Comment créer un évènement caritatif

Si vous ne vous êtes pas encore décidé, vous allez devoir choisir une oeuvre caritative. Quelle est celle qui aura le plus besoin de fonds ? Si vous n'êtes pas sûr de votre choix, parlez-en à vos amis et à votre famille.

Pensez à ouvrir un compte bancaire si vous n'en avez pas déjà un de disponible et que vous pensez lever des fonds conséquents. C'est particulièrement utile pour des évènements caritatifs venant en aide à une personne ou une famille. Attribuez un nom au compte pour vous assurer qu'il soit en conformité avec les impôts. Par exemple, si vous levez des fonds pour un enfant (disons Susan Smith) qui doit recevoir un traitement contre le cancer, nommez alors le compte « Fond de donation Susan Smith ».

Déterminez votre audience. Réfléchissez à quel type de personne pourrait participer à votre évènement. Ciblez-vous vos amis ou votre famille ? Des collègues ? Des camarades de classe ou leurs parents ? L'évènement devra être adapté à ce que ce groupe aime faire.

Décidez de la teneur de l'évènement. Les idées sont uniquement limitées par votre créativité. Vous pouvez organiser quelque chose de traditionnel, comme une enchère silencieuse ou un diner ou vous pouvez essayer quelque chose de très différent, comme une course, une bataille d'eau ou même lever des fonds dans une tenue amusante pendant une journée entière. Soyez créatif !

Essayez de savoir si la cause que vous soutenez (personne, groupe, association) possède une liste de personnes qui serait d'accord pour être contactée. Le courriel est particulièrement pratique pour contacter de nombreuses personnes en même temps, surtout pour trouver des volontaires.

Utilisez la liste de contacts pour trouver des personnes ayant de l'expérience avec le type d'évènement caritatif que vous souhaitez organiser. Ils n'ont pas besoin d'avoir des responsabilités, mais toute expérience est la bienvenue. Cela sera surtout utile si vous n'avez aucune expérience !

Trouvez un endroit pour organiser l'évènement. Vous pouvez trouver de grands espaces en intérieur comme des églises, des écoles, des caves à vins, des restaurants ou des salles des fêtes. Trouvez où d'autres évènements de ce type ont été organisés et demandez les disponibilités de ces lieux. Suivant la cause soutenue, on pourra même vous offrir la location du lieu. Vous pouvez aussi utiliser la liste de contacts pour demander aux personnes de vous donner des idées pour le lieu de l'évènement.

Faites un repérage de l'infrastructure afin de déterminer s'il y a un espace adéquat et comprendre quelles sont les ressources à votre disposition. Pendant que vous faites votre repérage, faites un plan en avance pour éviter des problèmes de « circulation » de personnes, comme des queues bloquant l'accès à certains endroits dont vous aurez besoin.

Déterminez une date et heure. Faites attention à ce qu'il n'y ait pas un autre évènement caritatif au même moment. Choisissez une heure de fin qui prenne en considération le temps nécessaire pour le nettoyage.

Décidez quels moyens de paiement vous accepterez. Les espèces et les chèques sont faciles à gérer. Les cartes de crédit peuvent inciter à plus dépenser, mais sont aussi plus compliquées. Envisagez l'utilisation du système de paiement Square qui fonctionne avec votre iPhone. Soyez conscient que ce système comporte des frais. Aussi, les sociétés de carte de crédit prennent un pourcentage sur chaque vente.

Vérifiez les démarches administratives nécessaires auprès des autorités compétentes. (Par exemple, les autorités nationales du jeu si vous décidez d'organiser une tombola ou les autorités sanitaires si vous vendez de la nourriture).

Décidez si l'entrée sera gratuite ou payante. Si l'évènement requiert une entrée payante, déterminez les prix (individuels, couple, famille) et faites faire des tickets. Les tickets sont en général peu onéreux, donc n'hésitez pas à en faire plus que nécessaire. Vous voudrez peut-être aussi utiliser un service comme EventBrite (le service de base est gratuit) pour coordonner la vente des tickets et/ou la liste des invités. Aussi, assurez-vous que la table à l'entrée pour la vente des tickets soit surmontée par un écriteau informant les donateurs du nom auquel doivent être libellés les chèques. Suivant le type d'évènement, vous pouvez convaincre des amis et la famille de faire un don en échange de leur admission.

Diffusez le message. Trouvez une compagnie publicitaire qui voudra bien vous aider. Un journal local fera aussi l'affaire. Contactez à la fois la régie publicitaire pour la publicité et le service éditorial ou un rédacteur pour couvrir l'évènement. Contactez les radios locales et les chaines de télévision pour voir si elles accepteraient de couvrir l'évènement ou offrir la diffusion d'un message d'intérêt public. Utilisez votre liste de contacts pour diffuser l'information par courriel, Twitter, Facebook, etc.

Faites des affichettes et diffusez-les aux alentours. Si vous faites une affichette sur votre ordinateur et la convertissez en PDF ou en JPEG, vous pouvez l'envoyer par courriel à toute personne de votre liste de contact susceptible de les imprimer et les distribuer.

Si vous faites payer l'entrée, faites des préventes. Sinon, faites des affichettes. Il existe des sites qui peuvent vous aider, comme SMORE.com qui donnent la possibilité aux personnes qui ne peuvent pas venir, de tout de même faire une donation. Cela vous donnera aussi une idée de la popularité de l'évènement (c'est pratique pour connaitre la quantité de choses à acheter). Les volontaires peuvent aussi essayer d'obtenir le droit de mettre en place des tables dans des établissements locaux pour vendre des tickets et accepter les dons. C'est aussi une bonne publicité.

Prévoyez de la monnaie et une caisse fermée à clé pour les espèces et les chèques. Pensez à mettre une boite à dons à l'entrée qui donnera l'occasion aux gens de faire des dons supplémentaires. Cela marche étonnamment bien. Faites très attention aux dépôts d'argent. Il n'arrivera probablement rien du tout, mais il peut-être facile pour quelqu'un d'attraper des espèces et s'enfuir.

Commencez l'évènement ! Essayez de le rendre aussi amusant que possible.

Nettoyez autant que possible après l'évènement. Assurez-vous de garder tous les reçus et des registres minutieux.