Comment écrire une lettre de remerciement à un client

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Peu importe le type d'entreprise que vous avez, l'expression de votre gratitude envers vos clients ne peut que renforcer la relation qui vous unit à eux et les inciter à revenir vers vous en cas de besoin. Chaque lettre de remerciement devrait être unique, il n'y a donc pas de modèle type, mais il y a des instructions à suivre et à garder en tête pour lui donner son caractère spécial. Découvrez vite comment écrire une lettre dans laquelle vous exprimez à vos clients à quel point vous les appréciez.

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Composition de la lettre

1
Épelez le nom du client correctement. De nombreuses études de marché ont démontré leur inefficacité dans le cas où le nom du client n'est pas épelé correctement. C'est essentiel de vous assurer que le nom de la personne à laquelle vous écrivez est écrit sans erreur, à l'entête de votre lettre.
2
Notez les raisons de votre courrier de remerciement. Soyez aussi spécifique que possible. Dire quelque chose comme « merci pour votre achat » est très bien, mais c'est encore mieux si vous précisez de quel type d'achat il s'agit et comment il s'est déroulé. En personnalisant cette relation à votre client, cela l'incitera à revenir vers vous.
- C'est à votre tour d'être aussi reconnaissant que possible. Il peut être judicieux de rappeler un détail de la conversation que vous avez eue avec votre client.
- Évitez de donner à votre lettre une tournure qui ferait penser que votre lettre de remerciement est une lettre type, envoyée à des centaines de clients.
3
Incluez quelques lignes concernant le suivi de votre clientèle. Une lettre de remerciement est un bon moyen de poser quelques questions pour vous assurer que votre client considère ses besoins satisfaits. Un bon suivi de la clientèle permet de garder ses clients et augmente la ligne de base de l'entreprise. Vous n'avez pas besoin d'être trop impliqué dans votre lettre de remerciement par le suivi de la clientèle, mais l'attention que vous portez à la satisfaction de leur besoin constitue une bonne partie du service que vous leur rendez.
- Indiquez que vous espérez qu'il est satisfait de son achat et que vous restez à sa disposition s'il a des questions à vous poser.
- Demandez à votre client s'il y a quoi que ce soit que vous puissiez faire pour le satisfaire davantage.
4
Notez votre marque. C'est toujours utile de présenter le nom de la compagnie, le logo ou toute autre information relative à l'entreprise sur la lettre de remerciement. Cela accentue la visibilité de l'entreprise.
- Si vous écrivez votre mot de remerciement sur une carte, assurez-vous de mentionner le nom de votre entreprise.
- Si votre note est écrite sur un papier à entête, le logo de votre entreprise sera visible, aussi, vous n'avez pas besoin de le mentionner dans le corps de la lettre.
- Si vous écrivez votre mot de remerciement par courriel, le logo de votre entreprise devrait apparaitre sous votre signature.
5
Utilisez la bonne formule de politesse. Elle doit être en conformité avec la relation établie avec votre client et le caractère que vous souhaitez lui donner. Par exemple, « sincèrement », qui est parfois formel peut être remplacé par « bien à vous » ou tout autre formule qui semble appropriée. D'autres formules sont utilisées de manière populaire par des entreprises pour donner à leur courrier une touche plus personnelle.
6
Signez la lettre de manière manuscrite. Si possible, signez de votre main. De grosses entreprises ont souvent des difficultés pour rendre leur courrier plus personnel. Même une signature électronique est souvent mieux qu'un nom simplement dactylographié, car elle donne à la lettre un caractère plus privé.

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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Trouver le ton juste

1
Résistez à la tentation de « vendre » encore vos services. Vous écrivez une lettre de remerciement pour l'achat réalisé par votre client. Le sujet n'est pas de vous faire encore de la pub. Partez du principe que vous avez une relation établie avec votre client et faites-lui sentir la place qu'il occupe en tant que tel.
- Les phrases du type « nous espérons faire à nouveau des affaires avec vous » sonnent comme des annonces publicitaires. Oubliez-les ^{[1]
  X
  Source de recherche} ! Ne dites pas ce que vous ne diriez pas à une simple connaissance.
- Ne joignez pas un produit publicitaire, une mention de soldes à venir ou n'importe quoi qui ressemble à une annonce publicitaire.
2
Envoyez la lettre avec un vrai timbre-poste. Même si vous envoyez des douzaines de lettres, il est préférable de ne pas utiliser une machine à poster. C'est une manière de dire que cette lettre de remerciement est une parmi des dizaines et le client ne se sentira pas aussi spécial. En fait, cela pourrait vouloir dire que votre lettre va finir sur la pile du courrier à jeter.
3
Écrivez l'adresse sur l'enveloppe à la main si cela vous est possible. Plus cette lettre est personnalisée, plus votre client saura l'apprécier. Si vous n'avez pas le temps de le faire vous-même, demandez à quelqu'un de le faire pour vous. Même si vous n'êtes pas la personne qui écrit l'adresse elle-même, le client sera impressionné de voir une écriture manuscrite ^{[2]
X
Source de recherche}.
4
Donnez vos coordonnées pour être contacté et soyez ouvert à la communication. Assurez-vous que votre numéro de téléphone et votre adresse sont visibles dans votre correspondance et incitez le client à vous contacter s'il le souhaite ou s'il en a besoin. S'il vous appelle, soyez prêt à répondre au mieux à ses besoins.

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Partie 3

Partie 3 sur 3:
Avoir le bon format

1
Écrivez la lettre à la main. Imprimer une lettre standard, c'est comme envoyer à votre client un message publicitaire. Plutôt que de se sentir apprécié et spécial, l'effet escompté pourrait être à l'opposé de ce que vous visez. Prévoyez d'écrire une note de remerciement à la main.
- Si vous avez trop de lettres de remerciement à écrire, sollicitez l'aide de vos employés. Cela vaut vraiment la peine d'écrire ces lettres de manière individuelle.
- Si ce n'est pas possible d'écrire une note à la main, trouvez une manière de la personnaliser. À tout le moins, le nom du client et votre signature manuscrite devraient apparaitre sur chaque lettre de remerciement.
- Dans certains cas, il peut être approprié d'écrire une lettre de remerciement par courriel, plutôt que manuscrite. C'est approprié lorsque la relation à votre client est bien établie. La clé est de faire en sorte qu'elle soit personnalisée et sincère. Si votre courriel peut se confondre avec une publicité, envoyez une note manuscrite.
2
Choisissez une carte pour votre lettre de remerciement. Les cartes de remerciement ou les cartes classiques de l'entreprise sont toutes deux appropriées pour une lettre de remerciement. Si vous avez juste quelques mots à écrire, une jolie carte choisie en papèterie donnera à votre client l'impression d'être spécial. Sinon, utilisez un papier au grain épais avec l'entête de l'entreprise imprimé.
- Évitez le papier habituel et classique pour une lettre de remerciement.
- Choisissez une carte de remerciement qui conviendrait dans n'importe quelle situation. Si votre bizness est excentrique ou drôle, il est de bon ton de choisir une carte colorée qui représente l'image que vous voulez donner à votre entreprise. Évitez d'utiliser des cartes avec des images ou messages inappropriés ou impersonnels.
3
Envisagez l'envoi d'un cadeau. Si vous souhaitez aller plus loin dans les remerciements à faire à votre client, vous pouvez lui envoyer un petit cadeau avec votre lettre. Ce n'est pas nécessaire, mais pour certains clients, c'est parfois judicieux. Ce cadeau doit être petit et utile. Il peut être représentatif des services rendus ou ce peut être quelque chose qui n'est pas en relation avec votre entreprise, mais qui reste professionnel ^{[3]
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Source de recherche}.
- Des idées de petits cadeaux : un marque-page, des magnets, des confiseries, un t-shirt ou un bon cadeau.
- Le cadeau ne doit pas excéder 25 à 50 €. Certaines entreprises ont actuellement une politique qui leur interdit d'accepter des cadeaux onéreux.
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