Comment faciliter une réunion

Trouvez le site et rassemblez le matériel. Cherchez à savoir si vous vous réunirez en personne ou virtuellement via un écran ou encore si ce sera une combinaison des deux. Selon le format de la réunion, pensez à vous assurer de la disponibilité du matériel et du mobilier nécessaires. Il s'agit entre autres des chaises, des tables et des écrans de projection. Il y a plusieurs manières de disposer les meubles pour une réunion ^[4] .

• Tenir une réunion autour d'une table ronde est plus pratique lorsque l'on veut encourager l'interaction et la communication entre les différents acteurs.
• Il est conseillé d'aligner les chaises face à l'animateur lorsque l'on envisage de faire de l'orateur le centre de toutes les attentions. Cette configuration rend difficiles l'échange et les interactions entre les participants, mais permet d'obtenir un meilleur résultat lorsqu'il s'agit d'informer les gens.
• La disposition « en théâtre » consiste à disposer une table à l'avant de la salle ce qui permet à un panel d'intervenants de se mettre devant. Les participants s'asseyent en rangées et font face au panel d'intervenant comme dans le modèle d'une salle de conférence.
• La disposition en « salle de classe ». Comme dans une véritable salle de classe, cette disposition permet de mettre une table en face de chaque chaise afin de permettre aux participants de prendre des notes. Il est à souligner que l'orateur demeure l'animateur principal de la réunion.
• Si vous avez envie que les intervenants se fassent face et puissent interagir efficacement au besoin, pensez à disposer les tables en U.
• Vous pouvez disposer les chaises en cercle et vous mettre au centre de ce dernier s'il s'agit d'une réunion ouverte et participative.

Pensez à donner aux participants les fournitures nécessaires. Un facilitateur qui s'est bien préparé doit être en mesure de fournir à chaque participant les fournitures suivantes : des stylos à bille, des blocs-notes, des cahiers, des brochures et autres supports ou outils nécessaires à la réunion. Pensez également à fournir aux gens toutes informations d'identification nécessaires si vous optez pour une réunion virtuelle. N'oubliez pas d'installer un tableau afin de permettre aux participants et à l'orateur d'y noter les différentes idées et contributions afin que tout le monde puisse prendre connaissance de ce qui se passe. Cela pourrait être un tableau de conférence ou un tableau blanc. Cela permettra de faciliter le bon déroulement de la réunion et de répondre aux différentes questions des participants à des moments précis au cours de la réunion.

• Selon le temps que durera la réunion, pensez à prévoir des boissons, des friandises, de l'eau ou de la confiserie pour les participants.

Envoyez des courriels de rappel. Pensez à le faire à mesure que la date de la réunion s'approche. Les gens sont souvent très occupés et sans un rappel de votre part, il est possible qu'ils oublient qu'ils devraient participer à une prochaine réunion. Essayez d'envoyer des rappels aux divers participants deux jours avant la tenue effective de la rencontre.

• Si vous aviez déjà demandé aux participants de confirmer leur présence, sachez que vous pouvez toujours leur envoyer un rappel en leur précisant qu'ils doivent le faire avant la date butoir.
• Lorsque vous envoyez le courriel de rappel, pensez à demander à chaque participant s'il compte toujours venir ou s'il a changé d'avis.

Arrivez tôt à la réunion. En tant que facilitateur vous devrez être présent avant tout le monde, car vous devrez saluer chaque participant ou invité à son arrivée. Vous pouvez soit leur serrer la main à leur entrée dans la salle ou les saluer dès qu'ils se connectent à la téléconférence. Cela permettra de créer un environnement chaleureux lors de la réunion et montrera que vous êtes sérieux et prêt pour les échanges.

Commencez la réunion à temps. N'oubliez pas de préciser clairement les objectifs. Bien que toute l'assistance ait reçu l'ordre du jour, en rappelant les objectifs, vous mettrez tout le monde au même niveau d'information. Cela pourrait également vous permettre de donner le ton pour la réunion et mettre immédiatement les gens sur les rails ^[5] .

• Vous pouvez également faire des annonces à l'intention des divers membres au début de la réunion. Informez l'assistance sur les heures de pause, les sorties de secours en cas d'urgence et les endroits où se trouvent les toilettes.
• Cherchez également à définir de petites règles pour les échanges en fonction des personnes qui assistent à la réunion. Vous pouvez demander à ce que les échanges se fassent dans un contexte de respect mutuel, que les gens s'en tiennent au sujet, qu'ils évitent les attaques personnelles, que chaque participant se concentre davantage sur le sujet et puisse apporter une conclusion à la discussion et que l'on évite d'interrompre son prochain ^[6] .

Orientez les débats. Conduisez la réunion de sorte que chaque participant puisse donner son avis. Quand il s'agit de diriger une réunion et d'amener l'intervenant à rester dans le sujet, chacun à sa méthode. Ce qu'il est important de faire est de s'assurer qu'une poignée de personnes ne dominent pas la conversation. Assurez-vous d'être à l'affut de toute personne qui pourrait vouloir soulever un point ou faire une observation et pensez à lui donner l'occasion de s'exprimer en lui demandant son avis ^[7] .

• Disons qu'une de vos collègues nommée Emma ait l'air intéressée par le sujet, mais n'ait pas encore donné son avis sur la question. Pensez simplement à dire : « Emma, comment pensez-vous que le sujet qui nous préoccupe actuellement affecte votre service en général, et vous en particulier ? »

Pensez à vous en tenir au sujet. La mission du facilitateur consiste à faire en sorte que tous les participants et intervenants restent dans le sujet. Si vous permettez aux gens de déraper ou de digresser, cela vous empêchera de respecter les horaires. Si une telle chose arrive, vous ne pourrez malheureusement pas atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés par rapport à la réunion. Si vous avez l'impression que les discussions s'éloignent du sujet, pensez à réorienter la conversation en posant des questions qui ont directement rapport à ce sujet ^[8] .

• Si vous remarquez que le débat part à la dérive, vous pourriez dire : « Mais en quoi cela affecte-t-il notre sujet d'aujourd'hui ? » Vous pouvez également dire : « Ce sont tous des points très intéressants. Nous devrons en discuter lors de nos prochaines réunions, mais pour l'instant essayons de nous concentrer sur le sujet qui nous intéresse. »
  

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• Vous pouvez également attirer l'attention des gens sur les idées évoquées et les aborder autrement ou lors de vos prochaines réunions. Ainsi, vous éviterez d'offenser les participants et respecterez ces idées apparentées.

Planifiez la gestion des situations difficiles. Ayez un plan pour gérer les situations difficiles et les désamorcer. Si vous avez le sentiment que les participants sont sur le point de se lancer dans des débats houleux, pensez à faire appel à une personne que vous pensez pouvoir aborder de la question. Fondamentalement, pour désamorcer le débat vous devrez plus favoriser le dialogue. En cas de conflit, pensez à prêter une oreille attentive aux deux parties et à rechercher un terrain d'entente afin de réconcilier les uns et les autres.

• En cas de problème, dites par exemple : « Il est clair que vous avez des avis opposés, cependant vous êtes de toute évidence d'accord sur la pertinence et l'importance de ce sujet. Essayons alors de concentrer notre énergie sur la recherche d'un résultat qui nous sera mutuellement profitable. »

Répondez aux questions et redirigez-les. En tant que facilitateur vous pouvez répondre aux questions des participants si vous pensez être en mesure de le faire avec exactitude et de manière adéquate.

• S'il arrive que vous ne connaissiez pas la réponse à une question, dites : « C'est une excellente question. Cependant, je pense qu'Emma est plus informée sur le sujet. Emma, qu'en pensez-vous ? »

Faites le résumé et la synthèse des résultats obtenus. Pensez à prendre des notes au cours de la rencontre et prenez soins de noter toutes les idées et opinions importantes. Pour clore la discussion sur un sujet, il est important que le facilitateur passe en revue tout ce qui a été dit et les conclusions auxquelles on est parvenu.

• Faites de votre mieux pour résumer les points clés soulevés par chaque participant. Mettez également en évidence toutes les résolutions qui ont été prises par rapport aux questions abordées.