Comment établir des priorités

Coécrit par Colleen Campbell, PhD, PCC

Nous avons parfois l’impression que le monde tourne trop vite. Dans les études ou le travail, les tâches s’accumulent, les corvées ménagères et autres responsabilités ne prennent jamais fin, les engagements envers les amis et la famille... vous n’avez plus une minute à vous ! En apprenant à établir des priorités, vous travaillerez plus efficacement, gagnerez du temps, ne dépenserez pas votre énergie pour rien et serez moins stressé. Apprenez à répartir vos tâches en catégories distinctes et en différents niveaux de difficulté et mettez-vous au travail sans plus attendre.

Partie 1

Partie 1 sur 3:
Établir une liste

1
Choisissez le cadre temporel de votre liste. La semaine à venir est tout particulièrement chargée ? Ou est-ce seulement la journée d’aujourd’hui ? Peut-être devenez-vous fou lorsque vous pensez à tout ce que vous devez faire avant la fin de l’année. Quelle que soit la nature de vos engagements, établissez le cadre temporel de votre liste de priorités, afin de pouvoir leur faire face efficacement et transformer votre stress en actions productives ^{[1]
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- Les objectifs à court terme incluront généralement des tâches de différentes catégories. Vous pourrez devoir finir plusieurs travaux avant la fin de la journée, et devoir faire quelques courses avant de rentrer chez vous. Puis, vous aurez peut-être beaucoup de choses à faire quand vous serez arrivé à la maison. Vous pourriez commencer par lister toutes les tâches qui doivent être accomplies au cours des heures à venir.
- Les objectifs à long terme peuvent inclure des projets plus importants, qui devront être divisés en plusieurs étapes, que vous devrez également classer par ordre de priorité. Vous pourriez inscrire « candidater en école de commerce » sur votre liste d’objectifs à long terme. Cet objectif impliquera différentes petites tâches. Le simple fait de diviser ce grand objectif simplifiera le processus et le démystifiera.
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Notez tout ce que vous devez faire. Commencez à diviser les grands objectifs en petites étapes et à noter tout ce que vous devrez accomplir. Ne vous souciez pas encore de l’ordre dans lequel vous devrez réaliser ces tâches. Sélectionnez et notez toutes les besognes, grandes ou petites, que vous devrez accomplir dans le cadre de temps établi. Notez les projets à terminer, les décisions à prendre et les courses à faire.
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Catégorisez les tâches. Il pourrait vous être utile de répartir les tâches en différentes catégories. Vous obtiendrez ainsi différentes to-do list correspondant à différents domaines de votre vie. Les tâches ménagères pourraient constituer une première catégorie et les devoirs ou les projets à rendre une deuxième. Si vous avez une vie sociale bien remplie, vous pourriez également devoir établir des priorités pour tout ce que vous devrez accomplir en prévision du weekend ou pendant le weekend. Créez une liste pour chaque aspect de votre vie.
- Si vous préférez avoir toutes ces informations au même endroit, vous pourrez créer une liste générale de tout ce que vous avez à faire à la maison, au travail et dans le cadre de votre vie sociale. Si vous vous sentez dépassé, pensez à juxtaposer toutes les tâches, afin de pouvoir mieux voir l’importance de chaque objectif, en comparaison aux autres ^{[2]
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Mettez la liste en ordre. Identifiez les activités les plus urgentes ou les plus importantes de votre brouillon, puis notez-les en haut de votre liste. Ce sera à vous d’établir vos propres priorités et vous pourriez alors décider que vos devoirs de fac sont plus importants que ce que vous avez à faire dans le cadre de votre job étudiant ou vice versa.
- Sinon, si tout vous semble équitablement important et nécessaire, ne classez pas votre liste et attelez-vous aux tâches par ordre alphabétique ou sans suivre d’ordre particulier. L’important est que vous fassiez ce que vous avez à faire et que la liste s’allège progressivement.
- Voir les tâches barrées sur votre liste pourrait soulager en partie votre stress.
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Gardez votre liste sous les yeux. Cela est tout particulièrement vrai pour les listes à long terme. Placez la liste quelque part où vous pourrez vous en servir comme d’un rappel de ce qu’il vous reste à faire. Au fur et à mesure que vous accomplissez les tâches, vous les rayerez ou les cocherez sur votre liste.
- Si vous avez fait votre liste sur un morceau de papier, suspendez-la quelque part où vous la verrez souvent, que ce soit sur le réfrigérateur ou sur un tableau de liège à côté de la porte d’entrée ou encore sur le mur de votre bureau.
- Vous pourriez également faire votre liste sur un document virtuel et la garder ouverte sur votre ordinateur alors que vous travaillez sur d’autres choses. Vous l’aurez ainsi toujours en tête et pourrez en supprimer les tâches accomplies.
- Les Post-it sont idéaux pour suspendre de petites notes un petit peu partout dans la maison. En collant un Post-it vous rappelant de travailler sur votre dissertation sur l’écran de votre télé, vous n’oublierez pas de faire ce qui est important, au lieu de perdre votre temps avec des activités inutiles.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:
Noter les projets

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Notez l’importance de chaque tâche. Quelles sont les choses plus importantes de votre liste ? De façon générale, vous pourriez décider que vos tâches professionnelles ou d’études seront plus importantes que vos engagements sociaux et vos corvées ménagères. Il y aura cependant des limites. Vous devrez par exemple vous laver et vous nourrir, alors que la lessive pourra probablement attendre un jour de plus si vous devez terminer un projet important pour le travail.
- Décidez des différents niveaux, peut-être trois, pour classer vos tâches et déterminez les critères en fonction desquels vous les classerez. La notation la plus simple sera simplement de classer les tâches en « importantes », « moyennement importantes » et « peu importantes ». Réfléchissez bien lorsque vous décidez de l’importance d’une tâche.
- Pour classer les éléments de votre liste, vous pourrez également utiliser des couleurs. Par exemple, vous pourriez mettre en rouge les tâches de la plus haute importance, en orange celles d’importance moyenne et en jaune les tâches qui ne sont pas urgentes du tout.
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Classez l’urgence des tâches. Tenez compte des dates butoirs à venir et de votre capacité à les respecter. Que devrez-vous faire en premier ? Que devez-vous faire avant la fin de la journée ? Quelles sont les tâches pour lesquelles vous pourrez prendre un petit peu plus de temps ?
- Il est important que vous teniez compte du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Vous pourriez même impartir un temps précis pour chaque chose. Si faire de l’exercice chaque jour est pour vous une priorité, mais que vous avez énormément de travail, réservez 30 minutes chaque jour à la pratique du sport et voyez à quel moment de votre journée vous pouvez caser ces 30 minutes.
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Déterminez l’effort nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche. Vous pourriez devoir absolument devoir déposer un courrier à la poste avant la fin de la journée, mais cela n’est tout de même pas une tâche bien difficile à accomplir. Attribuez une notation à chaque tâche de votre liste, en fonction de sa difficulté, afin de savoir quelles tâches vous demanderont le plus d’efforts.
- Vous pourriez classer les tâches en plusieurs niveaux, comme « difficile », « raisonnable » et « facile », plutôt que de comparer les tâches les unes aux autres en fonction de leur difficulté. Si cette approche vous convient, ne cherchez pas à classer les tâches avant de leur avoir attribué leur notation.
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Comparez les tâches et mettez la liste en ordre. En haut de votre liste, notez les tâches les plus importantes et les plus urgentes qui requerront le moins d’effort, afin d’essayer d’effectuer tout votre travail dans le temps que vous vous êtes alloué pour cela.

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Partie 3

Partie 3 sur 3:
S’attaquer à la liste

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Faites une chose à la fois. Il vous sera bien difficile d’avancer dans votre liste en commençant plusieurs tâches à la fois et en faisant un petit peu de tout. Après plusieurs heures, votre liste n’aura pas bien changé : elle sera toujours entière. Au lieu de travailler par petits pas, attelez-vous à une tâche et terminez-la, puis faites une courte pause et passez à la tâche suivante. Ne commencez pas une nouvelle tâche de votre liste avant d’avoir terminé les tâches les plus importantes du haut de la liste.
- Vous pourriez également essayer de combiner les tâches qui peuvent l’être. Car s’il ne serait pas idéal de réviser votre cours de maths et de rédiger votre dissertation d’histoire en même temps, vous pourriez réviser assis à la laverie automatique, alors que vous attendez que votre linge sèche. Cela vous permettrait de gagner du temps et de mener des tâches importantes à bien ^{[3]
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Décidez des tâches à déléguer et de celles à abandonner. Si votre connexion Internet ne fonctionne pas, vous pourriez être tenté de partir à la bibliothèque pour y lire tous les ouvrages sur les connexions Wi-Fi, afin de résoudre votre problème. En revanche, si vous devez préparer à diner, noter 20 copies pour le lendemain et faire 50 autres choses, ce ne sera pas une très bonne idée. Pourrait-il être préférable de simplement contacter votre fournisseur d’accès Internet ?
- Vous pourrez très bien décider qu’une tâche ne vaut simplement pas la peine que vous lui consacriez du temps, ou déléguer une tâche contre rémunération sera plus rentable que de la faire vous-même. Alors que vous voulez refaire votre clôture, vous pourriez par exemple acheter du fil de fer neuf pour une coquette somme ou vous pourriez en récupérer gratuitement en fouillant les terrains vagues pendant plusieurs heures en plein soleil. Si cela ne vous fait économiser que quelques euros, il pourrait être préférable d’acheter le matériel neuf.
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Alternez les types de tâches. En variant le type de tâches sur lesquelles vous travaillez, vous éviterez de vous ennuyer et avancerez plus rapidement. Après avoir accompli une corvée ménagère, travaillez sur un devoir pour la fac, vous n’en serez que plus efficace. Entre deux tâches, octroyez-vous une courte pause. En travaillant ainsi, vous resterez alerte et efficace.
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Commencez par les tâches les plus dures et les plus ingrates. Selon votre tempérament, en finir en premier avec les tâches que vous redoutez le plus pourrait être le meilleur pour votre moral. Ces tâches ne seront pas forcément les plus difficiles ni les plus importantes, mais en vous en débarrassant rapidement, vous pourrez vous concentrer sur les activités que vous préférez. Cela pourrait vous aider à rester motivé.
- Votre dissertation d’anglais pourrait être plus importante que votre devoir de maths, mais si vous détestez vraiment les maths, terminez ce devoir en premier, afin de pouvoir vous concentrer pleinement sur votre dissertation.
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Sachez laisser l’importance prendre le pas sur l’urgence. Vous risquez de vous retrouver dans une situation difficile, si vous n’avez que 10 minutes pour vous rendre au magasin où vous avez commandé le dernier DVD de Game of Thrones, faisant de cette tâche la plus urgente de votre liste. Cependant, il pourrait être préférable de consacrer ce temps à quelque chose de plus important, par exemple au devoir de français que vous devez rendre le lendemain. Vous pourrez très bien aller chercher votre DVD le lendemain, lorsque vous aurez tout le temps de le faire.
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Rayez les tâches de la liste au fur et à mesure que vous les terminez. Félicitations ! Alors que vous avancez dans votre liste, prenez un instant pour rayer, cocher ou supprimer la tâche accomplie. Ce sera satisfaisant ! Si cela vous soulage, donnez un coup de couteau suisse dans la liste ou mettez-lui le feu au cours d’un cérémonial élaboré ! Après chaque petit accomplissement, prenez une minute pour vous féliciter de votre travail. Vous êtes sur la bonne voix !

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Éléments nécessaires

Un crayon
Du papier
Un surligneur

Conseils

Travaillez de 30 minutes à 1 heure sur une tâche, avant de vous octroyer une pause.
Prévoyez un petit peu de temps pour l’inattendu.
Si deux tâches sont toutes aussi importantes et urgentes l’une que l’autre, commencez par celle qui demande le plus d’effort.
Pensez à diviser une tâche conséquente en plusieurs petites tâches. Les petites tâches sont moins intimidantes et plus faciles à accomplir.
Soyez réaliste lorsque vous déterminez ce que vous pourrez accomplir dans un temps donné.
Les devoirs que vous devez rendre le plus tôt et ceux dont les notes compteront le plus devront être en haut de votre liste.
Aidez les autres. Si vous terminez vos tâches en avance, proposez à vos amis ou votre famille de les aider. Si vous êtes un enfant, vos parents pourraient vous récompenser avec un supplément d’argent de poche.
Les tâches sans importance qui demandant beaucoup d’efforts pourront être remises à plus tard.
Utilisez un éditeur de texte ou un tableur sur votre ordinateur. Cela vous évitera d’avoir à recopier votre liste.
Vous devrez savoir gérer votre temps et vous organiser. Restez motivé et ne remettez rien au lendemain.

Avertissements

Votre vie personnelle, votre bonheur et votre intégrité devraient toujours être en haut de la liste de vos priorités.
Faites passer votre sécurité et celles des autres avant toutes les tâches.