Comment rédiger un rapport d'avancement

Choisissez la présentation de votre document. Avant de commencer à rédiger, vous devrez choisir une présentation appropriée et fixer le contenu et le ton de votre rapport ^[1] .

• Vous pouvez vous servir d'une liste à puces. Cette méthode vous permet de présenter vos informations d'une manière claire. Le lecteur pourra parcourir votre texte facilement pour obtenir les renseignements nécessaires. Toutefois, une telle liste peut manquer de formalisme dans le cas d'un rapport intermédiaire. Par conséquent, si le rapport est destiné à vos chefs hiérarchiques, il est préférable de recourir à un mémoire. Mais, si vous communiquez avec des collègues, optez pour un courriel.
• Pensez aussi à inclure des graphiques ou des tableaux. C'est particulièrement indiqué, si vous rédigez un rapport sur l'état d'avancement d'un projet pour lequel vous essayez d'obtenir un financement ou si vous cherchez à justifier au lecteur un financement dont vous avez bénéficié.

Organisez votre texte en paragraphes. Un bon rapport de progression doit être aussi clair que possible. Il est préférable de diviser votre texte en paragraphes, afin de regrouper des informations sur une même question.

• Pour rendre votre texte plus clair, pensez à ajouter des sous-titres, afin de permettre à vos lecteurs d'avoir une idée sur le contenu de chaque section. Si un point les intéresse particulièrement, ils pourront y accéder directement.

Rédigez le titre. Généralement, le titre est placé en haut de la première page, si vous présentez votre document suivant des pages. Encore une fois, cela dépendra des règles de présentation édictées par votre entreprise ou votre université. Par conséquent, faites les vérifications nécessaires en temps voulu.

• Le titre doit comprendre la date, c'est-à-dire celle de la soumission du rapport, le nom et la fonction du destinataire, le nom de l'auteur, sa fonction et l'objet du rapport.

Écrivez l'introduction. Cette section vient après le titre. Souvent, elle peut être en italiques pour la différencier du reste texte. Elle sert à donner un aperçu sur le projet et sur son état d'avancement. Vous y présenterez les progrès réalisés et les buts atteints.

• Veillez à inclure l'objet du rapport. Présentez aussi le projet, en rappelant qu'il s'agit d'une mise à jour concernant son état d'avancement.

Rédigez le corps de votre texte. Cette partie peut être divisée en sections et en sous-sections. En fait, il ne s'agit essentiellement que d'un texte plus détaillé de l'introduction. Examinez le contenu de celle-ci et étoffez-le.

• Précisez les tâches accomplies depuis le dernier rapport ainsi que celles qui sont en cours.
• Analysez les problèmes rencontrés, les questions auxquelles il faudra répondre et les solutions qu'il est possible de retenir.
• Évoquez et justifiez les changements qui sont survenus pendant la réalisation du projet.
• Vous pouvez aussi inclure d'autres éléments comme les mouvements du personnel, les dépassements de couts que vous avez pu subir, les retards, les difficultés pour obtenir des documents ou les problèmes informatiques et sécuritaires rencontrés.

Abordez les étapes suivantes du projet. Cette section fait partie du corps du rapport. Elle vous servira à informer le lecteur sur les phases restantes du projet. N'oubliez pas de faire allusion aux problèmes qui risquent d'affecter le budget, la gestion ou la date limite d'achèvement du projet.

• Surtout, ne passez pas sous silence un changement éventuel de la date limite de réalisation du projet.
• Évitez d'édulcorer les problèmes. Cependant, n'inquiétez pas le lecteur inutilement et ne faites pas des promesses que vous ne pourrez pas tenir.

Indiquez le nombre total d'heures travaillées. Vous devrez montrer le temps que vous avez consacré, vous et votre équipe, si vous en avez une, à la réalisation du projet. Ainsi, vos lecteurs sauront que vous avez travaillé avec acharnement, qu'il s'agit de votre chef hiérarchique, de vos clients ou d'un organisme gouvernemental qui pourrait vous donner de l'argent.

Veillez à ne pas dévier de votre sujet. Votre rédaction sera correcte tant que vous respectez les points décrits ci-dessus. Efforcez-vous de ne pas vous éloigner du sujet en traitant des questions marginales, même si elles sont intéressantes ^[2] .

• Par exemple, si votre projet concerne l'organisation bénévole d'une manifestation artistique, vous serez probablement tenté de vous lancer dans une analyse sur l'état déplorable du financement des activités artistiques, mais cela ne vous aidera pas véritablement pour préciser le déroulement de votre projet.

Soyez simple. Un rapport intermédiaire vise à présenter les progrès que vous avez réalisés, sans noyer le lecteur sous un flot de mots et d'idées superflues. Il vous suffit de mettre l'accent sur le déroulement du projet, les étapes qui restent à réaliser et les changements qui doivent être faits.

• En fonction du destinataire du rapport, vous serez peut-être tenu de ne pas dépasser un certain nombre de mots. Une bonne règle consiste à présenter les informations nécessaires d'une manière aussi concise que possible.

Évitez d'être trop vague. Assurez-vous de préciser la situation actuelle du projet. Par exemple, évitez de dire quelque chose comme « nous progressons pour financer notre manifestation artistique ». Présentez plutôt votre information d'une manière plus explicite : « grâce aux deux subventions de 5 000 € accordées par ces différentes institutions, il ne nous manque plus que la somme de 2 000 € pour atteindre notre objectif qui a été fixé à 12 000 € ».

Supprimez les expressions expansives. N'oubliez pas que vous voulez rédiger un rapport clair et concis. Évidemment, efforcez-vous de ne pas encombrer votre texte par des expressions qui n'ajoutent rien au rapport. Par exemple, des termes comme « catastrophe totale » ou « succès époustouflant » sont trop émotifs ou trop vagues pour être incorporés dans un rapport destiné à un client ou à un directeur.