Comment rédiger un projet à soumettre à son administration

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Savoir soumettre un projet à votre administration est une aptitude utile à avoir si vous voulez présenter de nouvelles possibilités d'enregistrer des revenus supplémentaires, proposer des améliorations de procédure ou encore exposer des techniques efficaces pour être plus économique. Vous pouvez aussi décider de rédiger une proposition lorsque vous estimez que quelque chose doit être changé. Si vous avez l'intention d'écrire un tel document en vue de le soumettre à l'administration de votre société, vous devez prendre au préalable le temps nécessaire pour rassembler les informations utiles. Vous pouvez aussi soumettre vos idées à vos collègues afin d'avoir leur opinion et savoir s'ils adhèrent à votre projet, après quoi vous devrez veiller à aborder votre direction avec tact.

Partie 1

Partie 1 sur 2:
Rédiger son projet

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Déterminez précisément le problème ou votre idée. Si vous avez envie d'écrire sur la réduction des couts ou la rationalisation des opérations, il vous faut d'abord déterminer le problème principal. Le plus souvent, l'idée pourrait être claire à votre niveau, mais si vous voulez communiquer là-dessus ou apporter des solutions, il serait avisé que vous soyez très attentif.
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Faites des recherches. Avant de rédiger un projet, il est important que vous vous assuriez d'analyser tous les éléments qui s'y rapportent. Cherchez à en discuter avec les parties concernées, qu'il s'agisse de vos collègues, des responsables ou des clients. Vous gagnerez également à lire les programmes similaires exécutés par d'autres entreprises pour voir ce qu'elles font de différent.
- Si par exemple vous estimez que la direction doit changer son traiteur, discutez-en d'abord avec le personnel de cuisine. Qu'est-ce qu'ils en pensent ? Ont-ils déjà eu à travailler ailleurs avec d'autres traiteurs ? Que pensent vos collègues de cela ? Voilà autant d'aspects que vous devez aborder. Il se pourrait bien que votre mécontentement soit simplement lié à une question de gout personnel plutôt qu'à une affaire de qualité.
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Rédigez une description de la problématique. Pour entamer la rédaction de votre projet, décrivez d'abord la situation actuelle. Ensuite, mettez en évidence les faits pertinents (lieux, dates, personnes impliquées). À ce niveau, ne portez pas de jugement, focalisez-vous plutôt sur le fait d'expliquer les choses telles qu'elles sont.
- À titre illustratif, vous pourriez écrire « La société X bénéficie des prestations du traiteur Y depuis les sept dernières années. Pendant cette période, le nombre de plats principaux disponibles a chuté et est passé de cinq à deux. Le nombre de mets essentiellement destinés aux végétariens a également baissé et il y a même des journées où rien du genre n'est proposé. »
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Expliquez ce que vous proposez comme solution. Une fois que vous avez identifié le problème, vous pouvez par la suite vous mettre à rédiger précisément ce que vous proposez de faire. Focalisez-vous sur l'aspect le plus important. Prouvez que vos observations sont basées sur vos recherches.
- Vous pourriez par exemple écrire « Je suggère que le traiteur de la Société X soit remplacé par un autre. La Société X dispose de plusieurs options dans ce sens. Les traiteurs W et Z proposent tous deux une plus large variété de menus et offrent des couts comparables à ceux de notre fournisseur actuel. De plus, étant donné que le traiteur Z propose chaque jour des plats principaux aux végétariens, aux végétaliens et à ceux qui préfèrent les mets sans gluten, il pourrait mieux répondre aux besoins de notre effectif. En ce qui concerne le traiteur W, il offre moins de plats destinés aux végétaliens, mais pourrait également être un bon choix. Un sondage réalisé en 2011 a prouvé que 40 % de nos employés sont végétariens, 10 % sont végétaliens et 2 % préfèrent les mets exempts de gluten. »
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Élaborez un plan. Décrivez chaque étape et mettez un accent sur les délais ou les couts relatifs à leur mise en œuvre. Soyez explicite sur ce que vous savez et ce qui reste à découvrir. Pensez à mettre par écrit des étapes numérotées et donnez ensuite plus de détails. Ne surestimez pas l'importance de l'innovation que vous cherchez à apporter, mais présentez les résultats que vous vous attendez à obtenir.
- Pour changer de traiteur, nous devrons : 1 : mettre un terme à notre contrat avec le traiteur Y, 2 : essayer les plats des prestataires W et Z, 3 : choisir l'un d'entre eux, 4 : signer un contrat avec le traiteur choisi. Les frais devraient être comparables à ceux que nous propose actuellement le traiteur Y. Tant que nous mettons un terme à notre contrat avec le fournisseur Y, il ne devrait y avoir aucune pénalité financière. De plus, si nos employés apprécient davantage les nouveaux repas, il y a de fortes chances qu'ils soient plus heureux sur leur lieu de travail.
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Relevez les objections possibles. Montrez que vous avez pleinement conscience des éventuelles insuffisances que l'on pourrait relever à votre plan. Y aura-t-il de la résistance au sein des employés ? Certaines personnes pourraient par exemple apprécier les services de votre traiteur actuel. Seriez-vous capable de convaincre un organisme gouvernemental que votre nouvelle idée est sure ? Discutez des étapes que vous comptez suivre pour convaincre les autres de la faisabilité et de la pertinence de votre projet.
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Précisez les matériaux et le personnel nécessaires. Si le nouveau projet que vous proposez nécessite l'achat de matériels ou le recrutement de nouveaux employés, indiquez cela après avoir exposé les étapes. Pensez également à mentionner le temps nécessaire, étant donné que cela constitue également une ressource. Créez une liste de contrôle pour vous en sortir. Vous pourriez par exemple écrire ce qui suit.
- Nécessaire : sous-comité pour évaluer le traiteur (4 personnes issues de différentes parties de l'entreprise), 2 heures pour la dégustation et 3 heures à consacrer pour la rédaction du rapport.
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Tirez des conclusions en vous basant sur les principaux avantages. Peu importe le changement que vous envisagez opérer, reprenez encore ce processus à la fin. Discutez une fois encore des trois éléments principaux de votre projet et donnez ensuite une phrase de conclusion. Considérez cela comme votre résumé. À titre illustratif, vous pourriez dire ce qui suit.
- « Comme cette proposition le montre, le traiteur Y a réduit le nombre de plats principaux qu'il offre au cours des sept dernières années. Les prestataires W et Z proposent quant à eux des menus plus diversifiés à des prix relativement comparables. Je suggère que nous puissions faire des essais de dégustation avec ces traiteurs afin de choisir un nouveau fournisseur de produits alimentaires pour cette entreprise. Cela favorisera certainement la satisfaction et la rétention des employés. »
- Mentionnez les avantages pécuniaires ou quantitatifs spécifiques. Si par exemple votre innovation permet de réduire des couts, vous devez mettre cela en évidence.
- Présentez les avantages qualitatifs. Une société profite parfois d'un certain nombre d'avantages qu'il n'est pas possible de quantifier à l'aide de données et de chiffres concrets. Si votre idée permet de booster la satisfaction des employés, il est important que vous le mentionniez. Ces améliorations peuvent être tout autant bénéfiques que celles qui sont quantitatives.
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Partie 2

Partie 2 sur 2:
Partager son projet

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Demandez à un collègue de le lire. Vous devez idéalement solliciter un collègue pour qu'il lise votre projet et vous donne son avis. Il se peut qu'il approuve le contenu de votre programme, mais si tel n'est pas le cas, pensez à tenir compte de ses objections. Si vous estimez que ces dernières sont pertinentes et sont meilleures à ce que vous proposiez, envisagez alors une révision. Dans le cas contraire, si vous comprenez la pertinence de ses arguments, mais que vous ne les approuvez pas, pensez alors à les inclure à votre section dédiée aux objections.
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Réexaminez votre projet. Dès lors que vous avez rédigé votre projet et qu'un collègue l'a lu, vous devez à présent le réexaminer pour améliorer la fluidité, la grammaire, la justesse et le nombre de mots. Vous ne devez pas faire une proposition trop longue, sinon vous risquez de voir vos dirigeants ne pas la lire. Faites ce qu'il faut pour que le tout tienne au plus sur une à deux pages.
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Soumettez le projet à votre administration. Dès lors que vous estimez que votre projet est prêt, identifiez la personne à laquelle vous devez le soumettre. Au sein de certaines organisations, il y a un responsable connu de tous qui est chargé de prendre les décisions. Dans d'autres sociétés ayant plus de structures latérales, il peut être plus difficile de savoir qui sont les vrais décideurs. Faites une recherche approfondie sur votre compagnie afin de déterminer le responsable à charge de ce genre de questions.
- Une fois que vous savez à qui remettre votre projet, cherchez à voir si vous pouvez avoir un tête-à-tête avec lui. Très souvent, les gens répondent plus favorablement aux requêtes relatives aux innovations lorsque les échanges se font en face à face. Dans le cas contraire, envoyez une version papier du projet ou encore un email.
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