Cómo escribir un reporte de incidente

Coescrito por Clinton M. Sandvick, JD, PhD

Si eres un guardia de seguridad o un oficial de policía enviado a la escena de un incidente, escribir un reporte detallado y preciso es importante para hacer tu trabajo correctamente. Un buen reporte de incidente relata minuciosamente lo que ocurrió sin restar importancia a información desagradable ni descartar hechos importantes. Es importante seguir el protocolo apropiado, describir el incidente con claridad y enviar un reporte impecable.

Parte 1

Parte 1 de 3:
Sigue el protocolo

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Obtén los formularios apropiados de tu institución. Cada institución tiene un protocolo diferente en vigencia para tratar un incidente y llenar un reporte.
- Sigue cualquier instrucción que acompañe a los formularios. Cada organización usa un formato diferente, así que presta atención a las directrices.
- En algunos casos, eres responsable de llenar un formulario expedido por la institución. En otros, se te pedirá que escribas el reporte por tu cuenta.
- Si es posible, usa un software de procesamiento de textos. Se verá más pulcro y podrás usar un corrector ortográfico para revisarlo cuando termines. Si escribes tu reporte a mano, escribe claramente en vez de usar letra cursiva. No dejes que las personas tengan que adivinar si tu 7 es realmente un 1.
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Empieza el reporte tan pronto como sea posible. Si es posible, escríbelo el mismo día del incidente. Si esperas un día o dos tu memoria empezará a confundirse. Debes escribir los hechos básicos que necesitas recordar tan pronto como ocurra el incidente. Haz tu reporte escrito dentro de las primeras 24 horas posteriores.
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Provee los hechos básicos. El formulario puede tener espacios en blanco para que llenes con la información del incidente. Si no es así, empieza el reporte con una oración que indique claramente la siguiente información básica:
- La hora, la fecha y la ubicación del incidente (sé específico, escribe la dirección exacta, etc.)
- Tu nombre y tu número de identificación
- Los nombres de los otros miembros de tu organización que estuvieron presentes
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Incluye una línea sobre la naturaleza general del incidente. Describe lo que te llevó al escenario del incidente. Si recibiste una llamada, describe la llamada y anota a qué hora la recibiste. Escribe una oración factual y objetiva que describa lo que ocurrió.
- Por ejemplo, puedes escribir que te llamaron para que vayas a una dirección determinada luego de que se reportó a una persona borracha causando desorden.
- Ten en cuenta que no debes escribir lo que piensas que pudo pasar. Limítate a los hechos y sé objetivo.

Parte 2

Parte 2 de 3:
Describe lo que ocurrió

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Escribe un relato en primera persona que cuente lo que ocurrió. Escribe un relato cronológico de lo que ocurrió exactamente cuando llegaste al escenario.
- Usa los nombres completos de cada persona incluidos en el reporte. Empieza un nuevo párrafo para describir las acciones de cada persona por separado. Responde el quién, qué, cuándo, dónde y por qué de lo que ocurrió.
- Por ejemplo, cuando el oficial de policía mencionado anteriormente llega a la residencia de donde recibió la llamada, puede decir: "Al llegar el oficial observó a un hombre blanco, conocido Pérez, Juan, gritando a una mujer blanca, conocida como Pérez, Juana, en el jardín delantero de la ubicación anterior (la dirección que se brindó antes). El oficial separó a las partes involucradas y realizó las entrevistas de campo. El señor Juan Pérez dijo al oficial que él llegaba a casa del trabajo y descubrió que la cena no estaba lista. Luego, indicó que se molestó con su esposa por no tener la cena preparada".
- Si es posible, asegúrate de incluir citas directas de testigos y de otras personas involucradas en el incidente. Por ejemplo, en el escenario anterior, el oficial puede escribir "La señora Juana Pérez me dijo que su esposo estaba molesto porque no tenía la cena lista a tiempo".
- Incluye una descripción precisa del papel que desempeñaste en el curso del incidente. Si tuviste que usar la fuerza física para detener a alguien, no lo omitas. Reporta cómo manejaste la situación y sus consecuencias.
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Sé minucioso. Escribe todo lo que puedas recordar (mientras más detalles, mejor). No permitas que las personas que lean el reporte lo interpreten de manera incorrecta. No te preocupes de que el reporte sea largo o verboso. Lo importante es reportar una imagen completa del incidente.
- Por ejemplo, en vez de decir "cuando llegué, su rostro estaba rojo", puedes decir "cuando llegué, gritaba, sin aliento, y su rostro estaba rojo de ira". El segundo ejemplo es mejor que el primero debido a que hay múltiples razones por las que el rostro de una persona se puede poner rojo, no solo porque esté enojada.
- O, en vez de decir "cuando llegué al escenario, él vino hacia mí", debes decir "cuando llegué al escenario exigí a las partes que dejaran de pelear. Después de tomar un respiro y mirarme, él empezó a correr rápidamente hacia mí levantando su mano como si estuviera a punto de atacarme".
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Sé preciso. No escribas algo en el reporte que no estés seguro que haya ocurrido. Reporta los rumores como rumores, no como hechos.^{[1]
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Fuente de investigación}
- Por ejemplo, si un testigo te dice que vio a alguien saltar sobre la cerca y alejarse, indica claramente que tu reporte del incidente se basa en el relato del testigo y que no es un hecho comprobado.
- Adicionalmente, si reportas lo que el testigo te dijo, debes anotar cualquier cosa que recuerdes del comportamiento del testigo. Si su declaración causa controversia luego, tu reporte puede ser útil. Por ejemplo, puede ser útil saber que el testigo lucía muy excitado mientras te contaba lo ocurrido o si parecía muy tranquilo e imparcial.
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Sé claro. No uses un lenguaje florido y confuso para describir lo que ocurrió. Tu escritura debe ser clara y concisa. Usa oraciones cortas, directas y orientadas a los hechos que no se presten a la interpretación.^{[2]
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Fuente de investigación}
- Mantén tu escritura clara y concisa.
- Adicionalmente, no uses palabras legales o técnicas. Por ejemplo, di "vehículo personal" en vez de "vehículo de propiedad privada" y "escena del crimen" en vez del típico código numérico que la policía usa para notificar su llegada a otros.
- Usa oraciones cortas y directas que enfaticen los hechos y que no se presten a interpretación. En vez de escribir "Creo que el sospechoso quería vengarse de su esposa, pues parecía tener malas intenciones cuando se acercó a ella y la agarró", escribe "El sospechoso (escribe el nombre) caminó hacia su esposa (nombre) y la agarró enérgicamente de la muñeca".
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Sé honesto. Aunque no estés orgulloso de cómo manejaste la situación, es imperativo que escribas un relato honesto. Si escribes algo que no sea cierto puede terminar saliendo a la luz, poniendo en riesgo tu trabajo y causando problemas a las personas involucradas en el incidente. Preserva tu integridad y la de la institución que representas diciendo la verdad.^{[3]
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Fuente de investigación}

Parte 3

Parte 3 de 3:
Revisa el reporte

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Verifica los hechos básicos. Verifica para asegurarte de que la información básica (la ortografía de los nombres, las fechas, las horas, las direcciones, los números de placas, etc.) coincida con la que escribiste en el reporte.
- No trates de asegurarte de que las declaraciones de tu reporte coincidan con las de tus colegas. Los reportes llenados individualmente garantizan que subsista más de un relato del incidente. Los reportes de incidentes pueden aparecer posteriormente en un tribunal. Está penado alterar los hechos de un reporte para que coincida con otros.^{[4]
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Edita y corrige tu reporte. Léelo todo para asegurarte de que sea coherente y fácil de entender. Asegúrate de no dejar fuera ninguna información que deba incluirse. Busca vacíos obvios en el relato que necesites llenar.^{[5]
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Fuente de investigación}
- Revisa una vez más los errores ortográficos y gramaticales.
- Elimina cualquier palabra que pueda parecer subjetiva o sentenciosa, como las palabras que describen sentimientos o emociones.
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Presenta tu reporte de incidente. Averigua el nombre de la persona o el departamento al que debas enviar el reporte. Cuando sea posible, presenta un reporte de incidente en persona y permanece disponible para responder preguntas adicionales o proveer alguna aclaración. En situaciones en las que un reporte de incidente deba enviarse por correo electrónico o por correo tradicional, haz el seguimiento con una llamada telefónica (dentro de un periodo de 10 días) para asegurarte de que el reporte se ha recibido.