Cómo hacer una buena presentación en Power Point

Coescrito por Maureen Taylor

PowerPoint es un programa de la Suite Microsoft Office que se usa para hacer presentaciones de diapositivas, combinando texto e imágenes para crear presentaciones atractivas e inspiradoras. En cualquier caso, ¡las personas no cuentan con las habilidades y los secretos necesarios para hacer estas presentaciones excelentes! Si crees que a tu presentación se le podría podría añadir algo más, sigue leyendo para encontrar algunas ideas que te ayuden a transformarla de simplemente aceptable a absolutamente increíble.

Método 1

Método 1 de 3:
Elaborar la narrativa

1
Decide qué quieres que aprenda tu público. Antes de empezar, es necesario que determines cuál quieres que sea el mensaje principal o información. Debe ser un punto principal identificable sobre el que se apoyará el resto de tu información. Si estás haciendo una presentación académica, será como el equivalente al objeto de tu tesis. Si tu presentación está relacionada con tu trabajo, este punto será el producto o servicio que estás proponiendo o defendiendo. Sin embargo, prepárate para el contenido que vas a colocar en tu presentación antes de empezar con una en blanco.
2
Resume tu información. Solo mantén la información que sea imprescindible. Si tienes mucho texto, redúcelo a las partes más importantes. Si tienes un gráfico aburrido sobre la manera en la que los usuarios de internet han aumentado a lo largo de los años, usa una estadística en su lugar. Di que la cantidad de usuarios de internet se ha triplicado desde la última década, ahora hasta los tres mil millones. De este modo, presentarás la misma información al público, solo que de una manera más interesante y alentadora. Esto también evitará que tu presentación se alargue demasiado o parezca inconexa.
3
Organiza tu estructura. Ahora que sabes qué información debes incluir, comienza a organizar la estructura de tu presentación. Querrás organizar todo lo que puedas tu discurso y sus diapositivas en papel. Resume no sólo tu discurso sino también tus diapositivas.
- La estructura de una presentación académica debe seguir fielmente la misma estructura que los artículos académicos, presentando en primer lugar tu punto principal, apoyándolo con pruebas, y finalmente añadiendo una breve conclusión.
- Para las presentaciones de trabajo, Guy Kawasaki (un importante asesor comercial y de marketing) sugiere esta estructura de presentación estándar:
  - El problema
  - Tu solución
  - Modelo empresarial
  - Fórmulas y tecnología subyacentes
  - Marketing y ventas
  - Competencia
  - Equipo
  - Pronósticos e hitos
  - Estado y línea temporal
  - Resumen y llamada a la acción
CONSEJO DE ESPECIALISTA

Maureen Taylor
Asesora de comunicaciones corporativas
Maureen Taylor es la directora ejecutiva y fundadora de SNP Communications, una empresa de comunicaciones corporativas con sede en el área de la Bahía de San Francisco. Ella ha ayudado a líderes, fundadores e innovadores en todos los sectores a perfeccionar sus mensajes y forma de hablar durante más de 25 años.

Maureen Taylor
Asesora de comunicaciones corporativas

Usa tus diapositivas para resaltar lo que digas. Maureen Taylor, fundadora y CEO de SNP Communications, comenta: "PowerPoint sirve para mejorar tu presentación. Cuando muestres una imagen, primero dile al lector lo que ve como, por ejemplo ‘Aquí pueden ver un gráfico que muestra las ganancias y pérdidas’. Eso le dará al público el tiempo para procesa la información nueva antes de decirle lo que significa. Luego, antes de hacer clic en la siguiente diapositiva, haz una transición. Por ejemplo, puedes decir ‘De acuerdo, ahora hablemos sobre la cantidad de empleados que necesitaremos para lograr este esfuerzo’. Luego vuelve a hacer clic e indícale al público lo que ven".

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Método 2

Método 2 de 3:
Darle formato

1
Reestructura el texto. Cuando utilizas diapositivas en PowerPoint quieres que realmente ayuden y eleven la calidad de tu presentación, no que simplemente la acompañen. La mejor manera de hacer eso es asegurándose de que las diapositivas no sólo replantean lo que estás diciendo. No deberías leer tus diapositivas. Realmente, querrás que las diapositivas tengan el menor texto posible. Leer distraerá a tu público, incluso inconscientemente, de lo que le estás diciendo. Con esto en mente, mantén el mínimo texto y preséntalo de un modo que sea fácil de leer, como una serie de viñetas.
2
Ofrece folletos. Si no puedes incluir toda tu información en tus diapositivas, ¿cómo vas a decirle a tu público todo lo que no tiene cabida en tu discurso? ¡Mediante folletos! Haz folletos de una o dos páginas para cada miembro del público o para que la gente lo coja si quiere, y que contenga una sección para cada diapositiva o parte de tu presentación. Aquí puedes añadir información o puntos clave de la ya incluida en tu presentación.
3
Usa gráficos informativos. Los gráficos son lo que hacen realmente atractiva una presentación de PowerPoint. Pueden aportar a tu público una nueva forma de ver lo que les estás transmitiendo, o una información que sea difícil de explicar en palabras, como mapas y gráficas. Querrás estar seguro, en cualquier caso, de que realmente añaden algo a tu presentación y no son una mera distracción.
4
Suprime los sonidos e imágenes innecesarios. Con la información previa en mente, querrás asegurarte completamente de que no incluyes sonidos o imágenes innecesarios. Algunos ejemplos podrían ser las animaciones de transición entre diapositivas, los "clip art", efectos sonoros, y plantillas desordenadas o imágenes de fondo. Son rasgos que hacen que las presentaciones tiendan a ser aburridas, anticuadas y de ninguna ayuda. Distraen a los miembros del público y no añaden nada a la presentación, incluso dificultan la capacidad del público de absorber la información.

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Método 3

Método 3 de 3:
Centrarte en tu presentación

1
Practica. Necesitarás dedicar bastante tiempo a practicar tu presentación antes de realizarla. Asegúrate de que tu discurso encaja bien con tus diapositivas. También querrás estar seguro de que sabes cómo repartir el tiempo en tu discurso, especialmente si quieres que las diapositivas cambien automáticamente, en lugar de tener que parar para cambiarlas y tener que volver a concentrarte.
2
Preséntala como si no hubiera PowerPoint. No uses las diapositivas como un soporte. Están ahí para añadir información a tu discurso, no para llevarlo. Si hablas como si no hubiera diapositivas y siendo un locutor encantador y entusiasta, tu público quedará cautivado y recordará tu presentación durante años.
3
Ve directo al punto. No divagues y no incluyas información que no necesitas. Dile al público lo que necesita saber y no te tomes más tiempo del necesario. Usa viñetas para la información importante y explícala mientras la presentas, en lugar de escribir un párrafo largo y leerlo palabra por palabra. Recuerda, las presentaciones no deben superar los 20 minutos de duración. Si eres un profesor que tiene que llenar un tiempo, intercala las presentaciones con actividades. Escuchar una presentación durante más de 20 minutos hace que la gente pierda el interés, algo que no quieres que ocurra.
4
Sé inspirador. Encuentra formas de motivar a tu público, que les conecten emocionalmente con el material que les estás presentando. Esto hará que se involucren más en la información y además ayudará a que la retengan mejor y durante más tiempo. Sé entusiasta sobre lo que estás presentando y haz que el público entienda por qué es importante.
- No es suficiente mostrar por qué tu información es importante a alguien más; tienes que hacer que sea importante para tu público. Hazle entender por qué debería importarle. Por ejemplo, no des un discurso sobre historia y pretendas que a los estudiantes les importe. Necesitas mostrarles cómo la historia está unida directamente a los acontecimientos actuales y cómo afecta a sus vidas. Busca paralelismos y correlaciones directas que unan tu información a tu público.
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Consejos

Recuerda la "Regla 10/20/30": No más de 10 diapositivas, no más de 20 minutos de duración, y nunca uses una fuente de un tamaño menor de 30 puntos.
Cada paquete de Office viene con varias características nuevas, gráficos llamativos y animaciones. Evita caer en la trampa de usarlos todos para enseñar tu dominio haciendo presentaciones de PowerPoint (PPT). Céntrate más en el contenido y deja que la PPT te ayude en tu presentación.
Observa a los expertos de PowerPoint para aprender qué métodos son más efectivos y cuáles no lo son. Steve Jobs era conocido por ser una excelente locutor. Las conferencias de TED también son muy buenos ejemplos de presentaciones de PowerPoint bien hechas.
Si estás usando imágenes de Flickr con licencia Creative Commons, asegúrate de dar crédito al propietario de la imagen (puedes hacer una página para todos los créditos al final de tu presentación).
No utilices las imágenes de otros a no ser que estés seguro de que tienes permiso para hacerlo.
Da crédito por las imágenes que uses cuando sea necesario.
Usa algunas transiciones y animaciones para hacer que el público preste más atención.
No uses más de 6 palabras por diapositiva.
Cada idea necesitará una diapositiva propia, no las coloques en la misma.
Las diapositivas necesitan imágenes, ya que son visuales y sus detalles deben recibirse, en lugar de percibirse.

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Advertencias

Nunca leas tus diapositivas palabra por palabra.
Algunas veces puede que el proyector que uses no funcione correctamente. Sé paciente y deja que los técnicos adecuados se encarguen de ello. No digas palabrotas ni te pongas a sudar, ¡esas cosas suceden! Una vez esté arreglado, puedes continuar desde dónde lo dejaste con una sonrisa o una breve broma o, si la reparación ha llevado demasiado tiempo, empezar desde el principio.
Tanto si te saltas una diapositiva como si olvidas un tema, evita titubear para encontrarlo. Continúa y justo antes del final, di que necesitas añadir algo importante a lo que hay que prestar atención que previamente omitiste conscientemente y entonces, vuelve a la diapositiva que olvidaste y rellena los huecos. En ningún momento daría la sensación de que no controlas tu propia PPT.
La práctica hace la perfección. Termina tu presentación y exponla en voz alta, e inténtalo de nuevo hasta que la tengas "dominada".
No exageres con las transiciones y las animaciones para diapositivas, ya que pueden volverse una distracción.

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