Comment refuser une demande de recommandation

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Dans un monde idéal, vous devriez être honoré et enthousiaste à l'idée d'écrire une lettre de recommandation pour quelqu'un qui vous en fait la demande. Néanmoins, en réalité, vous ne serez peut-être pas toujours à l'aise pour écrire une lettre de recommandation en faveur de quelqu'un que vous ne recommanderiez pas, soit parce que vous ne connaissez pas suffisamment bien cette personne, soit parce que vous ne pensez pas qu'il ou elle mérite une bonne recommandation. Quelles que soient vos raisons, il existe plusieurs manières de refuser une demande de recommandation de manière polie et professionnelle.

Partie 1

Partie 1 sur 2:
Comprendre quelques règles de base sur les recommandations

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Sachez que les recommandations doivent toujours être positives. L'objectif d'une lettre de recommandation est de fournir des informations positives sur la personne et d'expliquer pourquoi vous pensez que celle-ci a beaucoup à offrir à une entreprise. Si quelqu'un vous demande de rédiger une lettre de recommandation, il attend de vous qu'elle soit en sa faveur ; si vous pensez que vous ne pouvez pas le faire, il vaut mieux refuser la demande de recommandation que d'en écrire une accablante.
- De manière générale, cette règle s'applique à l'intégralité de la lettre de recommandation. N'acceptez pas de rédiger une lettre si c'est pour écrire « Jean fait toujours de son mieux, mais il n'atteint pas ses objectifs lorsqu'il s'agit de résoudre les problèmes avec les clients ». Les recommandations devraient rester entièrement positives : « Jean est une personne dévouée qui fait toujours passer les besoins des clients en premier lorsqu'il résout leurs problèmes techniques ».
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Souvenez-vous que les recommandations doivent rester honnêtes. Ne mentez pas. Vous mettez votre nom sur cette recommandation, ne compromettez pas votre intégrité afin de produire une recommandation positive.
- Si vous avez besoin de mentir sur votre relation avec la personne, votre évaluation de ses qualités ou quoi que ce soit d'autre afin d'écrire une recommandation positive, il vaut mieux que vous vous absteniez tout simplement de produire cette recommandation.
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Prenez le temps de peser ce que cette recommandation représente. Voici quelques éléments à prendre en compte avant d'accepter d'écrire une recommandation pour quelqu'un.
- Vous consacrez un effort, du temps et vous mettez votre nom dans la balance. Demandez-vous si la personne pour laquelle vous faites cela en vaut vraiment la peine.
- Vous ne pourrez pas revenir en arrière sur ce que vous mentionnez dans la recommandation.
- Réfléchissez, est-ce que cette lettre pourrait vous poser problème à l'avenir. Êtes-vous sûr à 100 % que la personne pour laquelle vous rédigez votre lettre sera à la hauteur et ne ternira pas votre réputation.
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Limitez le nombre de personnes pour lesquelles vous écrivez des recommandations. Assurez-vous que ces employés (ou vos étudiants si vous êtes enseignant) comprennent que vous n'accordez pas vos recommandations à la légère. Cela signifie que vous ne devriez le faire que pour les personnes qui le méritent vraiment, vous devez avoir une confiance absolue en leurs capacités.
- Lorsque vous ferez savoir que vous ne donnez pas beaucoup de recommandations, cela vous évitera d'être submergé de demandes. Les seules personnes qui viendront vous voir auront suffisamment confiance en leurs capacités pour estimer que vous répondrez positivement à leur requête.
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Il n'est pas interdit de refuser. Refuser une demande de recommandation peut paraitre bizarre et difficile, en particulier si vous discutez fréquemment avec votre interlocuteur. Néanmoins, vous ne ferez que vous placer dans une situation encore plus difficile à l'avenir si vous acceptez. Conservez votre intégrité et respectez suffisamment la personne en face de vous pour refuser poliment et honnêtement sa requête.
- Sachez que si vous refusez d'écrire une recommandation à quelqu'un, cette personne essayera peut-être de vous persuader et de vous faire changer d'avis. Soyez prêt à y faire face, si votre interlocuteur est persévérant et continue à appuyer sa requête, restez ferme. Ne laissez pas les sentiments de culpabilité ou de pression sociale obscurcir votre jugement.
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Partie 2

Partie 2 sur 2:
Refuser une demande de recommandation

1
Soyez honnête. Le mensonge peut résoudre temporairement le problème, mais il finira par vous rattraper. Au bout du compte, il ne vous aidera pas beaucoup et il ne fera pas avancer non plus la personne ayant besoin de recommandations. Vous n'avez pas besoin d'être direct au point d'être grossier, inutile de dire « Impossible, tu es un employé nul, on te déteste tous », pas la peine non plus d'inventer des excuses pour refuser la demande de votre interlocuteur.
2
Expliquez poliment vos raisons. Vous devez expliquer vos raisons en toute honnêteté, même si c'est un moment gênant et embarrassant. Donnez vos raisons aussi poliment que possible.
- Si vous refusez cette demande parce que vous ne connaissez pas suffisamment la personne, c'est une situation relativement facile à gérer de manière gentille et véridique . Vous n'avez qu'à dire « Étant donné que nous n'avons pas travaillé suffisamment longtemps ensemble, je ne pense pas que je serais en mesure de vous écrire une recommandation suffisamment forte ».
- Si vous refusez une requête parce que les performances de l'employé ou de l'étudiant ne méritent pas une recommandation, ça peut être un peu plus compliqué. Au bout du compte, vous devrez être honnête : « Je ne me sens pas à l'aise à l'idée d'écrire une lettre de recommandation pour vous ».
3
Utilisez le temps comme excuse. En réalité, vous n'avez peut-être pas envie d'écrire une recommandation parce que cela prend du temps, mais vous pouvez aussi utiliser cela comme un motif d'excuse. Surjouez le fait que vous soyez très occupé. Restez honnête sur ce qui consomme une grande partie de votre temps, que ce soit votre grand-mère malade, les nombreuses copies que vous devez noter ou la préparation de votre prochain voyage.
- Il y a un grand nombre d'excuses que vous pouvez utiliser, mais essayez d'être véridique lorsqu'il s'agit d'expliquer à votre interlocuteur que vous ne pouvez pas rédiger de recommandation pour lui à cause de votre emploi du temps chargé.
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Vous pouvez lui suggérer d'autres recommandations. Si vous vous sentez à l'aise à l'idée de le faire, suggérez à cette personne de demander une recommandation à quelqu'un d'autre. Cela fonctionne particulièrement bien si vous refusez sa requête parce que vous ne le connaissez pas suffisamment.
- Vous pouvez dire tout simplement « Pourquoi ne demandez-vous pas à Marie ? Elle a travaillé avec vous bien plus longtemps que moi ».
- Si vous ne pouvez pas recommander cet employé ou cet étudiant à cause de sa performance douteuse, vous pouvez également suggérer des alternatives. Refusez la requête et enchainez par « Vous pouvez peut-être demander à Marie ou à Paul ».
5
Restez courtois. Il est toujours possible d'être à la fois poli et honnête. Choisissez vos mots attentivement (dites « Je ne peux pas faire cela » au lieu de « Impossible » et tenez-vous-y. Gardez à l'esprit que cette personne vous demande ce service parce qu'elle pense que vous rédigerez une bonne recommandation, votre refus pourrait la blesser et la décevoir. Votre courtoisie et votre gentillesse peuvent adoucir ce coup au moral.
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Restez bref et agréable. Vous pouvez probablement vous expliquer en une phrase ou deux, il n'est pas nécessaire de détailler vos raisons ou de donner une leçon à votre interlocuteur. Dites simplement non, exprimez clairement votre raison et suggérez éventuellement quelqu'un d'autre.
7
Résistez au besoin de vous excuser de manière répétée. Les gens ont tendance à s'excuser excessivement lorsqu'ils sont gênés. Vous pouvez vous excuser une fois ou deux, mais répéter dix fois que vous êtes désolé ne va pas beaucoup aider le demandeur. Cela ne fera que rendre la situation encore plus embarrassante.
- Souvenez-vous que vous ne faites rien de mal.
8
Tenez-vous à votre décision. Une fois que vous avez refusé de répondre positivement à une demande de recommandation, ne réexaminez pas votre choix simplement parce que la personne vous supplie, fait valoir ses arguments ou essaie de changer votre décision d'une manière ou d'une autre. Si vous cédez, la situation n'en sera que plus compliquée : vous devrez rédiger une lettre de recommandation difficile qui compromettra votre intégrité. Restez solide !

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Conseils

Refuser une demande de recommandation peut être gênant, contrariant et embarrassant, pour vous comme pour le demandeur. Ne vous sentez pas coupable. Souvenez-vous qu'il est préférable de refuser une demande poliment que d'écrire une recommandation douteuse.