Cómo crear un presupuesto para negocios

Coescrito por Samantha Gorelick, CFP®

Formular un presupuesto realista para un negocio es una manera efectiva para mantenerlo lucrativo. Un presupuesto implicará hacer un pronóstico del ingreso, estimar los costos y dejar espacio para un margen razonable de ganancias.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Comprender lo básico de hacer un presupuesto

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Familiarízate con los presupuestos. Un presupuesto puede percibirse como una guía para tu negocio ya que brinda una visión general de lo que gastarás y lo que ganarás durante un periodo de tiempo futuro. Un presupuesto apropiado incluirá unas estimaciones instruidas de lo que ganarás (el ingreso) y un plan preciso para lo que gastarás. Seguirlo satisfactoriamente puede asegurar que tu negocio sea lucrativo y logre sus objetivos.^{[1]
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- Por ejemplo, digamos que tu negocio se planifica para el próximo año. Un presupuesto esquematizará tus ingresos estimados y luego incluirá un plan para los gastos que son menores que los ingresos de modo que puedas conseguir una ganancia.
- Un presupuesto equilibrado simboliza un ingreso que iguala a los gastos, un superávit se produce cuando los ingresos exceden a los gastos y un déficit es cuando los gastos exceden a los ingresos. Al tener un negocio, tu presupuesto siempre debe aspirar a tener un estado de superávit.
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Aprende por qué hacer un presupuesto es esencial. Un presupuesto bien formado es esencial para el éxito de tu negocio, ya que te permite igualar lo que gastaste con lo que ganaste. Sin un plan claro de tus gastos, es muy fácil gastar de más los ingresos con el tiempo, lo que puede conducir a unas pérdidas, unos incrementos en la deuda y el cierre potencial de tu negocio.
- Un presupuesto debe guiar los gastos del negocio. Por ejemplo, si notas a mitad del año que tu negocio necesita desesperadamente unas mejores computadoras, puedes consultar tu presupuesto para ver cuánto superávit estimado se generará para el resto del año. Luego, puedes investigar los costos para estas computadoras y ver si eso recae en la cifra del superávit y te permite generar una ganancia, o si tienes un ingreso adicional que permita pedir un préstamo para dichas computadoras.
- Un presupuesto también te ayuda a ver si gastas mucho y si necesitas hacer algunas reducciones a mitad del año.
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Familiarízate con cada componente del presupuesto. Existen tres componentes básicos en un presupuesto para un negocio según la Administración de Pequeñas Empresas. Estos son las ventas (también conocidas como ingresos), los costos o gastos totales y las ganancias.^{[2]
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- Ventas: se refiere a la cantidad total de dinero que hace el negocio por medio de todos servicios o productos que ofrece. Un presupuesto implicará una estimación o un pronóstico de las ventas futuras.
- Costos totales: se refiere a lo que le cuesta generar las ventas a tu negocio. Estos incluyen los costos fijos (como la renta), los costos variables (como los materiales que se utilizan para hacer los productos) y los costos semivariables (como los salarios).
- Ganancias: se refiere a la cantidad que se obtiene al restar los costos totales a los ingresos. Debido a que las ganancias son el objetivo del negocio, tu presupuesto debe incluir los gastos que son tan bajos como para permitirte conseguir una ganancia adecuada por tu inversión.
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Parte 2

Parte 2 de 3:
Pronosticar la ganancia

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Considera tu posición actual. Si tienes un negocio con algunos años de operación, el proceso para pronosticar los ingresos implicará examinar los ingresos de los años anteriores y hacer unos ajustes para el año próximo. Sin embargo, si tienes un negocio que recién empieza y no cuentas con experiencia, tendrás que estimar las ventas totales, el precio de los productos y hacer una investigación de mercado para examinar qué puede esperar ganar un negocio como el tuyo.
- Recuerda que los pronósticos del ingreso rara vez son precisos. La intención es brindar la mejor estimación posible al utilizar el conocimiento que tienes.^{[3]
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- Sé siempre conservador. Esto significa asumir que recibirás unos volúmenes de ventas y una oferta del menor precio del rango posible.
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Realiza una investigación de mercado para determinar el precio de los productos o servicios. Esto es muy importante para los negocios nuevos. Examina los negocios en tu región que brinden unos bienes o servicios similares a los de tu negocio. Anota los precios de los productos o servicios.
- Por ejemplo, digamos que abrirás un negocio de terapias. Los terapeutas en tu región podrían cobrar de $10 a $200 por hora. Compara tus aptitudes, experiencia y ofertas de servicio con los de tu competencia y estima tu precio. Podrías decidir que $100 es lo prudente.
- Si ofreces varios productos y servicios, asegúrate de investigar también los precios para estos.
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Estima los volúmenes de ventas. Estos son la cantidad de productos que venderás. Tus ingresos son iguales al precio de cada bien o servicio multiplicado por la cantidad de bienes o servicios que des. Por ello, tendrás que estimar cuántos de estos venderás en el año.^{[4]
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- ¿Cuentas con algunos clientes o contratos? De ser así, inclúyelos. De esta forma, puedes asumir que unos referidos de los clientes y la publicidad se sumarán a los volúmenes durante el año.
- Compara tu negocio con los negocios que ya existen. Si tienes unos colegas que tienen unos negocios, pregúntales cómo eran sus volúmenes al principio. En el caso de un negocio de terapias, tus colegas podrían decirte que durante su primer año solían atender a sus clientes por 10 horas a la semana.
- Fíjate en lo que impulsará los volúmenes de ventas. Si abrirás un negocio de terapias, tu reputación, tus referencias y la publicidad atraerán a las personas. Podrías decidir que, según estos recursos, un nuevo cliente cada dos semanas será lo razonable. Luego, podrías ahondar y hacer una estimación de que cada cliente pagará por una hora a la semana y lo hará por un promedio de seis meses.
- Recuerda que los pronósticos de ingresos son meramente unas estimaciones.
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Utiliza una información pasada. Esto es esencial si tienes un negocio bien establecido. Una estrategia efectiva para pronosticar es tomar el ingreso del año anterior y luego examinar los cambios que sucederán el próximo año.
- Fíjate en los precios. ¿Tienes alguna razón para creer que los precios incrementarán o disminuirán?
- Fíjate en el volumen. ¿Muchas más personas comprarán el producto que vendes o el servicio que brindas? Si tu negocio ha crecido en 2 % al año, puedes asumir que lo mismo sucederá el siguiente año si no sucede algún cambio significativo. Si planeas hacer una mayor publicidad, podrías incrementar el crecimiento en 3 %.
- Fíjate en el mercado. ¿Tu mercado crece? Por ejemplo, imagínate que administras una cafetería en un vecindario céntrico. Podrías saber que dicho vecindario crece rápidamente debido a la mudanza de nuevas personas. Esto podría ser una razón para aumentar el pronóstico de tu crecimiento.
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Parte 3

Parte 3 de 3:
Crear un presupuesto

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Consigue una plantilla en línea. La mejor manera para comenzar a crear un presupuesto es consiguiendo una plantilla en línea. Esta contará con toda la información disponible, y tu trabajo solo constará de llenar los espacios con las estimaciones que has hecho. Esto evita que tengas que invertir tu tiempo en construir unas hojas de cálculos complejos.^{[5]
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- Contrata a un contador si tienes dificultades. Los contadores colegiados en el Reino Unido y los contadores públicos en los Estados Unidos son capacitados para aconsejar a un negocio en el área de hacer un presupuesto y pueden asistir en cualquier aspecto del proceso de la creación de un presupuesto a cambio de una tarifa.
- Una simple búsqueda en línea de "plantilla de presupuesto para un negocio" puede brindar miles de resultados. Incluso puedes encontrar unas plantillas personalizadas para tu negocio en particular.
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Decide el margen de ganancias que aspiras lograr. Este margen será igual a los ingresos menos los gastos totales. Por ejemplo, si se estima que tu negocio tendrá $100 000 en ventas y $90 000 en gastos totales, entonces tendrá $10 000 de ganancias. Esto podría alcanzar a ser un margen de ganancias del 10 %.
- Busca en línea o pregúntale a un asesor financiero cuál debería ser el margen típico para un negocio como el que tienes.
- Si 10 % es lo típico para tu negocio, los gastos no deberían ser mayores a $90 000 si sabes que pronosticas $100 000 de ingresos.
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Determina los costos fijos. Estos son los que generalmente siguen siendo los mismos durante el año e incluyen a la renta, el seguro y los impuestos sobre la renta.
- Suma todos estos costos para tener una idea de los costos fijos para el próximo año.
- Si tienes una información financiera pasada, utiliza los costos fijos de esta y ajústalos según los incrementos en la renta, en las cuentas, o los costos nuevos.
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Estima los costos variables. El costo de los materiales en bruto y las existencias para hacer las ventas es la pieza clave para el costo variable. Por ejemplo, si tienes una concesión de automóviles, este podría incluir las existencias que compras y vendes cada año.^{[6]
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- Esto podría variar según cuánto vendas, por lo que se le conoce como un costo variable. Puedes utilizar el pronóstico de ingresos para determinarlo. Por ejemplo, si estimas que venderás 12 automóviles en el primer año, los costos de las existencias serán el costo de comprar estos 12 automóviles.
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Estima los costos semivariables. Estos son los gastos que suelen tener un componente fijo, pero también varían según la actividad. Por ejemplo, los paquetes de telefonía o de Internet tienen un costo fijo, además de un precio por el uso adicional de estos servicios. Los salarios también son un ejemplo de este tipo de costos. Podrías haber pronosticado un salario para un empleado, pero las horas adicionales debidas al trabajo adicional podrían incrementar este costo.^{[7]
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- Suma todos los costos semivariables estimados.
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Suma los tres tipos de costos y haz unos ajustes. Cuando tengas un total para cada costo, súmalos. Esto será la base del costo total para el año. Luego, podrás hacerte algunas preguntas fundamentales.
- ¿Los costos totales son menores que los ingresos?
- ¿Los costos totales brindan un margen de ganancias mayor que tu objetivo o igual a este?
- Si la respuesta a estas preguntas es no, tendrás que considerar hacer algunos recortes. Para ello, fíjate en todos los costos y examina lo que puedes eliminar. Los costos del trabajo son una de las áreas más flexibles para ubicar unos ahorros (aunque te arriesgas a molestar a tus empleados cuando les reduzcas las horas laborales). Asimismo, puedes considerar encontrar un lugar con un arrendamiento menor o reducir los costos por el servicio de electricidad, agua o gas.
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