Cómo computarizar las operaciones de una empresa

Computarizar las operaciones de una empresa es una manera efectiva de simplificar los procesos, administrar grandes cantidades de información y datos, y hacer más cosas en menos tiempo. La publicidad, la contabilidad, la gestión de la información de los clientes y las comunicaciones entre oficinas son algunos de los procesos que podrían beneficiarse de la computarización. La decisión de realizar este cambio requiere la contribución de todos los niveles de una organización. Se deben tener en cuenta los detalles más importantes, incluyendo a la elección de los equipos de computación y la compra de los programas, los requisitos de capacitación del personal y un abordaje sistemático para la administración y el registro de la información.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Evaluar las opciones de computarización

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Piensa e investiga las áreas que podrían mejorar gracias a la computarización. Tómate un tiempo para evaluar cuáles son las actividades que puedes automatizar para optimizar las operaciones empresariales. Ten en cuenta el trabajo intensivo que podría simplificarse o mejorarse con un programa. Alternativamente, considera los sistemas que tendrías que respaldar (como la contabilidad o los registros personales). Pregúntales a otros dueños de empresas cuáles son los aspectos que han automatizado y cómo han afectado sus operaciones.
- También puedes leer publicaciones comerciales y revistas del sector para obtener ideas relacionadas con la computarización.^{[1]
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Consulta con todos los miembros del personal. Programa un encuentro con los supervisores y los jefes de cada departamento. Pídeles que hagan una lista con las actividades que podrían computarizarse. Algunos ejemplos de tareas que pueden realizarse en una computadora son los cheques de nómina de sueldos escritos a mano y las etiquetas de los sobres, el cálculo manual del total de los productos y del impuesto sobre las ventas, y los folletos promocionales en impresoras.^{[2]
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- Pídeles a los supervisores que se reúnan con sus empleados de todos los distintos niveles de la empresa para implementar un sistema que los beneficie a todos.
- Por ejemplo, un repartidor cuyo trabajo principal es repartir bienes podría ahorrar tiempo a través de una inversión de la empresa en un sistema GPS, en vez de escribir las direcciones a mano o consultar con un mapa.
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Considera usar un programa de contabilidad. El primer paso para computarizar las operaciones de una empresa es usar un programa de contabilidad, el cual te permitirá llevar un registro de tus cuentas, pagarles a tus empleados, crear estados financieros y presentar la declaración de impuestos (u ofrecer alguna de estas opciones, dependiendo del programa que escojas). Además, te asegurarás de tener una copia de seguridad fuera del sitio, en caso de que la necesites. Los programas de contabilidad pueden reemplazar la acumulación de libros físicos que podrían estar desorganizados o requerir una labor intensiva por una versión computarizada de fácil acceso.
- Algunas de las opciones pagas incluyen a QuickBooks y FreshBooks.
- Sin embargo, también puedes usar un programa gratuito como Wave Accounting.^{[3]
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Usa las computadoras para las comunicaciones y el marketing. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el correo electrónico e incluso los faxes para sus comunicaciones comerciales. Estos métodos ofrecen una manera sencilla y de bajo costo para comunicarse y enviarles información a los clientes y los vendedores. Sin embargo, los programas también se pueden utilizar para las gestiones de marketing. Por ejemplo, puedes usar el correo electrónico para enviarles a los clientes un boletín de información o los detalles de un producto nuevo.
- Los programas de marketing más complejos permiten que las empresas lleven un registro de la información de sus clientes, seguir pistas y crear campañas de publicidad.^{[4]
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- Algunos ejemplos son Marketo, Sailthru y Vocus.^{[5]
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Obtén un programa de diseño especializado o de fabricación. Si tu empresa se dedica al diseño y la fabricación de productos, los programas podrían ser muy útiles durante el proceso de creación. Los programas de diseño permiten crear modelos virtuales de un producto y luego analizarlo, sin tener que crear un prototipo. Además, se pueden vincular con programas de fabricación que controlan las maquinarias, permitiendo realizar todo el proceso creativo desde la computadora.
- El tipo de programa utilizado dependerá de la industria, el tipo de producto y la maquinaria. Haz una búsqueda en internet para encontrar un paquete de programas específico que se adecúe a tus necesidades.^{[6]
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Usa un programa para el control del inventario. Estos programas permiten solicitar, recibir, llevar un registro y enviar el inventario. En ocasiones, trabajan en conjunto con los programas contables y los sistemas electrónicos de gestión de inventarios para automatizar las operaciones. Estos programas ofrecen un control más sencillo del inventario, disminuyendo su reducción y mejorando la efectividad.^{[7]
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- Algunos ejemplos son 3PL Warehouse Manager, BizSlate y Cin7.^{[8]
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Administra los procesos de recursos humanos y de programación. Algunos programas también se pueden utilizar para controlar parte de las relaciones laborales. Por ejemplo, los paquetes de programas de recursos humanos permiten pagar, contratar y otorgarles permisos a los empleados. Por otro lado, también te ayudarán a administrar sus beneficios o lidiar con los detalles específicos de los contratistas independientes, según el programa que escojas.
- Algunos ejemplos son Zenefits, sumHR y BambooHR.
- Además, se pueden utilizar otros programas para gestionar a los trabajadores por hora o las reuniones con los clientes, por lo que optimizan y mejoran el proceso de programación, reduciendo los posibles errores y el olvido de las citas acordadas.
- Algunos ejemplos son When I Work, Genbook y Booker.^{[9]
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Instalar los sistemas informáticos

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Escoge el programa o el paquete de programas adecuados. Selecciona aquellas áreas operativas que el programa podía mejorar. Luego, busca un programa o un paquete de programas (grupo de programas interconectados) que se adecúen a tus necesidades y presupuesto. Asegúrate de no gastar todo tu presupuesto en un programa, dado que también tendrás que comprar equipos y afrontar otros costos, como la capacitación de los empleados, la instalación del sistema y un programa de seguridad.^{[10]
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- Investiga los programas de código abierto. Si bien quizás no cuenten con todas las características que necesitas, son gratuitos y podrían ser una buena introducción al proceso de computarización.
- Los programas como SugarCRM (para la gestión de clientes) y Simple Invoices (para facturar) se encuentran disponibles en internet de manera gratuita.^{[11]
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Identifica tus necesidades con respecto a los equipos. Analiza los requisitos de equipamiento de los paquetes de programas. Asegúrate de prestar especial atención a la capacidad de procesamiento, la memoria (RAM), las tarjetas gráficas y el sistema operativo. En la mayoría de los casos, los programas cuentan con una serie de requisitos mínimos, por lo que es importante que apuntes a algo un poco superior para no tener que actualizar el sistema si decides cambiar el programa en algunos años. Saber qué tipo de equipo necesitas te ayudará a guiar la búsqueda de una computadora.^{[12]
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Comprueba las opciones de los componentes físicos de la computadora. Consulta con un experto, explícale los procesos de tu empresa y pregúntale qué equipo te recomienda. El tipo de negocio, la cantidad de información que tengas que procesar y guardar, y la velocidad de acceso a la información son aspectos muy importantes a tener en cuenta a la hora de comprar una computadora.
- La mayor parte del dinero que gastes se destinará a las computadoras personales para ti y tus empleados. Lo primero que debes decidir es si quieres comprar una computadora de escritorio o portátil. Ambas ofrecen la misma capacidad (a menos que necesites un equipo muy poderoso para usar programas complejos), pero las portátiles son más caras.
- Sin embargo, también proporcionan flexibilidad y promueven la colaboración, dado que los empleados podrán trasladarse en la oficina con sus computadoras portátiles.^{[13]
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- Consulta acerca de las unidades periféricas, en caso de ser necesario. Por ejemplo, quizás necesites más monitores, impresoras, discos rígidos externos, escáneres o tabletas para usar ciertos programas o llevar a cabo determinadas operaciones.^{[14]
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Organiza las instalaciones informáticas. Después de tomar las decisiones relacionadas con el equipo y los programas, deberás encargarte de la organización de las instalaciones informáticas. Si la oficina es pequeña, la tarea puede ser tan sencilla como enchufar las computadoras por cuenta propia. Si la compañía del programa o el equipo ofrece el servicio de instalación, aprovecha esta oportunidad. Asegúrate de que los sistemas estén funcionando correctamente antes de que el instalador se retire de tu empresa.^{[15]
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- Si tus computadoras deben estar conectadas entre sí para compartir documentos, configura una red. Contrata a un administrador de redes (de manera temporal o permanente) para que se encargue de configurar todo correctamente.
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Protege tus sistemas informáticos. Consulta con un experto en seguridad informática para seleccionar el mejor antivirus. Explora las distintas opciones para proteger los datos confidenciales, como los relacionados con los pagos de los clientes y la información personal de los empleados. Compra un programa que proporcione protección antivirus, cortafuegos y la detección de las intrusiones en la red. En el caso de las empresas que manejan información muy delicada y confidencial, puedes tomar medidas adicionales con herramientas de encriptación o cifrado y de identificación del personal.^{[16]
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Incorporar los sistemas informáticos

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Programa sesiones de capacitación para los empleados. Los miembros del personal pueden poseer distintos niveles de comodidad y rendimiento con las computadoras y los programas especializados. Asegúrate de que reciban una orientación para poder manejar todas las actividades informáticas necesarias para sus tareas. En el caso de los sistemas más complejos, considera la posibilidad de que el vendedor o el técnico de servicio capaciten a tus empleados.^{[17]
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- Asegúrate de que las capacitaciones sean exhaustivas, en particular para las tareas más importantes.
- Por ejemplo, si tienes una clínica médica, es fundamental que todos los médicos y las enfermeras estén altamente capacitados para ingresar y acceder a la información más importante de los pacientes.
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Comienza un proceso lógico y organizado para registrar la información. Comienza con las tareas más importantes y los proyectos con plazos muy cortos. Integra un sistema a la vez para evitar que las operaciones queden estancadas por una implementación lenta. El objetivo general debe ser integrarlos de manera rápida y sin interrupciones.^{[18]
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- Por ejemplo, si tu empresa desea computarizar las declaraciones de las nóminas, prioriza esta tarea para garantizar la confección de los cheques de manera oportuna.
- Si tienes que ingresar una cantidad importante de información, considera la posibilidad de contratar trabajadores temporales para que los empleados regulares puedan seguir con sus tareas sin interrupciones.
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Guarda una copia impresa de tus documentos. En el caso de que se produzca un error al ingresar o guardar la información en el sistema nuevo, podrías perder todos los datos. Para evitar este problema, asegúrate de tener siempre una copia impresa de tus documentos, como las facturas, los registros de los clientes, la información de los empleados y otros legajos que contengan detalles importantes.
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Invierte en un sistema de copia de seguridad. Consulta con un especialista en informática para escoger el mejor programa de copia de seguridad que se adecúe a tus necesidades empresariales. Si tu empresa es pequeña, puedes hacer una copia manual de la información en un dispositivo de almacenamiento portátil de manera regular. En el caso de las empresas más grandes, existen opciones para automatizar las copias de seguridad a través de un proveedor de almacenamiento en línea y un servidor de respaldo.^{[19]
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- Lo ideal es mantener las copias de seguridad en otro lugar, ya sean impresas o almacenadas en la nube.