la méthode qui vous arrange le mieux.