Cómo enviar un fax

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Si eres alguien anticuado que nunca antes escuchó hablar de un fax o alguien que lo conoce muy bien pero que simplemente lo olvidó, probablemente en algún momento tengas que saber cómo enviar un fax. Ten en cuenta que existen muchas variaciones de faxes, por lo tanto, debes consultar el manual o las instrucciones de tu fax personal si lo tienes a la mano. Para utilizar la mayoría de faxes será necesario que coloques una carta de presentación, marques el número de fax y envíes tu fax.

Método 1

Método 1 de 2:
Antes de enviar el fax

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Haz la carta de presentación. Las oficinas o las diversas personas que están dentro de una oficina normalmente comparten los faxes. Dado que cualquier persona puede ver un fax que se recibe, una buena idea es incluir una carta de presentación. Esto asegurará que tu fax llegue a la persona correcta.
- La carta de presentación incluirá información como el nombre del destinatario, el contenido del fax y la cantidad de páginas que incluye. También debe incluir la información del remitente, como el nombre y número de fax, para que así el destinatario sepa de quién es y a quién puede responder si es necesario.
2
Marca el número de fax. Luego tendrás que marcar el número de fax, justo de la misma manera en que lo harías en un teléfono. En la mayoría de faxes nuevos no tendrás que marcar el código de área de un número local; sin embargo, todavía será necesario para los números de larga distancia. Algunos faxes solicitan el código de área independientemente de la ubicación. Haz consultas sobre tu fax o revísalo.
- Algunas veces también tendrás que marcar el código de país (para los números de teléfonos y faxes de los EE. UU. es el número 1) antes de los números locales; sin embargo, solo cuando también te soliciten el código de área. Casi siempre será necesario el código de país para marcar a números de larga distancia.
- Frecuentemente también tendrás que marcar el 9 antes de marcar los números de larga distancia. Revisa las especificaciones o consulta sobre tu fax individual.
- Asegúrate de que el número que vas a utilizar sea el número de fax y no el número de teléfono de la persona a quien tratas de contactar. Frecuentemente estos números aparecerán juntos en las tarjetas de presentación y será fácil confundirlos o mirar el número incorrecto.
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Determina el método de alimentación. Cuando pongas los materiales que vas a enviar por fax, tendrás que ponerlos en la dirección adecuada. La hoja se escaneará, por lo tanto, si la hoja está orientada en la dirección equivocada, solo se escaneará el lado posterior y el fax que envíes estará en blanco. Asegúrate de que las hojas estén orientadas hacia el lado correcto antes de enviar el fax.
- Los distintos faxes se alimentan de diversas maneras. Felizmente todos los faxes tienen etiquetas que indican la dirección adecuada en la que debes colocar las hojas. Busca el símbolo de una hoja de papel con una esquina doblada en alguna parte cerca del lugar donde colocas las hojas. En este símbolo verás que un lado de la hoja tiene líneas y que el otro lado está en blanco.
  - Si la esquina doblada tiene líneas, eso significará que debes colocar las hojas en el fax con el lado en blanco hacia ti.
  - Si la esquina doblada está en blanco, eso significará que debes alimentar el fax con el lado frontal de la hoja hacia ti.
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Envía por fax el material adecuado. Los faxes funcionan mejor con papel de tamaño estándar. Enviar algo de tamaño no estándar podría no funcionar o el papel se podría atascar o dañar tu fax. Si tienes que enviar algo de tamaño no estándar, como una copia de un recibo, primero tendrás que hacer una fotocopia del documento y en su lugar enviar dicha fotocopia por fax.
- El tamaño más común de papel para faxes, así como para impresoras, es A4 o como el de un papel membretado de EE. UU.

Método 2

Método 2 de 2:
Enviar el fax

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Utiliza tu fax para enviar el documento. Podrás enviar el fax una vez que hayas hecho todo lo que se menciona anteriormente. Luego de que hayas colocado adecuadamente la hoja y de que hayas marcado el número, estarás listo para presionar “Enviar”. Este botón normalmente será grande y estará bien etiquetado. ¡Ese es! ¡Haz enviado tu fax!
- Te darás cuenta de que después de presionar “Enviar”, el fax hará varios pitidos y sonidos chirriantes. Eso es normal. Esos sonidos representan la manera en que el fax se comunica con otro. Cuando hayas enviado exitosamente un fax, normalmente escucharás un pitido prolongado y claro después de unos minutos. Cuando un fax tenga un problema y no envíe el documento, normalmente escucharás que hará una suerte de sonido horrible y prolongado. Si escuchas este sonido horrible, debes revisar el fax para evaluar el problema.
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Utiliza Internet para enviar el fax. También es posible utilizar Internet para enviar los documentos a un fax. Existen varios servicios que puedes utilizar; no obstante, la mayoría tiene un costo. A pesar de ello, esto puede ser una buena inversión si no envías faxes frecuentemente y si no deseas comprar un fax o tratar con servicios como FedEx.
- PamFax es un servicio excelente de fax por Skype. Sin embargo, este programa cobra un cargo pequeño.
- HelloFax es un servicio que se integra bien con Google Drive, el cual te permite que fácilmente envíes documentos de Google por fax. Incluye un determinado número de faxes gratuitos y luego cobra un cargo.
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Utiliza un correo electrónico para enviar un fax. Dependiendo del número al que vas a enviar el fax, podría ser posible enviar simplemente el archivo a un fax por correo electrónico sin ningún cargo. No obstante, debes tener en mente que este método solo cubre una cantidad limitada de números de fax y que solo podrás enviar información limitada.
- Revisa en línea para que puedas verificar si este método cubre tu número de fax.^{[1]
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  Fuente de investigación}
- Utiliza esta fórmula para crear la dirección a la cual enviarás el correo electrónico: “remote-printer.nombre_apellido@12345678910.iddd.tpc.int”.
- Saca las comillas, cambia los números por el número de fax (incluyendo el código de país y área) y “nombre” y “apellido” por el nombre y apellido de la persona a quien vas a enviar el fax.
- Ten en cuenta que solo el texto del recuadro de texto aparecerá en el fax. Mediante este método no podrás adjuntar archivos PDF ni algún otro material.

Consejos

Introduce siempre el número completo, incluyendo el código de área y el número 1 para los envíos de larga distancia.
La mayoría de faxes llevan instrucciones. Permite que la sabiduría de aquellos que las han enviado te guíe antes de que te guíes tú mismo en tu viaje.

Advertencias

Si vas a enviar información confidencial, ten en cuenta que TODOS podrán leer un fax que esté impreso. Verifica bien el número antes de enviar el fax y asegúrate de que el destinatario esté esperándolo.